Publication

À titre de ministre des Affaires intergouvernementales, je suis heureux de présenter le Rapport sur les résultats ministériels 2019-2020 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Depuis sa création, en mai 1973, le Secrétariat a pour mandat d’offrir le soutien administratif et logistique nécessaire à la planification et à la conduite des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada. L’amélioration des partenariats intergouvernementaux est un objectif stratégique important du gouvernement du Canada, et les conférences intergouvernementales multilatérales jouent un rôle déterminant dans sa réalisation. Pendant l’exercice 2019–2020, le Secrétariat a fourni ses services à 36 secteurs de l’activité gouvernementale à l’occasion de 119 réunions, dont un nombre croissant comportent des discussions avec des dirigeants autochtones.

En 2019-2020, le Secrétariat avait entre autres priorités de veiller à ce que ses services demeurent pertinents et qu’ils continuent de répondre aux besoins en rapide évolution de ses clients. Pour ce faire, l’organisme a fait la promotion de nouveaux formats de réunion et de technologies de soutien novatrices aux fins de la prestation des services de conférence, y compris sous forme virtuelle. Dans le cadre de son Plan d’action pour la modernisation, son studio de conférence à distance avec installations d’interprétation (qui était entré en service en novembre 2018) est devenu entièrement opérationnel, et le Secrétariat s’en sert désormais pour coordonner l’ensemble des réunions virtuelles qu’il appuie.

Ayant offert ses services dans le cadre de 48 téléconférences pendant l’exercice (c’était la cinquième année d’affilée où au moins le tiers des réunions appuyées se tenaient sous forme virtuelle), le Secrétariat s’est trouvé en bonne posture pour répondre aux besoins de ses clients au cours des dernières semaines de 2019-2020, alors que la pandémie de COVID-19 a compliqué la tâche des gouvernements pour ce qui est de planifier des réunions intergouvernementales, de les tenir et d’y participer.

La capacité du Secrétariat de s’adapter et de se réoutiller aussi rapidement à la suite de ce changement imprévu et fondamental du contexte opérationnel a une nouvelle fois mis en lumière sa faculté d’adaptation de même que la détermination et le dévouement de ses employés à l’égard de sa vision, « Travailler ensemble pour la réussite », et ce, sans égard aux circonstances.

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L’honorable Dominic LeBlanc, c.p., c.r., député

Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada et ministre des Affaires intergouvernementales

Coup d’œil sur les résultats ainsi que le contexte opérationnel

Principaux résultats de 2019-2020

Nous avons élaboré et mis en place divers guides et outils, dont certains à l’usage de nos clients, afin de faciliter l’organisation et la prestation efficaces des conférences, en particulier aux premières étapes de leur planification;

nous avons revu et amélioré l’ensemble des sondages qui sont menés auprès des organisateurs de conférences et des participants afin de mesurer leur satisfaction quant au soutien offert par le SCIC;

nous avons mis au point un nouveau calendrier virtuel qui permet à nos clients de voir presque en temps réel la disponibilité du SCIC.

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a continué de mettre l’accent sur l’innovation et la prestation de services de conférence souples, économiques et de qualité aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Il a réalisé des progrès considérables afin de développer et de mettre en œuvre de nouveaux processus et de nouvelles technologies, notamment pour régler les difficultés de nature technique et autre que posent sans relâche les vidéoconférences et les téléconférences avec services d’interprétation. Ces améliorations ont permis au SCIC de s’adapter rapidement et de façon harmonieuse aux énormes répercussions qu’a eues, au début de 2020, le virage complet vers les conférences virtuelles en raison de la pandémie.

Nombre réel d’équivalents temps plein

Le SCIC a fourni à tous ses employés l’équipement dont ils avaient besoin pour être pleinement mobiles, en plus d’instaurer de nouveaux processus qui ont permis à l’ensemble de l’effectif d’être entièrement fonctionnel à l’extérieur des bureaux. Par ailleurs, grâce aux nouveaux outils, politiques et procédures mis en œuvre, l’organisme sera désormais en mesure de maintenir ou de rétablir ses infrastructures et ses systèmes technologiques essentiels advenant une catastrophe naturelle ou d’origine humaine.

Dépenses réelles

5 425 609 $

Le SCIC a fourni ses services dans le cadre de 119 conférences intergouvernementales de haut niveau, ce qui représente une baisse de 5 % par rapport à l’exercice précédent. Le nombre de réunions en personne a diminué de 13 % (en bonne partie en raison de l’élection fédérale de l’automne 2019), tandis que le nombre de téléconférences a augmenté de 12 % pour atteindre une proportion record de 40 % de toutes les conférences appuyées (un effet direct de la pandémie de COVID–19, qui a pris naissance au début de 2020). Dans l’ensemble, les clients continuent de se montrer très satisfaits des services du Secrétariat. Pour ce qui est des délégués, le taux de satisfaction a atteint 95 %, soit le deuxième taux le plus élevé depuis 2014–2015. Dans le cas des planificateurs de conférences, l’objectif de 90 % a encore une fois été dépassé avec un taux de satisfaction de 96,8 % pour les réunions en personne, soit le plus élevé en six ans. Enfin, le SCIC a tenu un Forum d’échange de connaissances qui a réuni des organisateurs de conférences de six gouvernements FPT et de huit secteurs clients. Le Forum permet aux organisateurs de conférences d’échanger des renseignements essentiels et de discuter des pratiques exemplaires de l’industrie.

