Publication
Rapport sur le rendement – période se terminant le 31 mars 2014
Ministre de l’Infrastructure, des Collectivités et des
Affaires intergouvernementales;
Ministre de l’Agence de développement économique du
Canada pour les régions du Québec; et
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Table des matières
- Avant-propos
- Message du Ministre
- Section I: Vue d’ensemble des dépenses de l’organisation
- Section II: Analyse des programmes par résultat stratégique
- Section III: Renseignements supplémentaires
- Section IV: Coordonnées de l’organisation
- Annexe : Définitions
- Notes de fin de document
Avant-propos
Le rapport ministériel sur le rendement fait partie de la série de documents budgétaires. Ces documents appuient les lois de crédits, qui précisent les montants pouvant être dépensés par le gouvernement et à quelles fins générales. Les documents budgétaires comptent trois parties.
Partie I – Le Plan de dépenses du gouvernement présente un aperçu des dépenses fédérales.
Partie II – Le budget principal des dépenses décrit les ressources financières requises au prochain exercice pour chaque ministère, organisme et société d’État.
Partie III – Les plans de dépenses des ministères sont constitués de deux documents. Le rapport sur les plans et les priorités (RPP) est un plan de dépenses établi par chaque ministère et organisme qui reçoit des crédits parlementaires (à l’exception des sociétés d’État). Ce rapport présente des renseignements détaillés, pour une période de trois ans commençant à l’exercice indiqué dans le titre du rapport, sur les priorités, les résultats stratégiques, les programmes, les résultats attendus et les ressources connexes requises. Le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) dresse un bilan du rendement réel obtenu par chaque ministère et organisme au cours du plus récent exercice terminé, en fonction des plans, des priorités et des résultats attendus énoncés dans son propre RPP. Le RMR informe les parlementaires et la population des résultats obtenus par les organisations pour les Canadiens.
Le budget supplémentaire des dépenses renferme en outre des renseignements sur les besoins relatifs aux dépenses qui n’étaient pas suffisamment définis pour être inclus dans le budget principal des dépenses ou qui ont ultérieurement été précisés afin de rendre compte de l’évolution de programmes et de services donnés.
L’information financière présentée dans le RMR provient directement des autorisations décrites dans le budget principal des dépenses et des renseignements fournis dans le RPP sur les dépenses prévues. Cette information financière correspond à celle fournie dans les Comptes publics du Canada. Ceux‑ci renferment l’État consolidé de la situation financière, l’État consolidé des résultats et du déficit accumulé, l’État consolidé de la variation de la dette nette et l’État consolidé des flux de trésorerie du gouvernement du Canada, de même que des renseignements détaillés des opérations financières ventilés par portefeuille ministériel pour un exercice donné. Deux types d’information financière présentée dans le RMR proviennent des Comptes publics du Canada : les autorisations budgétaires disponibles pour emploi au nouvel exercice par une organisation qui reçoit des crédits parlementaires, et les autorisations utilisées lors de cet exercice. Ces dernières autorisations correspondent aux dépenses réelles décrites dans le RMR.
La Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats du Conseil du Trésor favorise une plus grande concordance de l’information sur le rendement présentée dans les RMR, les autres documents budgétaires et les Comptes publics du Canada. Pour les organisations qui reçoivent des crédits parlementaires, la Politique définit l’architecture d’alignement des programmes comme une structure par rapport à laquelle l’information sur le rendement financier et non financier est fournie aux fins des documents budgétaires et des rapports au Parlement. Peu importe si l’organisation présente l’information dans le budget principal des dépenses, le RPP, le RMR ou les Comptes publics du Canada, la même structure est utilisée.
Dans le but de mieux appuyer les décisions sur les crédits, un certain nombre de changements ont été apportés aux RMR en 2013‑2014. Le RMR présente maintenant les renseignements sur les finances, les ressources humaines et le rendement dans la section II, au niveau le plus bas de l’architecture d’alignement des programmes, le cas échéant.
Le format et la terminologie du RMR ont également été modifiés afin de le rendre plus clair et cohérent et de mettre davantage l’accent sur l’information du budget des dépenses et des Comptes publics. De plus, l’information ministérielle concernant la Stratégie fédérale de développement durable (SFDD) a été regroupée dans un nouveau tableau de renseignements supplémentaires qui sera affiché sur le site Web du ministère. Ce tableau comprend tous les éléments de la Stratégie qui étaient auparavant fournis dans les RMR et les sites Web ministériels, y compris les rapports sur l’écologisation des opérations gouvernementales et les évaluations environnementales stratégiques. La section III du rapport fournira un lien vers le nouveau tableau dans le site Web du ministère. Enfin, les définitions des termes utilisés sont maintenant fournies en annexe.
