Plan sur l’accessibilité 2023-2025

Ce document est la version intégrale du Plan sur l’accessibilité du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC). Une version facile à lire, plus courte et plus simple que le plan, peut être consultée en cliquant ici : www.scics.ca/fr/accessibilite

1.1 Description du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC)

Le SCIC est un organisme fédéral qui fournit des services de planification de conférences lorsque différents niveaux de gouvernement doivent se rencontrer. Le Secrétariat offre des services de conférences aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Les premiers ministres, les ministres et les sous-ministres doivent souvent échanger de l’information et des plans importants entre eux. Les conférences sont un des moyens qu’ils utilisent. Les conférences peuvent être compliquées à planifier. Le SCIC aide les gouvernements en s’occupant des parties techniques et administratives des conférences. Les dirigeants et les conférenciers peuvent alors se concentrer sur l’information dont ils doivent discuter. Nous nous occupons de tâches comme la distribution des documents, l’inscription à la conférence, l’aménagement des lieux, l’organisation des services de traduction et d’interprétation et le soutien technique.

1.2 Déclaration d’engagement

Le SCIC offre des services utiles aux gouvernements et aux personnes qu’il sert. Nous aidons les gouvernements à échanger des renseignements importants pendant les conférences.

Nous voulons être accessibles parce que nous avons pris l’engagement de servir le public canadien. Cela comprend les personnes handicapées.

Le SCIC veut aussi rendre le travail plus accessible à ses employés. Nous voulons que nos employés soient inclus et appuyés au travail.

Nous voulons nous assurer que nos services sont accessibles aux personnes qui font appel à nous. Cela comprend les dirigeants des gouvernements, les travailleurs et les journalistes handicapés. Nos clients doivent savoir qu’ils peuvent nous faire confiance pour répondre à leurs besoins de conférences. Nous aidons aussi nos clients à faire des choix accessibles pour leurs conférences. Nous voulons que les conférences du SCIC soient inclusives.

Ce plan sur l’accessibilité nous aidera à atteindre ces objectifs. Nous favorisons aussi l’apprentissage et l’amélioration continus au sujet de l’accessibilité. Nous nous engageons à le faire en consultation avec les personnes handicapées.

1.3 Pour nous contacter et nous transmettre vos commentaires

Le SCIC aime savoir ce que pensent ses employés, ses clients, les participants aux conférences et les membres du public. Nous sommes heureux de recevoir des commentaires sur ce plan et sur l’accessibilité au Secrétariat. Vous pouvez nous envoyer vos commentaires de façon anonyme. Nous examinerons toutes les observations reçues et nous prendrons des mesures pour nous attaquer aux obstacles identifiés.

Vous pouvez transmettre vos commentaires concernant ce plan ou l’accessibilité au SCIC à :

Carole Bourget, sous-secrétaire

Courriel : info@scics.ca

Téléphone : 613-995-2341

Par la poste : C.P. 488, succursale A, Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Vous pouvez vous rendre dès maintenant sur notre site Web pour télécharger ce plan dans une forme électronique compatible avec les technologies d’assistance : www.scics.ca/fr/accessibilite

De plus, ce plan et une description des étapes à suivre pour nous transmettre vos commentaires peuvent vous être envoyés dans d’autres formats, dans les délais suivants :

En format imprimé : 15 jours
En gros caractères (taille de police plus grande) : 15 jours
En braille (un système de points soulevés que les personnes aveugles ou ayant une faible vision peuvent lire avec leurs doigts) : 45 jours
En version audio (l’enregistrement d’une personne qui lit le texte à haute voix) : 45 jours

1.4 Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent au plan :

Accessibilité : la conception de produits, de dispositifs, de services, d’environnements, de technologies, de politiques et de règles que tous pourront utiliser, y compris les personnes ayant divers handicaps.

Conférence : un événement où différents groupes de personnes se rencontrent pour discuter d’affaires communes, virtuellement ou en personne.

Environnement bâti : les espaces physiques où le travail est fait et les services sont offerts.

