38
provinciales-territoriales
Afin de vous offrir le meilleur service qui soit et l’information la plus à jour possible, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes vous invite à lui faire part de vos commentaires et suggestions.
Voici nos coordonnées :
Renseignements généraux
Téléphone : 613-995-2341
Fax : 613-996-6091
Courriel : info@scics.ca
Site Web : www.scics.ca
Adresse postale
C.P. 488, succursale A
Ottawa (Ontario)
K1N 8V5
Adresse pour les livraisons
222, rue Queen, 12e étage
Ottawa (Ontario)
K1P 5V9
Message
On dit que l’adversité nous rend plus forts, et le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été bien à même de le constater. En effet, la pandémie de COVID-19 a transformé la manière dont nous offrons nos services afin de réaliser le mandat de l’organisme, qui consiste à appuyer les réunions intergouvernementales de haut niveau.
Si le Secrétariat est parvenu à demeurer le fournisseur de services de choix pour la tenue de telles réunions intergouvernementales partout au Canada, c’est en grande partie grâce à la collaboration efficiente et novatrice entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et avec les entités autochtones.
En 2021-2022, en plus de continuer à fournir ses services dans le cadre de réunions virtuelles, le Secrétariat a lentement recommencé à appuyer des conférences en personne, cette fois encore avec de nouveaux défis. L’organisme a su bien préparer ses clients à cette relance, une contribution qui s’est avérée essentielle vu l’évolution constante des politiques et des règles gouvernementales entourant la pandémie.
Les employés de l’organisme ont encore une fois fait la preuve
de leur capacité à s’adapter à ce nouvel environnement de conférence. C’est ainsi que le Secrétariat a été en mesure d’appuyer 147 conférences intergouvernementales de haut niveau, et ce, avec un taux de satisfaction des participants de 94 %.
André M. McArdle
secrétaire
Faits saillants
Survol des activités de conférence intergouvernementale en 2021-2022.
147 Conférences
109
fédérales-provinciales-territoriales
3
Premiers ministres
47
Ministres
79
Sous-ministres
18
Hauts fonctionnaires
3
En personne
9
Téléconférences
135
Vidéoconférences
Par mois
Figure 1 : Nombre de conférences ventilées selon les conférences en personne (EP), les téléconférences (TC) et les vidéoconférences (VC)
Total
- Avril 2021 : 14
- Mai 2021 : 21
- Juin 2021 : 19
- Juillet 2021 : 15
- Août 2021 : 1
- Septembre 2021 : 8
- Octobre 2021 : 8
- Novembre 2021 : 11
- Décembre 2021 : 16
- Janvier 2022 : 11
- Février 2022 : 13
- Mars 2022 : 10
| Mensuel | Total | En personne | VC | TC |
|---|---|---|---|---|
| Avril | 14 | 0 | 11 | 3 |
| Mai | 21 | 0 | 17 | 4 |
| Juin | 19 | 0 | 18 | 1 |
| Juillet | 15 | 0 | 14 | 1 |
| Août | 1 | 0 | 1 | 0 |
| September | 8 | 0 | 8 | 0 |
| Octobre | 8 | 1 | 7 | 0 |
| Novembre | 11 | 2 | 9 | 0 |
| Décembre | 16 | 0 | 16 | 0 |
| Janvier | 11 | 0 | 11 | 0 |
| Février | 13 | 0 | 13 | 0 |
| Mars | 10 | 0 | 10 | 0 |
| Total | 147 | 3 | 135 | 9 |
À propos
Mandat
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien
et de planification aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.
Notre principal objectif est de soulager les gouvernements et les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales d’ordre intergouvernemental.
Le SCIC met ses services à la disposition des ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux appelés à organiser et à présider pareilles rencontres.
De nature véritablement intergouvernementale, l’organisme est financé par les gouvernements fédéral et provinciaux, et son personnel est composé de fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux.
Structure organisationnelle
Bureau du secrétaire
Le bureau de direction du SCIC.
Il a pour fonction de fournir du soutien aux activités quotidiennes du secrétaire en sa qualité d’administrateur général
de l’organisme.
