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> Plan sur l’accessibilité 2026-2028

ISSN 2817-1322

N^o de catalogue : CE32-1F-PDF

Table des matières

1. Renseignements généraux.
2 Consultations.
3 Domaines décrits à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité.
4 Conclusion.

1. Renseignements généraux

Ce document est la version intégrale du Plan sur l’accessibilité du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC). Une version facile à lire, plus courte et plus simple que le plan, peut être consultée en cliquant ici : www.scics.ca/fr/accessibilite. Le premier Plan sur l’accessibilité du SCIC (2023-2025) et les rapports d’étape annuels se trouvent également sur le site Web du Secrétariat.

1.1 Description du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC)

Le SCIC est un organisme fédéral qui fournit des services de planification lorsque différents ordres de gouvernement doivent se rencontrer. Le Secrétariat offre des services aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Les premiers ministres, les ministres et les sous-ministres doivent souvent échanger de l’information et des plans importants entre eux. Les conférences sont un des moyens qu’ils utilisent. Toutefois, il peut être compliqué de les planifier. Le SCIC aide les gouvernements en s’occupant des volets techniques et administratifs des conférences. Les dirigeants et les conférenciers peuvent alors se concentrer sur l’information dont ils doivent discuter. Nous nous occupons de tâches comme la distribution des documents, l’inscription à la conférence, l’aménagement des lieux, l’organisation des services de traduction et d’interprétation et le soutien technique.

1.2 Déclaration d’engagement

Le SCIC offre des services utiles aux gouvernements et aux personnes qu’ils servent. Nous aidons les gouvernements à échanger des renseignements importants pendant les conférences.

Nous voulons être accessibles parce que nous avons pris l’engagement de servir le public canadien et les gouvernements qui le représentent. Cela comprend les personnes handicapées.

Le SCIC veut aussi rendre le travail plus accessible à ses employés. Nous voulons que nos employés soient inclus et soutenus au travail.

Nous voulons nous assurer que nos services sont accessibles aux personnes qui font appel à nous. Cela comprend les dirigeants des gouvernements, les travailleurs et les journalistes handicapés. Nos clients doivent savoir qu’ils peuvent se fier à nous pour répondre à leurs besoins de conférences. Nous les aidons aussi à faire des choix accessibles pour leurs conférences. Nous voulons que les conférences du SCIC soient inclusives.

Le Plan sur l’accessibilité nous aidera à atteindre ces objectifs. Par ailleurs, nous sommes déterminés à favoriser l’apprentissage et l’amélioration continus en ce qui concerne l’accessibilité. Nous nous engageons à le faire en consultation avec les personnes handicapées.

1.3 Pour communiquer avec nous et nous transmettre vos commentaires

Le SCIC aime savoir ce que pensent ses employés, ses clients, les participants aux conférences et les membres du public. Nous serions heureux de recevoir des commentaires sur ce plan et sur l’accessibilité au Secrétariat. Vous pouvez nous envoyer vos commentaires de façon anonyme. Nous examinerons toutes les observations reçues et prendrons des mesures pour réagir aux obstacles cernés.

Vous pouvez transmettre des observations au SCIC au sujet de ce plan ou de l’accessibilité à :

Titre du poste : agent principal de la planification et des rapports

Courriel : info@scics.ca

Téléphone : 613-296-1138 (Nous répondons au téléphone de 9 h à 15 h [heure de l’Est], du lundi au vendredi. N’hésitez pas à laisser un message.)

Par la poste : C.P. 488, succursale A, Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Vous pouvez utiliser les coordonnées ci-dessus pour :

demander à obtenir le Plan sur l’accessibilité du SCIC dans un format accessible;
demander à obtenir une description du processus de rétroaction du SCIC dans un format accessible;
fournir des commentaires.

De plus, vous pouvez obtenir ce plan et une description des étapes à suivre pour nous transmettre vos commentaires dans d’autres formats, selon les délais suivants :

En format imprimé : 15 jours
En gros caractères (taille de police plus grande) : 15 jours
En braille (un système de points soulevés que les personnes aveugles ou ayant une faible vision peuvent lire avec leurs doigts) : 45 jours
En version audio (l’enregistrement d’une personne qui lit le texte à haute voix) : 45 jours

1.4 Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent au plan :

Accessibilité : La conception de produits, de dispositifs, de services, d’environnements, de technologies, de politiques et de règles que tous pourront utiliser, y compris les personnes ayant divers handicaps.