Handicap : n’importe quelle déficience ou différence sur le plan physique, mental, intellectuel, cognitif, de l’apprentissage ou de la communication. Les handicaps peuvent être permanents ou temporaires ou changer au fil du temps.

Intergouvernemental : entre les différents niveaux et les différents types de gouvernement.

Obstacle : n’importe quel élément qui peut empêcher les personnes handicapées de participer de façon pleine et égale. Les obstacles peuvent être liés à l’architecture, à la technologie, aux comportements, à l’information ou aux communications. Ils peuvent aussi être le résultat d’une politique ou d’une procédure.

Règles pour l’accessibilité des contenus Web : des lignes directrices qui sont utilisées pour rendre le contenu des sites Web accessibles à plus de personnes handicapées.

Secrétariat : un bureau du gouvernement.

2. Domaines décrits à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité

2.1 Les initiatives qui concernent toute l’organisation

Il faut tenir compte de l’accessibilité dans tout ce que nous faisons. Pour être vraiment accessible, on doit accorder la priorité à l’accessibilité dès le début des projets, et souvent. Certaines personnes et certaines équipes du SCIC joueront un rôle plus important que d’autres. Mais nous avons tous des responsabilités afin de rendre le SCIC plus accessible. Il faut que ce soit une mission pour toute l’organisation. Avant 2022, le SCIC n’avait jamais consulté activement les personnes handicapées et il ne leur avait jamais demandé leurs commentaires. Nous devons le faire, parce que ce sont les points de vue des personnes handicapées qui sont les plus utiles quand on pense à l’accessibilité. C’est pour ces personnes que l’accessibilité est la plus importante. Nous devons écouter ce qu’elles ont à dire.

Les objectifs suivants nous aideront à accomplir cette mission :

Au plus tard en juin 2023, nous préparerons une stratégie qui nous permettra de consulter en continu les personnes handicapées du SCIC et de l’extérieur.
Au plus tard en décembre 2023, nous allons mettre en application notre stratégie pour consulter régulièrement des personnes handicapées.
En 2023, les sondages et les questionnaires qu’on utilise pour obtenir des commentaires sur le SCIC contiendront des questions sur l’accessibilité.
En 2024, nous allons créer et commencer à utiliser un processus pour demander et recevoir les documents et le matériel dans d’autres formats.

2.2 L’emploi

Le SCIC est un petit organisme de 32 employés. Nous avons beaucoup de travail à accomplir, mais pas beaucoup de personnes pour le faire. Cela veut dire que nos employés sont responsables de plusieurs tâches. Ils doivent bien faire leur travail et, pour cela, ils ont besoin d’un environnement de travail accessible.

Nous voulons que nos employés sachent qu’ils peuvent obtenir de l’aide s’ils rencontrent des obstacles au travail. On révise présentement notre politique sur l’adaptation pour que les gens comprennent que des mesures d’adaptation sont offertes. On s’assurera aussi que les employés savent comment demander et obtenir de l’adaptation. On parlera des handicaps dans nos stratégies sur la diversité, l’équité et l’inclusion.

Voici ce que nous allons faire pour rendre l’emploi plus accessible :

En 2023, nous réviserons notre politique sur l’adaptation. On s’assurera que le processus est clair et que les personnes responsables sont bien identifiées.
En 2024, on créera une fonction d’agent d’accessibilité. Ce rôle ressemblera à celui d’un agent de santé et sécurité au travail. L’agent d’accessibilité sera l’employé responsable de l’accessibilité dans l’organisation.
En 2024, on examinera et on révisera nos offres d’emploi et la description de nos tâches pour s’assurer qu’elles sont écrites de façon inclusive et accessible.
En 2024, on examinera et on révisera notre Code de conduite et d’autres politiques pertinentes afin d’être plus précis et fermes à l’égard de l’accessibilité et des handicaps.

