Photo de l’équipe de direction du SCIC. De gauche à droite: Daniel Plourde (secrétaire adjoint); Bernard Latulippe (directeur, Services d’information); André M. McArdle (secrétaire); Anik Lapointe (directrice, Services intégrés); Louise Seaward-Gagnon (directrice, Services aux conférences).

Version PDF

UNE ANNÉE DE CHANGEMENT

REMERCIEMENTS DE CLIENTS

Réunion fédérale, provinciale et territoriale sur les services sociaux
Toronto (Ontario) – Du 28 au 30 mai 2012

Merci des services de conférence exemplaires que votre équipe et vous avez fournis lors de la réunion fédérale, provinciale et territoriale sur les services sociaux qui s’est déroulée à Toronto du 28 au 30 mai.

Nous vous sommes reconnaissants des efforts consentis par votre équipe pour nous fournir des services de traduction, de soutien à la présentation et de secrétariat. Plusieurs délégués présents à la réunion nous ont fait des commentaires positifs sur les services et le soutien offerts par votre équipe. Je tenais à vous en remercier officiellement.

Erin Hannah
Directrice, Planification et politiques stratégiques
Ministère des services sociaux et communautaires

Conférence des ministres fédéraux, provinciaux et territoriaux responsables du sport, de l’activité physique et des loisirs Inuvik (Territoires du Nord-Ouest) – Du 26 au 28 juin 2012

Merci du soutien que vous nous avez offert à la Conférence des ministres F-P-T responsables du sport, de l’activité physique et des loisirs qui s’est déroulée à Inuvik du 26 au 28 juin 2012.

Le professionnalisme de votre personnel et des entrepreneurs était de la plus haute qualité et a joué un rôle important dans le succès de la conférence. Je vous suis tout particulièrement reconnaissant de l’accueil que vous avez réservé à nos jeunes ambassadeurs et de la manière dont vous avez facilité le déroulement du programme de sorte qu’ils puissent tirer le maximum d’avantages de cet important événement national.

L’honorable Robert C. McLeod
Ministre des Affaires municipales et des Affaires communautaires

Réunion provinciale-territoriale des ministres responsables des administrations locales
Kananaskis (Alberta) – Les 11 et 12 juillet 2012

Au nom de la province de l’Alberta, je tiens à vous remercier de l’aide que vous avez apportée dans le cadre de la Conférence provinciale-territoriale de 2012 à Kananaskis.

Sans l’aide d’organismes tel que le vôtre, nous n’aurions pas pu coordonner et organiser une conférence aussi mémorable pour nos délégués.

L’honorable Doug Griffiths
Ministre des Affaires municipales de l’Alberta

Afin de vous offrir le meilleur service qui soit et l’information la plus à jour possible, le SCIC vous invite à lui faire part de vos commentaires et de vos suggestions.

Voici nos coordonnées :

Renseignements généraux
Téléphone : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : info@scics.gc.ca
www.scics.gc.ca

Adresse postale
C.P. 488, Succursale A
Ottawa (Ontario)
K1N 8V5

Adresse/Livraisons
222, rue Queen, 10e étage
Ottawa (Ontario)
K1P 5V9

TABLE DES MATIÈRES

MESSAGE DU SECRÉTAIRE

Étant l’un des principaux facilitateurs de l’organisation des conférences intergouvernementales de haut niveau, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a la responsabilité de répondre aux besoins en constante évolution de ses clients tout en assurant l’efficacité de ses services.

Ceci étant dit, des changements importants ont été apportés au Secrétariat au cours de l’année qui vient de s’écouler. Nous avons assisté à l’arrivée et à l’utilisation accélérée de nouvelles technologies, tant pour la prestation des services que pour la gestion quotidienne de l’organisation. La structure du Secrétariat a été modifiée à l’interne afin de permettre à ce dernier d’adopter une démarche plus souple et plus efficace pour la gestion de ses ressources. L’organisme a également insisté davantage sur la mise en place d’un environnement favorisant l’engagement des employés envers l’organisation. Un atelier réunissant tout le personnel a été organisé et une toute nouvelle vision, intitulée Travailler ensemble pour la réussite, y a été élaborée avec succès.