Approvisionnement : Processus dans le cadre duquel des biens, des services ou des installations sont acquis en tenant compte de l’accessibilité dès le départ, afin que tous puissent les utiliser, y compris les personnes handicapées.

Conférence : Un événement où différents groupes de personnes se rencontrent pour discuter d’affaires communes, virtuellement ou en personne.

Environnement bâti : Les espaces physiques où le travail est fait et les services sont offerts.

Handicap : N’importe quelle déficience ou différence sur le plan physique, mental, intellectuel, cognitif, de l’apprentissage ou de la communication. Les handicaps peuvent être permanents ou temporaires ou changer au fil du temps.

Intergouvernemental : Entre les différents ordres et les différents types de gouvernement canadien.

Obstacle : N’importe quel élément qui peut empêcher les personnes handicapées de participer de façon pleine et égale. Les obstacles peuvent être liés à l’architecture, à la technologie, aux comportements, à l’information ou aux communications. Ils peuvent aussi être le résultat d’une politique ou d’une procédure.

Règles pour l’accessibilité des contenus Web : Des lignes directrices qui sont utilisées pour rendre le contenu des sites Web accessibles à plus de personnes handicapées.

Secrétariat : Un bureau du gouvernement.

2. Consultations

La présente section décrit les consultations menées auprès de personnes handicapées en vue d’élaborer le Plan sur l’accessibilité. Il est essentiel d’écouter les personnes ayant une expérience concrète. Le SCIC est déterminé à maintenir le dialogue pour s’assurer que ses décisions sont accessibles et équitables.

Nous avons mené des consultations en deux volets pour guider l’élaboration du plan :

Sondage auprès des employés
Groupe de discussion formé d’intervenants ayant un handicap

La rétroaction recueillie lors de ces consultations a orienté la définition des priorités et des mesures énoncées dans le plan.

2.1 Consultations avec les employés handicapés

En juillet 2025, nous avons mené un sondage visant à interroger tous les employés du SCIC au sujet des obstacles auxquels ils font face et des mesures qui pourraient être prises pour améliorer l’accessibilité au SCIC. Une invitation a été envoyée par courriel. Le sondage était offert en formats accessibles, comme SurveyMonkey.

D’abord et avant tout, nous voulions connaître l’opinion des employés handicapés. Toutefois, le SCIC est une petite organisation. Pour obtenir plus de commentaires, nous avons demandé aux employés ayant un proche handicapé de nous faire part d’observations et de suggestions.

Au total, treize employés ont répondu au sondage. Aucun employé ne s’est auto-identifié comme une personne handicapée.

Les participants devaient répondre aux énoncés suivants :

J’ai remarqué des obstacles à l’emploi au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles à l’emploi au SCIC.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles à l’emploi au SCIC.
J’ai remarqué des obstacles dans l’environnement bâti au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles dans l’environnement bâti au SCIC.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles dans l’environnement bâti au SCIC.
J’ai remarqué des obstacles technologiques qui touchent les personnes handicapées au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles technologiques au SCIC.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles technologiques au SCIC.
J’ai remarqué des obstacles liés à l’information ou à la communication au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles en matière d’information et de communication au SCIC.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles en matière d’information ou de communications au SCIC.
J’ai remarqué des obstacles liés à l’approvisionnement au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles liés à l’approvisionnement au SCIC.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles liés à l’approvisionnement au SCIC.
J’ai remarqué des politiques ou des procédures qui créent des obstacles systémiques à l’accessibilité pour les personnes handicapées au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles systémiques à l’accessibilité au SCIC en raison de politiques ou de procédures.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles systémiques à l’accessibilité au SCIC.
J’ai remarqué des obstacles liés au transport au SCIC.
J’ai rencontré des obstacles liés au transport au SCIC.
Commentaires ou suggestions concernant les obstacles liés au transport au SCIC.
J’ai remarqué des obstacles à l’accessibilité au SCIC qui n’ont pas été abordés dans ce sondage.
J’ai rencontré des obstacles liés à l’accessibilité au SCIC qui n’ont pas été abordés dans ce sondage.
Si vous avez soulevé des questions relatives à des obstacles à l’accessibilité au SCIC et qu’elles n’ont pas été résolues, veuillez fournir des détails sur l’obstacle et les mesures à prendre pour l’éliminer.
Derniers commentaires ou suggestions concernant les obstacles à l’accessibilité au SCIC.
Si vous souhaitez participer à un groupe de discussion pour aborder plus en profondeur l’accessibilité au SCIC, envoyez un courriel à megan.timmons@scics.ca pour vous porter volontaire.

