Job Post

Initiative de détachements de perfectionnement au Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes à l’intention des fonctionnaires des provinces et des territoires
Ottawa (Ontario)

Titre du poste : AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE DE CONFÉRENCES

Résumé des fonctions :

Fournir des services de soutien administratif et de logistique pour assurer la planification et la tenue de conférences de premiers ministres de même que de conférences fédérales­‑provinciales­‑territoriales et provinciales­‑territoriales de ministres et de sous‑ministres. Sous la direction du gestionnaire, Services aux conférences :

  • Fournir des services de soutien administratif et de logistique pour assurer la planification et l’organisation de conférences intergouvernementales, et offrir des services d’appui sur les lieux et après les conférences.
  • Coordonner les services aux délégués dans le bureau du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes installé sur place.
  • Fournir des services de gestion de l’information dans le cadre de conférences, notamment assurer le contrôle de documents ainsi que la coordination, la diffusion, l’entreposage et l’extraction de toute la documentation liée aux conférences, y compris des renseignements de nature délicate, ainsi que des enregistrements confidentiels des travaux des conférences.
  • Diriger et surveiller les activités des traducteurs en attente et sur place durant les conférences. Contrôler, coordonner, fournir et vérifier les demandes et les services de traduction avant, pendant et après les événements.
  • Dans le respect des procédures établies et négociées, conseiller les hauts fonctionnaires sur les activités administratives, puis coordonner et exécuter celles-­ci pour appuyer le processus de rédaction des communiqués.
  • Mener ou coordonner le processus d’inscription des délégués et d’accréditation des médias avant la conférence et sur place, préparer et délivrer les laissez­-passer des délégués, préparer les listes officielles de délégués et les plans de tables et fournir des renseignements sur les lieux des conférences.
  • Élaborer, mettre en œuvre et évaluer de nouveaux outils et processus de travail administratifs.
  • Faire partie d’équipes de projet et de groupes de travail.

Échelle salariale :

De 61 558 $ à 66 324 $ par année (37,5 heures de travail par semaine), plus la rémunération des heures supplémentaires

Exigences :

(Voir page suivante)

Durée du détachement :

Trois ans, à compter de mars ou d’avril 2020

Lieu :

Ottawa

DATE LIMITE :

LE 10 JANVIER 2020, après quoi nous communiquerons dès que possible avec les candidates et les candidats qui répondent aux critères d’admissibilité et aux exigences du poste pour les informer des prochaines étapes.

Une lettre qui décrit votre expérience, vos compétences et votre intérêt pour ce poste, accompagnée du curriculum vitae et d’une lettre de votre employeur attestant que vous travaillez de façon permanente et à temps plein pour votre gouvernement provincial ou territorial, doit être transmise au plus tard le 10 janvier 2020 à :

Rodrigue Hurtubise
Directeur, Services aux conférences
Courriel :
HR-RH@scics.ca
Téléphone : 613-995-4328


EXIGENCES – AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE
DE CONFÉRENCES

ÉTUDES :
Diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience de travail.

EXIGENCES LINGUISTIQUES :
Bilingue (français et anglais).

EXPÉRIENCE :
Expérience du soutien administratif et logistique à des conférences ou à des réunions.
Expérience de la gestion de l’information.
Expérience de la prestation de services à la clientèle.

CONNAISSANCES :
Connaissance du mandat et des activités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC).
Connaissance de la gestion de documents.
Connaissance de la suite Microsoft Office.

CAPACITÉS :
Capacité de gérer des fichiers et des systèmes de suivi.
Capacité de s’adapter à des environnements changeants et de constamment innover.
Capacité de cerner les problèmes et de recommander des solutions.
Capacité de travailler sous pression.
Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES :
Jugement
Esprit d’initiative
Entregent
Minutie
Sens du service à la clientèle

CONDITIONS :
Habilitation de sécurité de niveau secret.
Consentir à déménager dans la région de la capitale nationale.
Consentir à voyager fréquemment et de façon régulière pour se rendre sur les lieux de conférences partout au Canada, notamment durant les fins de semaine, et être en mesure de le faire.
Consentir à travailler selon un horaire irrégulier et à faire souvent des heures supplémentaires dans des bureaux temporaires sur les lieux de conférences, et être en mesure de le faire.