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L’honorable Chrystia Freeland, c.p., députée
Vice-première ministre et ministre des Affaires intergouvernementales

ISSN: 2562-7368


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Table des matières

  • Annexe : définitions
  • Notes en fin d’ouvrage

  • Message de la ministre

    L’honorable Chrystia FreelandEn ma qualité de vice-première ministre et ministre des Affaires intergouvernementales, j’ai le plaisir de déposer le Rapport sur les résultats ministériels de 2018-2019 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

    La Secrétariat a comme mandat de fournir des services de soutien administratif aux fins de la planification et de la tenue de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.

    Les réunions intergouvernementales multilatérales sont un outil clé qui favorise les communications ouvertes, la consultation et la collaboration entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Le Secrétariat joue un rôle fondamental dans l’appareil intergouvernemental du Canada en fournissant des services impartiaux d’administration de conférences à ces gouvernements.

    Au cours de l’exercice 2018-2019, le Secrétariat a appuyé 125 conférences de haut niveau dans 41 secteurs d’activité intergouvernementale, dont la Rencontre des premiers ministres tenue en décembre 2018 et des réunions portant sur les ressources humaines et les services sociaux, l’éducation, le patrimoine, les affaires intergouvernementales et les affaires autochtones.

    À titre d’important fournisseur de services pour les conférences de haut niveau, le Secrétariat continue d’adapter et de moderniser son modèle de prestation de services afin que celui-ci demeure axé sur la clientèle, novateur et adapté au contexte.

    _________________________________________

    L’honorable Chrystia Freeland, c.p., députée
    Vice-première ministre et ministre des Affaires intergouvernementales

    Aperçu de nos résultats

    Principaux résultats de 2018-2019
    • Notre studio de conférence virtuelle à la fine pointe de la technologie est désormais entièrement opérationnel;
    • nous avons actualisé le système de gestion des conférences que nous utilisons à l’interne pour suivre et planifier les événements;
    • nous avons tenu un forum d’échange de connaissances avec des représentants fédéraux de 13 secteurs.

    Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a offert ses services dans le cadre de 125 conférences intergouvernementales de haut niveau. Le nombre de réunions en personne a diminué de 7 % et celui des téléconférences, de 14 %. Malgré cette dernière baisse, les téléconférences comptent toujours pour le tiers de tous les événements que nous appuyons, ce qui illustre une nouvelle fois l’intérêt que portent les clients aux réunions virtuelles comme moyen de discussion viable et efficient pour les gouvernements. Dans l’ensemble, les clients continuent de se montrer très satisfaits de nos services. Pour ce qui est des délégués, le taux de satisfaction a atteint 93 %, soit une hausse par rapport aux trois exercices précédents. Dans le cas des planificateurs de conférences, l’objectif de 90 % a encore une fois été dépassé, avec un taux de satisfaction de 92,6 %.





    Nombre réel d’équivalents temps plein
    26

    Le SCIC continue de mettre l’accent sur l’innovation et la prestation de services de conférence souples, économiques et de qualité aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Notre studio de conférence virtuelle à la fine pointe de la technologie est devenu entièrement opérationnel le 1er novembre 2018, à la suite d’essais exhaustifs de l’équipement ainsi que de la prestation de formation à notre personnel technique. Depuis, toutes les téléconférences que le SCIC a appuyées (soit la moitié des 43 tenues en 2018-2019) ont été coordonnées à partir du studio.





    Dépenses réelles
    $5 270 574

    Des lignes directrices et des pratiques exemplaires ont été élaborées afin d’aider tant le personnel du SCIC que les clients. En mettant à niveau l’équipement et les technologies, dont le système de gestion des conférences, on a fait en sorte que le SCIC puisse continuer à répondre aux besoins de sa clientèle. Toujours dans un esprit de souplesse, un forum d’échange de connaissances a été organisé en février 2019. À cette occasion, un groupe de 20 représentants du gouvernement fédéral issus de 13 secteurs se sont penchés sur diverses idées, tendances, solutions et priorités liées aux conférences intergouvernementales de haut niveau, discutant entre autres du domaine en rapide évolution des conférences virtuelles avec services d’interprétation ainsi que de la participation croissante des représentants autochtones à ces rencontres.

    Pour en savoir plus sur les plans, les priorités et les résultats atteints du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter la section Résultats : ce que nous avons accompli du présent rapport.

    Résultats : ce que nous avons accompli

    Responsabilité essentielle

    Services aux conférences intergouvernementales

    Description

    Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes assure la continuité des services de planification et d’archivage et offre du soutien administratif impartial dans le cadre des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres, et ce, partout au Canada.