Pour en savoir plus sur les plans, les priorités et les résultats accomplis du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter la section « Résultats : ce que nous avons accompli » du présent rapport.

Résultats : ce que nous avons accompli

Responsabilité essentielle

Description :

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes offre des services spécialisés de planification et d’archivage ainsi que du soutien administratif impartial dans le cadre des conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales–territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres, et ce, partout au Canada.

Résultats des faits saillants de la planification :

La responsabilité essentielle de l’organisme relève du programme des Services aux conférences, qui est par conséquent tenu d’offrir des services efficaces, professionnels et novateurs dans le cadre des conférences intergouvernementales de haut niveau. Conformément à l’engagement du gouvernement fédéral de renouveler la collaboration et d’améliorer les partenariats avec les gouvernements provinciaux et territoriaux en vue d’apporter les changements positifs et véritables qu’il a promis aux Canadiens, le nombre de réunions intergouvernementales a été très semblable à celui de l’exercice 2018–2019. Le niveau d’activité soutenu qui s’est maintenu pendant tout l’exercice a encore une fois offert au SCIC d’excellentes occasions de resserrer ses liens avec les délégués fédéraux, provinciaux et territoriaux aux conférences ainsi qu’avec les autres intervenants, notamment les organisateurs de réunions et les secrétariats permanents qui ont facilité les relations intergouvernementales dans les 36 secteurs d’activité appuyés en 2019-2020.

Par ailleurs, le défi consiste toujours à veiller à ce que l’organisme demeure capable de répondre à la demande croissante pour son large éventail de services et à ce que son offre reste pertinente, prospective et d’excellente qualité. Le SCIC doit continuer de satisfaire aux besoins traditionnels de ses clients en faisant appel à une gamme fiable de solutions éprouvées. Cela dit, on s’attend de plus en plus à ce qu’il ouvre la voie de manière proactive, offre des conseils et de l’orientation à ses clients et les encourage à adopter des approches novatrices afin d’assurer la tenue de réunions intergouvernementales de haut niveau et de maintenir des relations de collaboration florissantes et ouvertes entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, et il lui appartient de saisir cette occasion.

En 2019-2020, l’adoption constante de pratiques exemplaires ainsi que de technologies et de méthodes conformes à la norme Or a grandement aidé l’organisme à assumer le rôle de leadership élargi qu’il peut et qu’il devrait jouer. Ces éléments ont été cernés lors de l’exercice de modernisation réalisé par le SCIC en 2018, qui a mené à l’élaboration d’un plan d’action global pour la modernisation. Les changements instaurés dans la foulée de ce plan sont devenus encore plus essentiels au début de la pandémie de COVID–19, durant les premiers mois de 2020, alors qu’on a assisté à l’abandon des événements en personne au profit des réunions intergouvernementales virtuelles à partir de la mi–février. Grâce à l’initiative Au-delà de 2020 et aux améliorations visant la modernisation apportées en 2019, le SCIC a été en mesure de s’adapter avec agilité aux graves répercussions de la pandémie sur son fonctionnement et de continuer à offrir l’ensemble de ses services et un soutien d’excellente qualité en tout temps.

Les principaux éléments du Plan d’action pour la modernisation ont été intégrés aux activités et aux actions qui ont été réalisées ou élargies afin d’appuyer les cinq initiatives clés suivantes, qui ont été conçues pour donner suite à la responsabilité essentielle du SCIC et pour la faire progresser :

Initiative clé 1 : Communiquer de façon proactive avec les intervenants intergouvernementaux et les autres clients

Activités prévues

Faire en sorte que les gouvernements reconnaissent le SCIC comme le principal fournisseur de services de conférence aux fins des réunions intergouvernementales de haut niveau. Pour ce faire, l’organisme élargira ses méthodes et ses réseaux en vue de demeurer à la fine pointe de l’évolution des technologies et des processus en matière de gestion d’événements. Il devra aussi améliorer les forums et les documents d’orientation et d’information existants destinés à ses clients et en créer de nouveaux afin de devenir un carrefour permettant d’accéder à des solutions opportunes et novatrices en gestion d’événements, au bénéfice de ses clients.

Développer et explorer les possibilités avec de nouveaux partenaires.