Services de gestion et de technologie de l’information
Responsables des services de gestion de l’information, de technologie de l’information et de bibliothèque fournis à l’organisme. Ils assurent également la tenue d’archives permanentes de documents, d’éléments audiovisuels et de photos choisies de diverses conférences appuyées par le SCIC.
Services
de conférences
Chargés d’exécuter le mandat principal de l’organisme en fournissant du soutien et des conseils à la présidence ou à la coprésidence des événements en ce qui touche la planification, l’organisation et la logistique des conférences intergouvernementales de haut niveau.
Le personnel des Services de conférences est constitué d’un mélange d’employés fédéraux, provinciaux et territoriaux. Des contrats sont conclus avec d’autres personnes, comme des interprètes, des traducteurs, des techniciens et des gardiens de sécurité, qui se joignent au besoin aux équipes du SCIC.
Services
intégrés
Responsables des services en matière de finances, de ressources humaines, d’achat et de sécurité au SCIC. Ils offrent notamment de l’orientation et des directives fonctionnelles aux gestionnaires et au personnel dans le cadre de la prestation des services de conférences.
L’équipe de direction du SCIC est expérimentée et déterminée à offrir des solutions de conférence novatrices. Ensemble, ses membres visent à assurer l’excellence du service à la clientèle et à faire en sorte que les intervenants tirent le maximum des ressources offertes.
André M. McArdle, secrétaire; Véronique Beaumier-Robert, sous-secrétaire; Rodrigue Hurtubise, directeur, Services de conférences; Mario Giasson, directeur, Services d’information; Charles Young, directeur, Services intégrés.
EN VEDETTE :Le SCIC accueille une nouvelle sous-secrétaire
Carole Bourget s’est jointe au SCIC en février 2022 à titre de sous-secrétaire et dirigeante principale des finances. Comptant près de 19 années d’expérience dans le secteur des finances gouvernementales, dont les trois dernières comme adjointe au dirigeant principal des finances de l’Agence canadienne de développement économique du Nord, Mme Bourget sera un atout inestimable pour notre organisation et elle apportera une précieuse contribution à la rationalisation de nos processus.
Mme Bourget possède un baccalauréat de l’Université d’Athabasca, et elle a en outre mené à bien le Programme en comptabilité et en finances avancées à l’intention des cadres supérieurs offert par l’entremise du Bureau du contrôleur général du Canada et de Comptables professionnels agréés du Canada.
EN VEDETTE : Bienvenue au nouveau directeur des Services de conférences du SCIC
En prévision de la retraite de son directeur des Services de conférences, le SCIC a accueilli un nouveau directeur, Doumbe Betote Akwa, en janvier 2022. M. Betote Akwa avait passé les douze mois précédents comme gestionnaire et conseiller principal au Bureau du Conseil privé, où il a largement contribué à la création et à la mise en œuvre du Programme de diversité et d’inclusion. Fort de ses 14 années d’expérience dans la fonction publique fédérale, il mettra sa vaste expérience au service du Secrétariat et lui offrira de nouvelles perspectives.
M. Betote Akwa possède un doctorat en sciences du langage et il est le coauteur de diverses publications de linguistique. Il compte également dix années d’expérience dans l’enseignement et la recherche universitaire à l’Université Paris 10 Nanterre en France, à l’Université du Québec à Chicoutimi, à l’Université Simon Fraser à Vancouver ainsi qu’à l’Université Dalhousie à Halifax.
De gauche à droite : Carole Bourget, sous-secrétaire, et Doumbe Betote Akwa, directeur, Services de conférences.
Lauréats des prix de 2021-2022
Le Prix des employés est attribué annuellement par un vote des employés afin de reconnaître une personne qui incarne le thème annoncé. Le thème de cette année était « Créativité, innovation et solidarité en contexte de télétravail ». Tout au long de l’année, Megan Timmons a fait la promotion de solutions novatrices, elle a joué un rôle de rassembleuse et elle n’a pas hésité à sortir des sentiers battus dans le nouvel environnement de travail. C’est pour ces raisons que le personnel lui a décerné le Prix des employés de 2021.