2.3 L’environnement bâti

Depuis la pandémie, certains employés du SCIC travaillent à la maison et d’autres, à notre bureau principal à Ottawa. À l’avenir, il se peut que plus de gens retournent travailler à temps plein au bureau. Nous voulons que nos bureaux soient sécuritaires et accessibles.

On a demandé aux employés ce qu’ils pensaient de l’accessibilité à notre bureau. On a aussi travaillé avec un spécialiste de l’accessibilité, qui nous a aidés à trouver les obstacles dans l’environnement bâti. Ce plan nous aidera à décider quels obstacles sont les plus faciles à éliminer et quels obstacles sont les plus importants. On éliminera ceux-là en premier. Après, nous passerons aux obstacles qui sont moins prioritaires. L’accessibilité des stationnements, l’utilisation de couleurs contrastantes sur certaines portes et certaines surfaces, les obstacles physiques sur les lieux de conférences, la signalisation et les affiches font partie des éléments à améliorer. Cependant, comme nous louons notre immeuble, nous avons un contrôle limité sur le bâtiment. Il sera important de travailler avec le propriétaire de l’immeuble pour rendre nos bureaux sécuritaires et accessibles pour tous.

Les objectifs suivants nous aideront à réduire ou à éliminer les obstacles :

Au début de 2023, on examinera en détail les obstacles et les recommandations qui sont ressortis de notre évaluation de l’environnement bâti. Nous déterminerons les obstacles prioritaires à surmonter d’ici trois ans.
À partir de 2023, nous commencerons à travailler avec le propriétaire de l’immeuble pour régler les obstacles prioritaires. En 2025, on identifiera les obstacles qui restent et qui devraient être ajoutés à notre prochain plan sur l’accessibilité.
En 2023, on explorera avec le propriétaire de l’immeuble les options pour implanter des alarmes ou des systèmes de notification d’urgence accessibles aux personnes handicapées.
À partir de 2023, on créera un mécanisme pour permettre aux employés de nous transmettre des commentaires sur l’aspect pratique et l’accessibilité des espaces de travail.
À partir de 2023, un processus permettra aux employés handicapés de demander des ajustements ou des mesures d’adaptation à leur espace de travail.

2.4 Les technologies de l’information et des communications

La technologie Web joue un grand rôle dans le travail que nous réalisons au SCIC. Notre bureau est situé à Ottawa, mais nous collaborons avec des personnes de partout au Canada. Les outils Web nous aident à communiquer avec nos clients dans tout le pays.

Depuis la pandémie, beaucoup des conférences se déroulent de façon virtuelle. La technologie Web nous permet d’assurer la sécurité de tous. Il est important que la technologie que nous utilisons soit accessible pour les employés du SCIC, les personnes qui utilisent nos services et les participants à nos conférences.

Nous avons travaillé avec un spécialiste de l’accessibilité Web qui nous a aidés à découvrir les obstacles contenus dans notre site Web et les systèmes que nous utilisons. Nous sommes en train de mettre à jour notre système de gestion des conférences afin qu’il soit plus accessible. Ce système aide les clients à demander des services de conférences, et il nous aide à gérer les tâches à accomplir pour planifier les conférences. Les participants utilisent aussi ce système pour s’inscrire à nos conférences. Nous devrons également mettre à jour notre site Web pour le rendre accessible.

Les objectifs suivants aideront le SCIC à créer ou à se procurer des technologies de l’information et des communications plus accessibles :

À partir de 2023, selon les résultats de l’évaluation de l’accessibilité du Web de 2022, on éliminera les obstacles connus dans nos sites Internet et intranet et dans nos outils Web.
À partir de 2024, tout le nouveau contenu Web qui sera créé par le SCIC respectera ou dépassera les normes des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0.
En 2024, nous instaurerons une formation obligatoire sur l’accessibilité Web pour tous les employés, nouveaux et actuels, qui travaillent en technologie de l’information.
En 2024, on commencera à utiliser un nouveau système de gestion des conférences qui a été testé par des utilisateurs handicapés. Le nouveau système respectera au minimum le niveau de conformité AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0.