Promouvoir efficacement le SCIC et ses services pour que tant les clients existants que les nouveaux soient au courant de l’offre, puisque celle–ci évolue au fil du temps.

Résultats obtenus

En 2019-2020, le SCIC a appuyé 119 conférences, ce qui représente une diminution de 5 % par rapport à l’exercice précédent. L’organisme a offert ses services dans le cadre de 71 conférences en personne (une baisse de 13 %) et de 48 téléconférences (une hausse de 12 %). La diminution du nombre de conférences en personne s’explique en bonne partie par l’élection fédérale tenue en 2019 (une baisse de 50 % ayant été observée à l’automne, qui est généralement très chargé). Vu la pandémie de COVID-19, les événements en personne ont été graduellement abandonnés au profit des réunions virtuelles au cours du dernier trimestre de 2019-2020, avec une transition complète après la mi–mars. Cette situation a contribué à la baisse marquée du nombre de réunions en personne pendant l’exercice et, en parallèle, à l’augmentation considérable des réunions virtuelles, alimentant l’intérêt soutenu des clients pour cette formule rapide et économique. Il importe de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales, mais qu’il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements qui accueillent ou président les événements.

Étant donné le grand nombre de conférences tenues au cours des cinq derniers exercices et la volonté des clients de trouver des formules plus interactives et efficaces, le Secrétariat a eu d’autres excellentes occasions de resserrer les liens avec les organisateurs de conférences des 14 gouvernements clients en 2019–2020. On a continué d’échanger de l’information et des idées sur divers sujets d’intérêt commun, par exemple l’utilisation de salles de réunion plus petites, les nouveaux formats et aménagements, la participation plus fréquente des Autochtones et celle des intervenants.

Le Secrétariat a réalisé des progrès considérables en vue du développement et de la mise en œuvre de nouveaux processus et de technologies novatrices, en particulier pour relever les défis de nature technique et autre que posent sans relâche les vidéoconférences et les téléconférences avec services d’interprétation. Tout le temps et les efforts qui ont été consacrés à ces questions se sont avérés fort utiles, compte tenu du virage complet vers les conférences virtuelles qui s’est opéré à partir de la mi-mars 2020, dans le contexte de la pandémie de COVID–19.

La tendance observée chez les clients du SCIC d’organiser leurs conférences en personne plus longtemps à l’avance s’est maintenue en 2019-2020. En procédant ainsi, les clients souhaitent en bonne partie s’assurer d’obtenir nos services, mais aussi profiter de nos conseils pour le choix du lieu de leurs réunions. Cela permet également au SCIC de fournir de précieux avis sur des aspects comme ceux mentionnés aux deux points précédents, et ce, à une étape de la planification où on peut encore envisager des approches, des technologies ou des services nouveaux ou différents. Le répertoire des lieux de conférence à l’échelle nationale, divers guides de planification des conférences destinés aux clients et le calendrier en ligne indiquant les disponibilités du SCIC ont constitué des ajouts importants aux outils qui rendront l’organisme encore plus efficace au chapitre du soutien et de l’orientation, surtout aux premières étapes de la planification.

Le site Web du SCIC, qui peut facilement être mis à jour au besoin, demeure une source d’information de premier plan et un outil efficace pour promouvoir nos services auprès des organisateurs de conférences.

Le Forum d’échange de connaissances tenu en mars 2020 a réuni des participants de six gouvernements FPT et de huit secteurs clients. Ceux-ci se sont penchés sur diverses idées et solutions relatives à la nature en évolution des conférences intergouvernementales de haut niveau, y compris les conférences virtuelles avec services d’interprétation. On a également fait le point sur diverses initiatives qui découlent principalement de l’exercice de modernisation réalisé par le SCIC en 2018. Le Forum a été particulièrement utile aux participants des provinces et des territoires, qui n’ont pas l’habitude d’organiser des conférences intergouvernementales et qui étaient conviés pour la première fois à cet événement annuel. Il est à noter que l’activité a eu lieu le 16 mars, soit la veille du jour où les fonctionnaires fédéraux et ceux de plusieurs provinces et territoires ont commencé à faire du télétravail en raison de la COVID-19. Cela a eu une incidence importante sur la participation, malgré la disponibilité d’un lien de téléconférence.

La demande de vidéoconférences et de téléconférences avec services d’interprétation va croissant, que ce soit pour des rencontres entièrement virtuelles ou dans les cas où des participants ou des présentateurs prennent part à distance à des réunions en personne. Dans ce contexte, le SCIC a dû continuer à élargir son réseau de fournisseurs de services d’interprétation afin d’y ajouter des cabinets du secteur privé. À long terme, ces nouveaux partenariats permettront au Secrétariat d’offrir des solutions encore plus novatrices, efficaces, efficientes et économiques à ses clients ou de leur transférer des connaissances alors qu’eux aussi s’efforcent de demeurer à l’avant-garde des technologies et des autres solutions dans ce domaine en rapide évolution.

