Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1.Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Le rapport devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2021-2022 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement de conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations qui l’accompagne présente les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et celles utilisées par le ministère, conformément au Budget principal des dépenses et aux Budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) de 2021-2022. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel d’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

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2.Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2021-2022 sont supérieures d’environ 130 000 $ à celles du dernier exercice (120 000 $ en autorisations votées et 10 000 en autorisations législatives), principalement en raison des fonds additionnels prévus afin d’honorer des obligations rétroactives découlant des conventions collectives.

2.2État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 31 décembre 2021 sont supérieures de quelque

397 000 $ à celles de la même période en 2020-2021, surtout en raison d’un projet visant à numériser des documents du SCIC. Les coûts de location ont diminué de 79 000 $, ce qui a compensé la hausse de 47 000 $ des coûts d’interprétation à la suite du recours accru à des fournisseurs du secteur privé. Des postes vacants ont aussi été pourvus, ce qui a entraîné une augmentation de 67 000 $ des charges salariales pendant la même période.

3.Risques et incertitudes

Le mandat du SCIC consiste à assurer divers services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Au troisième trimestre de 2021-2022, 35 conférences et réunions ont été tenues, comparativement à 53 au même trimestre de l’exercice précédent. Même si le nombre de conférences a diminué, il demeure plus élevé qu’avant la pandémie, et on s’attend à ce qu’il le reste à l’avenir. La pandémie de COVID-19 a entraîné une augmentation considérable du nombre de réunions virtuelles et de la demande pour des solutions novatrices et efficaces, ce qui pourrait représenter une difficulté pour le SCIC vu le caractère limité de ses ressources. Nous avons mis en place des approches, des processus et des technologies souples qui peuvent être adaptés aux besoins en rapide évolution de nos clients. Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur nombre au cours d’un exercice donné et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés sont ou seront bientôt admissibles à la retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des plans sont en place pour assurer un transfert des connaissances aussi harmonieux que possible. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services aux conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4.Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours du trimestre précédent, trouvé, mis à l’essai et instauré diverses solutions novatrices. Ainsi, de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont mis en œuvre en vue d’améliorer la prestation des services, ce qui engendre des commentaires positifs de la part des clients ainsi que des gains d’efficacité touchant les opérations. Les principaux domaines visés sont la webconférence et la téléconférence avec interprétation simultanée à distance, l’inscription en ligne et l’accès aux documents en ligne. Au troisième trimestre, le SCIC avait appuyé trois conférences en personne depuis le début de la pandémie de COVID–19. À la lumière des recommandations des agences de santé publique, la division des Services aux conférences se penche sur les meilleurs formats à adopter à l’avenir pour la tenue de conférences, en se concentrant sur les solutions hybrides.

Approbation des cadres supérieurs

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

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