Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1.Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Le rapport devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2020-2021 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) de 2020-2021. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel d’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

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2.Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Les autorisations dont dispose actuellement le SCIC pour 2020-2021 sont inférieures d’environ 1,55 million de dollars à celles du dernier exercice en raison de la baisse des crédits du Budget principal des dépenses. En effet, vu la pandémie de COVID-19 et le petit nombre de séances dont le Parlement a disposé au printemps pour étudier les crédits, le Règlement de la Chambre des communes a été modifié afin de prolonger la période d’examen jusqu’à l’automne. On s’attend à ce que le SCIC obtienne la totalité des crédits pour le Budget principal des dépenses de 2020-2021 en décembre 2020.

2.2État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 30 septembre 2020 sont inférieures d’environ un million de dollars par rapport à celles de 2019–2020 à la même période. Cette diminution est attribuable en partie à un changement dans le mode de prestation des services du SCIC dans le contexte de la pandémie de COVID–19. En particulier, les dépenses de transport (généralement pour les voyages des employés) ont diminué de 367 000 $, compte tenu du changement de cap complet vers les conférences virtuelles et les téléconférences. Les dépenses relatives aux services professionnels et spéciaux ont diminué de 357 000 $, aussi compte tenu en partie du passage aux conférences virtuelles. Les dépenses relatives au personnel sont également moindres, car certains postes sont demeurés vacants au sein des Services aux conférences et des Services intégrés. Cela a donné lieu à une baisse de 209 000 $.

Puisque la pandémie devrait contribuer à réduire encore les dépenses de transport pendant l’exercice, le SCIC a accordé la priorité à de nouveaux investissements. Entre autres, les documents seront numérisés afin de maximiser le fonctionnement de l’organisme tout en continuant à le positionner en fonction d’un environnement de conférence de plus en plus numérique.

3.Risques et incertitudes

Notre mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Le nombre de conférences et de réunions qui a eu lieu durant le deuxième trimestre de 2020-2021 a doublé par rapport à la même période en 2019-2020 (39 comparativement à 19 l’année dernière). Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales; il répond plutôt aux demandes de gouvernements qui souhaitent tenir des rencontres pour discuter de questions nationales ou particulières d’importance. Les décisions concernant le nombre et le lieu des réunions, le moment où elles se tiennent et leur durée ne relèvent pas du SCIC.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés sont ou seront bientôt admissibles à la retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des plans sont en place pour assurer un transfert des connaissances aussi harmonieux que possible. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services aux conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4.Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours du trimestre précédent, trouvé, mis à l’essai et instauré diverses solutions novatrices. Ainsi, de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont mis en œuvre en vue d’améliorer la prestation des services, ce qui engendre des commentaires positifs de la part des clients ainsi que des gains d’efficacité touchant les opérations. Les principaux domaines touchés sont la webconférence et la téléconférence avec interprétation simultanée à distance, l’inscription en ligne et l’accès aux documents en ligne. Vu la pandémie de COVID-19, le SCIC a uniquement fourni ses services dans le cadre de vidéoconférences et de téléconférences à compter de la mi-mars 2020.

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Approbation des cadres supérieurs