Message du Ministre
En tant que président du Conseil privé de la Reine pour le Canada, j’ai le plaisir de déposer le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat pour 2013-2014.
Depuis sa création en 1973, le SCIC travaille avec diligence pour offrir les services de soutien administratifs nécessaires à la planification et au bon déroulement des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres partout au Canada, et le dernier exercice n’y a pas fait exception.
En 2013-2014, le Secrétariat a fourni ses services à 86 conférences de haut niveau, dont 57 fédérales-provinciales-territoriales et 29 provinciales-territoriales. En tant que partenaire clé ayant pour rôle de soutenir la tenue de ces réunions, le SCIC a la responsabilité de satisfaire aux besoins en constante évolution de ses clients tout en conservant l’efficacité de ses services. Au cours de l’année écoulée, le Secrétariat a continué de moderniser son modèle de prestation de services en offrant aux gouvernements la possibilité d’obtenir des services à la carte plutôt que des services fixes.
Outre cette souplesse accrue, l’organisme a également offert des services de vidéoconférences à l’occasion de deux réunions ministérielles, lesquelles ont été couronnées de succès. Des investissements stratégiques ont été effectués dans la technologie de l’information afin de répondre aux besoins croissants des gouvernements en matière de services de téléconférences et de vidéoconférences. Dans la foulée, le SCIC continuera de mettre l’accent sur l’exploitation de tout le potentiel des outils modernes, tant à l’interne que dans la prestation de services aux conférences, conformément au plan d’action du gouvernement du Canada concernant le rapport coût-efficacité.
L’honorable Denis Lebel
Ministre de l’Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales
Ministre de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Section I: Vue d’ensemble des dépenses de l’organisation
Profil de l’organisation
Ministre de tutelle : L’honorable Denis Lebel
Premier dirigeant : André M. McArdle, Secrétaire
Portefeuille ministériel : Ministre de l’Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales; Ministre de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec; et Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Instruments habilitants : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.
Année d’incorporation ou de création : 1973
Contexte organisationnel
Raison d’être
Le président du Conseil privé de la Reine pour le Canada est responsable de cette organisation. Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC), qui a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres ayant eu lieu en mai 1973, est un organisme des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Son mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, de ministres et sous-ministres.
Les conférences sont un précieux outil de consultation et de négociation entre les divers ordres de gouvernement. En outre, elles facilitent l’élaboration des politiques nationales, provinciales et territoriales. Elles sont un élément essentiel du fonctionnement de la fédération canadienne, et elles illustrent l’un des principes fondamentaux de notre société démocratique.
En exécutant avec doigté la planification logistique de ces réunions et en assurant leur bon déroulement, non seulement le SCIC soulage-t-il les gouvernements du processus administratif des conférences, mais il leur permet également de profiter grandement d’importantes économies d’échelle.
Responsabilités
Le mandat du Secrétariat consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux à l’égard de la planification et du déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau qui ont lieu partout au Canada. Le principal objectif du SCIC est de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives liées à la planification et à la tenue des conférences multilatérales, leur permettant ainsi de se concentrer sur les dossiers qu’ils doivent aborder. Le SCIC fournit des services administratifs continus, efficaces et impartiaux à ces réunions.
Avantages pour les Canadiens et Canadiennes
L’organisation et le déroulement des réunions multilatérales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres est un des éléments essentiels du fonctionnement de la fédération canadienne. En assurant avec doigté et professionnalisme l’organisation et le bon déroulement de ces réunions, le SCIC permet aux gouvernements de se pencher sur des dossiers importants sans avoir à se soucier du processus ou des risques d’erreur ou d’omission, car ils peuvent compter sur l’expérience et la neutralité du Secrétariat.
Les intérêts de chaque Canadien et de chaque Canadienne sont représentés par leurs gouvernements élus participant à ces conférences intergouvernementales.
En tant qu’organisme consacré à l’appui de rencontres qui favorisent la coopération et la négociation entre les gouvernements, le SCIC tente de donner le plus d’effets possibles à ces processus en établissant un climat propice à un discours rationnel et à des prises de décisions optimales à l’avantage de tous les Canadiens et de toutes les Canadiennes.
Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux profitent d’importantes économies d’échelle en recourant aux services du SCIC, ce qui s’inscrit de façon tout à fait pertinente dans le contexte fiscal actuel.
Résultat stratégique et architecture d’alignement des programmes
Le SCIC est un micro-organisme ayant un seul mandat. On trouvera ci-dessous son Architecture d’alignement de programme.
- 1. Résultat stratégique : L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi.
- 1.1 Programme: Services aux conférences
- Services internes
Priorités organisationnelles
| Priorité | Type | Résultat stratégique |
|---|---|---|
| Améliorer et développer des partenariats stratégiques. | En cours | L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi |
| Sommaire des progrès | ||
Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?
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| Priorité | Type | Résultat stratégique |
|---|---|---|
| Transformer le modèle de prestation de services du SCIC. | En cours | L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi |
| Sommaire des progrès | ||
Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?
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| Priorité | Type | Résultat stratégique |
|---|---|---|
| Revoir et adapter les pratiques de gestion afin de réaliser des économies et de se donner davantage de possibilités. | En cours | L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi |
| Sommaire des progrès | ||
| Quels progrès ont été réalisés à l’égard de cette priorité?
Le SCIC a accompli des progrès à l’égard des services partagés, des améliorations technologiques et des économies à réaliser dans le cadre du Budget 2012.
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Analyse des risques
Les stratégies sur les risques et l’atténuation du risque dont on trouve les grandes lignes dans le tableau ci-dessous ont été légèrement modifiées depuis le Rapport de 2013-2014 sur les plans et priorités (RPP). La haute direction a procédé à un examen approfondi de la gestion des risques en 2013-2014, et à cette occasion, tous les risques ont été évalués et le Plan de gestion des risques de l’organisme a été mis à jour.
Quatre risques ont été établis dans le RPP de 2013-2014 :
- Risque touchant la gestion financière – risque permanent pour l’organisation. Ce risque continue d’être atténué par des prévisions, un budget et des contrôles internes rigoureux. On continue de déterminer et d’évaluer les économies à réaliser dans les processus administratifs. La gestion financière n’est plus considérée comme un grand risque en raison des stratégies d’atténuation mises en place, mais on continue d’assurer un suivi régulier dans le cadre de notre Plan de gestion des risques.
- Risque touchant le capital humain – risque permanent pour l’organisation (nouveau nom : « Gestion des ressources humaines »). Dans un petit organisme, le départ d’un seul employé peut avoir des répercussions sur l’organisation. Les stratégies d’atténuation (voir les détails dans le tableau) ont jusqu’à maintenant réussi à réduire ces répercussions, mais un risque subsiste en raison des départs à la retraite, de la rotation des détachements provinciaux et territoriaux, et des départs imprévus.
- Risque touchant la gestion du changement – atténué avec succès grâce à une stratégie de mise en œuvre et à un plan de communication sur mesure. La restructuration interne s’est bien déroulée et les problèmes d’engagement de la part des employés ont été peu nombreux.
- Risque touchant la sécurité – atténué avec succès grâce à la formation obligatoire des employés en matière de sécurité et de gestion de l’information et au maintien de réseaux et d’outils informatiques sécuritaires.
Le défi actuel du Secrétariat consiste à gérer le départ d’un certain nombre de membres clés du personnel, à maintenir une relation d’indépendance avec les organismes centraux et à répondre aux exigences de plus en plus nombreuses de ces derniers.
Le modèle de programme et de prestation de services du Secrétariat continue d’évoluer afin de répondre aux besoins et attentes des intervenants. Même si le nombre de réunions intergouvernementales est à la hausse, il n’en reste pas moins que nos partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux œuvrent dans un contexte d’austérité financière. L’intégration de nouvelles technologies et l’expansion des services ont contribué à accroître la collaboration et à offrir plus de souplesse aux clients.
Le mandat et unique programme de l’organisme consiste à gérer les activités de conférences intergouvernementales de haut niveau entreprises par les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et leurs ministères. Le Secrétariat dessert les 14 gouvernements de façon équitable et doit, par le fait même, s’assurer que ses services demeurent pertinents, confidentiels et impartiaux pour tous ses clients.
| Risque | Stratégie d’atténuation du risque | Lien à l’architecture d’alignement des programmes |
|---|---|---|
| Gestion des ressources humaines
Il y a un risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel en 2014-2015 (retraites et départs, rotation des détachements provinciaux-territoriaux), ce qui pourrait entraîner des erreurs, l’insatisfaction de la clientèle et la perte de confiance envers l’organisation. |
Le SCIC prévoit atténuer ce risque par la mise en œuvre de ses plans de relève et de ressources humaines. Afin d’assurer la transmission du savoir, le personnel expérimenté poursuivra son rôle de mentor auprès des nouveaux employés.