2.2 Consultations avec les intervenants handicapés

Au cours de l’été 2025, le SCIC a invité les intervenants à participer à un groupe de discussion virtuel au sujet de leur vécu en matière d’accessibilité, y compris les obstacles rencontrés ou observés lors de conférences appuyées par le SCIC. L’invitation a été envoyée par courriel à une liste de contacts de plus de 900 intervenants, comprenant des organisateurs de conférences et des participants. Les intervenants qui se considèrent comme des personnes handicapées ont été tout spécialement encouragés à participer.

Une rencontre virtuelle du groupe de discussion a été organisée sur Microsoft Teams et animée par un cabinet-conseil spécialisé dans l’accessibilité. Des treize personnes ayant répondu à l’invitation, deux ont participé à la séance. L’un des participants s’est autodéclaré comme une personne handicapée. En outre, une personne a soumis des commentaires écrits et une autre a participé à un entretien virtuel individuel.

Les participants ont été invités à réfléchir à leur vécu et à discuter de ce qui fonctionne bien et des défis qui subsistent. Les questions suivantes leur ont été posées :

De quelle manière interagissez-vous habituellement avec le SCIC et pourquoi souhaitez-vous participer à la séance?
Avez-vous rencontré des obstacles à l’accessibilité à titre de participant ou d’organisateur? Veuillez décrire votre expérience.
À titre de participant ou d’organisateur, quels sont, selon vous, les aspects qui fonctionnent bien du point de vue de l’accessibilité lors des conférences appuyées par le SCIC?
À titre de participant ou d’organisateur, quels sont, selon vous, les problèmes d’accessibilité lors de conférences appuyées par le SCIC?
Si vous pouviez changer un aspect de l’approche du SCIC en matière d’accessibilité, que ce soit à l’égard de la planification ou de la mise en œuvre, quel serait-il?
Y a-t-il des pratiques d’accessibilité que vous avez observées lors d’autres événements, en tant que participant ou organisateur, dont le SCIC pourrait s’inspirer?
Y a-t-il autre chose dont vous voulez nous faire part au sujet de l’accessibilité lors des conférences et événements du SCIC?

2.3 Ce que nous avons entendu

Les commentaires recueillis lors des consultations nous ont aidés à rédiger le plan. Les participants ont souligné les points forts ainsi que les possibilités d’amélioration.

Dans l’ensemble, les employés ont souligné le caractère inégal de la communication bilingue et la nécessité d’un sous-titrage à l’intention des employés et des clients. Ils ont également signalé des obstacles physiques à l’accessibilité qui peuvent rendre les déplacements difficiles, comme des ascenseurs peu fiables, des portes brisées et un nombre limité de places de stationnement accessibles. En ce qui concerne les voyages d’affaires, les employés qui ont besoin d’accommodements accessibles pour les vols, les hôtels ou les transports terrestres doivent actuellement faire des demandes d’adaptation au cas par cas, car il n’existe pas de procédure officielle.

Selon les participants, les événements virtuels du SCIC sont généralement accessibles du point de vue de la communication orale, mais les documents écrits et le contenu visuel peuvent poser des difficultés. Les participants ont signalé des obstacles liés à la communication et au numérique, notamment l’inaccessibilité de certains formats de fichiers, le peu d’orientation sur les fonctionnalités d’accessibilité des plateformes de réunion et le manque de clarté des exigences procédurales.

