Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1.Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Le rapport devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2022-2023 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) de 2022-2023. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel d’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2.Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

La demande croissante pour des conférences en personne a continué à augmenter pendant le troisième trimestre du présent exercice, ce qui a entrainé une augmentation considérable des dépenses liées aux conférences en comparaison à l’an dernier. À ce jour, le SCIC a appuyé 52 conférences en personne et 35 vidéoconférences comparativement à 3 conférences en personne, 101 vidéoconférences et 9 téléconférences pendant la même période en 2021-2022.

2.1État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour l’exercice 2022-2023 sont supérieures d’environ 92 300 $ à celles du dernier exercice (soit de 83 800 $ en autorisations votées et de 8 500 $ en autorisations législatives) en raison du financement pluriannuel visant les obligations liées aux négociations des conventions collectives.

2.2État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 31 décembre 2022 sont de 4,4 million de dollars, soit environ 989 000 $ supérieures à celles de la même période en 2021-2022. L’augmentation observée est en grande partie attribuable aux facteurs suivants :

–Transport et communications : augmentation de 532 milles de dollars pour les frais de déplacement et le transport d’équipements reliés au retour des conférences en personne;

–Location : augmentation de 179 milles de dollars pour la location d’équipements audio-visuelles reliés au retour des conférences en personne;

–Personnel : augmentation de 318 milles de dollars en raison de la dotation de postes qui étaient vacants.

3.Risques et incertitudes

Le SCIC ne décide pas de la tenue des rencontres intergouvernementales. Il est plutôt appelé à réagir aux décisions prises par les gouvernements de se réunir relativement à des enjeux nationaux ou sectoriels clés. Le choix du lieu, de la fréquence au cours d’un exercice donné, de la date et de la durée sont tous des facteurs échappant au contrôle du Secrétariat. Le SCIC continue de concevoir et d’utiliser des outils de prévision pour estimer les coûts et planifier pour les conférences à mesure que les demandes sont reçues. Compte tenu du retour aux conférences en personne après plus de deux ans à servir surtout des conférences virtuelles et de l’augmentation des coûts causée par l’inflation, les incertitudes liées à la prévision des activités de conférence et des coûts connexes augmentent. Ces facteurs peuvent avoir une incidence sur notre capacité à garantir des ressources suffisantes pour répondre au niveau de demande de conférences.

En tant que petit organisme, le SCIC risque de perdre du personnel clé et de connaître des périodes où des rôles clés ne sont pas occupés. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services de conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4.Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Au cours du troisième trimestre, le SCIC a appuyé un certain nombre de conférences en personne, et l’on s’attend à ce que la demande se maintienne dans le contexte de l’après-pandémie. Pour répondre aux besoins en constante évolution de ses clients, l’organisme continue de chercher, de mettre à l’essai et d’instaurer des solutions novatrices pour ses services de conférences. Ainsi, de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont mis en œuvre en vue d’améliorer la prestation des services, ce qui engendre des commentaires positifs de la part des clients ainsi que des gains d’efficacité touchant les opérations. Parmi les principales solutions novatrices proposées, le SCIC continue d’encourager la tenue de conférences virtuelles, les services d’interprétation simultanée à distance ainsi que l’inscription et l’accès aux documents en ligne.

Approbation des cadres supérieurs

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

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