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Code de conduite – Juillet 2012

TABLE DES MATIÈRES

• MESSAGE DU SECRÉTAIRE
• CONTEXTE ET OBJECTIF DU CODE
• NOS VALEURS FONDAMENTALES
  • Valeur 1 – EXCELLENCE
  • Valeur 2 – RESPECT
  • Valeur 3 – INTÉGRITÉ
• L’APPLICATION DU CODE, UNE RESPONSABILITÉ COMMUNE
• UTILISATION DU CODE DE CONDUITE

MESSAGE DU SECRÉTAIRE

Chaque jour je constate tous les efforts que nous déployons pour maintenir l’excellente réputation du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC). Notre culture, notre engagement et notre conduite, en tant qu’organisation, sont fondés sur les valeurs que nous avons tous en commun et sur la façon dont elles s’expriment dans notre comportement quotidien. Il est important pour nous de savoir comment nous pouvons renforcer constamment notre engagement collectif les uns envers les autres et envers notre mandat.

La première étape consiste à être explicite au sujet de nos valeurs. La deuxième consiste à comprendre quel est le meilleur moyen de les appliquer par notre comportement au travail. Enfin, nous devons nous soutenir les uns et les autres dans notre engagement envers nos valeurs communes, et dans la recherche de solutions aux problèmes d’éthique.

Le SCIC a élaboré le présent Code de conduite (ci-après « le Code ») dans le but de promouvoir un comportement éthique et professionnel. Le Code a pour but d’aider la direction et les employés à maintenir nos valeurs fondamentales dans un milieu de travail positif. Utilisez-le pour guider votre jugement et vous aider à mieux comprendre les comportements que l’on attend de vous ainsi que les situations d’ordre éthique que vous pourriez avoir à résoudre au travail.

Veuillez lire le document attentivement afin de bien le comprendre. Vous jouez un rôle important, car vous représentez notre organisation et vous assurez le maintien de notre réputation. Continuons de démontrer le caractère et l’intégrité personnelle qui nous définissent et nous permettront de poursuivre notre tradition d’excellence.

Le Secrétaire,
André M. McArdle

CONTEXTE ET OBJECTIF DU CODE

En général, le code de conduite d’une organisation est représentatif de ses valeurs et de son éthique, lesquelles constituent le fondement des normes permettant de distinguer ce qui est bien de ce qui est mal dans un milieu de travail. Il sert à guider le comportement de son personnel. De plus, il met en relief certaines situations où l’éthique risque d’être compromise, afin de prévenir tout acte répréhensible.

À titre d’organisme régi par la législation fédérale, le SCIC est soumis aux exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, en vertu de laquelle les organisations du secteur public sont tenues d’établir un code de conduite conforme au Code de valeurs et d’éthique du secteur public (CVESP).

Le CVESP établit de façon générale les valeurs et l’éthique de la fonction publique afin de guider et de soutenir les fonctionnaires dans leurs activités professionnelles. Il met plus particulièrement de l’avant les valeurs suivantes :

• le respect de la démocratie;
• le respect des personnes;
• l’intégrité;
• l’intendance;
• l’excellence.

Le CVESP fait également référence aux mesures relatives aux conflits d’intérêts et à l’après‑mandat, lesquelles exigent la divulgation de tout conflit d’intérêt « réel, apparent ou potentiel ».

Le SCIC a élaboré le présent Code de conduite en s’inspirant de l’esprit et de la lettre du CVESP et en l’adaptant à son mandat, dans le respect des saines pratiques de gestion. Le Code a pour but de revitaliser nos normes, de renforcer notre engagement envers nos valeurs et de les intégrer de façon formelle à nos pratiques actuelles, afin qu’elles représentent davantage que de simples objectifs généraux.

Le Code énonce les valeurs du SCIC et les transpose dans une norme de conduite professionnelle et d’obligations d’ordre éthique. L’employé(e) est censé(e) utiliser son jugement lorsqu’il ou elle se trouve dans des situations mettant ses valeurs et son éthique à l’épreuve. On l’encourage donc à considérer le Code comme un guide qui l’aidera à chercher des réponses à ses préoccupations d’ordre éthique, et à discuter en tout temps de ces problèmes avec son supérieur immédiat ou son gestionnaire.