    Faits saillants de la planification

    La responsabilité essentielle de l’organisme relève du programme des Services aux conférences, qui est par conséquent tenu d’offrir des services efficaces, professionnels et novateurs dans le cadre des conférences intergouvernementales de haut niveau. Conformément à l’engagement du gouvernement fédéral de renouveler la collaboration et d’améliorer les partenariats avec les gouvernements provinciaux et territoriaux en vue d’apporter des changements positifs pour les Canadiens, le SCIC a appuyé un nombre de réunions intergouvernementales très semblable à celui de l’exercice 2017-2018. Ses activités lui ont encore une fois offert d’excellentes occasions de resserrer ses liens avec les délégués fédéraux, provinciaux et territoriaux aux conférences ainsi qu’avec les autres intervenants, notamment les organisateurs de réunions et les secrétariats permanents qui facilitent les relations intergouvernementales dans les grands secteurs d’activité.

    Par ailleurs, le défi consiste toujours à veiller à ce que l’organisme demeure capable de répondre à la demande croissante et à ce que ses services restent pertinents, prospectifs, d’excellente qualité et adaptés aux besoins en évolution des clients, en particulier relativement aux conférences virtuelles.

    Ainsi, les activités et les actions de 2018-2019 ont été réalisées ou élargies afin d’appuyer les cinq initiatives clés suivantes, qui ont été conçues pour donner suite à la responsabilité essentielle du SCIC et pour la faire progresser.

