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> Rapport d’étape 2024 – Plan sur l’accessibilité 2023-2025

ISSN 2817-9668

Also published in English under the title: 2024 Progress Report – 2023-2025 Accessibility Plan

Ce document est disponible sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, et dans d’autres formats sur demande.

Pour plus d’informations, veuillez contacter :

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
C.P. 488, succursale A
Ottawa (Ontario)
K1N 8V5
Courriel : info@scics.gc.ca

Table des matières

Renseignements généraux
1. Pour nous contacter et nous transmettre vos commentaires
Domaines visés à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité
Consultations
Rétroaction
Glossaire

1. Renseignements généraux

La version intégrale du Plan sur l’accessibilité du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) peut être consultée en cliquant ici : https://scics.ca/fr/accessibilite/. Une version facile à lire, plus courte et plus simple que le plan détaillé, est aussi offerte à la même adresse. Les deux versions du Plan sur l’accessibilité et les rapports d’étape ont été rédigés en langage simple et accessible afin qu’ils soient les plus clairs, les plus concis et les mieux adaptés possibles pour le public visé.

1.1 Pour nous contacter et nous transmettre vos commentaires

Le SCIC aime savoir ce que pensent ses employés, ses clients, les participants aux conférences et les membres du public. Nous sommes heureux de recevoir des commentaires concernant le Plan sur l’accessibilité et l’accessibilité au Secrétariat. Vous pouvez nous envoyer vos commentaires de façon anonyme. Nous examinerons toutes les observations reçues et nous prendrons des mesures pour éliminer les obstacles cernés.

Vous pouvez transmettre vos commentaires concernant l’accessibilité au SCIC, la mise en œuvre du Plan sur l’accessibilité par l’organisme ou les obstacles que vous avez dû surmonter dans le cadre de vos interactions avec le SCIC à :

Benoît Massé, sous-secrétaire intérimaire
Courriel : info@scics.ca
Téléphone : 613-995-2341
Par la poste : C.P. 488, succursale A, Ottawa (Ontario), K1N 8V5

Vous pouvez vous rendre sur notre site Web pour télécharger le Plan sur l’accessibilité du SCIC, les rapports d’étape et une description des étapes à suivre pour nous transmettre vos commentaires dans une forme électronique compatible avec les technologies d’assistance : https://scics.ca/fr/accessibilite/. Ces documents peuvent aussi vous être envoyés dans d’autres formats, dans les délais suivants :

En format imprimé : 15 jours
En gros caractères (taille de police plus grande) : 15 jours
En braille (un système de points soulevés que les personnes aveugles ou ayant une faible vision peuvent lire avec leurs doigts) : 45 jours
En version audio (l’enregistrement d’une personne qui lit le texte à haute voix) : 45 jours

2. Domaines visés à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité

Il faut tenir compte de l’accessibilité dans tout ce que nous faisons. Pour être vraiment accessible, on doit accorder la priorité à l’accessibilité dès le début des projets, et souvent. Certaines personnes et certaines équipes du SCIC joueront un rôle plus important que d’autres. Mais nous avons tous des responsabilités afin de rendre le SCIC plus accessible. Il faut que ce soit une mission pour toute l’organisation.

2.1 L’emploi

Le SCIC est un petit organisme de 40 employés seulement. Cela veut dire que nos employés sont responsables de plusieurs tâches. Ils doivent bien faire leur travail et, pour cela, ils ont besoin d’un environnement de travail accessible. Nous voulons que nos employés sachent qu’ils peuvent obtenir de l’aide s’ils rencontrent des obstacles au travail.