Le risqué a été établi dans le RPP de 2013-2014, et les stratégies d’atténuation demeurent pertinentes et applicables. On continuera de mettre davantage l’accent sur les détachements provinciaux et territoriaux, ainsi que sur les mesures proactives de dotation. |
Services aux conférences, Services internes |
| Gouvernance et orientation stratégique
Il y a un risque que les intervenants provinciaux et territoriaux ne perçoivent pas le SCIC comme étant neutre en raison des initiatives fédérales récentes, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives sur le nombre de demandes de services pour les réunions provinciales-territoriales. |
Le SCIC prévoit atténuer ce risque en améliorant la communication avec ses partenaires provinciaux et territoriaux afin d’accroître la visibilité de l’organisation et de fidéliser sa clientèle. Le SCIC n’est pas soumis à la Loi sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels, ni au Programme de coordination de l’image de marque du gouvernement fédéral, et il poursuivra ses discussions sur les répercussions de l’Initiative de renouvellement des sites Web sur l’organisation.
Ce risque n’avait pas été établi dans le RPP de 2013- 2014, mais d’autres documents ministériels en font mention et il a été classé comme risque important dans le cadre d’un exercice de gestion du risque. |
Services aux conférences, Services internes |
| Élaboration et mise en œuvre de politiques
Il y a un risque que l’organisme ne soit pas en mesure de répondre aux exigences en matière de politiques en raison des ressources financières et humaines limitées d’une micro-organisation, entraînant ainsi des problèmes de conformité ou des retards de mise en œuvre. |
Le SCIC prévoit atténuer ce risque grâce à la mise en œuvre de son Plan d’affaires stratégique intégré. De plus, les ententes de services partagés conclues avec d’autres petits ministères et organismes seront maintenues et le SCIC poursuivra sa contribution à la collectivité des organismes fédéraux.
Ce risque n’avait pas été établi dans le RPP de 2013-12014, mais d’autres documents ministériels en font mention et il a été classé comme risque important dans le cadre d’un exercice de gestion du risque. |
Services internes |
Dépenses réelles
| Budget principal des dépenses 2013-2014 | Dépenses prévues 2013-2014 |
Autorisations totales pouvant être utilisées 2013-2014 |
Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2013-2014 |
Écart (dépenses réelles moins dépenses prévues) |
|---|---|---|---|---|
| 6 035 504 | 6 035 504 | 6 121 615 | 5 864 881 | (170 623) |
| Prévu 2013‑2014 |
Réel 2013‑2014 |
Écart (réel moins prévu) 2013‑2014 |
|---|---|---|
| 33 | 30 | (3) |
| Résultat stratégique, programme et Services internes | Budget principal des dépenses 2013-2014 | Dépenses prévues 2013-2014 | Dépenses prévues 2014-2015 | Dépenses prévues 2015-2016 | Autorisations totales pouvant être utilisées 2013-2014 |
Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2013-2014 |
Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2012-2013 |
Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2011-2012 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Résultat stratégique : L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi. | ||||||||
| Services aux conferences | 4 179 031 | 4 179 031 | 4 026 878 | 4 026 878 | 4 132 575 | 3 800 944 | 3 344 606 | 3 493 260 |
| Services internes | 1 856 473 | 1 856 473 | 1 930 265 | 1 930 265 | 1 989 040 | 2 063 937 | 1 810 874 | 2 067 352 |
| Total | 6 035 504 | 6 035 504 | 5 957 163 | 5 957 163 | 6 121 615 | 5 864 881 | 5 155 480 | 5 560 612 |
Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se réunir pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes spécifiques. Les décisions concernant l’endroit où ont lieu ces réunions, le nombre de ces dernières au cours d’un exercice financier, la date et leur durée, sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds pour l’exercice de son mandat.
L’augmentation des dépenses au cours de l’exercice 2013-2014 est principalement attribuable à l’augmentation du nombre de conférences, qui est passé de 73 en 2012-2013 à 86 en 2013-2014, contribuant ainsi à un accroissement des coûts de messagerie, de déplacement et de traduction. De plus, des achats stratégiques de matériel de technologie de l’information ont été effectués pour soutenir les Services aux conférences.