    Résultats





    Initiative clé 1 : Communiquer de façon proactive avec les intervenants intergouvernementaux et les autres clients
    Activités prévues
    • Faire en sorte que les gouvernements reconnaissent le SCIC comme principal fournisseur de services de conférence aux fins des réunions intergouvernementales de haut niveau;
    • développer et explorer les possibilités avec de nouveaux partenaires;
    • promouvoir efficacement le SCIC et ses services afin que tant les clients existants que les nouveaux soient au courant de l’offre, puisque celle ci évolue au fil du temps.
    Résultats obtenus
    • En 2018-2019, le SCIC a appuyé 125 conférences, ce qui représente une diminution de 9 % par rapport à l’exercice précédent. L’organisme a offert ses services dans le cadre de 82 conférences en personne (une baisse de 7 %) et de 43 téléconférences (une baisse de 14 %, bien que ce type de conférences représente toujours le tiers de tous les événements appuyés, témoignant de l’intérêt soutenu des clients pour cette formule rapide et économique). Il importe de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales, mais qu’il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements qui accueillent ou président les événements.
    • Le grand nombre de conférences tenues au cours des quatre derniers exercices et la volonté des clients de trouver des formules plus interactives et efficaces continuent de fournir au Secrétariat d’excellentes occasions de resserrer les liens avec les organisateurs de conférences des 14 gouvernements clients. De l’information et des idées ont été échangées sur divers sujets d’intérêt commun, par exemple l’utilisation de salles de réunion plus petites, les nouveaux formats et aménagements, la participation plus fréquente des Autochtones et des intervenants, l’évolution des technologies ainsi que les avantages et les défis de nature technique et autre que posent les webconférences, les vidéoconférences et les téléconférences avec services d’interprétation.
    • Depuis deux ans, on note que de nombreux clients du SCIC s’efforcent d’organiser leurs conférences plus longtemps à l’avance, s’assurant ainsi d’obtenir nos services et de profiter de nos conseils pour le choix du lieu de leurs réunions. Cela permet au SCIC de fournir de précieux avis sur des aspects comme ceux mentionnés au point précédent, et ce, à une étape de la planification où on peut encore envisager d’adopter des approches, des technologies ou des services nouveaux ou différents.
    • Le site Web du SCIC, qui peut facilement être mis à jour au besoin, demeure une source d’information de premier plan et un outil efficace pour promouvoir nos services auprès des organisateurs de conférences. Les gestionnaires de conférences du SCIC profitent de plus en plus des réunions intergouvernementales pour nouer des liens avec les représentants des gouvernements provinciaux et territoriaux chargés d’organiser les futures rencontres de leurs gouvernements. Cela contribue à établir un premier contact avec un plus grand nombre de clients, en plus de permettre au SCIC de participer activement au processus décisionnel, ce qui favorise une meilleure planification des conférences comme mentionné ci dessus.
    • Le Forum d’échange de connaissances tenu en février 2019 a réuni 20 fonctionnaires fédéraux représentant 13 secteurs. Les participants se sont penchés sur diverses idées et solutions relativement à l’évolution de la nature des conférences intergouvernementales de haut niveau, y compris les conférences virtuelles avec services d’interprétation et l’inclusion croissante d’intervenants et de représentants autochtones. Le Forum a aussi permis de communiquer les résultats de l’exercice de modernisation mené par le SCIC en 2018 et de discuter des priorités des participants.
    • La demande de webconférences et de téléconférences avec services d’interprétation va croissant, que ce soit pour des rencontres entièrement virtuelles ou dans les cas où des participants ou des présentateurs ne peuvent se déplacer lors de réunions en personne. Dans ce contexte, le SCIC a dû élargir son réseau de fournisseurs de services d’interprétation afin d’y ajouter des cabinets du secteur privé. À long terme, ces nouveaux partenariats permettront au Secrétariat d’offrir des solutions encore plus novatrices, efficaces, efficientes et économiques à ses clients ou de leur transférer des connaissances alors qu’eux aussi s’efforcent de demeurer à l’avant garde des technologies et des autres solutions dans ce domaine en rapide évolution.
    Initiative clé 2 : Encourager l’utilisation de nouveaux formats et de nouvelles technologies pour la prestation des services aux conférences
    Activités prévues
    • Faciliter la participation virtuelle ou à distance des délégués et des autres intervenants aux réunions intergouvernementales de haut niveau, afin d’appuyer le principe d’inclusion mis de l’avant par le gouvernement ainsi que la gestion prudente des fonds publics;
    • faire progresser l’objectif du gouvernement de tenir un dialogue constructif avec les Canadiens, de mieux répondre à leurs attentes et de faire preuve d’une ouverture et d’une transparence accrues.
    Résultats obtenus
    • On a de plus en plus recours aux webconférences qui, comme les téléconférences, offrent un moyen économique d’assurer la participation des présentateurs et des délégués pour qui il serait trop long et trop coûteux de se déplacer pour seulement une petite partie des réunions en personne. En ce qui concerne les réunions entièrement virtuelles, cependant, les clients préfèrent encore l’aspect pratique, efficace et économique des téléconférences, comme en témoigne le grand nombre de ces appels année après année. On poursuit les efforts en vue d’améliorer la qualité du son et de réduire les risques de blessures auditives, afin d’offrir une expérience optimale tant aux participants qu’aux interprètes.
    • Pour appuyer les conférences virtuelles, le SCIC peut aussi compter sur son propre studio permanent de téléconférence, de vidéoconférence et de webconférence, lequel rend ce service essentiel plus pratique et économique tout en offrant une qualité et une fiabilité accrues. Au cours des cinq premiers mois de service du studio, soit du 1er novembre 2018 au 31 mars 2019, le SCIC l’a utilisé pour 22 téléconférences intergouvernementales.
    Initiative clé 3 : Examiner et peaufiner les stratégies de formation et de perfectionnement pour la prestation des services aux conférences
    Activités prévues
    • Veiller à ce que le personnel, les processus internes et les technologies soient adaptés au contexte actuel et permettent de répondre aux exigences futures ainsi qu’aux besoins en évolution des clients;
    • appuyer l’objectif du gouvernement et des secteurs clients de renouveler la relation avec les peuples autochtones.
    Résultats obtenus
    • Nous avons mis un accent particulier sur le service à la clientèle grâce à la formation et au perfectionnement, que ce soit lors de séances destinées à tout le personnel ou de cours suivis en ligne par certains employés.