Le SCIC a consacré des ressources à l’amélioration de ses processus d’adaptation.
- La documentation d’orientation des employés a été actualisée et mise en œuvre à l’échelle de l’organisme, de manière à préciser le processus d’adaptation et le responsable de ce processus.
- En 2024, le SCIC a diffusé un message informant le personnel de la marche à suivre pour demander des mesures d’adaptation.
- En 2025, le SCIC finalisera le processus en procédant à l’examen et à la mise en œuvre de la politique sur l’adaptation.
Par suite d’un examen rigoureux, nous avons créé une fonction d’agent d’accessibilité et l’avons attribuée au poste le plus à même d’offrir de l’orientation et du soutien en matière d’accessibilité au sein de l’organisme.
En milieu d’année, le SCIC a établi que tous ses avis d’emploi comporteront systématiquement un lien vers les canaux officiels présentant de l’information en matière d’accessibilité. De plus, les offres d’emploi et la description des tâches seront révisées pour s’assurer qu’elles sont rédigées dans un langage inclusif et accessible.
Tout au long de l’année, le SCIC a travaillé avec des spécialistes afin de réviser son code de conduite et d’autres politiques pertinentes, en utilisant un langage plus précis et ferme à l’égard de l’accessibilité et des handicaps.

2.2 L’environnement bâti

Certains employés du SCIC travaillent à la maison et d’autres, à notre bureau principal à Ottawa. La plupart des gens travaillent désormais trois jours par semaine au bureau, et certains pourraient recommencer à y travailler à temps plein dans l’avenir. Nous voulons que nos bureaux soient sécuritaires et accessibles. Nous avons demandé aux employés ce qu’ils pensaient de l’accessibilité à notre bureau. Nous avons aussi travaillé avec un spécialiste de l’accessibilité, qui nous a aidés à trouver les obstacles dans l’environnement bâti.

En 2023, le SCIC a évalué la viabilité de rénover un espace de travail uniquement accessible par un escalier, afin de le transformer en espace collaboratif entièrement accessible.
- En 2024, il a été décidé de mettre en suspens la rénovation de cet espace de travail en raison du coût élevé des travaux et de la forte possibilité que notre bail prenne fin en novembre 2027. Bien que ce lieu représente un obstacle connu, il n’est pas nécessaire d’y apporter une attention immédiate puisqu’il n’est pas utilisé. Les ressources ont été affectées à l’apport d’autres améliorations en matière d’accessibilité exposées dans le présent rapport, dont la priorité a été établie sur la base d’une analyse des besoins des employés.
L’an dernier, le SCIC a commencé à explorer diverses méthodes de notification d’urgence accessibles aux personnes handicapées.
- En juin 2024, le SCIC a fait appel à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), en collaboration avec Group Mach, pour installer 13 lumières stroboscopiques d’alarme incendie à divers endroits au plafond. Les lumières clignoteront en situation d’urgence.
En 2023, le SCIC a signé une convention particulière de services avec SPAC en vue de l’installation de rampes dans les voies de circulation longues.
- En mars 2024, SPAC, de concert avec Group Mach, a réalisé les travaux d’installation des rampes dans les voies de circulation longues.
Le Comité de santé et sécurité au travail du SCIC a fait des recherches sur les processus à utiliser par les employés handicapés pour demander la prise de mesures d’adaptation ou l’apport d’ajustements à leur espace de travail.
- Ces travaux ont mené à la décision d’intégrer le passeport numérique pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada (lorsqu’il sera offert à l’échelle du gouvernement) dans les communications du SCIC avec les employés et les documents d’orientation des nouveaux employés.

2.3 Les technologies de l’information et des communications

La technologie Web joue un grand rôle dans le travail que nous réalisons au SCIC. Notre bureau est situé à Ottawa, mais nous collaborons avec des personnes de partout au Canada. Les outils Web nous aident à communiquer avec nos clients dans tout le pays.

Depuis la pandémie, beaucoup des conférences que nous appuyons se déroulent de façon virtuelle. La technologie Web nous permet d’assurer la sécurité de tous. Il est important que la technologie que nous utilisons soit accessible pour les employés du SCIC, les personnes qui utilisent nos services et les participants à nos conférences.

