Rapport sur le rendement: période se terminant le 31 mars 2013

Partie III – Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2012-2013

2012-2013
Rapport ministériel sur le rendement

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

L’honorable Denis Lebel
Ministre de l’Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales;
Ministre de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec; et
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada

Table des matières

Message du Ministre

Section I: Survol de l’organisation

• Raison d’être
• Responsabilités
• Résultat stratégique et Architecture d’alignement des programmes
• Priorités organisationnelles
• Analyse des risques
• Sommaire du rendement
• Profil des dépenses
• Budget des dépenses par crédit budgétaire
• Évaluation environnementale stratégique

Section II – Analyse des programmes par résultat stratégique

• Résultat stratégique
• Programme 1 – Services aux conférences
• Analyse du rendement et leçons retenues
• Programme 2 – Services internes
• Analyse du rendement et leçons retenues

Section III: Renseignements supplémentaires

• Faits saillants des états financiers
• Tableaux Supplémentaires
• Rapport Dépenses fiscales et évaluations

Section IV: Autres sujets d’intérêt

• Coordonnées des personnes-ressources de l’organisation

Message du Ministre

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme intergouvernemental impartial jouant un rôle essentiel et constructif au sein du fédéralisme canadien. En effet, son mandat consiste à assurer le soutien administratif nécessaire à la planification et à la tenue de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres partout au Canada.

En 2012-2013, le SCIC a fourni ses services à 73 conférences de haut niveau, dont 49 fédérales-provinciales-territoriales et 24 provinciales-territoriales. En tant que partenaire clé ayant pour rôle de faciliter la tenue de ces réunions, le SCIC a la responsabilité de satisfaire aux besoins en constante évolution de ses clients tout en conservant l’efficacité de ses services. Au cours de l’année écoulée, le Secrétariat a continué d’investir dans les technologies nouvelles, tant pour la prestation des services que pour la gestion de tous les jours. Je constate avec plaisir qu’il a ajouté la vidéoconférence à sa gamme de services. De plus, l’organisation a modifié sa structure interne afin d’assouplir et de rendre plus efficace la manière dont il utilise ses ressources.

Le SCIC est bien déterminé à continuer de jouer un rôle de premier plan à titre de fournisseur de services aux conférences, et à demeurer le premier choix des gouvernements pour l’organisation des réunions intergouvernementales de haut niveau. Tous les gouvernements profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte financier actuel.

En tant que président du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai donc le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat pour 2012-2013, qui met en relief les progrès accomplis au cours du dernier exercice.

L’honorable Denis Lebel
Ministre de l’Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales
Ministre de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada

Section I: Survol de l’organisation

Raison d’être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil le 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu’un seul secteur d’activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux/territoriaux. Le secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Responsabilités

Le mandat du Secrétariat consiste à planifier et à organiser des conférences inter-gouvernementales de haut niveau partout au Canada, à la demande des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales pour ainsi permettre aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Avantages pour les Canadiens et Canadiennes

L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne. En assurant avec doigté et professionnalisme l’organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers importants sans avoir à se soucier du processus ou des risques d’erreur ou d’omission, car ils peuvent compter sur l’expérience et la neutralité du Secrétariat.

Les intérêts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont représentés par leurs gouvernements élus participant à ces conférences intergouvernementales.

En tant qu’organisme consacré à l’appui de rencontres qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles à ces processus en établissant un climat propice à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.

Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte fiscal actuel.

Résultat stratégique et Architecture d’alignement des programmes

Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture des activités de programme.

Priorités organisationnelles

Analyse des risques

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme dont l’unique programme consiste à desservir les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par 14 gouvernements et leurs ministères. Le Secrétariat fait rapport aux gouvernements tous les ans et doit s’assurer que ses services demeurent pertinents, impartiaux, confidentiels et équitables pour tous ses clients, mais aussi, et cela est plus important encore, qu’ils soient perçus comme tel dans un contexte susceptible d’être très politique. Au cours des dernières années, tous les ordres de gouvernement ont été aux prises avec des réductions budgétaires et, plus récemment, ils ont été invités à moderniser et à transformer leur façon de mener les affaires intergouvernementales. Ces facteurs ont certes entraîné un déclin des réunions en personne, mais ils ont également permis la mise en place de nouvelles et efficaces méthodes de collaboration. Par conséquent, le SCIC a saisi cette occasion pour adapter son modèle de prestation de services en y intégrant de nouvelles technologies permettant à tous les partenaires et clients de réaliser des économies tout en atteignant leurs objectifs.

Le Secrétariat a cerné quatre risques clés pouvant avoir une incidence sur sa capacité d’atteindre les résultats attendus : le risque en matière de sécurité,  le risque touchant la gestion financière, le risque touchant le capital humain et enfin le risque lié à la gestion du changement. Le tableau ci-dessous décrit chacun de ces risques et présente les stratégies de réaction au risque adoptées au cours du dernier exercice.