2.5 Les communications, autres que les technologies de l’information et des communications

Une grande partie du travail du SCIC est lié aux communications. Nous communiquons avec les clients pour planifier les conférences. Et en nous occupant des conférences, nous aidons les gouvernements à communiquer les uns avec les autres. Nous aidons aussi les gouvernements à communiquer de l’information au public et aux médias du Canada.

Nous avons la responsabilité de diffuser les renseignements d’une manière accessible à tous. Notre politique sur les communications comprendra des normes d’accessibilité qui permettront aux employés et au public d’avoir accès à l’information dont ils ont besoin. Cela veut dire que les nouveaux documents et d’autres moyens de communication, comme les médias sociaux, seront accessibles à l’avenir.

Voici comment nous nous assurerons que nos communications sont accessibles :

En 2023, nous mettrons à jour notre politique sur les communications pour y ajouter des normes sur l’accessibilité.
En 2024, tous les employés qui créent des documents auront reçu de la formation sur la production de documents accessibles.
En 2024, tous les nouveaux documents qui seront créés seront accessibles d’après nos nouvelles normes.
En 2024, on préparera une politique sur les communications des clients. Selon cette politique, les clients qui demandent au SCIC de publier de l’information devront respecter des exigences minimales d’accessibilité.
À partir de 2024, on ajoutera des descriptions audio ou des transcriptions compatibles avec les lecteurs d’écran à toutes les vidéos YouTube et aux autres contenus en diffusion continue qui seront créés.
En 2025, on produira des versions accessibles des documents prioritaires qui ont été créés dans le passé et qu’on utilise encore régulièrement.

2.6 La conception et la prestation de programmes et de services

Une grande partie du travail du SCIC dépend de nos clients. Lorsqu’on planifie des conférences, ce sont les utilisateurs de nos services qui prennent les décisions finales. Mais nous devons aider nos clients à prendre les décisions. Nous voulons que leurs conférences se passent bien. Pour être réussie, une conférence doit tenir compte de l’accessibilité. Si nous voulons que notre organisation soit plus accessible, nous devons encourager nos clients à adopter eux aussi des pratiques accessibles. Lorsqu’ils s’adressent à nous pour obtenir de l’aide, on doit leur demander de quoi ils ont besoin pour assurer l’accessibilité. Et on doit les encourager à trouver des moyens de rendre leur conférence plus accessible.

Voici nos objectifs pour améliorer l’accessibilité de nos services :

En 2023, nous préparerons des lignes directrices internes sur l’accessibilité. Elles contiendront une liste que les employés du SCIC utiliseront pour vérifier s’ils ont tenu compte des points prioritaires lorsqu’ils organisent des conférences.
En 2023, on dressera une liste de pratiques exemplaires favorisant l’accessibilité des conférences. Nous enverrons cette liste aux clients quand nous communiquerons avec eux.
À partir de 2023, on ajoutera des questions aux sondages que nous réalisons après les conférences. Les participants pourront nous parler de leur expérience concernant l’accessibilité et nous transmettre des commentaires sur l’accessibilité des sites de conférences.
À partir de 2023, on préparera et on tiendra à jour une liste des sites de conférences où des obstacles à l’accessibilité ont été identifiés. Cette liste nous permettra d’aider nos clients à choisir l’endroit où ils organiseront leur conférence.

2.7 L’acquisition de biens, de services et d’installations

Lorsqu’on tient compte de l’accessibilité au début d’un processus, on peut réduire les obstacles. Si on applique des normes d’accessibilité au moment de l’acquisition, on s’assure que les installations, les biens et les services sont prêts à être utilisés par tous ceux qui en ont besoin.

Voici les objectifs qui nous aideront à faire de l’accessibilité une priorité lors des acquisitions :

En 2023, on s’assurera que les énoncés des travaux qu’on prépare pour nos fournisseurs parlent de l’accessibilité, si nécessaire.
En 2024, on préparera une liste de fournisseurs qui offrent les services liés à l’accessibilité dont on a besoin (par exemple, le braille, l’audio numérique, les sous-titres, la vidéo avec description et l’interprétation en langue des signes).
D’ici décembre 2024, les agents d’approvisionnement suivront de la formation sur l’accessibilité.