En nous inspirant des conclusions de l’évaluation de l’accessibilité Web réalisée en 2022, nous éliminerons les obstacles connus dans nos sites Internet et intranet et nos outils Web :
- D’importantes améliorations sont actuellement apportées au site intranet du SCIC. Un spécialiste du Web de l’extérieur du SCIC a créé un site plus accessible sur une nouvelle plateforme. Le lancement officiel est prévu pour le début de 2025.
- Les travaux visant à améliorer l’accessibilité du site Web public commenceront l’an prochain.
Tout contenu créé par le SCIC à compter de 2024 respecte – ou dépasse – les normes des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0. Dans le cadre du plan d’action pour l’amélioration continue, le SCIC évaluera les principaux éléments de contenu existants et les mettra à jour pour en améliorer l’accessibilité, notamment en ce qui a trait au contraste de couleurs sur le site.
À la fin de 2024, le SCIC a exploré les possibilités de formation sur l’accessibilité Web pour les employés, nouveaux et actuels, qui travaillent en technologie de l’information. Cette formation sera offerte en 2025.
Le SCIC a déployé un nouveau système de gestion des conférences, ayant été mis à l’essai par des personnes handicapées. Le système respecte le niveau de conformité AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0.

2.4 Les communications, autres que les technologies de l’information et des communications

Une grande partie du travail du SCIC est lié aux communications. Nous communiquons avec les clients pour planifier les conférences. Et en nous occupant des conférences, nous aidons les gouvernements à communiquer les uns avec les autres. Nous aidons aussi les gouvernements à communiquer de l’information au public et aux médias du Canada.

Au début de 2024, nous avons créé un processus de demande et de réception de documents et de matériel en formats accessibles, et l’avons mis en œuvre.
En 2024, le SCIC a embauché un spécialiste externe pour mettre à jour sa politique sur les communications afin d’y ajouter des normes sur l’accessibilité.
Tout au long de l’année, de la formation sur la production de documents accessibles a été offerte aux employés ayant pour tâche de créer des documents. Le SCIC poursuivra ce processus en 2025.
Tous les nouveaux documents créés respectent nos nouvelles normes en matière d’accessibilité.
Le SCIC a officialisé sa politique sur les communications des clients selon laquelle les clients qui demandent au SCIC de publier de l’information doivent respecter des exigences minimales en matière d’accessibilité.
Dorénavant, le SCIC ajoutera des descriptions audio ou des transcriptions compatibles avec les lecteurs d’écran à toutes les vidéos YouTube et aux autres contenus en diffusion continue qui seront créés.

2.5 L’acquisition de biens, de services et d’installations

Lorsqu’on tient compte de l’accessibilité au début d’un processus, on peut réduire les obstacles. Si on applique des normes d’accessibilité au moment de l’acquisition, on s’assure que les installations, les biens et les services sont prêts à être utilisés par tous ceux qui en ont besoin.

Nous nous sommes fixé des objectifs pour nous aider à faire de l’accessibilité une priorité lors des acquisitions.

En 2024, le SCIC a établi une méthode pour acquérir de manière efficiente des services liés à l’accessibilité (braille, audionumérique, sous-titres, vidéo avec description, interprétation en langue des signes, etc.).
En janvier 2025, les agents d’approvisionnement suivront une formation interne sur l’accessibilité. D’autre formation, offerte par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), sera aussi présentée à ce moment.

2.6 La conception et la prestation de programmes et de services

Une grande partie du travail du SCIC dépend de ses clients. Lorsque nous planifions des conférences, ce sont les utilisateurs de nos services qui prennent les décisions finales. Mais nous devons aider nos clients à prendre les décisions. Nous voulons que leurs conférences se passent bien. Pour être réussie, une conférence doit tenir compte de l’accessibilité. Si nous voulons que notre organisation soit plus accessible, nous devons encourager nos clients à adopter eux aussi des pratiques accessibles. Lorsqu’ils s’adressent à nous pour obtenir de l’aide, nous devons leur demander de quoi ils ont besoin pour assurer l’accessibilité. Et nous devons les encourager à trouver des moyens de rendre leur conférence plus accessible.