Quelques thèmes clés issus de la rétroaction reçue :

Accessibilité numérique : Difficulté à naviguer sur les plateformes de réunion en ligne et à accéder aux documents dans des formats compatibles avec les lecteurs d’écran ou d’autres technologies d’assistance.
Communications et processus accessibles: Les formulaires complexes, les exigences procédurales peu claires et les possibilités limitées d’aide directe peuvent créer des obstacles pour les participants ayant une déficience visuelle, cognitive ou autre.
Participation et mobilisation: Peu de personnes handicapées participent activement aux événements du SCIC, peut-être en raison d’un faible degré de sensibilisation ou d’autres obstacles systémiques plus généraux, notamment ceux liés au processus de recrutement des fonctionnaires qui assistent aux conférences appuyées par le SCIC ou qui les organisent.
Accessibilité de l’environnement bâti et des transports: Problèmes de stationnement et d’accès aux bâtiments, et nécessité de clarifier les processus de demande d’adaptation pour faciliter les déplacements.

2.4 Prise en compte de la rétroaction dans le Plan sur l’accessibilité

Nous avons tenu compte des commentaires recueillis lors des consultations afin de définir les objectifs du Plan sur l’accessibilité, en particulier dans les domaines des technologies de l’information et des communications (TIC), des communications, de l’environnement bâti et des transports. Ainsi, le SCIC s’est engagé à prendre une série de mesures visant à améliorer l’accessibilité dans l’ensemble de ses activités, dont celles énumérées ci-dessous.

TIC et communications

Former le personnel au sujet de la création de documents et de produits de communication accessibles.
Créer un carrefour de l’accessibilité sur le site intranet (SharePoint), réunissant des ressources utiles et des pratiques exemplaires.
Mettre à jour le système de gestion des conférences pour en améliorer l’accessibilité.
Mettre en œuvre des lignes directrices internes en matière d’accessibilité, dont une liste de contrôle pour la planification des conférences.
Mettre à jour la politique sur les communications afin d’y inclure des exigences en matière d’accessibilité, de bilinguisme et de langage clair.
Ajouter des questions relatives à l’accessibilité aux sondages menés après les conférences.
Élaborer une liste de contrôle des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité à l’intention des clients.
Promouvoir le sous-titrage en direct lors des réunions internes.

Environnement bâti et transport

Fournir aux employés des renseignements clairs au sujet des possibilités de transport accessible, notamment en ce qui concerne le stationnement, les entrées de bâtiment et les transports publics à proximité.
Mettre en place un processus clair permettant aux employés de soumettre des demandes d’adaptation pour des voyages d’affaires accessibles, dont les vols, les hôtels et les transports terrestres.

Nous sommes reconnaissants de la contribution des participants aux groupes de discussion et des employés qui nous ont fait part de leur vécu. Nous sommes conscients que les consultations doivent être continues et nous nous engageons à établir des relations de confiance avec les personnes handicapées afin de favoriser une prise de décision accessible et inclusive.

3. Domaines décrits à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité

3.1 Les initiatives qui concernent toute l’organisation

L’accessibilité fait partie intégrante de toutes les activités du SCIC. Bien que certaines équipes aient des responsabilités particulières, chacun a un rôle à jouer. Le SCIC vise à créer un lieu de travail inclusif où l’accessibilité est prise en compte dans toutes les facettes de ses activités.

Mesures prises et obstacles cernés

Depuis 2023, le SCIC a renforcé la gouvernance et la sensibilisation à l’égard de l’accessibilité. Une fonction d’agent d’accessibilité a été créée pour s’occuper de la planification, des rapports et des initiatives en matière d’accessibilité dans l’ensemble de l’organisation. En outre, 96 % des employés des Services de conférences ont suivi une formation sur l’accessibilité, ce qui a accru leur sensibilisation à l’accessibilité et à l’inclusion. Le SCIC a également officialisé la tenue de consultations auprès des employés, des organisateurs de conférences et des participants aux conférences, au moyen de sondages menés annuellement ou après les conférences.

Certains obstacles subsistent. Par exemple, il importe d’établir un mécanisme officiel de consultation des personnes handicapées et d’inclure l’accessibilité dans les mesures de rendement à l’échelle de l’organisation.