Initiative clé 2 : Encourager l’utilisation de nouveaux formats et de nouvelles technologies pour la prestation des services aux conférences

Activités prévues

Faciliter les réunions virtuelles ou la participation virtuelle ou à distance des délégués (et d’autres intervenants s’il y a lieu) aux réunions en personne grâce à des capacités accrues de téléconférence et de vidéoconférence ainsi qu’à l’élaboration de guides et de pratiques exemplaires destinés aux organisateurs et aux participants, tout cela pour appuyer les principes d’inclusion et de gestion prudente des fonds publics mis de l’avant par le gouvernement.

Faire progresser l’objectif du gouvernement de tenir un dialogue constructif avec les Canadiens, de mieux répondre à leurs attentes et de faire preuve d’une ouverture et d’une transparence accrues, directement et par l’entremise des médias.

Résultats obtenus

On a de plus en plus recours aux vidéoconférences qui, comme les téléconférences, offrent un moyen économique d’assurer la participation des présentateurs et des délégués pour qui il serait trop long et trop coûteux de se déplacer pour seulement une petite partie des réunions en personne. En ce qui concerne les réunions entièrement virtuelles, cependant, les clients préfèrent encore l’aspect pratique, efficace et économique des téléconférences, comme en témoigne le grand nombre de ces appels année après année. Les efforts se poursuivent en vue d’améliorer la qualité du son et de réduire les risques de blessures auditives, afin d’offrir une expérience optimale tant aux participants qu’aux interprètes.

On a poursuivi la préparation de guides de planification à l’intention des organisateurs d’événements ainsi que de pratiques exemplaires destinées aux présidents et aux participants des vidéoconférences et téléconférences intergouvernementales.

Pour appuyer les conférences virtuelles, le SCIC peut aussi compter sur son propre studio permanent de conférence à distance, lequel rend ce service essentiel plus pratique et économique tout en offrant une qualité et une fiabilité accrues. En 2019-2020, le SCIC a utilisé cette installation, lancée en novembre 2018, pour coordonner les 48 téléconférences intergouvernementales qu’il a appuyées.

Initiative clé 3 : Examiner et peaufiner les stratégies de formation pour la prestation des services aux conférences

Activités prévues

Veiller à ce que le personnel, les processus internes et les technologies s’adaptent au contexte actuel et répondent aux exigences futures ainsi qu’aux besoins en évolution des clients tout en renforçant le souci du service à la clientèle du SCIC.

Résultats obtenus

Nous avons mis un accent particulier sur le service à la clientèle grâce à la formation et au perfectionnement, et ce, lors des deux séances destinées à tout le personnel (15 heures par employé) et de cours suivis en ligne par certains employés.

Lors du Forum d’échange de connaissances qui a eu lieu en mars 2020 avec des clients des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, on a examiné diverses idées et solutions concernant les tendances actuelles et les besoins en évolution de nos clients, notamment dans le domaine des conférences virtuelles avec services d’interprétation. Le Forum s’est avéré particulièrement utile pour les participants des provinces et des territoires, qui ne sont pas régulièrement appelés à organiser des conférences intergouvernementales et qui étaient invités à cet événement annuel pour la première fois.

On a poursuivi la formation à l’intention du personnel technique qui appuie les téléconférences avec services d’interprétation depuis le studio du SCIC, afin d’assurer des séances efficaces et sans heurts.

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Initiative clé 4 : Examiner et améliorer les sondages auprès des clients en continuant de viser un taux de satisfaction de 90 %

Activités prévues

Examiner et améliorer les sondages qui sont réalisés auprès des planificateurs de conférences et des délégués de sorte qu’ils demeurent pertinents et utiles.

Analyser les résultats de ces évaluations de programme et les utiliser comme principale source d’information pour déterminer les améliorations à apporter aux services et pour mesurer notre réussite dans l’atteinte de l’objectif général consistant à offrir des services d’excellente qualité et à répondre aux besoins.

Résultats obtenus

On a amélioré les sondages servant à évaluer la satisfaction des clients pour faire en sorte qu’ils demeurent pertinents et qu’ils permettent de mieux évaluer certains aspects des services. De nouveaux questionnaires ont aussi été élaborés à l’intention des organisateurs de réunions virtuelles et des personnes qui y participent. Enfin, on a revu les approches en matière de sondage, notamment pour simplifier la participation et ainsi augmenter les taux de réponse.