Sommaire du rendement

Tableau Sommaire du rendement pour le résultat stratégique, le programme et les services internes (en millions de dollars)

Résultat stratégique: L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

La réduction des dépenses en 2012-2013 est principalement attribuable aux économies de 0,5 million de dollars réalisées au cours de la première année de mise en œuvre du budget de 2012. Ces économies ont été dégagées, bien que nos dépenses réelles varient généralement en fonction du nombre d’événements et de conférences, lequel nombre fluctue d’une année à l’autre. Il importe de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Ces réunions sont organisées à la demande des gouvernements qui souhaitent se réunir pour discuter d’enjeux nationaux clés ou de dossiers particuliers. En outre, le lieu, le moment et la durée des réunions ainsi que leur nombre au cours d’un exercice donné sont autant de facteurs qui ne relèvent pas du Secrétariat.

Cependant, ces facteurs ont une incidence directe sur le niveau de dépenses du SCIC pour chacun des exercices. Chaque année, le Secrétariat reçoit les fonds nécessaires pour financer entre 110 et 120 conférences. En dix ans, nous avons organisé en moyenne plus de 100 conférences par année. C’est pourquoi nos dépenses prévues excèdent les dépenses réelles. Le contexte économique et la situation politique au cours des dernières années ont entraîné une diminution des activités intergouvernementales. Dans ce contexte, en 2012-2013, le SCIC a organisé 73 réunions de haut niveau.

Des défis constants dans la gestion des finances publiques ont entraîné une diminution du nombre de réunions intergouvernementales multilatérales de haut niveau, organisées par le Secrétariat, au cours des dernières années. En outre, des gels et des restrictions imposés à l’échelle du gouvernement en ce qui touche les déplacements, les activités d’accueil et les conférences ont eu une incidence sur les services que nous offrons.

Profil des dépenses

Tendances au chapitre des dépenses

Les dépenses réelles du SCIC sont demeurées stables au cours des dernières années, étant donné que le nombre de conférences par année était de 70 en moyenne. Nous ne prévoyons pas de fluctuations importantes pour les années à venir.

Budget des dépenses par crédit budgétaire

Pour obtenir plus de renseignements sur les crédits organisationnels et/ou les dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, veuillez consulter les Comptes publics du Canada 2013 (volume II). Une version électronique des Comptes publics de 2013 se trouve sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Évaluation environnementale stratégique

Au cours de l’exercice 2012-2013, le SCIC a reconnu et pris ses responsabilités relativement à La Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes

Section II – Analyse des programmes par résultat stratégique

Résultat stratégique

L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Programme 1 – Services aux conférences

Descriptions du programme

La principale activité de programme du SCIC consiste en la prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions importantes. Le Secrétariat n’exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d’un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs.

Analyse du rendement et leçons retenues

En 2012-2013, le SCIC a fourni des services à l’occasion de 73 conférences intergouvernementales de haut niveau.

Le rendement est évalué au moyen de données et de documents internes, de même que par deux sondages menés auprès des clients, le premier reposait sur un échantillonnage annuel des planificateurs de conférences et le second était destiné aux participants.

Dans l’ensemble, les résultats du sondage sur la satisfaction demeurent positifs et indiquent un taux de satisfaction de 90 % ou plus, bien que certains volets de notre service, notamment la planification de conférences, n’ont pas atteint le niveau ciblé, les résultats obtenus étant légèrement inférieurs aux années précédentes. Lorsqu’on a demandé aux planificateurs et aux participants de décrire en quelques mots la qualité des services offerts par le SCIC, leur réponse présentait généralement les termes suivants : professionnel, efficace, excellent, coopératif.

De nombreux autres commentaires positifs ont été formulés, par exemple :

• le SCIC est absolument phénoménal;
• le SCIC est très utile;son personnel connaît les protocoles et est en mesure de communiquer efficacement.

L’exercice 2012-2013 fut une année de transition pour le SCIC. En effet, nous avons lancé d’importantes initiatives afin de moderniser nos services en fonction des besoins en constante évolution de nos clients, tout en adaptant nos processus et nos procédures pour réaliser des économies au chapitre de la prestation de services. Le fait que les taux de satisfaction des participants aux conférences soient demeurés très élevés (97 %) est encourageant : cela indique que les décisions prises par la direction pour générer des économies n’ont eu aucune incidence sur le niveau de service offert aux participants sur les lieux des conférences. En outre, l’intégration des nouvelles technologies à notre offre de services a été accueillie favorablement par nos clients. Cependant, dans le cadre du processus de planification, les taux de satisfaction obtenus, soit de 70 % au chapitre de la « souplesse » et de 75 % en ce qui a trait à « la connaissance des services que le SCIC peut et ne peut pas fournir », peuvent être attribuables à la nécessité de passer d’une offre de services fixe à une analyse plus approfondie des demandes des clients.