Harmonisation des dépenses avec le cadre pangouvernemental
| Résultat stratégique | Programme | Secteur de dépenses | Résultat du gouvernement du Canada | Dépenses prévues 2013-2014 |
Dépenses réelles 2013-2014 |
|---|---|---|---|---|---|
| L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi. | 1.1 Services aux conférences | Affaires gouvernementales | Des activités gouvernementales bien gérées et efficaces | 4 179 031 | 3 800 944 |
Tendances relatives aux dépenses du ministère
L’augmentation des dépenses au cours de l’exercice 2013-2014 est principalement attribuable à l’augmentation du nombre de conférences, qui est passé de 73 en 2012-2013 à 86 en 2013-2014, contribuant ainsi à un accroissement des coûts de messagerie, de déplacement et de traduction. De plus, des achats stratégiques de matériel de technologie de l’information ont été effectués pour soutenir les Services aux conférences.
Le Secrétariat reçoit un financement suffisant pour desservir 100 conférences par an. Un événement peut comprendre une ou plusieurs conférences et elle sert à planifier le budget de chaque conférence pour ce qui est du transport et des communications, des locations et des services de traduction et d’interprétation. Il y a eu une augmentation graduelle des activités de conférence depuis les trois derniers exercices. Or, on s’attend à ce que cette tendance se maintienne au cours de l’exercice 2014-2015, ce qui amènerait l’organisme à fonctionner à pleine capacité.
Budget des dépenses par crédit voté
Pour obtenir des renseignements au sujet des crédits votés et des dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, veuillez consulter les Comptes publics du Canada 2014 sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.iii
Section II: Analyse des programmes par résultat stratégique
Résultat stratégique: L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministresi.
Programme 1.1: Services aux conférences
Description
Prestation de services de soutien impartiaux et spécialisés nécessaires à la planification et à l’organisation des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.
Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales importantes ou d’autres points précis. Le Secrétariat n’exerce aucun contrôle sur les décisions relatives à l’endroit choisi pour la tenue, à leur nombre au cours d’un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement affecté par ces divers facteurs.
| Budget principal des dépenses 2013-2014 |
Dépenses prévues 2013-2014 |
Autorisations totales pouvant être utilisées 2013-2014 |
Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2013-2014 |
Écart (dépenses réelles moins dépenses prévues) 2013-2014 |
|---|---|---|---|---|
| 4 179 031 | 4 179 031 | 4 132 575 | 3 800 944 | (378 087) |
| Prévu 2013 2014 |
Réel 2013 2014 |
Écart (nombre réel moins nombre prévu) 2013‑2014 |
|---|---|---|
| 23 | 19 | (4) |
| Résultat attendu | Indicateurs de rendement | Cibles | Résultats réels |
|---|---|---|---|
| Organisation et déroulement sans faille des activités. | Résultats des sondages, lettres de satisfaction des clients, nombre stable ou accru de ministères clients faisant appel aux services du SCIC. | 90 % – Degré élevé de confiance des intervenants dans le rôle institutionnel indépendant du SCIC, et degré élevé de satisfaction envers les services du SCIC. | Tous les planificateurs interrogés (94.9 %) ont indiqué qu’ils étaient satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. Parallèlement, 94 % des délégués ont affirmé être satisfaits ou très satisfaits des services du SCIC en général. |
Analyse du rendement et leçons retenues
En 2013-2014, le SCIC a fourni des services à 86 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit une augmentation de 18 % du nombre de conférences par rapport à l’exercice précédent. De plus, l’organisation a eu le plaisir de fournir des services à trois nouveaux secteurs :
- Association parlementaire du Commonwealth (APC) – Séminaire régional canadien
- Table des sous-ministres fédéral, provinciaux et territoriaux sur la cybersécurité
- Conférence annuelle des registraires et des commissaires au lobbyisme
Le rendement est évalué à l’aide de données et de documents internes et de deux sondages effectués auprès des clients, soit un échantillonnage recueilli annuellement auprès des planificateurs de conférences et un autre auprès des délégués qui assistent aux conférences.
Cette année, dans le cadre de l’examen de nos outils d’évaluation, le sondage auprès des clients a été revu et mis à jour pour qu’il soit plus étroitement lié aux indicateurs de rendement. Les techniques d’échantillonnage ont été améliorées et les questions révisées pour plus de clarté et pour assurer un sondage plus approfondi du côté de l’évaluateur indépendant.