Deux sondages (un sondage annuel destiné à un échantillon d’organisateurs de conférences et un autre mené auprès des délégués après chaque rencontre en personne) sont réalisés afin d’évaluer la satisfaction des clients, laquelle demeure très élevée.

oPour ce qui est des délégués, le taux de satisfaction a atteint 95 % en 2019-2020, soit le deuxième taux le plus élevé depuis 2014-2015.

oLe taux de satisfaction des organisateurs de rencontres en personne s’est quant à lui établi à 96,8 %, soit le plus haut taux par rapport aux cinq exercices précédents.

oLe taux de satisfaction des organisateurs de téléconférences, que l’on mesurait pour la quatrième année, était de 86,7 % en 2020, en légère hausse par rapport aux 85,7 % enregistrés en 2019. Il importe de souligner que, comme on a amélioré les sondages existants et élaboré de nouveaux sondages à l’intention des organisateurs de réunions en 2019-2020, la comparaison des résultats avec ceux des années antérieures n’est pas nécessairement tout à fait exacte.

Les mots professionnels et efficaces ont été utilisés respectivement par 61 % et 21 % des délégués pour décrire la qualité des services offerts par le SCIC dans les sondages menés après les événements. Selon ce même outil, le SCIC a obtenu les taux les plus élevés en quatre ans à 7 des 11 questions portant sur les services qu’il offre. Soulignons la note de 99 % reçue pour la compétence et la capacité de répondre aux demandes d’aide, et celle de 100 % quant à la neutralité et à l’impartialité.

Les organisateurs de réunions ont continué de faire appel au SCIC pour les aider à planifier et à tenir leurs réunions. En 2019-2020, c’est la capacité du Secrétariat de cerner avec précision et de manière exhaustive les besoins liés à la logistique et au protocole des conférences qui a enregistré la hausse la plus importante pour ce qui est de la satisfaction de la clientèle.

Tous les organisateurs de conférences ont accordé une note de 4 ou de 5 sur 5 aux trois questions du sondage de cette année qui étaient nouvelles ou avaient été révisées, à savoir la capacité de répondre aux besoins afin d’assurer la participation virtuelle des participants à distance, la planification conforme aux attentes opérationnelles et le fait que les services offerts sur les lieux aient permis de tenir une conférence efficace.

Pour ce qui est des téléconférences, les organisateurs ont attribué la note la plus élevée à la capacité du SCIC d’écouter et de comprendre leurs besoins et leurs exigences.

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Initiative clé 5 : Continuer à s’inspirer du travail des comités internes et des commentaires des employés pour prendre des décisions relatives au programme et pour innover continuellement

Activités prévues

Tirer parti de l’expérience, des compétences et des connaissances du personnel pour générer constamment des idées novatrices.

Résultats obtenus

Les travaux continus du Comité de l’innovation (auparavant le Comité de la technologie) ont cette année encore donné lieu à des avancées technologiques fort utiles pour le SCIC. Entre autres, le Comité a examiné et instauré les projets suivants :

otous les employés disposent désormais d’une solution technologique mobile complète (matériel et processus);

odes outils ont été mis en œuvre afin de fournir du soutien au personnel du SCIC à l’extérieur des bureaux;

oon a mis en place des outils qui assurent un rétablissement rapide en cas de catastrophe;

ode l’équipement à la fine pointe permet d’offrir le meilleur service Internet possible sur les lieux des conférences;

ode nouveaux outils sont offerts afin d’accroître la productivité et la communication entre les employés.

L’Éco-mité, un nouveau comité qui a été constitué pendant l’exercice, a aussi proposé des idées novatrices au SCIC :

ode nouveaux moyens pour recycler ont été présentés aux employés;

oun bulletin mensuel fournit à tous de l’information environnementale utile;

odes activités ont eu lieu afin de sensibiliser le personnel à différents enjeux environnementaux.

Sept innovations ont été mises en œuvre.

‎Résultats atteints

Résultats ministériels	Indicateurs de rendement	Cible	Date d’atteinte de la cible	Résultats réels ‎2017-2018	Résultats réels ‎2018-2019	Résultats réels ‎2019-2020
R1 : Faciliter la tenue de discussions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales productives en planifiant et en soutenant des conférences de manière centralisée et professionnelle	Taux de satisfaction des organisateurs de conférences[1]	> 90 %	31 mars 2020	93,3 %	92,6 %	96,8 %
	Taux de satisfaction des participants aux conférences[2]	> 90 %	31 mars 2020	92,4 %	93 %	95 %
	Pourcentage d’écart dans le nombre de conférences appuyées par le SCIC d’une année à l’autre[3]	s.o.	31 mars 2020	-2 %	-9 %	-5 %
R2 : Innovation continue en matière de processus et de prestation de services afin de répondre aux besoins en évolution des clients	Nombre d’innovations en matière de technologie et de prestation de services mises en œuvre parmi celles cernées[4]	s.o.	31 mars 2020	7	4	7
	Taux d’utilisation par les clients des principales innovations en matière de technologie et de prestation de services[5]	> 75 %	31 mars 2021	79 %	83 %	83 %

[1] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions d’entrevue.