Le Prix d’excellence du secrétaire vise quant à lui à reconnaître une fois l’an les contributions exceptionnelles faites par des employés du SCIC afin d’assurer l’efficacité des opérations de l’organisme. Parmi les critères, on note l’excellence du travail accompli dans le cadre de projets spéciaux ou d’initiatives importantes, le comportement exemplaire et, au bout du compte, les résultats positifs qui sont obtenus. En 2022, la lauréate de ce prix a été Megan Timmons.
Représentation des provinces
et des territoires
Un certain nombre de postes de la division des Services de conférences sont réservés à des fonctionnaires provinciaux et territoriaux détachés par leur gouvernement respectif. Le SCIC offre à ces employés une occasion de perfectionnement unique dans le domaine des affaires intergouvernementales. L’affectation de la plupart d’entre eux dure trois ans. La présence de nos collègues des provinces et des territoires aide le SCIC à s’acquitter de son mandat en tant qu’organisme intergouvernemental neutre et enrichit sa connaissance des gouvernements provinciaux et territoriaux. À la fin de leur détachement, les fonctionnaires réintègrent leurs gouvernements forts de l’expérience qu’ils ont acquise dans des secteurs clés de l’activité intergouvernementale de haut niveau.
La lauréate du Prix des employés et du Prix d’excellence du secrétaire,
Megan Timmons
Services
Ce que nous faisons :
Le Secrétariat fournit des services de soutien logistique et administratif pour les conférences intergouvernementales de haut niveau. Nous assurons continuité et neutralité dans la prestation des services de conférence tout en offrant des solutions novatrices et rentables.
En plus de proposer la gamme complète des services du SCIC (dont on trouve la liste détaillée sur notre site Web) dans le cadre des réunions intergouvernementales en personne, nos équipes ont travaillé sans relâche au cours des dernières années, et encore davantage depuis le début de la pandémie, pour devenir des spécialistes des conférences virtuelles et être en mesure de soutenir nos clients relativement à cet autre format. Cela nous a permis d’offrir les services suivants à l’appui des vidéoconférences alors qu’elles gagnaient en popularité en 2021-2022 :
inscription en ligne et liste des délégués;- préparation et distribution d’une note logistique aux participants;
- soutien et encadrement techniques à l’intention des organisateurs et des délégués;
- traduction et distribution de documents;
- accès en ligne aux documents à partir du portail sécurisé du SCIC;
- accueil et approbation des participants et des présentateurs;
- interprétation simultanée à distance;
- réservation de studio et soutien multimédia;
- enregistrement des discussions;
- archivage des documents officiels.
Le SCIC a appuyé trois conférences en personne à l’automne 2021, ce qui lui a permis de se familiariser avec la gestion des exigences d’éloignement physique et des mesures sanitaires restrictives dans le contexte de la COVID-19. On a aussi profité de l’occasion pour modifier certains des services offerts sur les lieux :
Élimination du centre d’affaires des délégués
Dans le passé, le SCIC installait des ordinateurs portatifs et des imprimantes à l’extérieur de la salle de réunion afin que les délégués puissent s’en servir de manière autonome. Ce service était rarement utilisé, puisque la plupart des participants apportent leurs propres appareils. Il est toujours possible d’imprimer des documents à partir du bureau du SCIC.
Distribution limitée de fournitures de bureau
Le SCIC avait l’habitude de placer des blocs-notes et des stylos à chaque siège dans la salle de réunion. Ces articles sont toujours offerts; toutefois, les fournitures de bureau sont désormais remises aux délégués sur demande afin d’en limiter la manipulation.
Distribution électronique de documents
À la dernière conférence en personne, la majorité des documents ont été distribués sous forme électronique, à l’exception des plans de salle à jour et du communiqué pour la conférence de presse. On peut utiliser la plateforme de documents en ligne du SCIC afin de faciliter la diffusion des nouveaux documents et des mises à jour tout au long de l’événement.
Impression et photocopies limitées
Les services d’impression et de photocopie sont fournis sur demande, comme la plupart des documents sont maintenant distribués sous forme électronique.