Engagements de 2026 à 2028

D’ici le mois de décembre 2026, nous officialiserons la tenue de consultations avec les personnes handicapées en ajoutant des questions facultatives d’auto-identification et des demandes de rétroaction sur l’accessibilité dans les sondages auprès des employés et des clients. Cette rétroaction anonyme permettra de guider la planification et les rapports en matière d’accessibilité.
D’ici le mois de décembre 2028, nous intégrerons l’accessibilité dans la mesure du rendement des employés, en ajoutant un objectif ou une question à cet égard dans les discussions annuelles sur le rendement pour tous les employés.
À compter de janvier 2026, nous présenterons des mises à jour sur l’accessibilité lors des réunions annuelles de l’équipe de gestion élargie.
À compter de janvier 2026, nous intégrerons l’accessibilité et l’inclusion des personnes handicapées dans toutes les séances sur la diversité, l’équité et l’inclusion, y compris en présentant les progrès réalisés ou des ressources d’apprentissage.
De 2026 à 2028, nous reverrons les aspects relatifs à l’accessibilité à prendre en considération lors de la planification de nouvelles initiatives à l’échelle du SCIC, pour nous assurer qu’ils font l’objet de discussions et sont consignés.
En 2026 et 2027, nous publierons un court bilan public pour rendre compte de l’avancement du plan, conformément à l’approche établie dans le Plan sur l’accessibilité de 2023-2025.

3.2 L’emploi

Le SCIC est un très petit organisme d’environ 40 employés. Puisque chaque employé joue un rôle clé, le lieu de travail doit être accessible et inclusif. Dans le Plan sur l’accessibilité de 2023-2025, le SCIC s’engageait à préciser sa politique sur l’adaptation, à revoir ses offres d’emploi et à accroître la sensibilisation à l’accessibilité dans l’ensemble de l’organisation.

Mesures prises et obstacles cernés

Les offres d’emploi ont été revues et mises à jour pour améliorer leur accessibilité, et 96 % des employés des Services de conférences ont suivi la formation obligatoire sur l’accessibilité des événements. Ces mesures ont permis de sensibiliser davantage l’ensemble du SCIC à l’accessibilité et à l’inclusion.

Cependant, des obstacles subsistent. La mise à jour de la politique sur l’adaptation a été retardée et n’est pas encore terminée. L’espace de travail partagé de l’équipe technique, où le personnel prépare et teste le matériel, est source de bruits et de distractions visuelles qui empêchent certains employés de se concentrer. Le personnel a aussi signalé des disparités dans la communication bilingue et indiqué le besoin d’un soutien accru pour apprendre à utiliser les nouveaux outils numériques.

Engagements de 2026 à 2028

D’ici le mois de décembre 2026, nous réduirons les distractions sonores et visuelles dans l’espace de travail partagé de l’équipe technique en fournissant des casques antibruit ou en installant des cloisons, dans la mesure du possible.
D’ici le mois de décembre 2027, nous finaliserons, publierons et mettrons en œuvre une politique sur l’adaptation, qui sera claire et en langage simple. Elle établira la démarche que les employés doivent suivre pour demander la prise de mesures d’adaptation, les rôles et les responsabilités des gestionnaires et le délai de réponse aux demandes.
De 2026 à 2028, nous offrirons des formations spéciales et des documents de référence rapide sur les nouveaux outils numériques à mesure de leur mise en œuvre, afin d’aider les employés à se familiariser avec de nouvelles technologies.
De 2026 à 2028, nous encouragerons les communications bilingues et accessibles, en diffusant des rappels et des pratiques exemplaires au personnel lors de réunions internes et sur le site intranet.

3.3 L’environnement bâti

Certains employés travaillent à distance et d’autres, à notre bureau d’Ottawa, situé au 222, rue Queen. Il est nécessaire que l’environnement bâti soit sécuritaire et accessible pour les personnes qui travaillent sur place. Le Plan sur l’accessibilité de 2023-2025 mentionnait des obstacles dans l’environnement physique, dont le stationnement, la signalisation et les lieux de conférence. Toutefois, comme le SCIC loue ses locaux et ne choisit pas les lieux de conférence, notre capacité d’éliminer les obstacles est limitée.

Mesures prises et obstacles cernés

L’examen interne de l’accessibilité de nos bureaux mené en 2025 a confirmé que des obstacles subsistent en ce qui concerne notamment le stationnement accessible et la signalisation d’orientation. De plus, les employés ont signalé que des problèmes récurrents liés à l’infrastructure de l’immeuble, comme des portes et des ascenseurs défectueux, créent des difficultés. Malgré les améliorations découlant de rajustements mineurs de l’espace de travail et de réparations favorisant l’accessibilité, il reste des obstacles. Le stationnement accessible et la fiabilité des ascenseurs demeurent un enjeu. En outre, les employés ont exprimé le besoin de renseignements clairs sur les voies et les entrées accessibles.