Le SCIC dispose également d’un agent supérieur dont le mandat consiste à promouvoir un environnement positif et à élaborer un programme de soutien des valeurs et des comportements attendus inhérents à notre Code. L’agent supérieur est également une des personnes à qui l’on peut divulguer de façon confidentielle les actes répréhensibles. Un agent responsable des valeurs et de l’éthique est également à la disposition des employés pour répondre à leurs questions, les guider et leur fournir des explications.

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Les nombreuses exigences de notre mandat

Le SCIC a été mis sur pied pour fournir des services administratifs à l’égard de la planification et du déroulement des conférences intergouvernementales. Cette tâche nécessite un engagement envers le service à la clientèle, en équilibre avec les exigences liées au fait que le SCIC est un organisme à la fois fédéral et intergouvernemental :

• À titre d’organisme fédéral, il doit satisfaire aux exigences des politiques et procédures en vigueur des organismes centraux et respecter les lois et règlements qui régissent la gestion financière et la gestion des ressources humaines, et notamment mettre en place le présent code de conduite et faire la démonstration des comportements attendus de la part de tous les fonctionnaires.
• À titre d’organisme intergouvernemental, il doit rester neutre et assurer une représentation régionale (provinciale et territoriale) au sein de son effectif.
• Afin de maintenir le taux de satisfaction de la clientèle et, par le fait même, de conserver son excellente réputation, il doit répondre aux normes en matière de prestation de services.

NOS VALEURS FONDAMENTALES : L’EXCELLENCE, LE RESPECT ET L’INTÉGRITÉ

Pour un équilibre efficace entre son mandat de prestation de services et ses obligations d’organisme public, le SCIC a besoin d’excellence dans le travail d’équipe et de maintien du respect et de l’intégrité dans le comportement professionnel. Ce besoin s’exprime dans les valeurs fondamentales suivantes :

On trouvera ci-dessous une description de nos valeurs fondamentales, de même que les comportements attendus de professionnalisme et d’excellence, ainsi que des explications sur la façon d’aborder les dilemmes d’ordre éthique. Les liens vers les politiques et procédures en vigueur des organismes centraux et du SCIC offrent de plus amples renseignements sur les attentes concernant le comportement des employés.

Valeur 1 – EXCELLENCE
Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe

Description

Cette valeur reflète l’engagement collectif envers le renforcement du respect mutuel et de l’esprit d’équipe en vue d’améliorer nos méthodes, de répondre aux attentes de nos clients et d’établir un équilibre entre les diverses exigences de notre mandat. Elle implique l’adoption d’une attitude professionnelle de tous les instants, une collaboration interfonctionnelle et l’atteinte d’un haut niveau de compétence et d’aptitude.

Pour faire montre de professionnalisme et d’EXCELLENCE, il faut :

Travailler en équipe pour bien s’acquitter des responsabilités prévues au mandat

On attend des employés qu’ils atteignent l’excellence dans l’exécution de leurs tâches et qu’ils contribuent au succès de leur groupe et de l’organisation qu’est le SCIC. Afin de satisfaire à cette norme d’excellence, nous devons faire la démonstration de notre travail d’équipe :

• En travaillant ensemble à titre d’organisation, dans un esprit d’ouverture favorisant l’engagement, la collaboration, la mise en commun de l’information et des communications claires et positives.
• En faisant preuve de souplesse et d’adaptabilité, et en étant disposés à s’entraider d’une équipe à l’autre. On reconnaît par là la présence de certains facteurs au SCIC :
  • notre mandat et nos objectifs sont une responsabilité collective;
• le travail est cyclique (les conférences sont plus nombreuses pendant certaines périodes, et il est possible de recourir au personnel des conférences pendant les périodes moins occupées);
• en ce qui concerne la représentation régionale, la moitié du personnel des conférences provient des provinces et territoires et est détachée au SCIC pour une période de trois ou quatre ans;
• le SCIC est un petit organisme œuvrant dans un environnement où les ressources sont limitées.

En tant que petit organisme, la réalité nous oblige à mobiliser les collègues de tous les niveaux, à collaborer de manière interfonctionnelle et à nous aider les uns et les autres pour établir un équilibre entre le service à la clientèle et les exigences liées au fait d’être un organisme financé par les deniers publics :

• En favorisant un milieu de travail incitant au consensus, au compromis, à l’encouragement, à la tolérance et au respect de toutes les contributions. Cela signifie également de faire preuve de reconnaissance à qui de droit, d’accepter la critique honnête, juste et professionnelle, et d’en formuler soi-même.
• En comprenant que le travail d’équipe signifie que l’on apprend ensemble et que l’on doit reconnaître que nous commettons tous des erreurs. Il est important d’admettre les erreurs, de résoudre les problèmes et de s’appuyer sur les leçons apprises pour instaurer une culture de constante amélioration.
• En offrant aux employés des occasions d’améliorer constamment leurs aptitudes et leurs compétences en vue de se perfectionner sur les plans personnel et professionnel, et pour favoriser le travail d’équipe.

