Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) continue à s’adapter aux besoins en évolution de ses clients et à la complexité croissante des conférences intergouvernementales. En 2023-2024, le SCIC a appuyé 126 conférences et observé une hausse de 56 % des réunions de ministres et de 119 % des conférences provinciales-territoriales comparativement à l’année précédente. Il y a eu quasi autant de conférences hybrides (50,8 %) que de vidéoconférences (49,2 %), ce qui témoigne de la préférence de plus en plus marquée des clients pour les formules flexibles et accessibles. En outre, l’évaluation du programme devrait prendre fin au début de 2025-2026; le SCIC amorcera la mise en œuvre d’une stratégie de transformation de trois ans visant à améliorer la prestation de services et à mieux répondre aux besoins des clients.

Devant la forte hausse des activités de conférence, le SCIC a dû affronter d’importants défis liés aux ressources limitées, à la modernisation de l’infrastructure vieillissante et aux coûts opérationnels accrus. La demande croissante de conférences hybrides a révélé de sérieuses lacunes en matière de capacité technique et de dotation en personnel, ce qui a exigé d’établir l’ordre de priorité des demandes de conférences et pesé lourdement sur la prestation de services. Nous sommes parvenus à atténuer certaines de ces pressions grâce à un budget supplémentaire temporaire, mais les risques associés au manque de financement et à la viabilité à long terme persistent.

Dans ce contexte en évolution, le SCIC s’expose à plusieurs risques importants. Compte tenu de nos ressources limitées, en raison de l’inflation et de la hausse des coûts opérationnels, nous n’avons pas pu attribuer suffisamment de fonds aux mises à niveau cruciales de l’infrastructure et à la dotation. Sans investissement soutenu, l’organisme risque d’observer une baisse de la satisfaction de sa clientèle et de disposer d’une capacité de service réduite. À cela s’ajoutent des défis liés à la main-d’œuvre, puisqu’il demeure difficile d’attirer et de conserver des employés qualifiés dans un petit organisme offrant peu de possibilités d’avancement. Le taux de roulement élevé et les départs à la retraite menacent la conservation de notre savoir institutionnel, tandis que les retards dans le recrutement pourraient entraver notre capacité à subvenir à la demande grandissante. Le virage opérationnel vers les formules hybrides exige l’apport de constantes améliorations à nos systèmes de technologie de l’information et processus logistiques. S’il ne continue pas à innover, le SCIC risque d’avoir de la difficulté à combler les attentes de ses clients à l’égard de la prestation harmonieuse et efficace de conférences. En outre, le maintien de liens solides avec les intervenants fédéraux, provinciaux et territoriaux est essentiel à la préservation de la neutralité et de la pertinence du SCIC. S’il ne parvient pas à mobiliser activement ces partenaires, le SCIC pourrait se trouver à jouer un moins grand rôle dans la facilitation de la collaboration intergouvernementale.

Malgré ces risques, le SCIC demeure fidèle à son engagement de fournir des services de conférences accessibles et de grande qualité et de favoriser la tenue de discussions intergouvernementales productives. Pour 2025-2026, le Secrétariat compte miser sur la planification stratégique des ressources au profit de la viabilité financière, améliorer la capacité de l’effectif grâce à la formation réciproque et à la planification de la relève et stimuler l’innovation dans la prestation de services pour répondre aux besoins en évolution des clients. Le SCIC a prévu la réalisation d’initiatives clés : il s’est notamment engagé à établir une politique exhaustive en matière de conférences, à préciser son cadre de répartition des coûts et à moderniser ses technologies de l’information en vue d’appuyer efficacement les conférences hybrides. Le SCIC a également accompli des progrès importants en faveur de son renouvellement institutionnel, grâce à la mobilisation stratégique des partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux pour améliorer les structures de gouvernance et les modèles opérationnels.

En se concentrant sur ces priorités stratégiques, le SCIC vise à maintenir sa réputation d’excellence en matière de services, tout en assurant sa réussite à long terme. Grâce à ces efforts, l’organisme continuera à offrir un soutien essentiel à la collaboration intergouvernementale, affirmant ainsi sa pertinence et sa résilience dans un environnement opérationnel de plus en plus complexe.