Leçons retenues

Pendant que nous nous efforçons d’assurer une utilisation efficiente et efficace des ressources et que nous participons à la transformation des activités intergouvernementales en apportant des modifications à notre modèle de prestation de services, il est d’autant plus essentiel d’établir des communications continues et claires avec nos clients et de recueillir leur rétroaction pour veiller à ce que les services du Secrétariat soient parfaitement compris et exécutés comme il se doit, dans le contexte actuel.

Programme 2 – Services internes

Description du programme:

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Analyse du rendement et leçons retenues

Les Services internes ont fait l’objet d’un examen afin de réaliser de nouvelles économies : trois postes ont été abolis; les coûts associés aux télécommunications ont été réduits grâce à l’élimination des téléphones à combinés; on a procédé à une réduction du nombre d’imprimantes, en plus d’opérer un certain nombre d’autres petites réductions budgétaires. Des travaux sont en cours afin de mettre en œuvre de nouvelles politiques, directives et procédures qui renforceront nos pratiques de gestion.

Le Secrétariat a réussi à intégrer les nouvelles technologies à l’échelle de l’organisme pour améliorer les communications et les pratiques de gestion et offrir une gamme de services plus modernes.

La plupart des rapports destinés aux organismes centraux respectaient les exigences établies et ont été soumis dans les délais prescrits. Le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) indiquait un rendement acceptable dans tous les secteurs, aucun secteur clé ne nécessitant une attention accrue.

Section III: Renseignements supplémentaires

Faits saillants des états financiers

Le total des dépenses était de 5,8 millions de dollars environ en 2012-2013, ce qui représente une diminution de 0,2 million de dollars (0,03 %) par rapport au total des dépenses de l’année précédente, qui était de 6,0 millions de dollars. Le schéma ci-dessous donne un aperçu des dépenses budgétaires du SCIC. La moitié des dépenses sont attribuables aux salaires. Les dépenses au titre des services professionnels et spéciaux sont essentiellement attribuables aux services d’interprétation et de traduction obtenus ainsi qu’à l’embauche de personnel de sécurité. Le poste des transports et des communications comprend les frais de déplacement pour les employés qui fournissent les services de même que le transport d’équipement sur les lieux des conférences. En ce qui touche la location, il s’agit exclusivement de matériel audiovisuel.

État condensé de la situation financière

Le total des passifs atteignait quelque 0,7 million de dollars en date du 31 mars 2013, ce qui représente une baisse de 0,3 million de dollars (30 %) par rapport au total des passifs de l’année précédente, soit 1,0 million de dollars. Les comptes créditeurs et les charges à payer composent la majeure partie des passifs, soit 64 %. La baisse du total des passifs nets est principalement attribuable à une diminution au titre des comptes créditeurs. Les passifs comprennent des sommes à payer à des parties externes (440 848 $) dans le cadre des activités courantes, les indemnités de vacances et les congés compensatoires (103 159 $) ainsi que les avantages sociaux futurs (143 544 $).

En date du 31 mars 2013, le total des actifs financiers atteignait environ 0,4 million de dollars, ce qui constitue une diminution de 0,3 million de dollars (43 %) par rapport au total des actifs financiers de l’année précédente, soit 0,7 million de dollars. La baisse des actifs financiers est principalement attribuable à une diminution du montant à recevoir du Trésor de l’ordre de 0,3 million de dollars. Les montants à recevoir du Trésor constituent une charge légitime à imputer aux crédits ministériels et ils pourront être utilisés par l’organisme au cours des périodes futures sans autre autorisation.

Le montant total des actifs non financiers atteignait environ 0,2 million de dollars à la fin de l’exercice 2012-2013. Les actifs non financiers se composent entièrement d’immobilisations corporelles.

États financiers

http://www.scics.gc.ca/francais/view.asp?ccid=169

Tableaux Supplémentaires

• Écologisation des opérations gouvernementales;
• Vérifications internes et évaluations;
• Sources de revenus non disponibles;

Tous les tableaux de renseignements supplémentaires en version électronique du Rapport ministériel sur le rendement de 2012­2013 sont disponibles sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Rapport Dépenses fiscales et évaluations

Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances publie annuellement des estimations et des projections du coût de ces mesures dans son rapport intitulé Dépenses fiscales et évaluations. Les mesures fiscales présentées dans le rapport Dépenses fiscales et évaluations relèvent de la seule responsabilité du ministre des Finances.

Section IV: Autres sujets d’intérêt

Le SCIC est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Le Secrétariat produit un rapport annuel aux gouvernements dans lequel il fait état en détail de ses activités. On peut consulter ce rapport sur le site Web du SCIC à l’adresse suivante : www.scics.gc.ca.

Coordonnées des personnes-ressources de l’organisation

Anik Lapointe
Directrice, Services intégrés
Téléphone : (613) 995-9943
Courriel : anik.lapointe@scics.gc.ca