Répondre aux besoins des clients

Au cœur de notre mandat se trouve le service à la clientèle. Nous mettons pleinement à profit notre expertise et notre expérience en étant prévoyants dans la gestion des attentes des clients et en anticipant de façon précise leurs besoins et leurs exigences. Cela signifie aussi que nous devons terminer le travail rapidement et complètement, et que nous devons nous engager à obtenir des résultats.

Tous les services fournis et toute la documentation rédigée et diffusée par le SCIC ont une incidence sur la réputation du Secrétariat et doivent satisfaire à des normes sévères de qualité et de rapidité.

Communiquer ouvertement et en temps opportun

Nous communiquons ouvertement, fréquemment, honnêtement et objectivement dans le but d’échanger et de mettre en commun, en temps opportun, l’information nécessaire pour prendre de bonnes décisions et établir une orientation claire. L’échange efficace d’information est soutenu par une technologie à jour permettant de rester continuellement en contact et d’avoir accès aux données et à d’autres renseignements relatifs aux opérations. Les contacts en personne font également partie intégrante de l’échange d’information. Des réunions du personnel sont convoquées régulièrement pour faire appel à la contribution de chacun afin de discuter franchement et en toute transparence de dossiers importants et des mesures recommandées. Grâce au processus de suivi et de rétroaction il est possible de donner suite aux meilleurs avis et opinions exprimés.

Projeter une image de professionnalisme et adopter un comportement conséquent

On attend de l’employé(e) qu’il ou elle projette une image de respect et de positivisme à ses collègues, à la clientèle et au grand public, tant dans nos bureaux que sur les lieux des conférences, où il ou elle représente le SCIC. Sur les lieux des conférences, il est admis que l’employé(e) a le droit de faire ses propres choix en dehors des heures normales de travail. Il ou elle doit toutefois s’assurer que son apparence, son habillement et son comportement soient conformes à l’image professionnelle du SCIC et de la fonction publique.

Valeur 2 – RESPECT
Nous offrons un milieu de travail collégial et enrichissant qui favorise la confiance envers les autres, la civilité, la dignité et l’équité

Description

La valeur de respect assure la confiance envers la gestion et les efforts déployés dans notre milieu de travail. Dans toutes nos relations, les gens sont traités avec civilité, dignité, équité et justice.

Pour faire montre de RESPECT, il faut :

Contribuer à un milieu de travail positif et enrichissant

Le SCIC reconnaît et valorise l’importance de chaque employé(e) et de ses besoins professionnels. L’employé(e) est censé(e) traiter son gestionnaire, ses collègues et nos clients avec civilité, dignité, équité et courtoisie, dans une atmosphère de confiance mutuelle. L’équité doit prévaloir dans l’application du principe de mérite à la dotation et dans les autres processus de gestion. Le SCIC s’efforce de maintenir un milieu de travail qui soit représentatif de la population canadienne, qui réponde aux exigences touchant les langues officielles et qui offre des conditions de travail favorisant la santé et la sécurité de tous les employés.

Exécuter avec tact et diplomatie des tâches officielles auprès des clients

L’employé(e) évite de faire des commentaires aux clients ou d’entretenir avec eux des relations qui pourraient être perçus comme partisans ou qui pourraient avoir des effets négatifs sur la neutralité de nos opérations et sur les objectifs du Secrétariat. Cela signifie que l’employé(e) doit faire preuve d’objectivité, d’impartialité, de courtoisie, de diplomatie et de tact dans l’exécution de ses tâches officielles, étant donné qu’il ou elle interagit avec des clients de rangs, de gouvernements et d’affiliation politique différents.

En cas de doute sur la nature de votre contact, il est vivement recommandé d’en discuter avec votre supérieur immédiat ou votre gestionnaire.

Faire preuve de civilité les uns envers les autres

Il faut être courtois et respectueux en tout temps, et gérer vos émotions, même dans des conditions difficiles comme des situations de stress, de délais serrés ou en présence de provocation.

