AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE DE CONFÉRENCES

Titre du poste :          AGENTE ADMINISTRATIVE OU AGENT ADMINISTRATIF DE CONFÉRENCES

Résumé des fonctions :

Fournir des services de soutien administratif et de logistique pour assurer la planification et la tenue de conférences de premiers ministres de même que de conférences fédérales-provinciales–territoriales et provinciales–territoriales de ministres et de sous–ministres, tant en personne que sous forme virtuelle. Sous la direction du gestionnaire, Services de conférences :

fournir des services de soutien administratif et de logistique pour assurer la planification et l’organisation de conférences intergouvernementales en personne et virtuelles avant, pendant et après les événements;

coordonner les services offerts aux délégués à distance ou dans le bureau du SCIC installé sur place;

fournir des services de gestion de l’information dans le cadre de conférences, notamment assurer le contrôle de documents ainsi que la coordination, la diffusion, l’entreposage et l’extraction de toute la documentation liée aux conférences, y compris des renseignements de nature délicate, et des enregistrements confidentiels des travaux des conférences;

diriger et surveiller les activités des traducteurs en attente et sur place durant les conférences. Contrôler, coordonner, préparer et vérifier les demandes et les services de traduction avant, pendant et après les événements;

dans le respect des procédures établies et négociées, conseiller les hauts fonctionnaires au sujet des activités administratives, et coordonner et exécuter celles-ci pour appuyer le processus de rédaction des communiqués;

mener ou coordonner le processus d’inscription des délégués et d’accréditation des médias avant et pendant les conférences en personne ou virtuelles. Sur les lieux des conférences, préparer et délivrer les laissez-passer des délégués, préparer les listes officielles de délégués et les plans de table et fournir des renseignements;

mener ou coordonner le processus d’inscription des délégués et d’accréditation des médias (y compris dresser la liste des ministres attendus) pour les conférences de presse virtuelles;

élaborer, mettre en œuvre et évaluer de nouveaux outils et processus de travail administratifs;

faire partie d’équipes de projet et de groupes de travail.

‎Une lettre qui décrit votre expérience, vos compétences et votre intérêt pour ce poste, accompagnée du curriculum vitae et d’une lettre de votre employeur attestant que vous travaillez de façon permanente et à temps plein pour votre gouvernement provincial ou territorial, doit être transmise au plus tard le 8 mai 2022 à :

Doumbé Bétoté Akwa
‎Directeur, Services de conférences
‎Courriel : HR-RH@scics.ca
‎Téléphone : 613-298-2639

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EXIGENCES – AGENTE ADMINISTRATIVE OU AGENT ADMINISTRATIF DE CONFÉRENCES

ÉTUDES :
‎Diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.

EXIGENCES LINGUISTIQUES :
‎Bilingue (français et anglais).

EXPÉRIENCE :
‎Expérience de la prestation de soutien administratif et logistique à des conférences ou à des réunions.
‎Expérience de la prestation de services administratifs à de hauts fonctionnaires*.
‎Expérience de la prestation de services à la clientèle.

*Par « hauts fonctionnaires », on entend le niveau de directeur (ou l’équivalent) et les niveaux supérieurs.

CONNAISSANCES :
‎Connaissance du mandat et des activités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC).
‎Connaissance de la gestion de documents.
‎Connaissance de la suite Microsoft Office.

COMPÉTENCES :
‎Communication orale

Communication écrite*

Planification et organisation
‎Travail sous pression
‎Jugement
‎Faculté d’adaptation
‎Autonomie
‎Souci du détail
‎Sens du service à la clientèle

*Veuillez prendre note que votre demande pourrait être utilisée afin d’évaluer la compétence « Communication écrite ».
‎Toutes les communications associées à ce processus pourraient servir à évaluer les autres qualifications.

CONDITIONS :
‎Habilitation de sécurité de niveau secret.

Consentir à faire du télétravail la plupart du temps, et être en mesure de le faire.
‎Consentir à voyager de façon régulière pour se rendre sur les lieux de conférences partout au Canada, notamment durant les fins de semaine, et être en mesure de le faire.
‎Consentir à travailler selon un horaire irrégulier et à faire souvent des heures supplémentaires dans des bureaux temporaires sur les lieux de conférences, et être en mesure de le faire.

Avoir accès à une connexion Internet fiable et la maintenir pendant toute la durée du détachement.

Être entièrement vacciné (deux doses) contre la COVID-19.