Engagements de 2026 à 2028

D’ici le mois de décembre 2028, au moyen de nos canaux de communication internes, nous fournirons des indications claires relativement aux voies et aux entrées accessibles afin d’aider les employés à circuler dans nos bureaux.
De 2026 à 2028, nous améliorerons le processus de demande d’adaptation par les employés, en faisant la promotion du nouvel outil d’accessibilité et d’adaptation du gouvernement du Canada pour l’aménagement du lieu de travail.
De 2026 à 2028, nous collaborerons avec le propriétaire de l’immeuble pour tenter d’éliminer les obstacles prioritaires, dont le manque de stationnement accessible et le peu de fiabilité de l’ascenseur.
Une fois que le gouvernement du Canada aura publié sa nouvelle norme d’orientation et de signalisation (prévue pour 2027), nous examinerons les nouvelles exigences et établirons un plan de mise en œuvre pour actualiser la signalisation des bureaux au cours du prochain cycle du Plan sur l’accessibilité.

3.4 Les technologies de l’information et des communications (TIC)

La technologie Web joue un grand rôle dans notre travail au SCIC. Notre bureau est situé à Ottawa, mais nous collaborons avec des personnes de partout au Canada. Les outils Web nous aident à communiquer avec nos clients dans tout le pays. Beaucoup de conférences se déroulent désormais en mode hybride, avec des participants sur place et à distance. Ces outils nous permettent de soutenir les conférences de manière sûre et efficiente. Il est important que la technologie que nous utilisons soit accessible pour les employés du SCIC, les clients et les participants aux conférences.

Mesures prises et obstacles cernés

Depuis 2023, le SCIC a réalisé des progrès au chapitre de l’accessibilité numérique. Le système de gestion des conférences a été lancé et l’équipe de TI a suivi une formation sur l’accessibilité. Ces améliorations ont facilité la gestion des conférences et le soutien technique aux clients.

Toutefois, certains obstacles subsistent. Le site Web destiné au public ne répond pas encore aux exigences de niveau AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.1, et le personnel et les clients ont besoin de directives plus claires sur la création de documents numériques accessibles. Bien que le SCIC aide ses clients à organiser des conférences, nous ne produisons pas tous les documents de conférence et avons donc un contrôle limité sur leur accessibilité. Le SCIC continuera à proposer des pratiques exemplaires et des ressources pour aider les clients et le personnel à créer du contenu accessible.

Engagements de 2026 à 2028

De 2026 à 2028, nous ferons des mises à jour périodiques du système de gestion des conférences afin d’améliorer l’accessibilité, les fonctionnalités et l’expérience utilisateur.
D’ici le mois de décembre 2026, le personnel aura accès à de la formation et à des documents de référence rapide sur la création de documents accessibles et l’utilisation des fonctions d’accessibilité dans les logiciels couramment utilisés.
D’ici le mois de décembre 2027, nous créerons un carrefour de l’accessibilité sur le site intranet (SharePoint), où nous réunirons des ressources utiles et des pratiques exemplaires sur les outils numériques, les documents, les communications, les conférences et l’approvisionnement accessibles.
D’ici le mois de décembre 2028, nous remanierons le site Web public pour répondre aux exigences de base du niveau AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.1.

3.5 Les communications, autres que les technologies de l’information et des communications (TIC)

La communication est au cœur du travail du SCIC. Nous communiquons avec nos clients pour planifier les conférences, aidons les gouvernements à communiquer les uns avec les autres et communiquons de l’information aux médias et au public. Dans le Plan sur l’accessibilité de 2023-2025, le SCIC s’est engagé à mettre à jour la politique sur les communications, à former le personnel et à veiller à l’accessibilité des nouveaux documents.

Mesures prises et obstacles cernés

Le SCIC a accru la sensibilisation à l’égard des communications accessibles lors d’événements, notamment au moyen d’une formation sur l’accessibilité ayant été suivie par 96 % des employés qui appuient les conférences et de conseils formulés par l’agent d’accessibilité. Des efforts ont aussi été déployés pour favoriser les communications bilingues et appliquer les normes d’accessibilité aux documents internes et externes.