Il est essentiel de respecter la dignité et l’estime de soi des autres dans nos relations interpersonnelles. On ne doit jamais faire de déclaration ou de geste porteur d’abus, de dérision, de menace, d’insulte, d’injure ou de provocation envers une autre personne, que ce soit directement et ouvertement sur un ton de confrontation ou indirectement, dans le dos de la personne visée.

S’abstenir de faire du commérage

Le commérage consiste à s’adonner à un bavardage inutile ou à colporter des rumeurs sur les affaires personnelles, privées ou professionnelles des autres. Cela peut se produire en personne ou par courriel, par messagerie instantanée ou par l’affichage de messages en ligne. Le commérage est une forme d’intimidation sociale qui a pour résultat d’exclure les autres. Un employé qui s’adonne au commérage sur l’organisation, des collègues de travail ou des clients, fait réduire la productivité et génère du stress au travail. Les gens peuvent hésiter à travailler avec une personne qui s’adonne au commérage, car ils considèrent qu’elle n’est pas fiable, qu’elle pourrait prendre parti pour d’autres et causer des malentendus. Les employés doivent donc rester discrets en tout temps et s’abstenir de cautionner ce comportement subversif ou d’en favoriser l’escalade lorsqu’il se produit. Le commérage et les rumeurs sont inacceptables et doivent être abordés directement avec la ou les personnes fautives et/ou avec le supérieur immédiat ou un gestionnaire.

Savoir comment prévenir et résoudre les conflits

Le SCIC s’engage à favoriser l’ouverture, l’acceptation et la responsabilité sur les lieux de travail par la mise en œuvre de stratégies efficaces de prévention, de gestion et de résolution des conflits. Tous les employés sont censés écouter les autres avec ouverture d’esprit et chercher à les comprendre, dans le cadre de relations de travail constructives. La collaboration peut être améliorée en agissant rapidement pour aborder et résoudre les conflits et les problèmes au travail, avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Le SCIC fait la promotion de la formation et de l’accès à des processus confidentiels et informels de gestion des conflits afin d’aider ceux et celles qui ont des doutes ou qui doivent résoudre un problème.

Avoir un milieu de travail libre de harcèlement et de discrimination

Le Conseil du Trésor définit le harcèlement comme tout comportement inopportun et injurieux, d’une personne envers une ou d’autres personnes en milieu de travail, et dont l’auteur savait ou aurait raisonnablement dû savoir qu’un tel comportement pouvait offenser ou causer préjudice. Il comprend tout acte, propos ou exhibition qui diminue, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d’intimidation ou de menace. Il comprend également le harcèlement au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Le SCIC s’engage à assurer que chaque personne soit traitée équitablement dans le milieu de travail, dans un environnement libre de tout harcèlement. Les employés peuvent rapporter tout incident ou préoccupation de harcèlement perçu à un gestionnaire délégataire ou au gestionnaire supérieur responsable des valeurs et de l’éthique, et au représentant syndical. Pour de plus amples informations, veuillez consulter : Politique du Conseil du Trésor sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail.

Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, la situation de famille, la déficience ou l’état de personne graciée. Pour de plus amples informations sur le harcèlement et la discrimination, veuillez consulter l’article 2 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Recruter et promouvoir les personnes qui adoptent nos valeurs

Les activités de dotation du SCIC se déroulent selon un processus fondé sur le mérite respectant les valeurs d’équité, de représentativité, de transparence et d’accès, en lien avec les lois et politiques régissant la fonction publique. L’un des facteurs importants de sélection sera de trouver les personnes qui correspondent le mieux à nos valeurs fondamentales et aux comportements attendus. La politique de dotation s’applique également au personnel des provinces et des territoires dont il retient les services, et elle vise à obtenir une représentation équilibrée des provinces et des territoires.

S’engager envers l’équité et la diversité en matière d’emploi

Nous nous efforçons d’instaurer un milieu de travail qui soit représentatif de la population canadienne et libre de tout obstacle à l’emploi. Le SCIC procède à des nominations et à des promotions en se fondant sur le mérite, c’est-à-dire que la personne sélectionnée répond aux qualités essentielles exigées par le poste. Nous mettons l’accent sur le recours à des processus et outils équitables qui ne créent pas d’obstacle systémiques. Nous faisons la promotion d’un milieu de travail respectant la diversité des gens au sens large; nous tirons parti de nos idées et perspectives différentes pour arriver à des approches et des solutions plus créatives pour effectuer notre travail.