Dans l’ensemble, le taux de satisfaction de la clientèle demeure assez élevé et notre objectif de 90 % de satisfaction, tant du côté des planificateurs que des délégués, a été dépassé. Lorsqu’on leur a demandé de décrire brièvement les services offerts par le SCIC, les mots professionnel et efficace sont ceux qui continuent de revenir le plus souvent.
Ces résultats positifs sont particulièrement rassurants pour l’organisation étant donné l’augmentation importante du nombre de conférences desservies en 2013-2014, au milieu d’une restructuration majeure de la Division des services aux conférences destinée à faire réaliser plus d’économies. Le maintien d’un niveau de service aussi élevé dans ce contexte en dit long sur les efforts déployés par toute l’organisation.
Les réponses données par chacun des planificateurs aux questions qui leur étaient posées démontrent notre capacité à nous adapter et à nous ajuster à l’évolution des besoins. On a également pu constater que nos clients ne consultent pas toujours notre site Web pour obtenir des renseignements sur nos services.
Dans nos efforts visant à conserver la satisfaction de la clientèle à des niveaux élevés et à assurer une utilisation efficace des ressources, nous devons concentrer notre attention sur la recherche d’autres moyens d’utiliser et de promouvoir les nouveaux outils que nous mettons à la disposition de nos clients. En transformant notre modèle de prestation de services, nous devons trouver des moyens d’encourager la pleine exploitation de ces outils modernes, tant à l’interne que pour la prestation des services aux conférences.
La souplesse doit continuer d’être le centre d’attention de l’organisation afin qu’elle demeure en position d’offrir ses services de la façon la plus rentable possible.
Enfin, il faut continuer de bâtir et de renforcer nos relations avec les gouvernements afin de demeurer proactifs relativement au soutien dont ils ont besoin.
Services internes
Description
Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles fournies à un programme particulier.
| Budget principal des dépenses 2013-2014 |
Dépenses prévues 2013-2014 |
Autorisations totales pouvant être utilisées 2013- 2014 |
Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2013-2014 |
Écart (dépenses réelles moins dépenses prévues) 2013-2014 |
|---|---|---|---|---|
| 1 856 473 | 1 856 473 | 1 989 040 | 2 063 937 | 207 464 |
| Prévu 2013-2014 |
Réel 2013-2014 |
Écart (nombre réel moins nombre prévu) 2013-2014 |
|---|---|---|
| 10 | 11 | 1 |
| Résultat attendu | Indicateurs de rendement | Cibles | Résultats réels |
|---|---|---|---|
| Soutien efficace des besoins des programmes et des autres obligations de l’organisation. | Résultats favorables des sondages, rapports de vérification, rapports aux organismes centraux. | Maintenir le taux de satisfaction de la clientèle et assurer la présentation en temps et lieu de rapports aux organismes centraux. | La majorité des rapports aux organismes centraux étaient conformes aux exigences et ont été présentés en temps et lieu. |
| Assurer une saine gestion et l’intendance consciencieuse des biens, des ressources financières et humaines, et des services de TI, conformément aux principes de la fonction de contrôleur moderne. | Résultats positifs d’examens et de vérifications. | Preuves solides de saine gestion dans ce domaine. | Le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) indique un rendement acceptable dans tous les secteurs qui ont été mesurés.
Bien que le Secrétariat ne soit pas directement visé par l’Audit interne horizontal des prévisions financières dans les grands et petits ministères et l’Audit interne horizontal de la protection des renseignements personnels dans les petits ministères, il en examine les recommandations afin de déterminer si certaines pourraient s’appliquer. |
Analyse du rendement et leçons retenues
Les Services internes ont atteint la majeure partie des objectifs établis dans le RPP de 2013-2014. Les dépenses réelles des Services internes ont été plus élevées de 207 000 $ par rapport à ce qui était prévu. Les investissements stratégiques dans la technologie de l’information ont été effectués pour soutenir les Services aux conférences. Le SCIC a renégocié ses ententes de services partagés, pendant l’exercice 2013-2014, relativement à l’acquisition de services des ressources humaines et de services financiers. Ces ententes seront revues tous les ans afin de vérifier si elles représentent toujours des économies.
Les dernières mesures de transition découlant du Budget 2012 ont été prises en 2013-2014, alors que le nombre d’ETP a diminué de 1 aux Services internes. Cette diminution a été quelque peu compensée par l’embauche de travailleurs occasionnels pour atténuer la charge de travail supplémentaire occasionnée par la longue maladie d’un gestionnaire de la direction. L’effectif passera de 11 ETP aux 10 prévus pendant l’exercice financier 2014-2015.