Services de traduction à distance
Auparavant, un traducteur relevant du SCIC offrait ses services à partir d’un bureau désigné sur les lieux des réunions ministérielles. Étant donné l’évolution des technologies et l’adoption à grande échelle du télétravail pendant la pandémie, l’organisme a décidé qu’il était temps d’actualiser ce service. Ainsi, les traducteurs affectés aux conférences travaillent désormais à distance, ce qui permet de réduire les frais de location de salle et de déplacement.
Notre clientèle :
- premiers ministres
- ministres
- sous-ministres
Notre organisme appuie la plupart des conférences intergouvernementales de haut niveau. On peut consulter la liste complète de nos secteurs clients dans la section Secteurs appuyés du présent rapport.
Comment demander nos services
Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion intergouvernementale de premiers ministres, de ministres ou de sous-ministres.
Dans le cas des réunions en personne, le gouvernement hôte prend les arrangements nécessaires concernant les salles de conférence et l’accueil et il en assume les frais, tandis que le SCIC paie les coûts de la plupart des autres services liés à la conférence. Pour ce qui est des réunions virtuelles, c’est le SCIC qui prend en charge la plupart des coûts.
Afin d’assurer la réussite de votre conférence, nous vous encourageons à communiquer avec nous dès que vous en amorcez la planification. Nous recommandons un préavis d’au moins trois mois pour les conférences en personne et hybrides et d’au moins deux mois pour les vidéoconférences.
Nous sommes impatients de collaborer avec vous à l’occasion de votre prochaine rencontre!
- Remplir et soumettre le formulaire de demande en ligne; ou
- communiquer avec le directeur des Services de conférences au 613-222-6411, au 613-995-4328 ou à l’adresse services@scics.ca.
Si vous avez des questions au sujet des archives de conférence du SCIC, veuillez écrire à info@scics.ca. Nous serons heureux de vous aider.
Rendement
Principales réalisations
Plus d’un million de documents sous forme papier ont été numérisés.
On a acheté et commencé à mettre en service des caméras perfectionnées qui faciliteront les réunions hybrides et rehausseront l’expérience des participants à distance.
L’inscription des clients aux réunions sur Zooma été simplifiée.
On a instauré des processus afin de pouvoir déployer efficacement les nouveaux logiciels à distance.
Les employés sont conviés à des séances semestrielles de remue-méninges portant sur la technologie et l’innovation, ce qui leur permet de participer davantage à la prise des décisions à ce sujet.
Aperçu
En 2021-2022, les vidéoconférences ont compté pour plus de 91,8 % des réunions que nous avons appuyées. Dans le passé, les clients privilégiaient la téléconférence comme solution de rechange aux rencontres en personne, mais le SCIC reçoit très peu de demandes pour ce format depuis que les logiciels de vidéoconférence se sont démocratisés. La dernière téléconférence appuyée par le Secrétariat s’est déroulée en juillet 2021.
Étant donné la pandémie de COVID-19, seulement trois conférences en personne ont eu lieu en 2021-2022. Cela représente tout de même une hausse par rapport à l’exercice précédent, les clients ayant progressivement recommencé à organiser des réunions en personne à la fin de 2021-2022.
Grâce aux mesures novatrices que le SCIC a mises en place à compter de 2020 dans le contexte de la pandémie, les organisateurs de réunion ont délaissé les téléconférences au profit des vidéoconférences, d’où l’augmentation de ces dernières. On prévoit qu’au prochain exercice, la majorité des réunions se dérouleront en format hybride (c’est-à-dire des réunions en personne auxquelles certains participants assistent par vidéoconférence).
Deux sondages sont utilisés afin d’évaluer la satisfaction des clients, soit un sondage annuel réalisé auprès d’un échantillon d’organisateurs de conférences et un autre visant à cerner la perspective des délégués. Les deux permettent de recueillir des observations précieuses et très opportunes sur tous les aspects du soutien administratif et technique qu’offre le SCIC. Le Secrétariat s’appuie ensuite sur ces renseignements pour prendre des décisions en vue d’adapter ses services et ses approches aux besoins et aux priorités en évolution de sa clientèle.