Le SCIC a mis sur pied un groupe de travail interne chargé d’établir des lignes directrices internes sur l’accessibilité. Ces lignes directrices comportent une liste de points prioritaires à vérifier lorsque le personnel appuie une conférence.
À la fin de 2024, le SCIC a amorcé l’élaboration d’une liste de pratiques exemplaires en matière d’accessibilité des conférences, qui sera envoyée aux clients lorsque le SCIC communiquera avec eux. Les travaux se poursuivront en 2025.

2.7 Le transport

Le SCIC n’offre pas de services de transport aux employés ou aux clients. Toutefois, nos bureaux sont situés au cœur d’un centre-ville offrant une multitude d’options de transport en commun à proximité. Des gares de train et d’autobus accessibles sont situées près de nos bureaux. De plus, notre immeuble est entièrement accessible.

3. Consultations

Le SCIC a eu recours à un sondage pour consulter les intervenants internes. Le sondage comportait des questions liées à la définition et à l’élimination des obstacles en matière d’accessibilité au SCIC, notamment en ce qui a trait à l’environnement bâti, à l’information et aux communications, à la technologie, aux politiques et procédures et à d’autres enjeux systémiques. Cette consultation interne a été menée auprès de tous les intervenants, et pas seulement auprès des personnes handicapées. De cette façon, le Secrétariat a pu recueillir des observations objectives et honnêtes de personnes qui s’identifient comme étant handicapées ainsi que de personnes qui ont à cœur l’accessibilité pour tous. L’exercice nous a permis de mieux comprendre l’accessibilité et les obstacles dans le contexte de notre organisation. Le SCIC a aussi lancé un nouveau sondage destiné aux intervenants externes (organisateurs de conférences), qui vise à déterminer dans quelle mesure le SCIC est parvenu à répondre aux demandes de mesures d’adaptation dans le contexte de conférences virtuelles et en personne.

4. Rétroaction

La rétroaction tirée du sondage interne portait principalement sur l’amélioration de l’accessibilité de l’affichage, du niveau sonore des salles de conférence et des documents internes, ainsi que de la clarté des offres d’emploi et des types de formation proposés. Le SCIC a pris des mesures tenant compte de la rétroaction reçue, notamment en adaptant le nouvel affichage aux lignes directrices pangouvernementales, en améliorant l’accessibilité des salles de conférence (d’ici le mois de décembre 2024), en révisant les documents internes, en uniformisant les offres d’emploi de manière à préciser les exigences physiques et en offrant de la formation entièrement bilingue. La rétroaction tirée du sondage auprès des intervenants externes soulignait les importantes améliorations relatives à l’accessibilité des conférences en personne. En effet, 94 % des répondants étaient d’accord ou fortement d’accord avec l’énoncé selon lequel le SCIC a efficacement rempli les demandes de mesures d’adaptation (comparativement à 71 % des répondants, en 2023). Pour ce qui est des conférences virtuelles, 100 % des répondants étaient d’accord ou fortement d’accord avec un tel énoncé (ce qui représente les mêmes normes élevées que l’année précédente).

5. Glossaire

Les définitions suivantes s’appliquent au plan :

Accessibilité : la conception de produits, de dispositifs, de services, d’environnements, de technologies, de politiques et de règles que tous pourront utiliser, y compris les personnes ayant divers handicaps.
Conférence : un événement où différents groupes de personnes se rencontrent pour discuter d’affaires communes, virtuellement ou en personne.
Environnement bâti : les espaces physiques où le travail est fait et où les services sont offerts.
Handicap : n’importe quelle déficience ou différence sur le plan physique, mental, intellectuel, cognitif, de l’apprentissage ou de la communication. Les handicaps peuvent être permanents ou temporaires ou changer au fil du temps.
Intergouvernemental : entre les différents niveaux et les différents types de gouvernement.
Obstacle : n’importe quel élément qui peut empêcher les personnes handicapées de participer de façon pleine et égale. Les obstacles peuvent être liés à l’architecture, à la technologie, aux comportements, à l’information ou aux communications. Ils peuvent aussi être le résultat d’une politique ou d’une procédure.
Secrétariat : un bureau du gouvernement.