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Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1. Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Il devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2018 2019 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport financier trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations qui l’accompagne inclut les autorisations de dépenser de l’organisme accordées par le Parlement et celles utilisées par l’organisme conformément au Budget principal des dépenses et aux Budgets supplémentaires des dépenses (s’il y a lieu) de 2018-2019. Le rapport a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2018-2019 sont à peu près identiques à celles du dernier exercice. Le Secrétariat reçoit suffisamment de fonds pour financer 100 conférences en personne (ou 70 événements) par année. Un événement peut regrouper une ou deux conférences, et on s’en sert pour prévoir le budget de chacune des conférences relativement aux transports et aux communications, aux locations et aux services de traduction et d’interprétation.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives au 31 décembre 2018 sont inférieures d’environ 80 000 $ à celles de la même période en 2017-2018. Cet écart s’explique par une diminution de 144 000 $ de la charge salariale et par une augmentation de 64 000 $ des dépenses liées aux locations, aux transports, aux services professionnels et aux services spéciaux. Cette dernière augmentation est attribuable au fait que les factures des locations et des services professionnels ont été reçues, approuvées et traitées à un meilleur moment pour les services rendus depuis le début de l’exercice que pour la même période en 2017 2018. Quant à la diminution de la charge salariale, elle s’explique principalement par les postes vacants et les départs imprévus d’employés. À titre de mesure proactive, le Secrétariat a mis en place un plan de relève et élaboré un plan de carrière afin de retenir les employés déjà en poste. Des stratégies de recrutement novatrices sont aussi mises de l’avant, et on s’attend à ce que tous les postes vacants soient pourvus d’ici la fin du premier trimestre de 2019 2020.

3. Risques et incertitudes

Notre mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. LNotre mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Le nombre de conférences et de réunions tenues au cours du troisième trimestre de 2018-2019 est environ le même qu’à la même période en 2017-2018. Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales; il répond plutôt aux demandes de gouvernements qui souhaitent tenir des rencontres pour discuter de questions nationales ou particulières d’importance. Les décisions concernant le nombre et le lieu des réunions, le moment où elles se tiennent et leur durée ne relèvent pas du SCIC.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés sont ou seront bientôt admissibles à la retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des plans sont en place pour assurer un transfert des connaissances aussi harmonieux que possible.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours de la période précédente, trouvé, mis à l’essai et instauré diverses solutions novatrices. Ainsi, de nouvelles technologies et des processus améliorés sont mis en œuvre en vue de rehausser la prestation des services, ce qui donne lieu à des commentaires positifs de la part des clients ainsi qu’à une plus grande efficacité dans les opérations. Les principaux domaines à bénéficier de ces changements sont les vidéoconférences et les téléconférences avec interprétation simultanée, l’inscription en ligne et l’accès aux documents en ligne.

Approbation des cadres supérieurs

Copie papier approuvée par :


Original signé par :

André M. McArdle
Secrétaire,
Ottawa, Canada


Original signé par :

Brian J. Berry, FCPA, FCMA
Sous-secrétaire et dirigeant principal des finances
Ottawa, Canada

Date : Le 6 février 2019 Date : Le 6 février 2019

État des autorisations (non vérifié)

Exercice 2018-19
(en dollars) Crédits totaux disponibles pour l’exercice se terminant le 31 mars 2019 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2018 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 1 – Dépenses nettes de fonctionnement 5 888 971 970 318 3 185 955
Autorisations budgétaires législatifs 385 855 96 463 289 390
Autorisations budgétaires totales 6 274 826 1 066 781 3 475 345
Autorisations totales 6 274 826 1 066 781 3 475 345
Exercice 2017-18
(en dollars) Crédits totaux disponibles pour l’exercice se terminant le 31 mars 2018 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2017 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 1 – Dépenses nettes de fonctionnement 5 885 063 1 243 239 3 295 873
Autorisations budgétaires législatifs 390 526 65 088 260 351
Autorisations budgétaires totales 6 275 589 1 308 327 3 556 224
Autorisations totales 6 275 589 1 308 327 3 556 224

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

Exercice 2018-19
(en dollars) Dépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2019 Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2018 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses:
Personnel 2 951 413 652 097 1 923 090
Transports et communications 929 000 150 896 488 874
Information 45 300 780 6 016
Services professionnels et spéciaux 1 682 607 95 141 561 361
Location 466 000 114 966 333 313
Services de réparation et d’entretien 29 000 21 312
Services publics fournitures et approvisionnements 31 000 1 822 10 862
Acquisition de machines et de matériels 140 000 4 568 20 576
Autres subventions et paiements 506 46 511 109 941
Dépenses budgétaires nettes totales 6 247 826 1 066 781 3 475 345
Exercice 2017-18
(en dollars) Dépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2018 Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2017 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses:
Personnel 2 951 526 615 440 2 067 511
Transports et communications 929 000 237 841 506 081
Information 145 300 3 700 4 672
Services professionnels et spéciaux 1 683 257 265 699 591 812
Location 366 000 150 904 202 857
Services de réparation et d’entretien 29 000 1 032 7 554
Services publics fournitures et approvisionnements 31 000 4 742 16 219
Acquisition de machines et de matériels 140 000 9 947 12 204
Autres subventions et paiements 506 19 022 147 314
Dépenses budgétaires nettes totales 6 275 589 1 308 327 3 556 224