Les deux sondages réalisés en 2021-2022 ont montré que le taux de satisfaction des clients est très élevé :
- pour ce qui est des délégués, leur taux de satisfaction
a atteint 94 %, ce qui est remarquable vu la reprise préliminaire des réunions en personne et les nouveaux protocoles relatifs à la COVID-19. Ce taux est supérieur
à la cible de 90 %, sans doute grâce aux pratiques exemplaires, aux conseils et à l’encadrement que le SCIC a fournis aux présidents des réunions, aux autres participants et aux présentateurs durant toute l’année;
- le taux de satisfaction des organisateurs de conférences s’est quant à lui établi à 89,7 %. Bien que ce résultat se situe légèrement en deçà de la cible de 90 %, il s’agit d’une réussite remarquable dans le contexte de transformation qui a prévalu pendant l’exercice. L’écart mineur observé traduit vraisemblablement les défis que nos clients ont dû surmonter pour s’adapter au nouveau format et à la nouvelle plateforme de vidéoconférence.
Taux de Satisfaction des Clients
Résultats attendus
Conférences planifiées et soutenues de façon professionnelle, ce qui comprend aussi faire preuve d’efficacité devant les imprévus.
Indicateurs de rendementNiveaux de satisfaction des clients (organisateurs de conférences) relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC à l’appui des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales.
Cible
90
%
Résultats
Résultats attendus
Le SCIC cerne les besoins des clients et des participants aux conférences et il y répond en conséquence.
Indicateurs de rendementNiveaux de satisfaction des clients (participants aux conférences) relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC à l’appui des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales.
Cible
90
%
Résultats
94
%
1 Bien que ce résultat se situe légèrement en deçà de la cible, il s’agit d’une réussite remarquable dans le contexte de transformation qui a prévalu pendant l’exercice. L’écart mineur observé traduit vraisemblablement les défis que nos clients ont dû surmonter pour s’adapter au nouveau format et à la nouvelle plateforme de vidéoconférence.
Maintenant que les clients connaissent bien les plateformes de réunion virtuelle, le nombre de demandes visant des téléconférences a beaucoup diminué. Le SCIC s’attend à ce que la tendance se poursuive et qu’on privilégie les conférences virtuelles et hybrides au cours des prochaines années.
2 Les données de 2018-2019 et 2019-2020 comprennent les conférences hybrides, c’est-à-dire les réunions en personne où de l’équipement de téléconférence ou de vidéoconférence a été utilisé pour permettre à des participants ou à des présentateurs d’y prendre part à distance. Les conférences indiquées en 2020-2021 et 2021-2022 étaient toutes des rencontres virtuelles tenues par vidéoconférence.
Les données de 2021-2022 montrent un retour à la situation d’avant pandémie.
Même si le nombre de réunions de ministres et de sous-ministre a baissé de 51 % et de 24 % respectivement par rapport à 2020-2021, les données de 2021-2022 sont plus élevées que celles de 2019-2020, avec des hausses respectives de 134 % et de 105 %.
Le SCIC a aussi appuyé le plus grand nombre de réunions de premiers ministres depuis 2018-2019.
3 Ces données ne comprennent pas les conférences à d’autres niveaux.
Le Secrétariat a appuyé au total 109 réunions fédérales-provinciales-territoriales et 38 réunions provinciales-territoriales en 2021-2022, comparativement à 184 et 35 en 2020-2021. Il s’agit d’une baisse de 41 % des réunions fédérales-provinciales-territoriales en regard de l’exercice précédent, mais d’une augmentation des réunions provinciales-territoriales par rapport aux trois exercices antérieurs.
La fréquence des réunions s’est accrue pendant la pandémie de COVID-19, alors qu’on a dû réagir à la crise mondiale et à ses répercussions. L’année 2021-2022 marque un retour vers la situation qui prévalait avant la pandémie.