Je tiens à remercier sincèrement tout le personnel du SCIC pour son dévouement et son professionnalisme en cette période de changements et de transformation. Vous travaillez fort et cela se voit, et j’apprécie l’engagement dont vous continuez de faire preuve pendant que le Secrétariat poursuit son évolution.

_______________
André M. McArdle
Secrétaire, Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

QUI NOUS SOMMES

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres et ce, partout au Canada.

Bien qu’il ait été désigné ministère fédéral quelques mois après sa création, en 1973, en vertu d’un accord conclu dans le cadre de la Conférence de mai des premiers ministres, l’impartialité et le caractère intergouvernemental du SCIC sont assurés par le fait qu’il est financé tant par le gouvernement fédéral que par les provinces et que son personnel provient des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

L’engagement des employés du SCIC et leur dévouement demeurent le gage de la qualité des services du SCIC. Au cours de la dernière année, dans le cadre d’un processus de consultation mené dans l’ensemble de l’organisation, le SCIC s’est doté de son propre Code de conduite, lequel a pour but de promouvoir un comportement éthique et professionnel.

Valeurs fondamentales

EXCELLENCE
Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe

RESPECT
Nous offrons un milieu de travail enrichissant et collégial favorisant la confiance, la civilité, la dignité et l’équité

INTÉGRITÉ
Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente, et nous faisons preuve de probité financière

À la fin de 2012, nous avons également revu et amélioré nos énoncés de mission et de vision dans un atelier réunissant tout le personnel. Les nouveaux énoncés sont clairs, concis et, plus important encore, ont une signification pour tous et chacun au sein de l’organisation.

VISION : Travailler ensemble pour la réussite
MISSION : Notre raison d’être, aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions novatrices.

NOTRE ÉQUIPE DE DIRECTION

L’équipe de direction du SCIC est chevronnée, concentrée sur ses objectifs et déterminée à offrir un service de qualité et à relever les défis qui l’attendent. Elle veille à ce que l’organisation demeure efficace et rentable, et elle parvient invariablement à optimiser les ressources.

Photo de l’équipe de direction du SCIC. De gauche à droite: Daniel Plourde (secrétaire adjoint); Bernard Latulippe (directeur, Services d’information); André M. McArdle (secrétaire); Anik Lapointe (directrice, Services intégrés); Louise Seaward-Gagnon (directrice, Services aux conférences).

Daniel Plourde Secrétaire adjoint, Bernard Latulippe Directeur, Services d’information, André M. McArdle Secrétaire, Anik Lapointe Directrice, Services intégrés, Louise Seaward-Gagnon Directrice, Services aux conférences

NOTRE PERSONNEL

L’objectif du SCIC est que la moitié du personnel des Services aux conférences soit constitué de fonctionnaires provinciaux et territoriaux détachés par leur gouvernement respectif. Le SCIC offre à ces employés une occasion de perfectionnement unique dans le domaine des affaires intergouvernementales. À leur retour dans leur gouvernement respectif, ces fonctionnaires provinciaux et territoriaux ont acquis une vue d’ensemble des rouages des relations intergouvernementales et une expérience de travail dans des secteurs clés de l’activité intergouvernementale. L’affectation de la plupart de ces employés dure trois ans. Leur présence permet au SCIC de s’acquitter de son mandat en tant qu’organisme intergouvernemental neutre et enrichit l’organisation de la connaissance des gouvernements provinciaux et territoriaux ainsi que des villes et régions du Canada.

Quant à eux, les membres des Services d’information et des Services intégrés, à l’instar de ceux de la direction, proviennent du gouvernement fédéral. Pour répondre à la demande de services de conférence en période de pointe, le Secrétariat fournit une formation polyvalente aux employés de ces secteurs.

  Personnel bien formé et très compétent

Le personnel talentueux et motivé du SCIC est le principal facteur de la bonne réputation du Secrétariat et de sa capacité de répondre aux besoins en constante évolution de ses clients. En raison du role primordial que joue le personnel dans les succès de l’organisme, le SCIC continue d’investir de façon importante dans la formation et le perfectionnement des employés. En 2012-2013, la formation a mis l’accent sur des outils et systèmes technologiques achetés récemment, comme la vidéoconférence, le SGC (Système de gestion des conférences) et les connexions sans fil. Les employés ont également suivi des séances de formation dans le domaine des ressources humaines, notamment en ce qui a trait aux valeurs et à l’éthique, et à la prévention du harcèlement, ainsi qu’une formation donnée par Insights.