    • Lors du Forum d’échange de connaissances qui a eu lieu en février 2019 avec des clients du gouvernement fédéral, on a tenu, sous la supervision de trois représentants d’Affaires autochtones et du Nord Canada, une séance sur les meilleurs moyens de favoriser l’inclusion véritable et adaptée à la culture de représentants autochtones aux rencontres intergouvernementales de haut niveau. Les gestionnaires de conférences offrent aussi régulièrement des conseils aux clients à ce sujet.
    • De la formation a été offerte aux employés techniques qui appuient les téléconférences avec services d’interprétation depuis le nouveau studio du SCIC, afin d’assurer des séances efficaces et sans heurts.
    Initiative clé 4 : Continuer de sonder les clients (organisateurs de conférences et délégués) en visant un taux de satisfaction de 90 %
    Activités prévues
    • Analyser les résultats des sondages et les utiliser comme principale source d’information pour déterminer les améliorations à apporter aux services et pour mesurer notre réussite dans l’atteinte de l’objectif général consistant à offrir des services d’excellente qualité et à répondre aux besoins.
    Résultats obtenus
    • Deux sondages (un sondage annuel destiné à un échantillon d’organisateurs de conférences et un autre mené auprès des délégués après chaque rencontre en personne) sont réalisés afin d’évaluer la satisfaction des clients, laquelle demeure très élevée
      • Pour ce qui est des délégués aux conférences, le taux de satisfaction a atteint 93 % en 2018-2019, soit une hausse par rapport aux trois exercices précédents. Le taux de satisfaction des organisateurs de rencontres en personne s’est quant à lui établi à 92,6 %, ce qui constitue une légère baisse comparativement aux deux derniers exercices
      • Le taux de satisfaction des organisateurs de téléconférences, que l’on mesurait pour la troisième année, s’est chiffré à 85,7 % en 2019, en baisse par rapport aux 93,8 % enregistrés en 2018, mais en hausse comparativement aux 78,8 % de 2017. Cela s’explique par le temps et les efforts que le SCIC a investis pour régler les problèmes techniques et ceux associés à l’interprétation à distance.
    • Même si les mots professionnels, efficaces et utiles sont toujours les plus utilisés par les organisateurs et les délégués pour décrire la qualité des services offerts par le SCIC à l’appui des réunions intergouvernementales, bon nombre mentionnent également les connaissances et la capacité d’adaptation de l’organisme.
    • Les clients ont continué de faire appel au SCIC pour les aider à planifier et à tenir leurs réunions. En 2018-2019, ils ont particulièrement bien coté la capacité du Secrétariat de répondre à leurs besoins en matière de conférences, et plus spécialement de proposer des options relativement à l’interprétation simultanée. Les clients ont fait cette fois encore l’éloge de la courtoisie, des connaissances et de la souplesse du personnel du SCIC et des sous-traitants pour répondre aux besoins des participants pendant les conférences ainsi que des services de planification de l’organisme, qui ont permis la tenue de conférences efficaces, efficientes et répondant aux exigences opérationnelles.
    Initiative clé 5 : Continuer à s’inspirer du travail des comités internes et des commentaires des employés pour prendre des décisions relatives au programme et pour innover continuellement
    Activités prévues
    • Tirer parti de l’expérience, des compétences et des connaissances du personnel pour générer constamment des idées novatrices.
    Résultats obtenus
    • Les travaux continus du Comité de la technologie interne, créé en 2014-2015, jouent un rôle clé dans l’examen et la mise en place de nouvelles technologies qui permettent au SCIC d’améliorer ses services tout en devenant plus efficace aux plans du temps, des coûts et de la logistique
      • Une méthode sécuritaire de signature électronique des formulaires (par exemple pour les approvisionnements et les autorisations de ressources humaines) a été mise à l’essai et peaufinée. Cette méthode accélérera l’obtention des approbations et rendra le processus plus efficace dans un contexte où gestionnaires et employés s’absentent souvent pour appuyer des conférences.
      • On a apporté des révisions au Conference Management System (CMS), le système de gestion des conférences que le SCIC utilise à l’interne, en particulier pour assurer le suivi des rencontres à venir et pour y affecter du personnel dès les premières étapes de la planification. Cela appuie directement la pratique de plus en plus courante chez les clients de communiquer avec le SCIC largement à l’avance des réunions, surtout pour en choisir le lieu, une façon de faire que l’organisme encourage depuis un certain temps déjà.
    • Afin de soutenir les téléconférences, au début de l’automne 2018, des tests exhaustifs ont été réalisés au nouveau studio de conférence virtuelle du SCIC et divers ajustements ont été apportés à l’équipement. Des lignes directrices ont été élaborées à l’intention du personnel du SCIC qui appuie les téléconférences, et ce, pour garantir un usage optimal du studio et du matériel, la réalisation d’essais efficaces avant chaque appel et la résolution des éventuels problèmes techniques
    • Le SCIC a aussi défini des pratiques exemplaires et des lignes directrices pour les téléconférences à l’intention des organisateurs, des participants et des présidents et coprésidents.
    Résultats atteints
    Résultats ministériels Indicateurs de rendement Cible Date d’atteinte de la cible Résultats réels
    2018-2019
    Résultats réels
    2017-2018
    Résultats réels
    2016-2017
    R1 : Faciliter la tenue de discussions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales productives en planifiant et en soutenant des conférences de manière centralisée et professionnelle Taux de satisfaction des organisateurs de conférences[1] >90 % 31 mars 2020 92,6 % 93,3 % 94,4 %
    Taux de satisfaction des participants aux conférences [2] >90 % 31 mars 2020 93 % 92,4 % 86,7 %
    Pourcentage d’écart dans le nombre de conférences appuyées par le SCIC d’une année à l’autre [3] s.o. 31 mars 2020 -9 % -2 % +24 %
    R2 : Innovation continue en matière de processus et de prestation de services afin de répondre aux besoins en évolution des clients Nombre d’innovations en matière de technologie et de prestation de services mises en œuvre parmi celles cernées [4] s.o. 31 mars 2020 4 7 7
    Taux d’utilisation par les clients des principales innovations en matière de technologie et de prestation de services [5] >75 % 31 mars 2020 83 % 79 % 78 %
    Ressources financières budgétaires (en dollars)
    Budget principal des dépenses
    2018–2019
    Dépenses prévues
    2018–2019
    Autorisations totales
    pouvant être utilisées
    2018–2019
    Dépenses réelles
    (autorisations utilisées)
    2018-2019
    Écart (dépenses
    réelles moins dépenses prévues)
    2018-2019
    4 626 974 4 413 409 4 682 445 3 990 884 (422 425)
    Ressources humaines (équivalents temps plein)
    Nombre d’équivalents
    temps plein prévus
    2018-2019
    Nombre d’équivalents
    temps plein réels
    2018-2019
    Écart (nombre d’équivalents
    temps plein réels moins nombre
    d’équivalents temps plein prévus)
    2018-2019
    25 20 (5)