La majorité des rapports aux organismes centraux étaient conformes aux exigences et ont été présentés en temps et lieu. Le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) indique un rendement acceptable dans tous les secteurs qui ont été mesurés.
Section III: Renseignements supplémentaires
Faits saillants des états financiers
| Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes État condensé des opérations et de la situation financière nette ministérielle (non audité) Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2014 (dollars) |
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|---|---|---|---|---|---|
| Résultats attendus 2013-2014 | Résultats réels 2013-2014 |
Résultats réels 2012-2013 |
Écart (résultats réels 2013-2014 moins résultats attendus 2013-2014) | Écart (résultats réels 2013-2014 moins résultats réels 2012-2013) | |
| Total des charges | 5 528 146 | 6 421 665 | 5 821 173 | 893 519 | 600 492 |
| Total des revenus | – | – | – | – | – |
| Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts | 5 528 146 | 6 421 665 | 5 821 173 | 893 519 | 600 492 |
| Situation financière nette du ministère | 49 088 | 149 793 | (4 781) | 100 705 | 154 574 |
Les dépenses totales s’élèvent à environ 6,4 millions $, soit une augmentation de quelque 600 000 $ par rapport aux dépenses totales de 5,8 millions $ de l’exercice précédent. Cette augmentation est principalement attribuable à la hausse des coûts des services de messagerie, des services professionnels et de la traduction engendrée par un accroissement du nombre total de conférences qui est passé de 73 en 2012-2013 à 86 en 2013-2014. Les autres augmentations découlent des acquisitions stratégiques de technologie de l’information en vue de soutenir les Services aux conférences et de la renégociation des ententes de services partagés pendant l’exercice 2013-2014.
| Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes État condensé de la situation financière (non audité) Au 31 mars 2014 (dollars) |
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|---|---|---|---|
| 2013–2014 | 2012–2013 | Écart (2013‑2014 moins 2012–2013) |
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| Total des passifs nets | 939 192 | 687 552 | 251 640 |
| Total des actifs financiers nets | 841 501 | 447 832 | 393 669 |
| Dette nette du ministère | 97 691 | 239 720 | (142 029) |
| Total des actifs non financiers | 247 484 | 234 939 | 12 545 |
| Situation financière nette du ministère | 149 793 | (4 781) | 154 574 |
Le total des passifs s’élevait à environ 940 000 $, soit une augmentation de 250 000 $ (36 %) par rapport à celui de l’exercice précédent qui était de 690 000 $. Les comptes créditeurs et les charges à payer composent la majeure partie des passifs, soit 90 %. Cette hausse est principalement attribuable à une augmentation des comptes créditeurs dans le cadre des activités courantes. Les passifs comprennent des sommes à payer à des parties externes (760 000 $), les indemnités de vacances et les congés compensatoires (85 000 $), ainsi que les avantages sociaux futurs (95 000 $).
En date du 31 mars 2014, le total des actifs financiers atteignait environ 840 000 $, soit une augmentation de quelque 400 000 $ (88 %) par rapport à l’exercice précédent. Cette hausse des actifs financiers est principalement attribuable à une augmentation du montant à recevoir du Trésor. Les montants à recevoir du Trésor constituent une charge légitime à imputer aux crédits ministériels et ils pourront être utilisés par l’organisme au cours des périodes futures sans autre autorisation.
Le montant total des actifs non financiers atteignait environ 250 000 $ à la fin de l’exercice 2013-2014. Les actifs non financiers se composent entièrement d’immobilisations corporelles.
États financiers
États financiers non vérifiés 2013-2014
Tableaux de renseignements supplémentaires
Les tableaux de renseignements supplémentaires énumérés dans le Rapport ministériel sur le rendement 2013-2014 se trouvent sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennesiv.
- Vérifications internes et évaluationsv;
- Sources des revenus non disponiblesvi; et
- Écologisation des opérations gouvernementalesvii.
Dépenses fiscales et évaluations
Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie annuellement des estimations et des projections du coût de ces mesures dans une publication intitulée Dépenses fiscales et évaluationsviii. Les mesures fiscales présentées dans ladite publication relèvent de la seule responsabilité du ministre des Finances.