Certains obstacles demeurent. La politique sur les communications n’a pas encore été mise à jour pour inclure des exigences en matière d’accessibilité, de bilinguisme et de langage clair. Les documents de conférence et les documents de présentation sont créés par les clients plutôt que par le SCIC, ce qui limite notre capacité à assurer leur accessibilité. Dans ces cas, le SCIC fournit des conseils et des pratiques exemplaires pour aider les clients à rendre leurs documents accessibles. Bien que le sous-titrage soit offert pour le contenu enregistré ou virtuel, il ne l’est pas de manière constante pour les réunions internes en direct.

Engagements de 2026 à 2028

D’ici le mois de décembre 2026, nous formerons le personnel sur la façon de créer des documents et des produits de communication accessibles.
D’ici le mois de décembre 2027, nous mettrons à jour la politique sur les communications afin d’y inclure des exigences en matière d’accessibilité, de bilinguisme et de langage clair.
D’ici le mois de décembre 2027, nous publierons des lignes directrices et une liste de contrôle des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité à l’intention des clients qui veulent créer du contenu et des documents de conférence accessibles.
D’ici le mois de décembre 2028, nous veillerons à ce que tous les nouveaux documents numériques et communications publiques respectent les exigences de la Norme sur l’accessibilité des sites Web du gouvernement du Canada et des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.1 (niveau AA).
De 2026 à 2028, nous encouragerons l’utilisation du sous-titrage en direct dans les réunions virtuelles internes en communiquant des conseils sur la façon d’activer le sous-titrage dans Microsoft Teams et Zoom, et en invitant les organisateurs de réunions à inclure des options de sous-titrage dans les invitations aux réunions.

3.6 La conception et la prestation de programmes et de services

Le SCIC appuie la conduite de réunions intergouvernementales partout au Canada en aidant les gouvernements à planifier et à tenir des conférences. Il s’occupe notamment du soutien logistique, des services techniques et de la coordination administrative. Les utilisateurs de nos services, nos clients, prennent les décisions définitives au sujet de leurs conférences, y compris pour ce qui est de l’accessibilité des lieux, du matériel et des formats. Même si le SCIC ne peut pas contrôler toutes les décisions en matière d’accessibilité, il a la responsabilité de guider ses clients et de les aider à faire des choix inclusifs. Pour être réussie, une conférence doit tenir compte de l’accessibilité, et le SCIC peut y contribuer en offrant des conseils, de la formation et des outils accessibles.

Mesures prises et obstacles cernés

En 2023, le SCIC a amorcé l’élaboration de lignes directrices internes sur l’accessibilité à l’intention du personnel. Ce travail a permis de cerner les obstacles et d’orienter la planification à venir. Cependant, la rédaction des lignes directrices n’est pas terminée, car des priorités concurrentes l’ont retardée. Les consultations ont également confirmé que les clients bénéficieraient de conseils plus uniformes en matière d’accessibilité pendant les étapes de planification des conférences.

Engagements de 2026 à 2028

D’ici le mois de décembre 2026, nous finaliserons et mettrons en œuvre des lignes directrices internes sur l’accessibilité à l’intention du personnel du SCIC. Elles contiendront une liste de vérification des points prioritaires à prendre en compte lors de l’organisation de conférences.
En 2026, nous organiserons une séance d’information et de la formation à l’intention du personnel, où il sera question des nouvelles directives de Normes d’accessibilité Canada.
De 2026 à 2028, nous continuerons à fournir des conseils sur l’accessibilité lors des discussions de planification de conférences avec les clients, et à encourager l’inclusion de caractéristiques d’accessibilité telles que des salles sans obstacle, des sièges accessibles et du sous-titrage, dans la mesure du possible.

3.7 L’acquisition de biens, de services et d’installations

Si l’on tient compte de l’accessibilité dès le début, on peut réduire les obstacles. L’application de normes d’accessibilité dans les processus d’approvisionnement contribue à veiller à ce que les installations, les biens et les services puissent être utilisés par tous.