[2] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions de sondage.

[3] Nombre de conférences appuyées pour une année donnée comparativement à l’année précédente.

[4] Nombre des solutions novatrices mises en œuvre.

[5] Pourcentage des solutions novatrices adoptées par les clients.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Budget principal des dépenses ‎2019-2020	Dépenses prévues ‎2019-2020	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2019-2020	Dépenses réelles ‎(autorisations utilisées) ‎2019-2020	Écart ‎(dépenses réelles moins dépenses prévues) ‎2019-2020
4 660 730	4 441 998	4 757 308	4 125 601	(316 397)

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2019-2020	Nombre d’équivalents temps plein réels ‎2019-2020	Écart ‎(nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) ‎2019-2020
25	22	(3)

Les renseignements sur les ressources financières, les ressources humaines et le rendement liés au Répertoire des programmes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes sont accessibles dans l’InfoBase du GC.^{^[i]}

Services internes

Description

On entend par Services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les Services internes désignent les activités et les ressources des 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes au sein de l’organisation, sans égard au modèle de prestation des Services internes du ministère. Les 10 catégories de services sont :

services de gestion des acquisitions;

services de communication;

services de gestion des finances;

services de gestion des ressources humaines;

services de gestion de l’information;

services des technologies de l’information;

services juridiques;

services de gestion du matériel;

services de gestion et de surveillance;

services de gestion des biens.

Résultats des faits saillants de la planification

Le programme des Services internes aide l’organisation à exécuter son mandat grâce à une gestion saine et prudente des biens, des ressources humaines et financières et des services de technologie de l’information. Le SCIC travaille sans relâche afin de demeurer à la fine pointe de la technologie et il continue d’innover dans les domaines où les percées le permettent. L’organisme s’est concentré sur la mobilité en milieu de travail afin de rendre son effectif entièrement mobile. Il a innové en adaptant ses processus pour qu’ils ne dépendent pas de l’endroit où se trouvent ses employés et il a revu ses méthodes de prestation des webconférences et des téléconférences, ce qui l’a placé en bonne posture pour composer avec ce qui est devenu la nouvelle normalité du travail au début de 2020.

Le SCIC a examiné, amélioré et simplifié ses processus internes afin de les rendre globaux, intégrés et efficients. En 2019-2020, on a retenu les services d’un cabinet comptable indépendant pour créer un outil d’estimation des coûts aux fins de la planification des conférences. Cet outil utilise une base de données regroupant des renseignements sur les conférences passées pour établir une estimation des coûts des événements à venir. De plus, les politiques renouvelées du Conseil du Trésor ont été analysées et les instruments du SCIC ont été mis à jour en conséquence. Les ententes de services partagés qui avaient été négociées avec d’autres organisations lors des exercices précédents pour permettre la prestation intégrée des services ont été examinées, actualisées et maintenues en vue de se conformer à la politique du gouvernement sur les ententes de service internes, de réduire les coûts et de garantir des services de qualité. Ces initiatives ont permis au SCIC d’assurer la tenue d’un grand nombre de conférences sans pour autant augmenter ses coûts de fonctionnement généraux.

Le SCIC est résolu à cultiver un environnement d’apprentissage continu et accorde une grande valeur aux contributions des employés. Il a mis sur pied un programme de mentorat grâce auquel les employés peuvent approfondir leurs connaissances en apprenant de leurs mentors. En 2019-2020, deux mentorés ont été jumelés à des mentors. En outre, le temps moyen consacré à la formation par chaque employé a été de 15 heures (comparativement à 38 heures en 2018-2019 et à 13 heures en 2017–2018). Des efforts importants ont aussi été produits en vue de renouveler l’effectif du SCIC, en revoyant les plans de dotation et de relève en place pour mieux répondre aux besoins opérationnels et tenir compte du contexte démographique. Le SCIC a embauché davantage d’étudiants, pris des mesures de dotation proactives et créé plusieurs bassins de candidats qualifiés.

Enfin, pour favoriser un milieu de travail sain et promouvoir la santé mentale, des séances hebdomadaires de pleine conscience et de méditation ont été organisées le midi dans la salle de conférence du bureau. On a aussi souligné l’attribution de prix de reconnaissance lors d’événements réunissant tous les employés, notamment le Prix d’excellence du secrétaire et le Prix des employés du Secrétariat, et des approches de dotation novatrices comme la participation à des salons de l’emploi et la création de partenariats avec des collèges et des universités ont été mises de l’avant.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Budget principal des dépenses ‎2019-2020	Dépenses prévues ‎2019-2020	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2019-2020	Dépenses réelles ‎(autorisations utilisées) * ‎2019-2020	Écart ‎(dépenses réelles moins dépenses prévues) ‎2019-2020
1 482 587	1 417 252	1 499 064	1 300 008	(117 244)

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2019-2020	Nombre d’équivalents temps plein réels ‎2019-2020	Écart ‎(nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) ‎2019-2020
7	8	1

‎

Analyse des tendances en matière de dépenses et de ressources humaines

Dépenses réelles

Graphique des tendances relatives aux dépenses du Ministère

Le graphique qui suit présente les dépenses prévues (votées et obligatoires) au fil du temps.