Possibilités d’affectation

En 2013-2014, le SCIC offre aux fonctionnaires provinciaux et territoriaux des possibilités d’affectation (sous forme de détachement) aux postes suivants : Gestionnaire des Services aux conférences, Agent(e) administratif/administrative de conférences, et Agent(e) de conférences, Acquisitions et services techniques.

Il s’agit d’un processus complexe étant donné que le SCIC doit travailler à la fois avec le ministère des Affaires intergouvernementales et la Commission de la fonction publique de chaque province et territoire afin d’assurer leur appui à ces détachements et de veiller à ce que les annonces soient largement diffusées à leurs employés.

Il est important de mentionner que le SCIC paie les frais de réinstallation des employés en détachement et qu’il rembourse aussi les gouvernements provinciaux et territoriaux pour les avantages sociaux et le salaire de ces employés.

Ce processus de détachement se déroule tous les deux ou trois ans, mais toute personne intéressée à joindre l’équipe du SCIC peut nous contacter en tout temps.

AVEZ-VOUS REMARQUÉ LA NOUVELLE ALLURE DU SCIC?

Depuis la mise en place de la nouvelle image de marque du Secrétariat, il y a quelques années, de nombreux progrès ont été réalisés à l’égard de la mise à jour des outils de travail et des documents d’identification tels les affiches, le papier à en-tête et les brochures.

Répartition provinciale et régionale en 2012-2013

Provinces de l’Ouest 30 % (21 conférences); territoires 7 % (5 conférences); provinces de l’Atlantique 23 % (16 conférences); Ontario/Québec 39 % (28 conférences); États-Unis 1 % (1 conférence)

Conférences par niveau en 2012-2013

Premiers ministres 3 % (2 conférences); ministres 40 % (29 conférences); sous-ministres 53 % (39 conférences); haut fonctionnaires 4 % (3 conférences)

Conférences par lieu en 2012-2013

Yukon 4 % (3 conférences) ; Territoires du Nord-Ouest 3 % (2 conférences) ; Nunavut 0 % (0 conférences) ; Colombie-Britannique 11 % (8 conférences) ; Alberta 10 % (7 conférences) ; Saskatchewan 4 % (3 conférences) ; Manitoba 4 % (3 conférences) ; Ontario 33 % (24 conférences, dont 7 dans la région de la capitale nationale) ; Québec 5 % (4 conférences, dont 1 dans la région de la capitale nationale) ; Nouveau-Brunswick 10 % (7 conférences) ; Nouvelle-Écosse 10 % (7 conférences) ; Île-du-Prince-Édouard 1% (1 conférence) ; Terre-Neuve-et-Labrador 1 % (1 conférence) ; Téléconférence 1 % (1 conférence).

*dont 7 dans la région de la capitale nationale

**dont 1 dans la région de la capitale nationale

NOS SERVICES

Le SCIC offre une gamme de services aux conférences intergouvernementales de haut niveau : de la planification et la préinscription à la traduction des documents officiels avant la conférence, en passant par la distribution des documents et à l’ensemble de la logistique sur place. Chaque année, nous adaptons le soutien offert en fonction des besoins particuliers d’un nombre important de conférences dans tout le pays. Notre réputation d’excellence s’est affirmée au fil de milliers de conférences au cours des quatre dernières décennies.

D’importants progrès ont été réalisés à l’égard de la modernisation des processus en matière de collaboration intergouvernementale. Au cours de l’année qui s’est écoulée, le SCIC a pris diverses mesures visant à améliorer sa connaissance des besoins et attentes des clients. L’offre de services a par la suite été étendue, ouvrant ainsi la porte à divers modèles et types de services à l’appui de la transformation de la collaboration intergouvernementale.