Gérer de façon constructive le rendement

Au SCIC, la gestion du rendement doit être objective et équitable et doit viser à rendre motivante, constructive et positive l’expérience vécue par l’employé(e). Les discussions sur le rendement offrent aux gestionnaires et aux employés la possibilité de planifier le perfectionnement professionnel de ces derniers et de se pencher sur les rendements qui ne répondent pas aux normes du SCIC.

Dans le CVESP, il est recommandé que les valeurs et l’éthique fassent partie de l’évaluation du rendement. Cela signifie que l’évaluation de votre rendement comprendra également une évaluation de votre comportement par rapport à notre Code de conduite. Pendant votre examen annuel, il vous sera demandé de revoir le Code et de le signer afin de s’assurer que vous comprenez toujours les exigences et les obligations qu’il impose en ce qui a trait à votre comportement. (Gestion du rendement – Conseil du Trésor)

Démontrer l’usage des deux langues officielles

L’effectif du SCIC est le reflet de la présence des collectivités des deux langues officielles. À titre d’organisation, nous offrons activement de communiquer avec les membres du grand public dans la langue de leur choix. La direction s’engage à établir un milieu de travail favorisant l’usage tant du français que de l’anglais, dans le respect de l’esprit et de la lettre de la Loi sur les langues officielles.

Suivre le protocole établi lorsqu’on s’exprime au nom du SCIC

Le Secrétaire est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom du SCIC. Tout(e) employé(e) se livrant à des communications publiques, par exemple avec les média ou dans des documents officiels du SCIC, devra suivre les procédures de l’organisme concernant l’information et les documents publics par opposition à l’information et aux documents classifiés. Dans le doute, l’employé(e) devra consulter son supérieur immédiat ou son gestionnaire afin de s’assurer que la communication est conforme aux exigences du SCIC.

Respecter les exigences de santé et sécurité au travail dans tous les lieux

Le SCIC a pour politique de promouvoir un milieu de travail sain et sécuritaire et des conditions de travail favorisant la santé et la sécurité de tous les employés. L’un des traits uniques du milieu de travail du SCIC est que les normes applicables à la santé et à la sécurité ainsi qu’à l’environnement sont valables non seulement dans les bureaux du SCIC à Ottawa, mais également à l’extérieur, sur les lieux des conférences.

Les employés doivent bien connaître et observer les normes et procédures de santé et de sécurité au travail, conformément à la partie II du Code canadien du travail, les règlements canadiens de santé et sécurité au travail, la Directive concernant le refus de travailler, ainsi que les politiques et directives applicables du Conseil du Trésor.

Valeur 3 – INTÉGRITÉ
Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente et nous faisons preuve de probité financière

Description

Nous nous conduisons honnêtement, de manière à soutenir l’examen public le plus rigoureux. Nous savons reconnaître quand nos actions peuvent être illégales ou ne pas être conformes aux politiques ou représenter un conflit réel ou perçu avec nos tâches professionnelles de fonctionnaires. Nous sommes chargés de l’intendance des ressources du SCIC, et reconnaissons qu’il s’agit de ressources publiques servant à exécuter le mandat et les activités de notre organisation. Nous protégeons le caractère confidentiel et privé des renseignements personnels et officiels dans l’exécution de nos tâches. L’intégrité est la pierre angulaire de la bonne gouvernance et, grâce au maintien des normes éthiques les plus sévères, nous contribuons à l’accroissement de la confiance du public à l’égard de l’impartialité de nos services.

Pour faire montre d’INTÉGRITÉ, il faut :

Se conformer aux obligations juridiques et financières

L’employé(e) doit respecter les dispositions législatives et les politiques connexes régissant les questions financières et doit éviter toute situation potentielle de fraude ou d’utilisation inappropriée de fonds, aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques et du Code criminel. Il est interdit de conspirer ou de recourir à la collusion pour frauder l’État ou de donner à une autre personne l’occasion de le faire, ou encore de permettre intentionnellement à une personne de contrevenir à la loi. L’employé(e) doit rapporter immédiatement à son gestionnaire toute infraction ou fraude dont il a connaissance.

Utiliser de façon prudente les fonds publics et optimiser les ressources financières

Il faut suivre des procédures établies et des normes raisonnables pour bien rendre compte des mesures de protection et de l’utilisation des deniers publics, des cartes de crédit et de tout article pouvant représenter une valeur financière (comme les cartes d’appel). L’employé(e) doit rapporter immédiatement toute somme d’argent, carte de crédit ou article pouvant représenter une valeur financière qu’il ou elle aura égaré, perdu ou se sera fait voler alors qu’il ou elle en avait la garde. De plus, si vous avez des doutes au sujet des dépenses et du temps supplémentaire dont vous devez rendre compte, vous êtes vivement invité(e) à en discuter avec votre supérieur immédiat ou votre gestionnaire.