2.8 Le transport

Le SCIC n’offre pas de services de transport aux employés ou aux clients. Il n’a donc pas fixé d’objectifs à ce sujet.

3. Consultations

Pour préparer ce plan sur l’accessibilité, le SCIC a consulté des personnes handicapées. Nous avons demandé à nos employés handicapés de nous parler des obstacles qu’ils rencontrent au SCIC et de ce qu’on pourrait faire pour améliorer l’accessibilité. Nous avons aussi demandé à des personnes qui ont utilisé nos services et qui ont assisté à nos conférences si elles avaient dû surmonter des obstacles pendant qu’elles travaillaient avec nous. On leur a demandé ce qu’on pourrait faire pour rendre nos services et nos conférences plus accessibles.

Nous continuerons à écouter les personnes handicapées et à travailler avec elles pour améliorer l’accessibilité au SCIC. Par exemple, nous ajouterons des questions sur l’accessibilité dans notre système d’inscription et dans les sondages qui sont faits après les conférences. Nous sommes heureux de créer des liens avec les intervenants handicapés afin de nous assurer que leurs points de vue ont la priorité dans le cadre de notre travail.

3.1 Consultations avec les employés handicapés

Un sondage sur l’accessibilité au SCIC a été envoyé à tous les employés. Nous voulions avant tout connaître l’opinion des personnes handicapées. Mais le SCIC est une petite organisation. Pour obtenir plus de commentaires, on a aussi demandé à nos employés qui sont proches d’une personne handicapée s’ils voulaient nous donner leurs idées. Les personnes qui ont répondu au sondage ont surtout parlé des obstacles qu’il y a dans les outils Web du SCIC. En général, les employés handicapés ont dit que leur expérience était positive. Les objectifs d’accessibilité qui sont contenus dans ce plan proposent des solutions aux quelques obstacles que les employés ont nommés.

3.2 Consultations avec les intervenants handicapés

Un deuxième sondage a été fait auprès de personnes qui ont utilisé les services du SCIC ou qui ont assisté à une de nos conférences pendant les deux dernières années. Chaque année, nous aidons à organiser plus de 100 conférences. Pour se renseigner le mieux possible, le SCIC a envoyé le sondage à tous les clients et participants aux conférences pour lesquelles on avait reçu des demandes d’adaptation. De cette façon, nous étions certains de joindre des personnes handicapées.

Au total, 88 personnes ont répondu au sondage. Parmi elles, 20 étaient handicapées et 3 étaient proches d’une personne handicapée. Les personnes qui ont répondu au sondage ont soulevé des obstacles dans l’environnement physique à certaines conférences du SCIC. De plus, elles estiment que le SCIC ne parle pas d’accessibilité assez tôt dans le processus de planification. La plupart des personnes qui ont répondu au sondage étaient satisfaites des mesures d’adaptation que nous avons offertes. Mais elles aimeraient que le SCIC prenne plus d’initiatives pour assurer l’accessibilité. Les objectifs d’accessibilités contenus dans ce plan proposent des solutions pour ces obstacles.

4. Conclusion

Le travail que nous faisons au SCIC est important. Nous réunissons des représentants des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à des conférences pour discuter de sujets qui concernent l’ensemble des Canadiens.

Nous voulons être accessibles parce que nous sommes déterminés à servir et à représenter le public canadien, y compris les personnes handicapées. Nous voulons être accessibles à tous : nos employés, nos clients, les personnes qui assistent à nos conférences et le public canadien.

Ce plan sur l’accessibilité nous aidera à nous améliorer pendant les trois prochaines années. Ce n’est qu’une des nombreuses mesures que nous prenons pour rendre le SCIC accessible. Mais c’est une mesure importante. Nous publierons une mise à jour du plan chaque année afin de présenter nos progrès.