Le SCIC s’efforce toujours d’améliorer les services qu’il offre pour soutenir les conférences. De nouveaux services, comme l’inscription en ligne, les documents en ligne et une connexion sans fil sur les lieux des conférences, ont été mis en place. Le service de connexion Internet sans fil (WiFi) a été bien accueilli immédiatement par les délégués aux conférences, étant donné qu’il leur permet de rester connectés même à l’extérieur de leur bureau. À la fin de l’exercice financier, le service d’inscription en ligne était utilisé par douze secteurs gouvernementaux différents. Le système de téléchargement de documents a quant à lui été adopté par quelques secteurs et nous prévoyons un accroissement de son utilisation au cours du prochain exercice. Si jamais vous souhaitez faire ajouter un autre service, veuillez communiquer avec nous pour nous le laisser savoir!

Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion intergouvernementale de premiers ministres, de ministres ou de sous ministre.

Le gouvernement hôte assume les frais des salles de conférence et des activités entourant la conférence; et de son côté, le SCIC assume les coûts de la plupart des autres services liés à la conférence. Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement fédéral (au moyen de crédits parlementaires) et par les provinces (au moyen de contributions).

Pour faire une demande de services, veuillez contacter notre directrice des Services aux conférences, au
613-995-4328. Nous sommes impatients de collaborer avec vous pour votre prochaine rencontre!

COUP D’ŒIL SUR 2012-2013

Comparativement à l’exercice précédent, l’activité intergouvernementale a nettement augmenté. Ainsi, le SCIC a fourni ses services à 73 conférences de haut niveau, dont 49 fédérales-provinciales-territoriales et 24 provinciales-territoriales.

Conférences par secteur 2012-2013

Secteur FPT
Min.
FPT
S-M
Prem. Prov. P-T
Min.
P-T S-M Hauts
fonctionnaires
FPT
Nombre total de conf.
Administrations locales 1 1 2
Affaires autochtones 1 1 2
Affaires intergouvernementales 2 2
Agriculture 3 1 4
Citoyenneté et Immigration 1 2 3
Commerce interne 0
Condition féminine 1 3 4
Culture et patrimoine 2 1 1 4
Développement du Nord 0
Éducation 1 1 3 5
Environnement 1 2 3
Gestion des urgences 1 1 1 3
Habitation 1 1
Industrie 1 1 2
Intergouvernemental – Budget 1 1
Justice 1 3 1 3 8
Pêches 2 2 4
Ressources humaines et services sociaux 2 3 1 6
Ressources naturelles 1 1 2
Santé 1 2 1 2 6
Sport, activité physique et loisirs 1 1 2
Transports 1 4 5
Travaux publics et administration gouv. 3 1 4
Total 20 26 2 9 13 3 73

Archives

Le SCIC offre des services d’archivage des documents intergouvernementaux pour chaque secteur ayant fait l’objet d’une conférence desservie par le Secrétariat depuis sa création en 1973. Cette collection unique se compose des documents déposés par les délégations lors des conférences fédérales-provinciales-territoriales, provinciales-territoriales et fédérales-territoriales de haut niveau. Elle représente un vaste registre de chaque conférence desservie par le Secrétariat depuis cette date. Elle est aussi composée des documents élaborés par le Secrétariat au nom du président et des coprésidents (listes de documents, listes de délégués, etc.) ainsi que des documents (ordres du jour, présentations et rapports) présentés et déposés par les diverses délégations participantes. Parmi les autres documents de référence, on compte aussi les enregistrements audiovisuels des séances publiques tenues dans le cadre de diverses réunions de premiers ministres desservies par le Secrétariat ainsi qu’une sélection d’images numériques et de photos prises à certaines de ces conférences.

Au cours de l’exercice financier 2012-2013, ce sont 800 nouveaux documents issus de rencontres fédérales-provinciales-territoriales qui ont été ajoutés aux archives du SCIC, ainsi que 250 nouveaux documents élaborés pour des rencontres provinciales-territoriales.

Le Secrétariat est le dépositaire de ces documents, qui demeurent la propriété des gouvernements dont ils proviennent. Les archives sont destinées d’abord et avant tout à l’usage des délégués fédéraux, provinciaux et territoriaux; elles ne relèvent pas du domaine public et ne sont pas visées par la Loi sur l’accès à l’information. Les autres demandes d’accès à des documents dans nos archives sont renvoyées au gouvernement dont ils proviennent.