Utiliser de façon appropriée les biens mobiliers et immobiliers du gouvernement

On nous confie la tâche d’utiliser les ressources publiques de manière responsable et prudente. Les biens du SCIC ne doivent être utilisés qu’à des fins légales et appropriées et l’employé(e) ne doit s’en servir que pour les activités du SCIC. Il (elle) doit de plus les protéger contre le vol, la mauvaise utilisation ou les dommages. L’employé(e) est tenu(e) de remettre tous les biens appartenant au SCIC à la fin de son emploi ou lorsqu’on le lui demande. La perte, le vol ou tout dommage causé à un bien doit être signalé immédiatement au gestionnaire.

Savoir comment autoriser l’accès à l’information et en respecter le caractère privé

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels régissent la façon dont le SCIC recueille, utilise et élimine certains renseignements. La Lois sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un accès aux renseignements contenus dans les dossiers fédéraux. Le SCIC s’attend à ce que l’employé(e) s’assure de ne pas détruire, modifier, fausser ou cacher un document, sans quoi il (elle) contreviendrait à la loi.

La divulgation inappropriée de renseignements classifiés d’un client, avant, pendant ou après une conférence peut causer un préjudice. Chaque employé est tenu de respecter le caractère confidentiel de tout renseignement obtenu dans le cadre de son travail.

Le SCIC attend de ses employés qu’ils respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels qui donne aux Canadiens et Canadiennes le droit d’avoir accès aux renseignements qui les concernent et que détiennent les organismes fédéraux, mais qui assure aussi la protection de ces renseignements contre toute utilisation ou divulgation non autorisée.

Accéder et utiliser le réseau électronique du SCIC de façon appropriée

Si vous avez accès aux systèmes informatiques, au matériel ou aux logiciels du SCIC, ou si vous les utilisez, vous devez faire tout en votre pouvoir pour protéger le SCIC contre toute menace à sa sécurité, c’est-à-dire, plus particulièrement :

• prévenir la destruction accidentelle ou délibérée des données et du matériel;
• s’abstenir de divulguer des renseignements délicats, l’identification ou le mot de passe permettant l’accès à votre système, et protéger ce dernier contre l’exposition aux virus, au vol et à la corruption des données;
• respecter les restrictions relatives à l’accès aux banques de données et à l’affichage de renseignements;
• suivre les procédures concernant l’achat et l’utilisation de logiciels et de systèmes, et également se conformer aux restrictions relatives à la sécurité;
• rapporter à votre gestionnaire tout atteinte à la sécurité des ordinateurs, ou tout manquement aux politiques et aux normes.

Utiliser de façon appropriée les systèmes du SCIC

Les systèmes informatiques du SCIC sont destinés à un usage autorisé pour ses activités. Toutefois, l’utilisation personnelle d’Internet, de l’intranet et du courriel est permise de façon limitée, à la condition que cette utilisation respecte les lois, politiques et directives pertinentes, que votre productivité ou celle de vos collègues n’en soit pas affectée et que cela n’impose pas de lourdeur aux systèmes informatiques du SCIC.

Faire preuve de neutralité et refuser la partisannerie

Nos actions dans le service aux clients et au public ne démontreront pas de loyauté envers aucun parti politique. Vous avez peut-être sur certaines questions un point de vue qui diffère de celui de l’organisation gouvernementale et/ou des élus, mais ils ne doivent pas nuire à l’exécution de vos tâches. Votre but est de fournir des services adaptés, neutres et non partisans, peu importe que votre interlocuteur soit d’un gouvernement fédéral, provincial ou territorial et peu importe ses opinions politiques ou le ou les partis au pouvoir à ce moment.