Parmi les 34 secteurs d’activité intergouvernementale auxquels nous avons offert des services en 2021-2022, les cinq qui se sont réunis le plus souvent sont ceux de la condition féminine, de la justice et de la sécurité publique, de l’éducation, des affaires autochtones et du tourisme. Pris ensemble, ces secteurs ont en effet représenté 35 % des réunions appuyées par le SCIC.
| Secteurs | Nombre de Conférences |
|---|---|
| Administrations locales | 4 |
| Affaires autochtones | 8 |
| Affaires intergouvernementales | 5 |
| Agriculture | 2 |
| Aînés | 4 |
| Association nationale de tuteurs et de curateurs publics | 3 |
| Canada sans faille | 3 |
| Citoyenneté et immigration | 3 |
| Commerce | 1 |
| Commissaires à l'information et à la vie privée | 1 |
| Commissaires des fonctions publiques | 1 |
| Condition féminine | 17 |
| Conseil canadien des défenseurs des enfants et des jeunes | 3 |
| Coroners en chef et médecins légistes en chef | 2 |
| Culture et patrimoine | 6 |
| Directeurs et commissaires des lobbyistes | 1 |
| Éducation | 8 |
| Énergie et mines | 5 |
| Environnement | 7 |
| Finances | 4 |
| Forêts | 5 |
| Francophonie | 2 |
| Gestion des urgences | 3 |
| Justice et sécurité publique | 11 |
| Langues officielles | 1 |
| Logement | 1 |
| Pêches et aquaculture | 2 |
| Prestation de services | 5 |
| Services sociaux | 5 |
| Sport, activité physique et loisirs | 4 |
| Tourisme | 8 |
| Transports | 6 |
| Travail | 4 |
| Travaux publics | 2 |
Tableau interactif
| SECTEUR | NIVEAU | TYPE | FORMAT | LIEU | MOIS |
|---|---|---|---|---|---|
| Affaires autochtones | Sous-ministres | PT | Téléconférence | Virtuel | D Avril |
| Forêts | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Finances | Ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | D Avril |
| Affaires autochtones | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Éducation | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Finances | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Énergie et mines | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Affaires intergouvernementales | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Éducation | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Énergie et mines | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Transports | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Affaires autochtones | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Tourisme | Ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | D Avril |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | D Avril |
| Aînés | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Affaires intergouvernementales | Sous-ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | E Mai |
| Affaires autochtones | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Culture et patrimoine | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Affaires autochtones | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Culture et patrimoine | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Finances | Ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | E Mai |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Affaires intergouvernementales | Premiers | PT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Environnement | Sous-ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | E Mai |
| Prestation de services | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Culture et patrimoine | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Culture et patrimoine | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Culture et patrimoine | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Travail | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Affaires autochtones | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Tourisme | Ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | E Mai |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Commissaires à l'information et à la vie privée | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Conseil canadien des défenseurs des enfants et des jeunes | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | E Mai |
| Environnement | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Services sociaux | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Tourisme | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Aînés | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Administrations locales | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Affaires intergouvernementales | Premiers | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Affaires intergouvernementales | Premiers | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Canada sans faille | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Langues officielles | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Administrations locales | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Francophonie | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Environnement | Ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | F Juin |
| Citoyenneté et immigration | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Sport, activité physique et loisirs | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Sport, activité physique et loisirs | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Travail | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Francophonie | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Éducation | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Environnement | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | F Juin |
| Prestation de services | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Éducation | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Éducation | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Tourisme | Ministres | FPT | Téléconférence | Virtuel | G Juillet |
| Gestion des urgences | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Forêts | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Services sociaux | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Environnement | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Transports | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Citoyenneté et immigration | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Affaires autochtones | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | G Juillet |
| Tourisme | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | H Août |
| Forêts | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Énergie et mines | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Travaux publics | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Association nationale de tuteurs et de curateurs publics | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Énergie et mines | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Commissaires des fonctions publiques | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Directeurs et commissaires des lobbyistes | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | I Septembre |