Sommaire du rendement budgétaire pour les responsabilités essentielles et les Services internes* (en dollars)

Responsabilités essentielles et Services internes	Budget principal des dépenses ‎2019-2020	Dépenses prévues ‎2019-2020	Dépenses prévues ‎2020-2021	Dépenses prévues ‎2021-2022	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2019-2020	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2019-2020	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2018-2019	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2017-2018
Services aux conférences intergouverne-mentales	4 660 730	4 441 998	4 301 525	4 301 525	4 757 308	4 125 601	3 990 884	4 084 661
Services internes	1 482 587	1 417 252	1 370 426	1 370 426	1 499 064	1 300 008	1 279 690	1 289 066
Total	6 143 317	5 859 250	5 671 951	5 671 951	6 256 372	5 425 609	5 270 574	5 373 727

Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur nombre et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds afin d’exécuter son mandat.

Les activités de conférence ont quelque peu ralenti (119 conférences en 2019-2020, comparativement à 125 en 2018-2019). Le SCIC continue de garantir un modèle de prestation de services pertinent et souple tout en assurant une utilisation efficace et efficiente des ressources. Ainsi, pour le cinquième exercice consécutif, des économies ont été réalisées grâce au grand nombre de téléconférences. Les gouvernements participent à ces dernières à distance, ce qui réduit considérablement les coûts pour le SCIC. Cela a été observable tout particulièrement pendant les dernières semaines de 2019-2020, au début de la pandémie de COVID-19 au Canada. En fait, les 14 conférences appuyées après le 20 février ont été tenues par téléconférence, alors que plusieurs réunions en personne (dont une rencontre des premiers ministres) ont été annulées ou reportées et converties en format virtuel.

Ressources humaines réelles

Sommaire des ressources humaines pour les responsabilités essentielles et les Services internes

Responsabilités essentielles et Services internes	Équivalents temps plein réels 2017-2018	Équivalents temps plein réels 2018-2019	Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2019-2020	Équivalents temps plein réels ‎2019-2020	Nombre d’équivalents temps plein prévus 2020-2021	Nombre d’équivalents temps plein prévus 2021-2022
Services aux conférences intergouverne-mentales	22	20	25	22	25	25
Services internes	7	6	7	8	7	7
Total	29	26	32	30	32	32

Les effectifs du SCIC ont augmenté en 2019-2020, à la suite de la dotation de postes vacants. Le roulement de personnel a aussi ralenti comparativement aux deux exercices précédents. Le Secrétariat continue de prendre diverses mesures afin de composer de façon proactive avec les départs éventuels. Par exemple, il crée des bassins de candidats qualifiés et des possibilités de perfectionnement professionnel à l’interne, notamment en offrant du mentorat, des affectations intérimaires et des rotations aux employés déjà en place.

Dépenses par crédit voté

Pour obtenir des renseignements sur les dépenses votées et les dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter les Comptes publics du Canada de 2019-2020.^{^[ii]}

Dépenses et activités du gouvernement du Canada

Des renseignements sur l’harmonisation des dépenses du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes avec les activités et dépenses du gouvernement du Canada sont accessibles dans l’InfoBase du GC. ^{^[iii]}

États financiers et faits saillants des états financiers

États financiers

Les états financiers (non audités) du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour l’exercice se terminant le 31 mars 2020 se trouvent sur le site Web du Ministère.

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Faits saillants des états financiers

État condensé des opérations (non audité) pour l’exercice se terminant le 31 mars 2020 (en dollars)

Renseignements financiers	Résultats prévus* ‎2019-2020	Résultats réels ‎2019-2020	Résultats réels ‎2018-2019	Écart (résultats réels de 2019-2020 moins ‎résultats prévus de 2019-2020)	Écart (résultats réels de 2019-2020 moins ‎résultats réels de 2018-2019)
Total des charges	6 416 270	6 119 422	5 777 283	(296 848)	342 139
Total des revenus	0	0	0	0	0
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts	6 416 270	6 119 422	5 777 283	(296 848)	342 139

Les charges totales se sont élevées à environ 6,1 millions de dollars, soit 342 000 $ de plus qu’à l’exercice précédent. Cet écart s’explique principalement par l’augmentation des dépenses liées aux salaires et aux avantages sociaux des employés (360 000 $) vu le plus grand nombre d’équivalents temps plein, qui se rapproche du nombre prévu. Une légère diminution des coûts de fonctionnement (17 000 $) a également été enregistrée.