S’il y a lieu, participer de façon neutre à des activités politiques

Le SCIC se conforme à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, laquelle reconnaît qu’il est nécessaire d’établir un équilibre entre le droit de l’employé(e) de s’engager dans des activités politiques et le principe d’une fonction publique impartiale. L’employé(e) du SCIC peut participer à des activités politiques à titre privé, en dehors des heures de travail, tant et aussi longtemps qu’elles restent distinctes de son lien avec le SCIC. La participation de l’employé(e) à des activités politiques ne doit pas mettre en danger son impartialité à titre d’employé d’un organisme fédéral, ni nuire à sa capacité d’exécuter ses tâches au sein de l’organisme. L’employé(e) est vivement encouragé(e) à discuter de participation à des activités politiques avec son gestionnaire et/ou avec l’agent responsable des valeurs et de l’éthique. Veuillez consulter les outils d’orientation publiés par la Commission de la fonction publique pour vous aider à prendre des décisions raisonnables à l’égard de votre participation à des activités politiques dans diverses circonstances.

Éviter et divulguer les conflits d’intérêts potentiels

On attend de l’employé(e) qu’il évite les situations pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Plus particulièrement, l’employé(e) n’est pas autorisé(e) à recourir aux fournisseurs du SCIC pour obtenir des escomptes personnelles qui ne sont pas offertes au grand public.

En adhérant au Code, l’employé(e) est invité(e) à lire les chapitres 2 et 3 du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, intitulés Mesures relatives aux conflits d’intérêts et Mesures d’observation concernant l’après-mandat, et à s’y conformer. L’adhésion au Code réduit les possibilités de conflits entre les intérêts privés de l’employé(e) et ses tâches et responsabilités officielles au SCIC. Voir la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat – Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Ne jamais solliciter ni accepter de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages

Nous ne devons jamais nous servir de notre rôle officiel pour obtenir un avantage pour nous-mêmes de façon inappropriée, ou pour avantager ou désavantager quelqu’un d’autre. L’employé(e) ne doit jamais solliciter ou accepter de cadeaux, de marques d’hospitalité, d’avantages ou de transfert de valeur économique de la part d’une personne, d’un groupe ou d’une organisation du secteur privé ayant des relations d’affaires avec le gouvernement. Plus précisément, l’employé(e) ne doit pas accepter de tournois de golf gratuits, de dîners ou de cadeaux offerts par des personnes, des entreprises ou d’autres organisations. Dans le cas des campagnes de financement, l’employé(e) doit veiller à obtenir une autorisation préalable de la direction et/ou de l’agent responsable des valeurs et de l’éthique avant de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d’organisations ou de personnes de l’extérieur.

Ne jamais accepter de pots-de-vin

L’employé(e) du SCIC ne peut en aucun cas et en toute connaissance de cause recevoir de pot-de-vin, en donner ou en offrir, que ce soit directement ou indirectement. Le pot-de-vin se définit comme étant toute somme d’argent ou faveur donnée ou promise afin d’influencer le jugement ou la conduite d’une personne en situation de confiance. L’employé(e) est invité(e) à consulter le chapitre 2 du Code de valeurs et d’éthique du secteur public en ce qui a trait à ses obligations en la matière.

Exercer ses pouvoirs de façon appropriée

Les gestionnaires et les supérieurs immédiats ont la responsabilité de donner des directives claires et constantes, d’aborder les problèmes de manière impartiale, de ne pas faire de favoritisme et de communiquer la justification des décisions ayant une incidence directe sur les employés.

Ne pas craindre de divulguer les actes répréhensibles au travail

Les employés du SCIC sont invités à divulguer les informations qu’ils détiennent sur les actes répréhensibles dont ils sont témoins au travail. Un acte répréhensible se définit comme étant une infraction à toute loi du Parlement ou à tout règlement pris en vertu de ces lois, l’usage abusif des deniers ou des biens publics, les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public, le fait de causer, par action ou omission, un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaine ou pour l’environnement ou un manquement grave à un code de conduite.

Le SCIC encourage ses employés à la dénonciation s’ils ont des raisons de croire que des actes répréhensibles graves se sont produits au travail. La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles protège les employés contre les représailles et propose un processus juste et objectif pour les personnes accusées de pareils actes. L’employé(e) divulgateur (divulgatrice) pourra consulter un gestionnaire de confiance du SCIC, et il (elle) est invité(e) à rechercher de plus amples renseignements ou des conseils auprès de l’agent supérieur chargé de la divulgation des actes répréhensibles.

L’APPLICATION DU CODE, UNE RESPONSABILITÉ COMMUNE

Les employés

Le présent Code de conduite s’applique à tous les employés du SCIC nommés pour une période déterminée ou indéterminée, y compris les employés détachés des provinces. À titre de fonctionnaires. C’est d’ailleurs une condition d’emploi pour les fonctionnaires et tout manquement pourrait donner lieu à des mesures disciplinaires.