| Éducation | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Services sociaux | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Chief Coroners and Chief Medical Examiners | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Affaires autochtones | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Chief Coroners and Chief Medical Examiners | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Prestation de services | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | J Octobre |
| Conseil canadien des défenseurs des enfants et des jeunes | Sous-ministres | PT | En personne | Virtuel | J Octobre |
| Transports | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Agriculture | Ministres | PT | En personne | Virtuel | K Novembre |
| Travail | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Services sociaux | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Sport, activité physique et loisirs | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Forêts | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Forêts | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | K Novembre |
| Agriculture | Ministres | FPT | En personne | Virtuel | K Novembre |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Association nationale de tuteurs et de curateurs publics | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Condition féminine | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Canada sans faille | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Tourisme | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Environnement | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Environnement | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Commerce | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Tourisme | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Prestation de services | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Pêches et aquaculture | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Éducation | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Condition féminine | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | L Décembre |
| Pêches et aquaculture | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Association nationale de tuteurs et de curateurs publics | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Services sociaux | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Aînés | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Tourisme | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Logement | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Sport, activité physique et loisirs | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Finances | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Conseil canadien des défenseurs des enfants et des jeunes | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Transports | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | A Janvier |
| Éducation | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Justice et sécurité publique | Ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Justice et sécurité publique | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Aînés | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Transports | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Transports | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Travail | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Justice et sécurité publique | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Gestion des urgences | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Justice et sécurité publique | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | B Février |
| Administrations locales | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Énergie et mines | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Travaux publics | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Administrations locales | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Culture et patrimoine | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Gestion des urgences | Ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Condition féminine | Hauts fonctionnaires | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Canada sans faille | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Prestation de services | Sous-ministres | FPT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
| Citoyenneté et immigration | Sous-ministres | PT | Vidéoconférence | Virtuel | C Mars |
Priorités
Depuis 49 ans, le Secrétariat met tout en œuvre pour offrir des services de conférence de qualité à un coût avantageux aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Notre impartialité, notre engagement à l’égard des langues officielles et notre expertise en prestation de services continuent à faire de nous le fournisseur de services de choix pour les conférences intergouvernementales de haut niveau.
Dans les années à venir, nous comptons mettre à l’essai et implanter diverses solutions novatrices et avancées technologiques en vue d’améliorer les réunions tenues sous forme hybride. En effet, nous sommes fermement résolus à poursuivre notre évolution afin de répondre aux besoins de nos clients. Pour atteindre cet objectif, le Secrétariat se concentrera sur les priorités suivantes pendant le prochain exercice :
- Demeurer pertinent et souple
- Utiliser efficacement les ressources
- Faire preuve d’innovation continue
- Élargir les partenariats stratégiques
Finances
Contributions des provinces
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes est financé à la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des crédits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions au titre d’une entente relative aux frais partagés. Le montant de 2,35 millions de dollars demandé aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2021-2022, correspondait à la différence entre le budget principal des dépenses du SCIC, soit 5,96 millions de dollars, et la quote-part de 3,51 millions de dollars du gouvernement fédéral4, après rajustement selon les fonds inutilisés en 2020-2021.
4 La quote-part du gouvernement fédéral correspond à 50 % du budget total, plus les régimes d’avantages sociaux des employés fédéraux, provinciaux et territoriaux, les frais de traduction, les services aux locataires, les coûts d’immobilisations et tout manque à gagner découlant des provinces qui n’ont pas versé la totalité de leur quote-part.
Le montant total demandé aux provinces pour le budget du SCIC est ensuite réparti entre chacune d’elles, au prorata de leur population d’après les données du recensement de 2016. Le tableau 1 fait état des quotes-parts des provinces au titre du budget de 2021-2022 ainsi que des montants réels reçus.