Section IV: Coordonnées de l’organisation
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
Adresse postale
CP 488, succursale A
Ottawa (Ontario)
K1N 8V5
Adresse
222 rue Queen, 10e étage
Ottawa (Ontario)
K1P 5V9
Renseignements généraux : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : Info@scics.gc.ca
Annexe : Définitions
architecture d’alignement des programmes : Répertoire structuré de tous les programmes d’un ministère ou organisme qui décrit les liens hiérarchiques entre les programmes et les liens aux résultats stratégiques auxquels ils contribuent.
cadre pangouvernemental : Schéma représentant la contribution financière des organisations fédérales qui dépendent de crédits parlementaires en harmonisant leurs programmes avec un ensemble de 16 secteurs de résultat pangouvernementaux de haut niveau regroupés sous 4 secteurs de dépenses.
cible : Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.
crédit : Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.
dépenses budgétaires : Les dépenses budgétaires comprennent les dépenses de fonctionnement et en capital; les paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; et les paiements à des sociétés d’État.
dépenses non budgétaires : Recettes et décaissements nets au titre de prêts, de placements et d’avances, qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.
dépenses prévues : En ce qui a trait aux RPP et aux RMR, les dépenses prévues s’entendent des montants approuvés par le Conseil du Trésor au plus tard le 1er février. Elles peuvent donc comprendre des montants qui s’ajoutent aux dépenses prévues indiquées dans le budget principal des dépenses.
Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son RPP et son RMR.
équivalent temps plein : Mesure utilisée pour déterminer dans quelle mesure un employé représente une année-personne complète dans le budget ministériel. L’équivalent temps plein est calculé en fonction du coefficient des heures de travail assignées et des heures normales de travail. Les heures normales de travail sont établies dans les conventions collectives.
indicateur de rendement : Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.
plan : Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous‑tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.
priorité : Plan ou projet qu’une organisation a choisi de cibler et dont elle rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation du ou des résultats stratégiques souhaités.
programme : Groupe d’intrants constitué de ressources et d’activités connexes qui est géré pour répondre à des besoins précis et pour obtenir les résultats visés, et qui est traité comme une unité budgétaire.
programme temporisé : Programme ayant une durée fixe et dont le financement et l’autorisation politique ne sont pas permanents. Ce programme est aussi appelé programme à durée temporaire ou programme à élimination graduelle. Lorsqu’un tel programme arrive à échéance, une décision doit être prise quant à son maintien. Dans le cas d’un renouvellement, la décision précise la portée, le niveau de financement et la durée.
rapport ministériel sur le rendement : Rapport traitant des réalisations concrètes d’une organisation qui dépend de crédits parlementaires au regard des plans, des priorités et des résultats attendus exposés dans le rapport sur les plans et les priorités correspondant. Ce rapport est déposé au Parlement à l’automne.
rapport sur les plans et les priorités : Rapport fournissant des renseignements au sujet des plans et du rendement prévu sur trois ans d’une organisation qui dépend de crédits parlementaires. Ces rapports sont déposés au Parlement chaque printemps.
production de rapports sur le rendement : Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.
rendement : Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent à ceux que l’organisation souhaitait obtenir, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.
résultat : Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.
résultat stratégique: Avantage durable et à long terme pour les Canadiens qui est rattaché au mandat, à la vision et aux fonctions de base d’une organisation.
résultats du gouvernement du Canada : Ensemble de 16 objectifs de haut niveau établis pour l’ensemble du gouvernement et regroupés selon 4 secteurs de dépenses : affaires économiques, affaires sociales, affaires internationales et affaires gouvernementales.
Structure de la gestion, des ressources et des résultats : Cadre exhaustif comprenant l’inventaire des programmes, des ressources, des résultats, des indicateurs de rendement et de l’information de gouvernance d’une organisation. Les programmes et les résultats sont présentés d’après le lien hiérarchique qui les unit, et les résultats stratégiques auxquels ils contribuent. La Structure de la gestion, des ressources et des résultats découle de l’architecture d’alignement des programmes.
Notes de fin de document
i En 2014-2014 le Résultat stratégique sera changé pour : Les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.
ii Cadre pangouvernemental, http://www.tbs-sct.gc.ca/ppg-cpr/frame-cadre-fra.aspx
iii Comptes publics du Canada 2014, http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/recgen/cpc-pac/index-fra.html
iv Publications
v http://www.scics.gc.ca/francais/view.asp?ccid=196
vi http://www.scics.gc.ca/francais/view.asp?ccid=201
vii http://www.scics.gc.ca/francais/view.asp?ccid=200
viii Dépenses fiscales et évaluations, http://www.fin.gc.ca/purl/taxexp-fra.asp