Archives

 

Statistiques sur les documents des conférences

Nombre total de documents archivés au 31 mars 2013
Fédéraux-provinciaux-territoriaux 33 952 70 %
Fédéraux-territoriaux 54 0 %
Provinciaux-territoriaux 14 351 30 %
Total général 48 357 100 %

Évaluation des Services aux conférences

En 2012-2013, le SCIC a fourni des services à l’occasion de 73 conférences intergouvernementales de haut niveau.

Le rendement est évalué au moyen de données et de documents internes, de même que par deux sondages menés auprès des clients, le premier reposait sur un échantillonnage annuel des planificateurs de conférences et le second était destiné aux participants.

Dans l’ensemble, les résultats du sondage sur la satisfaction demeurent positifs et indiquent un taux de satisfaction de 90 % ou plus, bien que certains volets de notre service, notamment la planification de conférences, n’ont pas atteint le niveau ciblé, les résultats obtenus étant légèrement inférieurs aux années précédentes. Lorsqu’on a demandé aux planificateurs et aux participants de décrire en quelques mots la qualité des services offerts par le SCIC, leur réponse présentait généralement les termes suivants : professionnel, efficace, excellent, coopératif.

De nombreux autres commentaires positifs ont été formulés, par exemple :

  • le SCIC est absolument phénoménal;
  • le SCIC est très utile; son personnel connaît les protocoles et est en mesure de communiquer efficacement.

L’exercice 2012-2013 fut une année de transition pour le SCIC. En effet, nous avons lancé d’importantes initiatives afin de moderniser nos services en fonction des besoins en constante évolution de nos clients, tout en adaptant nos processus et nos procédures pour réaliser des économies au chapitre de la prestation de services. Le fait que les taux de satisfaction des participants aux conférences soient demeurés très élevés (97 %) est encourageant : cela indique que les décisions prises par la direction pour générer des économies n’ont eu aucune incidence sur le niveau de service offert aux participants sur les lieux des conférences. En outre, l’intégration des nouvelles technologies à notre offre de services a été accueillie favorablement par nos clients. Cependant, dans le cadre du processus de planification, les taux de satisfaction obtenus, soit de 70 % au chapitre de la « souplesse » et de 75 % en ce qui a trait à « la connaissance des services que le SCIC peut et ne peut pas fournir », peuvent être attribuables à la nécessité de passer d’une offre de services fixe à une analyse plus approfondie des demandes des clients.

FINANCES

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est financé à la fois par le gouvernement du Canada, qui lui consent des crédits parlementaires, et par les provinces, qui lui versent des contributions. La somme demandée aux provinces l’automne dernier, pour le budget de 2012-2013, correspondait à la différence entre le budget total du SCIC et la quote-part du gouvernement fédéral1, différence qui a ensuite été rajustée selon les fonds inutilisés en 2012-2013.

Tableau 1
Budget de 2012-2013 du SCIC (en milliers de dollars)

Budget Moins rajustement budgétaire pour 2012-20132 Budget
rajusté
Budget principal des
dépenses du SCIC
6 614,7 (1 412,5) 5 202,2
Moins : quote-part fédérale1 4 067,7 (1 362,7) 2 705,0
Quotes-parts des provinces 2 547,0 (49,8) 2 497,2

Le montant total demandé aux provinces pour le budget du SCIC est ensuite réparti entre chacune d’elles, au prorata de leur population d’après les données du dernier recensement fédéral. Le tableau 2 fait état des quotes-parts des provinces pour le budget de 2012-2013 du SCIC ainsi que des montants réels reçus.