    Les renseignements sur les ressources financières, les ressources humaines et le rendement liés au Répertoire des programmes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes sont accessibles dans InfoBase du GC.[i]

    Services internes

    Description

    On entend par services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les services internes renvoient aux activités et aux ressources de 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes au sein de l’organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes du ministère. Les 10 catégories de services sont :

    • services de gestion des acquisitions;
    • services des communications;
    • services de gestion des finances
    • services de gestion des ressources humaines;
    • services de gestion de l’information;
    • services des technologies de l’information;
    • services juridiques;
    • services de gestion du matériel;
    • services de gestion et de surveillance;
    • services de gestion des biens.

    Résultats

    Le programme des services internes aide l’organisation à exécuter son mandat grâce à une gestion saine et prudente des biens, des ressources humaines et financières et des services de technologie de l’information. Le SCIC continue à intégrer de nouvelles technologies à ses processus de prestation de services et à ses opérations courantes, afin d’assurer un modèle de prestation de services pertinent et adapté aux besoins.

    Dans le cadre des efforts constants qu’il produit pour demeurer à la fine pointe de la technologie, le SCIC transforme et modernise continuellement ses processus technologiques afin d’offrir une expérience optimale à ses clients internes et externes. Au cours du dernier exercice, le groupe de la gestion de l’information et de la technologie de l’information a entrepris divers projets en vue de moderniser et d’améliorer nos activités courantes afin de permettre au Secrétariat d’être plus agile et en confiance et d’offrir des services améliorés à ses clients et à ses partenaires.

    Le SCIC a examiné, amélioré et simplifié ses processus internes afin de les rendre globaux, intégrés et efficients. En 2018-2019, on a retenu les services d’un cabinet comptable indépendant pour évaluer le cadre de contrôle interne du processus de paye du SCIC, de sorte que celui ci respecte les exigences associées à un système robuste et fiable capable d’assurer la saine gestion des ressources financières. De plus, les politiques renouvelées du Conseil du Trésor ont été analysées et les instruments du SCIC ont été mis à jour en conséquence. Les ententes de services partagés qui avaient été négociées avec d’autres organisations lors des exercices précédents pour permettre la prestation intégrée des services ont été examinées, actualisées et maintenues en vue de se conformer à la politique du gouvernement sur les ententes de service internes, de réduire les coûts et de garantir des services de qualité. Ces initiatives ont permis au SCIC d’assurer la tenue d’un grand nombre de conférences sans pour autant augmenter ses coûts de fonctionnement généraux.

    Le SCIC est résolu à cultiver un environnement d’apprentissage continu et accorde une grande valeur aux contributions des employés. Tous les prix de reconnaissance, y compris le Prix d’excellence du secrétaire et le Prix des employés du Secrétariat, ont été présentés lors d’événements réunissant l’ensemble du personnel. Le nouveau Centre d’apprentissage du SCIC a facilité la planification, la prestation et le suivi des activités d’apprentissage. En 2018-2019, le temps moyen consacré à la formation par chaque employé a doublé comparativement aux deux exercices précédents (2018-2019 : 38 heures; 2017-2018 : 13 heures; et 2016-2017 : 20 heures). Plusieurs dîners-conférences et autres activités d’apprentissage ont été organisés, particulièrement sur le thème de la santé mentale et du bien être. Enfin, des efforts importants ont été produits en vue de renouveler l’effectif du SCIC en revoyant les plans de dotation et de relève en place pour mieux répondre aux besoins opérationnels et pour tenir compte du contexte démographique. Le SCIC a embauché davantage d’étudiants, pris des mesures de dotation proactives et créé divers bassins de candidats qualifiés. Des approches de dotation novatrices, par exemple la participation à des salons de l’emploi et la création de partenariats avec des collèges et des universités, ont également été mises de l’avant.

    Ressources financières budgétaires (en dollars)
    Budget principal
    des dépenses
    2018-2019
    Dépenses prévues
    2018-2019
    Autorisations totales
    pouvant être utilisées
    2018-2019
    Dépenses réelles
    (autorisations utilisées)
    2018-2019
    Écart (dépenses
    réelles moins
    dépenses prévues)
    2018-2019
    1 344 104 1 280 312 1 501 441 1 279 690 (622)
    Ressources humaines (équivalents temps plein)
    Nombre d’équivalents
    temps plein prévus
    2018-2019
    Nombre d’équivalents
    temps plein réels
    2018-2019
    Écart (nombre d’équivalents
    temps plein réels
    moins nombre d’équivalents
    temps plein prévus)
    2018-2019
    7 6 (1)

    Analyse des tendances en matière de dépenses et de ressources humaines

    Dépenses réelles

    Graphique des tendances relatives aux dépenses du Ministère

    Graphique des tendances relatives aux dépenses du Ministère

    Sommaire du rendement budgétaire pour la responsabilité essentielle et les services internes (en dollars)

    Responsabilité essentielle
    et services internes
    Budget principal
    des dépenses
    2018-2019
    Dépenses prévues
    2018-2019
    Dépenses prévues
    2019-2020
    Dépenses prévues
    2020-2021
    Autorisations totales
    pouvant être utilisées
    2018-2019
    Dépenses réelles
    (autorisations utilisées)
    2018-2019
    Dépenses réelles
    (autorisations utilisées)
    2017-2018
    Dépenses réelles
    (autorisations utilisées)
    2016-2017
    Services aux conférences intergouvernementales 4 626 974 4 413 409 4 413 409 4 413 409 4 682 445 3 990 884 4 084 661 3 580 015
    Services internes 1 344 104 1 280 312 1 280 312 1 280 312 1 501 441 1 279 690 1 289 066 1 661 923
    Total 5 971 058 5 693 721 5 693 721 5 693 721 6 183 886 5 270 574 5 373 727 5 241 938

    Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur nombre et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds afin d’exécuter son mandat.