Tableau 1. Quotes-parts des provinces pour le budget de 2021-2022 du SCIC (en milliers de dollars)
| Province | % Établi selon le Recensement de 2016 |
Quotes-parts des provinces pour le budget de 2021-2022 du SCIC |
Quotes-parts des provinces pour le rajustement5 |
Contribution demandée pour 2021-2022 |
Contribution reçue pour 2021-2022 |
|---|---|---|---|---|---|
| Terre-Neuve-et-Labrador | 1,5 % | 36,7 | 6,5 | 30,2 | 30,2 |
| Nouvelle-Écosse | 2,6 % | 63,7 | 11,6 | 52,1 | 52,1 |
| Nouveau-Brunswick | 2,1 % | 51,4 | 9,4 | 42,0 | 42,0 |
| Île-du-Prince-Édouard | 0,4 % | 9,8 | 1,8 | 8,0 | 8,0 |
| Québec | 23,3 % | 570,5 | 0 | 570,5 | 131,3 |
| Ontario | 38,4 % | 940,2 | 0 | 940,2 | 265,0 |
| Manitoba | 3,7 % | 90,5 | 16,1 | 74,4 | 74,4 |
| Saskatchewan | 3,1 % | 75,9 | 0 | 75,9 | 23,0 |
| Alberta | 11,6 % | 284,0 | 51,2 | 232,8 | 232,8 |
| Colombie-Britannique | 13,3 % | 325,7 | 0 | 325,7 | 95,0 |
| Total | 100 % | 2 448,4 | 96,6 | 2 351,8 | 953,8 |
5 Le rajustement budgétaire de 2021-2022 correspond à la différence entre le budget principal des dépenses et les dépenses réelles. La portion du rajustement qui revient aux provinces est répartie entre les provinces qui ont pleinement contribué au budget de fonctionnement du SCIC.
États financiers
Le tableau 2 résume les états financiers du SCIC. Le financement total est composé de la somme prévue dans le budget principal des dépenses ainsi que des montants découlant des rajustements. Le budget principal des dépenses est constitué des crédits approuvés au début de l’exercice, qui a commencé le 1eravril 2021. Le financement total du SCIC n’a pas changé de façon importante par rapport à l’exercice précédent.
Tableau 2. États financiers de 2021-2022 (en milliers de dollars)
| Budget du SCIC | 2021-2022 | 2020-2021 |
|---|---|---|
| Budget principal des dépenses | 6 030,5 | 5 956,0 |
| Rajustements et transferts | 228,3 | 366,3 |
| Total du financement | 6 258,8 | 6 322,3 |
| Dépenses du SCIC | 2021-2022 | 2020-2021 |
|---|---|---|
| Traitements et salaires | 2 631,0 | 2 631,7 |
| Régimes d’avantages sociaux des employés | 355,3 | 379,7 |
| Sous-total : coûts relatifs au personnel | 2 986,3 | 3 011,4 |
| Autres coûts de fonctionnement | 1 907,5 | 1 653,8 |
| Coûts d’immobilisations | 0 | 0 |
| Sous-total : autres coûts de fonctionnement et coûts d’immobilisations | 1 907,5 | 1 653,8 |
| Total des dépenses | 4 893,8 | 4 665,2 |
| Fonds inutilisés (dépassement) | 1 365,0 | 1 657,1 |
Les dépenses totales de 2021-2022 sont légèrement supérieures à celles de 2020-2021, surtout en raison d’un projet de numérisation de documents. Elles sont toutefois considérablement moindres qu’il y a deux ans, puisqu’on a continué à privilégier le mode virtuel pendant la pandémie. L’écart entre 2020-2021 et 2021-2022 est d’environ 229 000 $ (ou 5 %).
Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur format, leur nombre pendant un exercice donné et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. En revanche, ils ont une incidence directe sur ses dépenses annuelles. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds pour exécuter son mandat, prévoyant les variations au chapitre du nombre de conférences, de leur format et du degré de soutien offert afin d’assurer la poursuite des activités dans le respect de son budget.
Comme le montre le présent rapport, les incidences de la pandémie ont continué à se faire sentir en 2021-2022, alors que l’organisme a appuyé seulement trois réunions en personne. Ces dernières sont normalement plus coûteuses en raison des déplacements, des heures supplémentaires et des services audiovisuels requis. Il faut aussi prendre en compte la proportion des téléconférences et des vidéoconférences. Le Secrétariat a appuyé 124 téléconférences et 95 vidéoconférences en 2020-2021, comparativement à 9 et 135 en 2021-2022. Comme les téléconférences exigent beaucoup moins de ressources que les vidéoconférences, le fait d’appuyer un plus grand nombre de vidéoconférences vient augmenter substantiellement le coût global des rencontres.