Tableau 2
Quotes-parts des provinces pour le budget de 2012-2013 du SCIC (en milliers de dollars)

% établi
en fonction du recensement de 2011
Quotes-parts des provinces pour le budget 2012-2013 du SCIC Quotes-parts des provinces pour le
rajustement2
Contribution demandée
en 2012-2013
Contribution réelle reçue
en 2012-2013
Terre-Neuve-
et-Labrador
1,5 39,3 (3,6) 35,7 35,7
Nouvelle-
Écosse
2,8 70,4 (6,4) 64,0 64,0
Nouveau-
Brunswick
2,3 57,3 (5,2) 52,1 52,1
Île-du-Prince-Édouard 0,4 10,7 (1,0) 9,7 9,7
Québec 23,7 603,2 603,2 131,3
Ontario 38,2 981,1 981,1 355,6
Manitoba 3,6 92,2 (8,4) 83,8 83,8
Saskatchewan 3,1 78,8 78,8 23,0
Alberta 10,9 278,2 (25,2) 253,0 253,0
Colombie-
Britannique
13,2 335,8 335,8 95,0
Total 100,0 2 547,0 (49,8) 2 497,2 1 103,2

1 La quote-part du gouvernement fédéral correspond à 50 p. 100 du budget total, plus les régimes d’avantages sociaux des employés, les frais de traduction, les services aux locataires, les coûts d’immobilisations et tout manque à gagner causé par les provinces qui n’ont pas versé la totalité de leur quote-part.

2 Le rajustement budgétaire 2012-2013 correspond à la différence entre le budget principal des dépenses et les dépenses réelles. La quote-part des provinces est rajustée en fonction des provinces qui ont pleinement contribué au budget de fonctionnement du SCIC.

Le tableau 3 consiste en un résumé des états financiers du SCIC. Le financement total est composé de la somme prévue dans le budget principal des dépenses ainsi que des montants découlant des rajustements. Le budget principal des dépenses est constitué des crédits approuvés pour l’organisme au début de l’exercice, qui a commencé le 1er avril 2012. Par rajustement, on entend les fonds additionnels reçus pour couvrir l’augmentation des salaires prévue dans les conventions collectives révisées. Le financement total à la disposition du SCIC est demeuré approximativement le même qu’en 2012-2013.

Les dépenses totales pour 2012-2013 s’élèvent à 5,2 millions de dollars par rapport aux 5,6 millions de dollars (diminution de 7,1%) dépensés en 2012-2013. Le SCIC a donc enregistré un excèdent de 1,8 million (1,4 million en 2012-2013). De ce montant, 0,5 million de dollars était des affectations bloquées dans les crédits ministériels établies par le Conseil du Trésor en vue d’empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d’économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. Le surplus est aussi attribuable au fait que le SCIC reçoit suffisamment de fonds pour desservir quelques 100 conférences par année, mais qu’il n’en a desservi que 73 en 2012-2013 (60 en 2012-2013). Les dépenses liées aux traitements et aux salaires ont diminué de 3.8% en raison des décisions prises en matière de dotation et parce qu’en 2012-2013 il n’y a pas eu de versements d’indemnité de départ aussi important qu’en 2012-2013 lors du changement de la convention collective pour les services des programmes et de l’administration. Les autres coûts de fonctionnement ont également diminué de 11.4% en raison principalement de la variation dans les lieus des conférences desservies tout au long de l’année, ce qui se répercute sur les coûts de voyages, services professionnels (traduction et interprétation) et de transport.

Tableau 3
États financiers du SCIC en 2012-2013 (en milliers de dollars)

2012-2013 2012-2013
Budget du SCIC
Budget principal des dépenses 6 614,7 6 624,1
Rajustements et transferts 305,0 349,0
Financement total 6 919,7 6 973,1
Dépenses du SCIC
Salaires et traitements 2 513,6 2 614,2
Régimes d’avantages sociaux 325,6 333,2
Sous-total : Coûts relatifs au personnel 2 839,2 2 947,4
Autres coûts de fonctionnement 2 222,7 2 473,6
Coûts d’immobilisations 93,5 139,6
Sous-total : Autres coûts de fonctionnement et d’immobilisations 2 316,2 2 613,2
Dépenses totales 5 155,4 5 560,6
Non utilisé (dépassement) 1 764,3 1 412,5

 

S’ADAPTER À LA NOUVELLE RÉALITÉ

La période actuelle d’austérité budgétaire, l’évolution du contexte intergouvernemental et la priorité donnée à la modernisation et à la transformation ont entraîné une restructuration de notre Division des services aux conférences. Cette restructuration avait principalement pour but de faire correspondre les ressources humaines à la nature cyclique des conférences. Diverses stratégies de dotation ont été mises en œuvre, et on a notamment eu recours au programme d’échange-travail pour les étudiants. La mise en œuvre s’étalera sur toute l’année 2013, et la stratégie se terminera une fois l’attrition complétée, ce qui permettra au SCIC d’assurer une transition sans heurt grâce à des communications ouvertes avec les employés et les partenaires.

