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Contexte opérationnel et risques principaux 2018-2019
Contexte opérationnel et principaux risques
Contexte opérationnel
L’élection fédérale de l’automne 2015 a marqué le début d’une nouvelle ère pour les relations intergouvernementales. L’administration fédérale actuelle, assermentée le 4 novembre 2015, a établi ses priorités en accordant une importance particulière aux relations fédérales-provinciales-territoriales. Cet engagement ainsi que la reprise des réunions annuelles des premiers ministres ont engendré une augmentation du nombre de conférences intergouvernementales de tous types, et nous nous attendons à ce que cette tendance se maintienne en 2018-2019.
Dans le contexte actuel, la sécurité est un sujet prévalent. Qu’il soit question de sécurité matérielle ou de sécurité des technologies de l’information, la culture vise à accroître la sensibilisation. La sécurité fait partie intégrante des cadres stratégiques du SCIC, de ses opérations quotidiennes et des comportements des employés. L’organisme continuera de veiller à ce que les ressources et les mécanismes de sécurité fassent partie de la panification et soient efficaces et conformes aux politiques du gouvernement.
Sept élections provinciales et territoriales sont prévues au cours des deux prochaines années. À mesure que de nouveaux gouvernements prennent le pouvoir et que d’autres sont réélus, il est important que nous resserrions nos relations avec nos clients et que nous mettions activement en valeur notre neutralité à titre d’organisme intergouvernemental. Nous devons déployer des efforts de communication soutenus afin de maintenir et même d’augmenter le nombre de conférences intergouvernementales servies.
| Nombre de conférences virtuelles servies (téléconférences et vidéoconférences) |
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Les gouvernements sont toujours en période de restriction budgétaire, ce qui a des répercussions sur le SCIC. Plus que jamais auparavant, les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux modernisent leurs opérations, cherchent à faire des gains d’efficacité dans toute la mesure du possible, réduisent les déplacements et examinent la possibilité d’avoir recours à de nouvelles technologies. Depuis que le SCIC a commencé à offrir des services de conférence virtuelle, en 2013-2014, la demande a connu une forte augmentation, en particulier pour les téléconférences. Notre organisme est fier de continuer à offrir un large éventail de solutions de conférence qui répondent aux besoins en évolution de ses clients.
Même le départ d’un petit nombre d’employés peut avoir des répercussions sur le fonctionnement d’un micro-organisme. Dans ce contexte, la mise en œuvre de plans de relève et de transition complets, notamment pour protéger la mémoire institutionnelle, continuera d’être une grande priorité stratégique.
Le maintien en poste d’employés jeunes, ambitieux et motivés pose un défi unique pour les très petits organismes comme le SCIC, compte tenu des perspectives limitées de mobilité ascendante. Toutes les divisions ont régulièrement recours au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant pour rehausser l’intérêt envers la fonction publique. Des efforts soutenus seront déployés pour créer un environnement propice au perfectionnement professionnel et à la satisfaction au travail dans le but de préserver et d’améliorer le maintien en poste.
Principaux risques
| Risques | Stratégie de réponse au risque | Lien aux programmes du ministère | Lien aux priorités ministérielles |
|---|---|---|---|
| Gestion des ressources humaines Il y a un risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel (retraites et départs, rotation des détachements provinciaux-territoriaux, dotation en prévision de la période occupée), ce qui pourrait entraîner des erreurs, l’insatisfaction de la clientèle et la perte de confiance envers l’organisation. |
Le SCIC prévoit atténuer ce risque par la mise en œuvre de son plan de ressources humaines et de son plan de relève pour les postes clés. Afin d’assurer la transmission du savoir, le matériel de formation sera mis à jour et le personnel expérimenté poursuivra son rôle de mentor auprès des nouveaux employés. |
Services aux conférences intergouverne-mentales | Assurer une prestation de services pertinente et adaptée Bâtir un environnement d’apprentissage continu |
| Gouvernance et orientation stratégique Il y a un risque que les intervenants provinciaux et territoriaux ne perçoivent pas le SCIC comme étant neutre, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives sur le nombre de demandes de services pour les réunions provinciales-territoriales. |
Le SCIC prévoit atténuer ce risque en améliorant la communication avec ses partenaires provinciaux et territoriaux afin d’accroître la visibilité de l’organisation et de fidéliser sa clientèle. Le SCIC n’est pas soumis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, ni au Programme de coordination de l’image de marque du gouvernement fédéral. Le dialogue avec les principaux intervenants au sujet des effets des autres initiatives de transformation se poursuivra. | Services aux conférences intergouverne-mentales | Améliorer et élargir les partenariats stratégiques Assurer une prestation de services pertinente et adaptée |
Comme il est indiqué dans le tableau précédent, les défis que le SCIC doit actuellement relever consistent à conserver une main-d’œuvre adéquate dotée des compétences voulues et à maintenir une relation d’indépendance avec les organismes centraux.
Le programme et la prestation de services du Secrétariat continuent d’évoluer afin de répondre aux besoins et attentes des intervenants. Même si le nombre de réunions intergouvernementales est à la hausse depuis plusieurs années, il n’en reste pas moins que nos partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux œuvrent dans un contexte d’austérité financière. L’intégration de nouvelles technologies et l’expansion des services ont contribué à accroître la collaboration et à offrir plus de souplesse aux clients.
Le mandat et unique programme de l’organisme consiste à gérer les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et leurs ministères. Le Secrétariat offre des services aux 14 gouvernements de façon équitable et doit, par le fait même, s’assurer que ses services demeurent pertinents, confidentiels et impartiaux pour tous ses clients.