Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1.Introduction

Le présent rapport financier a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Le rapport devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2021-2022 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) de 2021-2022. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel d’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

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2.Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2021-2022 sont supérieures d’environ 1,46 million à celles du dernier exercice (soit de 1,45 million en autorisations votées et de 10 000 $ en autorisations législatives) en raison de la réduction des crédits du Budget principal des dépenses reçus lors du 1^er trimestre du dernier exercice. Il faut se souvenir qu’en raison de la pandémie de COVID–19, le Règlement de la Chambre des communes a été modifié afin de prolonger la période d’étude jusqu’à l’automne.

2.2État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 30 juin 2021 sont supérieures d’environ 158 000 $ par rapport à celles de 2020-2021. De cette augmentation, 89 000 $ est attribuable en grande partie à un décalage entre la réception, l’approbation et le traitement des factures pour les services fournis par d’autres ministères. Pour la différence, elle est en majorité attribuable à l’augmentation des charges salariales en raison de la dotation de postes demeurés vacants lors de l’exercice précédent et de la ratification des conventions collectives.

3.Risques et incertitudes

Notre mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Le nombre de conférences et de réunions qui avaient eu lieu à la fin du premier trimestre de 2021-2022 est de 53. Cela correspond au nombre d’événements appuyés lors du même trimestre de l’exercice précédent et confirme la tendance à la hausse de la demande pour nos services de conférences. La pandémie de COVID-19 a entraîné une augmentation considérable du nombre de réunions virtuelles et de la demande pour des solutions novatrices et efficaces, ce qui pourrait représenter une difficulté pour le SCIC, vu le caractère limité de ses ressources. Nous avons mis en place des approches, des processus et des technologies souples qui permettent de s’adapter aux besoins des clients, qui évoluent rapidement. Le SCIC ne décide pas de la tenue des rencontres intergouvernementales. Il est plutôt appelé à réagir aux décisions prises par les gouvernements de se réunir relativement à des enjeux nationaux ou sectoriels clés. Le choix du lieu, de la fréquence au cours d’un exercice donné, de la date et de la durée sont tous des facteurs échappant au contrôle du Secrétariat.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés sont ou seront bientôt admissibles à la retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des plans sont en place pour assurer un transfert des connaissances aussi harmonieux que possible. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services aux conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4.Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours du trimestre précédent, trouvé, mis à l’essai et instauré diverses solutions novatrices. Ainsi, de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont mis en œuvre en vue d’améliorer la prestation des services, ce qui engendre des commentaires positifs de la part des clients ainsi que des gains d’efficacité touchant les opérations. Les principaux domaines touchés sont la webconférence et la téléconférence avec interprétation simultanée à distance, l’inscription en ligne et l’accès aux documents en ligne. Vu la pandémie de COVID-19, le SCIC a continué à uniquement fournir ses services dans le cadre de vidéoconférences et de téléconférences lors du premier trimestre de 2021-2022. La division des Services aux conférences se prépare à un retour aux événements en personne au cours des prochains mois, conformément aux recommandations de la santé publique, et envisage d’offrir des formules de conférences hybrides.

Approbation des cadres supérieurs

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

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