Mesures prises et obstacles cernés

Dans le Plan sur l’accessibilité de 2023-2025, le SCIC s’est engagé à inclure des exigences en matière d’accessibilité dans les énoncés des travaux et à établir une liste de fournisseurs de services en matière d’accessibilité. Ces objectifs ont été atteints. Le SCIC inclut désormais systématiquement des exigences d’accessibilité dans les documents d’approvisionnement et utilise les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement du gouvernement du Canada pour avoir accès à des fournisseurs de services d’accessibilité, au besoin. Bien que l’accessibilité fasse maintenant partie de notre processus d’approvisionnement, le personnel a fait remarquer qu’il pourrait être plus facile d’obtenir des conseils pratiques sur la façon d’appliquer les critères d’accessibilité. Pour que le SCIC puisse continuer à réduire les obstacles à l’égard des biens et des services achetés, il faut que le personnel chargé de l’approvisionnement soit en mesure d’évaluer les aspects relatifs à l’accessibilité.

Engagements de 2026 à 2028

En 2026, nous offrirons une formation au personnel chargé de l’approvisionnement, dont sur les nouvelles directives de Normes d’accessibilité Canada et les pratiques exemplaires pour l’approvisionnement accessible.

3.8 Le transport

Le SCIC n’offre pas de services de transport aux employés ni aux clients. Toutefois, les employés doivent se rendre au bureau d’Ottawa et voyager partout au Canada pour appuyer les conférences. Le Plan sur l’accessibilité de 2023-2025 ne comportait pas d’objectif dans le domaine des transports. Depuis, de nouveaux obstacles ont été cernés. Des commentaires d’employés et des examens internes récents ont révélé des difficultés telles que le nombre limité de places de stationnement accessibles et des problèmes d’accès occasionnels aux bâtiments, qui peuvent rendre les déplacements difficiles. Les employés qui voyagent pour le travail peuvent également avoir besoin d’aide pour obtenir des vols, des hôtels ou des transports terrestres accessibles. À l’heure actuelle, les mesures d’adaptation sont traitées au cas par cas, et il n’existe aucun processus officiel pour orienter les employés à cet égard.

Mesures prises et obstacles cernés

Le SCIC fournit un soutien pour les déplacements et l’hébergement, au besoin, mais le processus de demande de dispositions accessibles est informel. Les employés ont fait remarquer qu’ils aimeraient pouvoir trouver aisément à un seul endroit tous les renseignements au sujet des options de transport accessibles.

Engagements de 2026 à 2028

À partir de 2026-2027, nous fournirons aux employés des renseignements clairs sur les options de transport accessibles, y compris l’emplacement des stationnements, les entrées des immeubles et les possibilités de transport en commun à proximité. Cela sera affiché dans le carrefour de l’accessibilité sur le site intranet (SharePoint).
D’ici le mois de décembre 2027, dans le cadre de la nouvelle politique sur l’adaptation, nous établirons et communiquerons un processus clair permettant aux employés de demander des dispositions de voyage accessibles, y compris pour les vols, les hôtels et les transports terrestres.

4. Conclusion

Le travail que nous faisons au SCIC est important. Nous réunissons des représentants des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à des conférences pour discuter de sujets qui concernent l’ensemble des Canadiens et des Canadiennes.

Nous voulons être accessibles parce que nous sommes déterminés à servir et à représenter toute la population canadienne. Cela comprend les personnes handicapées. Nous voulons être accessibles à tous : nos employés, nos clients, les personnes qui assistent à nos conférences et la population canadienne.

Le Plan sur l’accessibilité nous guidera dans l’apport d’améliorations de 2026 à 2028. C’est une étape de plus dans nos efforts continus pour rendre le SCIC plus accessible et inclusif. Nous publierons des mises à jour annuelles du plan afin de présenter ce que nous avons fait et ce qu’il reste à accomplir.

Vous pouvez en tout temps nous faire part de vos observations au sujet de ce plan et de nos efforts en matière d’accessibilité. La rétroaction nous aide à cerner les obstacles et à améliorer nos pratiques. Vous trouverez des renseignements sur la façon de transmettre des commentaires sur notre site Web, à l’adresse https://scics.ca/fr/accessibilite/.

Dès le début de 2026, nous travaillerons au lancement des nouvelles initiatives en matière d’accessibilité décrites dans le présent plan, poursuivrons la collaboration avec nos employés et nos clients, et veillerons à ce que l’accessibilité fasse partie intégrante de tout ce que nous faisons.