  Une utilisation intelligente de la technologie

L’exercice 2012-2013 nous a également montré l’importance des technologies modernes. Afin d’améliorer le modèle de prestation des services du SCIC, diverses initiatives ont été menées à bien, notamment :

  • L’achat d’un équipement de vidéoconférence mobile ainsi que la formation du personnel. Conséquemment, en janvier 2013, le SCIC avait terminé la phase 1 de son projet de vidéoconférence, et est maintenant en mesure d’offrir des services de vidéoconférence dans le cadre de rencontres en personne organisées partout au pays.
  • L’achat de l’équipement a permis au SCIC d’offrir aux participants lors des conférences une connexion Wi-Fi sécurisée, dans la salle de réunion principale, et ce, lors de toutes les rencontres.
  • L’ajout de numériseurs à l’équipement mobile a permis de se défaire de télécopieurs désuets.
  • On a favorisé l’amélioration continue du système d’inscription en ligne, en plus de sécuriser le système de recherche documentaire. Ces outils sont maintenant utilisés par un nombre croissant de clients.
  • On a équipé les gestionnaires des conférences de tablettes électroniques afin de mettre à l’essai cet outil et d’évaluer son utilité dans le cadre des conférences.

Un sondage mené auprès des participants a révélé un taux de satisfaction de 90 % à l’égard des technologies mises à leur disposition sur place.

L’AVENIR

  Renouvellement, Amélioration et innovation constants

Au cours du dernier exercice stratégique, le Secrétariat a remanié ses priorités pour les 5 prochaines années :

  1. Améliorer et développer des partenariats stratégiques
  2. Transformer notre modèle de prestation des services
  3. Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience
  4. Instaurer un climat propice à l’innovation qui favorise l’engagement des employés envers la transformation de l’organisme

Le Plan stratégique du SCIC énonce en détail les objectifs qui permettront de donner suite aux priorités organisationnelles citées précédemment. De plus, le SCIC avait besoin d’établir clairement son positionnement par rapport à ses principaux domaines d’activité. C’est pourquoi les déclarations de position stratégique suivantes ont été rédigées :

Offre de services aux conférences : Les offres de services seront élargies, ce qui ouvrira la porte à une série de modèles et de types de services qui permettront de soutenir la transformation de la collaboration intergouvernementale.

Gestion de l’information : Le SCIC reconnaît l’importance d’une gestion adéquate de l’information dans l’ensemble de l’organisation, tant pour ce qui est de son propre fonds d’information que pour les documents des conférences intergouvernementales. Les efforts et les ressources seront essentiellement consacrés à faire en sorte que les systèmes électroniques soient le moyen privilégié pour la création, l’utilisation et la gestion de l’information.

Sécurité : La sécurité fait partie intégrante des cadres de politique du SCIC, de sa culture, de ses activités quotidiennes et de la façon de faire des employés.

La haute direction veillera à l’optimisation et à l’efficacité des mécanismes et des ressources, conformément aux politiques gouvernementales.

Gestion de l’organisation : En gardant à l’esprit la nature intergouvernementale de l’organisme, la haute direction du SCIC s’acquittera de ses obligations à titre d’organisme du gouvernement fédéral :

  • en ayant davantage recours à des pratiques et processus communs dans ses activités;
  • en harmonisant ses priorités avec celles du gouvernement;
  • en étudiant les possibilités de recourir aux services partagés; et
  • en continuant de rechercher d’autres économies à réaliser.

Technologie : Le SCIC prendra ses décisions relatives à la technologie en fonction des besoins d’un effectif mobile et en conformité avec les initiatives pangouvernementales.

De plus, le SCIC se tiendra à l’affut des nouvelles technologies et de leur application possible au travail et sur les lieux des conférences.