    Les activités de conférence ont quelque peu ralenti (2018-2019 : 125 conférences; et 2017-2018 : 138 conférences), ce qui explique la légère baisse des dépenses de 0,1 million de dollars qui a été enregistrée cette année. Cette diminution découle également des postes devenus vacants à la suite de départs imprévus en 2018-2019.

    Le SCIC continue de garantir un modèle de prestation de services pertinent et souple tout en assurant une utilisation efficace et efficiente des ressources. Ainsi, des économies ont été réalisées grâce au nombre accru de téléconférences et de conférences virtuelles. Les différents ordres de gouvernement participent à distance grâce à la vidéoconférence et à la téléconférence, ce qui réduit considérablement les coûts pour le SCIC.

    Ressources humaines réelles

    Sommaire des ressources humaines pour la responsabilité essentielle et les services internes (équivalents temps plein)

    Responsabilité essentielle et services internes Équivalents
    temps plein réels
    2016-2017
    Équivalents
    temps plein réels
    2017-2018
    Équivalents
    temps plein prévus
    2018-2019
    Équivalents
    temps plein réels
    2018-2019
    Équivalents
    temps plein prévus
    2019-2020
    Équivalents
    temps plein prévus
    2020-2021
    Services aux conférences intergouvernementales 23 22 25 20 25 25
    Services internes 8 7 7 6 7 7
    Total 31 29 32 26 32 32

    Les effectifs du SCIC ont diminué en 2018-2019, à la suite de départs imprévus. Pour composer avec les départs éventuels, le Secrétariat a pris des mesures proactives, par exemple en créant divers bassins de candidats qualifiés, en favorisant l’intégration des étudiants et en nouant des partenariats avec d’autres organisations fédérales, des universités et des collèges. La plupart des postes vacants avaient été pourvus à la fin du premier trimestre de 2019-2020.

    Dépenses par crédit voté

    Pour obtenir des renseignements sur les dépenses votées et les dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter les Comptes publics du Canada de 2018-2019.[ii]

    Dépenses et activités du gouvernement du Canada

    Des renseignements sur l’harmonisation des dépenses du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes avec les activités et dépenses du gouvernement du Canada sont accessibles dans l’InfoBase du GC[iii].

    États financiers et faits saillants des états financiers

    États financiers

    Les états financiers (non audités) du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour l’exercice se terminant le 31 mars 2019 se trouvent sur le site Web de l’organisme.

    Faits saillants des états financiers

    État condensé des opérations (non audité) pour l’exercice se terminant le 31 mars 2019 (en dollars)
    Renseignements financiers Résultats prévus
    2018-2019
    Résultats réels
    2018-2019
    Résultats réels
    2017-2018
    Écart (résultats
    réels 2018-2019
    moins résultats
    prévus 2018-2019)
    Écart (résultats
    réels 2018-2019
    moins résultats
    réels 2017-2018)
    Total des charges 6 279 889 5 777 283 5 654 251 (502 606) 123 032
    Total revenues 0 0 0 0 0
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 6 279 889 5 777 283 5 654 251 (502 606) 123 032

    Les dépenses totales se sont élevées à environ 5,8 millions de dollars, soit 123 000 $ de plus qu’à l’exercice précédent. Cet écart s’explique principalement par l’augmentation des services de locaux fournis sans frais par Services publics et Approvisionnement Canada au SCIC et par une hausse des frais d’amortissement associés au nouveau studio d’interprétation installé l’an dernier. Il convient de noter que les dépenses sont consignées selon la comptabilité d’exercice dans les états financiers et qu’elles comprennent les charges payées en notre nom par d’autres ministères. L’écart de 502 000 $ entre les résultats prévus et les résultats réels s’expliquent surtout par les postes devenus vacants à la suite de départs imprévus. Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales; il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis.

    État condensé de la situation financière (non audité) au 31 mars 2019 (en dollars)
    Renseignements financiers 2018–2019 2017-2018 Écart
    (2018-2019 moins
    2017-2018)
    Total des passifs nets 810 616 846 346 (35 730)
    Total des actifs financiers nets 694 775 771 037 (76 262)
    Dette nette du Ministère 115 841 75 309 40 532
    Total des actifs non financiers 199 624 227 538 (27 914)
    Situation financière nette du Ministère 83 783 152 229 (68 446)

    Le total des passifs était d’environ 810 000 $, soit quelque 36 000 $ (4 %) de moins qu’à l’exercice précédent. Il se composait principalement des comptes créditeurs et des charges à payer, lesquels représentaient 78 % du total. La diminution découle surtout des rémunérations dues, puisque le nombre d’équivalents temps plein était moins élévé que pour la même période l’an dernier.

    Le total des actifs financiers nets s’élevait à environ 695 000 $ au 31 mars 2019, en baisse de quelque 76 000 $ (10 %) par rapport à l’exercice précédent. Cette diminution est principalement attribuable à la réduction des sommes à recouvrer auprès des gouvernements provinciaux, qui ont été reçues plus tôt dans l’année.