Tout le personnel a la responsabilité de bien connaître le Code et ses politiques connexes, de s’en servir lorsqu’il exerce son jugement dans ses actions personnelles et pour évaluer les risques et les répercussions de ses décisions. Afin d’assurer son application en permanence, tous les employés seront tenus de signer annuellement une attestation confirmant qu’ils comprennent le Code de conduite, le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, de même que le fait qu’ils ont la responsabilité de s’y conformer. Les employés doivent signer une déclaration indiquant qu’ils ont lu le présent document et les politiques connexes, qu’ils comprennent les valeurs et les comportements attendus et qu’ils savent qu’ils peuvent en discuter avec leur supérieur immédiat et obtenir des éclaircissements auprès d’autres personnes clés.

Les gestionnaires

L’équipe de direction du SCIC a la responsabilité particulière d’incarner les valeurs du secteur public. À titre de leader de l’organisation, elle doit montrer qu’elle adhère à de solides principes de gestion, ce qui comprend l’instauration et la promotion d’un code de conduite pour l’organisation, ainsi que d’une culture positive de valeurs et d’éthique. Elle veille à ce que les employés soient conscients des obligations que leur impose le Code. Elle veille également à ce que les employés puissent obtenir au sein du SCIC les conseils voulus au sujet des questions d’éthique ayant une incidence sur leur travail, de même que des possibilités de conflit d’intérêts.

Les gestionnaires doivent également promouvoir une culture dans laquelle on pourra divulguer de bonne foi les actes répréhensibles sans crainte de représailles. Les employés sont invités à demander conseil à leur supérieur immédiat et à leurs gestionnaires ou à leur rapporter tout acte répréhensible.

L’agent supérieur

Le secrétaire adjoint, dans son rôle d’agent supérieur chargé des valeurs et de l’éthique, a la responsabilité de promouvoir un environnement positif et d’établir un programme de valeurs et d’éthique visant à soutenir les valeurs et comportements fondamentaux énoncés dans le présent Code de conduite. L’agent supérieur est également un autre point de contact à qui les employés peuvent faire part de leurs préoccupations au sujet de manquements graves et des dilemmes d’ordre éthique

Pour obtenir de l’information ou des éclaircissements ou pour toute question sur les valeurs et l’éthique, les employés peuvent demander conseil à l’agent chargé des valeurs et de l’éthique.

Personne-contact

UTILISATION DU CODE DE CONDUITE

Le présent Code de conduite a été créé pour guider votre conduite en tant que fonctionnaire et employé(e) du SCIC. Cet outil peut nous aider à être des modèles dans nos interactions quotidiennes. Il est toutefois impossible de prévoir toutes les situations qui peuvent se présenter dans l’exercice de nos fonctions. Devant une situation qui, selon vous, n’est pas conforme à l’esprit et à la lettre du Code, posez-vous les questions suivantes afin de vous aider à prendre la bonne décision :

• Ce que je veux faire est-il légal et conforme aux politiques en usage au SCIC et au gouvernement?
• Ce que je veux faire est-il conforme aux valeurs du SCIC?
• Quelles sont les conséquences du geste que je m’apprête à poser ou de la décision que je m’apprête à prendre?
• Si j’y donne suite, me sentirais-je à l’aise?
• Comment les médias ou le grand public pourraient percevoir ce geste?

N’oubliez pas

• Si vous savez ou sentez que c’est répréhensible, ne le faites pas!
• Si vous n’en êtes pas certain(e), posez la question à votre gestionnaire ou à l’agent chargé des valeurs et de l’éthique. L’agent est là pour vous donner des conseils confidentiels, sans que vous ayez à craindre des représailles.
• Continuez de poser des questions tant que vous n’aurez pas obtenu de réponse.

En nous efforçant tous les jours d’appliquer les valeurs exprimées dans le présent Code, nous contribuerons à maintenir le professionnalisme du SCIC et à créer un milieu de travail où la confiance, l’esprit d’équipe et l’excellence transparaîtront dans toutes les activités.

Il serait déraisonnable de croire que les conflits et les dilemmes éthiques ne surviendront jamais au SCIC. Par contre, si nous suivons le présent Code de conduite, nous serons en meilleure position pour empêcher ce genre de choses et y réagir. De plus, en s’engageant à mettre en œuvre les valeurs véhiculées dans le Code, nous établirons un milieu de travail qui permettra de maintenir la tradition d’excellence du SCIC.