    Le total des actifs non financiers était d’environ 200 000 $ au 31 mars 2019, soit environ 28 000 $ (12 %) de moins qu’à l’exercice précédent. Cette baisse découle principalement de l’amortissement des actifs actuels, par exemple le studio d’interprétation. Les actifs non financiers se composent d’immobilisations corporelles et de charges payées d’avance. 

    Renseignements supplémentaires

    Renseignements ministériels

    Profil organisationnel

    Ministre de tutelle : L’honorable Chrystia Freeland

    Administrateur général : André M. McArdle

    Portefeuille ministériel : Vice-première ministre et ministre des Affaires intergouvernementales

    Instrument habilitant : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

    Année d’incorporation ou de création :1973


    Raison d’être, mandate and role: who we are and what we do

    “Raison d’être, mandate and role: who we are and what we do” is available on the Canadian Intergovernmental Conference Secretariat’s website

    Pour de plus amples renseignements généraux au sujet du SCIC, consulter la section Renseignement supplémentaire du présent rapport

    Pour plus de renseignements sur les engagements organisationnels formulés dans la lettre de mandat du Ministère, consulter la lettre de mandat de la ministre.

    Contexte opérationnel et principaux risques

    Pour des renseignements sur le contexte opérationnel et les principaux risques, consulter le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.


    Cadre de présentation de rapports

    Le Cadre ministériel des résultats et le Répertoire des programmes officiels du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour 2018-2019 sont illustrés ci-dessous.

    Représentation graphique du Cadre ministériel des résultats et du Répertoire des programmes

    Renseignements connexes sur le Répertoire des programmes

    Les renseignements sur les ressources financières, les ressources humaines et le rendement liés au Répertoire des programmes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes sont accessibles dans l’InfoBase du GC[iv].

    Tableaux de renseignements supplémentaires

    Les tableaux de renseignements supplémentaires ci dessous sont accessibles sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes :

    Dépenses fiscales fédérales

    Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie chaque année des estimations et des projections du coût de ces mesures dans le Rapport sur les dépenses fiscales fédérales.v Ce rapport donne aussi des renseignements généraux détaillés sur les dépenses fiscales, y compris les descriptions, les objectifs, les renseignements historiques et les renvois aux programmes des dépenses fédéraux connexes. Les mesures fiscales présentées dans ce rapport relèvent du ministre des Finances.

    Coordonnées de l’organisation

    Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

    Adresse postale
    C.P. 488, succursale A
    Ottawa (Ontario) K1N 8V5

    Bureau
    222, rue Queen, 12e étage
    Ottawa (Ontario) K1P 5V9

    Renseignements généraux : 613-995-2341
    Télécopieur : 613-996-6091
    Courriel : Info@scics.ca

    Annexe : définitions

    analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) (gender-based analysis plus [GBA+])
    Approche analytique qui sert à évaluer les répercussions potentielles des politiques, des programmes ou des initiatives sur divers ensembles de personnes (femmes, hommes ou autres). L’identité individuelle est déterminée par une multitude de facteurs en plus du sexe, par exemple la race, l’origine ethnique, la religion, l’âge ou le fait de vivre avec un handicap de nature physique ou intellectuelle. D’où l’ajout du mot « plus », signifiant que l’analyse ne se limite pas au sexe (différences biologiques) ou au genre (la construction sociale du sexe), mais considère aussi les autres facteurs qui les recoupent. Un processus d’ACS+ pourrait être, à titre d’exemple, le recours à des données ventilées selon le sexe, le genre et d’autres facteurs identitaires pour les analyses du rendement, et la détermination de toute répercussion du programme sur divers groupes de personnes dans l’optique de modifier les initiatives pour les rendre plus inclusives.

    architecture d’alignement des programmes (Program Alignment Architecture)
    Répertoire structuré de tous les programmes d’un ministère ou organisme qui décrit les liens hiérarchiques entre les programmes et les liens aux résultats stratégiques auxquels ils contribuent.

    cible (target)
    Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

    crédit (appropriation)
    Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

    dépenses budgétaires (budgetary expenditures)
    Dépenses de fonctionnement et en capital; paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; et paiements à des sociétés d’État.

    dépenses législatives (statutory expenditures)
    Dépenses approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi autre qu’une loi de crédits. La loi précise les fins auxquelles peuvent servir les dépenses et les conditions dans lesquelles elles peuvent être effectuées.

    dépenses non budgétaires (non budgetary expenditures)
    Recettes et décaissements nets au titre de prêts, de placements et d’avances, qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

    dépenses prévues (planned spending)
    En ce qui a trait aux plans ministériels et aux rapports sur les résultats ministériels, les dépenses prévues s’entendent des montants approuvés par le Conseil du Trésor au plus tard le 1er février. Elles peuvent donc comprendre des montants qui s’ajoutent aux dépenses prévues indiquées dans le budget principal des dépenses.
    Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son plan ministériel et son rapport sur les résultats ministériels.

    dépenses votées (voted expenditures)
    Dépenses approuvées annuellement par le Parlement par une loi de crédits. Le libellé de chaque crédit énonce les conditions selon lesquelles les dépenses peuvent être effectuées.

    équivalent temps plein (full time equivalent)
    Mesure utilisée pour représenter une année-personne complète d’un employé dans le budget ministériel. Les équivalents temps plein sont calculés par un rapport entre les heures de travail assignées et les heures de travail prévues. Les heures normales sont établies dans les conventions collectives.

    évaluation (evaluation)
    Au sein du gouvernement du Canada, collecte et analyse systématiques et neutres de données probantes en vue d’évaluer le bien-fondé, le mérite ou la valeur. L’évaluation guide la prise de décisions, les améliorations, l’innovation et la reddition de comptes. Elle porte habituellement sur les programmes, les politiques et les priorités et examine des questions se rapportant à la pertinence, à l’efficacité et à l’efficience. Toutefois, selon les besoins de l’utilisateur, l’évaluation peut aussi examiner d’autres unités, thèmes et enjeux, notamment des solutions de rechange aux interventions existantes. L’évaluation utilise généralement des méthodes de recherche des sciences sociales.

    expérimentation (experimentation)
    Activités visant à étudier, mettre à l’essai et comparer les effets et les répercussions de politiques, d’interventions et d’approches pour savoir ce qui fonctionne et ne fonctionne pas, et à étayer la prise de décision sur des éléments probants.

    indicateur de rendement (performance indicator)
    Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.

    initiative horizontale (horizontal initiative)
    Initiative dans le cadre de laquelle deux organisations fédérales ou plus reçoivent du financement dans le but d’atteindre un résultat commun, souvent associé à une priorité du gouvernement.

    plan (plan)
    Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous-tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

    plan ministériel (Departmental Plan)
    Exposé des plans et du rendement attendu d’un ministère qui reçoit des crédits parlementaires. Les plans ministériels couvrent une période de trois ans et sont présentés au Parlement au printemps.

    priorité (priority)
    Plan ou projet qu’une organisation a choisi de cibler et dont elle rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation du ou des résultats stratégiques souhaités.

    priorités pangouvernementales (government-wide priorities)
    Aux fins du Rapport sur les résultats ministériels 2017-2018, les thèmes de haut niveau qui présentent le programme du gouvernement issu du discours du Trône de 2015 (c’est-à-dire la croissance de la classe moyenne, un gouvernement ouvert et transparent, un environnement sain et une économie forte, la diversité en tant que force du Canada, ainsi que la sécurité et les possibilités).

    production de rapports sur le rendement (performance reporting)
    Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

    programme (program) (s’applique aux ministères dont le rapport est fondé sur l’architecture d’alignement des programmes)
    Groupe de ressources et d’activités connexes géré de manière à répondre à des besoins précis et à atteindre les résultats visés; ces ressources et activités sont traitées comme une unité budgétaire.

    programme temporisé (sunset program)
    Programme ayant une durée fixe et dont le financement et l’autorisation politique ne sont pas permanents. Lorsqu’un tel programme arrive à échéance, une décision doit être prise quant à son maintien. Dans le cas d’un renouvellement, la décision précise la portée, le niveau de financement et la durée.

    rapport sur les résultats ministériels (Departmental Results Report)
    Rapport d’un ministère recevant des crédits parlementaires qui présente les réalisations réelles par rapport aux plans, aux priorités et aux résultats attendus énoncés dans le plan ministériel correspondant.

    rendement (performance)
    Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent à ceux que l’organisation souhaitait obtenir, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.

    résultat (result)
    Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

    résultat stratégique (Strategic Outcome)
    Avantage durable et à long terme pour les Canadiens qui est rattaché au mandat, à la vision et aux fonctions de base d’une organisation.

    structure de gestion, des ressources et des résultats (Management, Resources and Results Structure)
    Cadre global qui consiste en un répertoire des programmes, des ressources, des résultats, des indicateurs de rendement et de l’information sur la gouvernance d’une organisation. Les programmes et les résultats sont décrits en fonction du lien hiérarchique qui les unit, ainsi que du ou des résultats stratégiques auxquels ils contribuent. La structure de gestion, des ressources et des résultats est élaborée à partir de l’architecture d’alignement des programmes.


    Notes en fin d’ouvrage

    [i]            InfoBase du GC, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#start

    [ii]           Comptes publics du Canada de 2018-2019 http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/recgen/cpc-pac/index-fra.html

    [iii]           InfoBase du GC, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#start

    [iv]           InfoBase du GC, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#start

    [v]           Rapport sur les dépenses fiscales fédérales, http://www.fin.gc.ca/purl/taxexp-fra.asp

     

    [1] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions d’entrevue.

    [2] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions de sondage.

    [3] Nombre de conférences appuyées pour une année donnée comparativement à l’année précédente.

    [4] Nombre des solutions novatrices mises en œuvre.

    [5] Pourcentage des solutions novatrices adoptées par les clients.