Il convient de noter que les dépenses sont consignées selon la comptabilité d’exercice dans les états financiers et qu’elles comprennent les charges payées en notre nom par d’autres ministères. L’écart de 297 000 $ entre les résultats prévus et les résultats réels s’explique surtout par les postes demeurés vacants pendant l’année. Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales; il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis.

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État condensé de la situation financière (non audité) au 31 mars 2020 (en dollars)

Renseignements financiers	2019-2020	2018-2019	Écart ‎(2019-2020 moins ‎2018-2019)
Total des passifs nets	601 883	810 616	(208 733)
Total des actifs financiers nets	963 667	694 775	268 892
Dette nette du Ministère	(361 784)	115 841	(477 625)
Total des actifs non financiers	50 666	199 624	(148 958)
Situation financière nette du Ministère	412 450	83 783	328 667

Le total des passifs était d’environ 602 000 $, soit quelque 209 000 $ (26 %) de moins qu’à l’exercice précédent. Il se composait principalement des comptes créditeurs et des charges à payer, lesquels représentaient 67 % du total. La baisse découle principalement de la diminution des comptes créditeurs permanents et des salaires à payer.

Le total des actifs financiers nets s’élevait à environ 964 000 $ au 31 mars 2020, en hausse de quelque 269 000 $ (39 %) par rapport à l’exercice précédent. Cet accroissement est principalement attribuable à l’augmentation des comptes débiteurs pour le remboursement de dépenses de programme, par suite de la pandémie de COVID–19 et de ses incidences sur les activités courantes.

La dette nette du Ministère était de 362 000 $, soit environ 478 000 $ de moins qu’à l’exercice précédent. Cette diminution s’explique surtout par une réduction des comptes créditeurs permanents, une baisse des salaires et des traitements à payer et une hausse de l’amortissement des immobilisations corporelles.

Le total des actifs non financiers était d’environ 51 000 $ au 31 mars 2020, soit quelque 149 000 $ (75 %) de moins qu’à l’exercice précédent. Cette baisse découle principalement d’une hausse de 134 000 $ de l’amortissement cumulé des immobilisations et d’une perte de 5 000 $ sur l’aliénation d’immobilisations corporelles. Le reste de la diminution, soit environ 10 000 $, s’explique par des charges payées d’avance.

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Renseignements supplémentaires

Profil organisationnel

Ministre de tutelle : L’honorable Dominic LeBlanc

Administrateur général : André M. McArdle

Portefeuille ministériel : Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada et ministre des Affaires intergouvernementales

Instrument habilitant : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

Année d’incorporation ou de création : 1973

Raison d’être, mandat et rôle : Qui nous sommes et ce que nous faisons

La section « Raison d’être, mandat et rôle : Qui nous sommes et ce que nous faisons » est accessible sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Pour plus de renseignements sur les engagements organisationnels formulés dans la lettre de mandat du Ministère, consulter la lettre de mandat du ministre.

Cadre de présentation de rapports

Le Cadre ministériel des résultats et le Répertoire des programmes officiels du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour 2019-2020 sont illustrés ci-dessous.

Renseignements connexes sur le Répertoire des programmes

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Tableaux de renseignements supplémentaires

Les tableaux de renseignements supplémentaires ci-dessous sont accessibles sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes :

Dépenses fiscales fédérales

Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie chaque année des estimations et des projections du coût de ces mesures dans le Rapport sur les dépenses fiscales fédérales ^{^[v]}. Ce rapport donne aussi des renseignements généraux détaillés sur les dépenses fiscales, y compris les descriptions, les objectifs, les renseignements historiques et les renvois aux programmes des dépenses fédéraux connexes. Les mesures fiscales présentées dans ce rapport relèvent du ministre des Finances.

Coordonnées de l’organisation

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
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‎Adresse postale
‎C.P. 488, succursale A
‎Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Bureau
‎222, rue Queen, 12^e étage
‎Ottawa (Ontario) K1P 5V9

Renseignements généraux : 613-995-2341
‎Télécopieur : 613-996-6091
‎Courriel : Info@scics.ca

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Annexe : définitions

crédit (appropriation)

Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

dépenses budgétaires (budgetary expenditures)

Dépenses de fonctionnement et en capital; paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; et paiements à des sociétés d’État.

responsabilité essentielle (core responsibility)

Fonction ou rôle permanent exercé par un ministère. Les intentions du ministère concernant une responsabilité essentielle se traduisent par un ou plusieurs résultats ministériels auxquels le ministère cherche à contribuer ou sur lesquels il veut avoir une influence.

plan ministériel (Departmental Plan)

Exposé des plans et du rendement attendu d’un ministère qui reçoit des crédits parlementaires. Les plans ministériels couvrent une période de trois ans et sont habituellement présentés au Parlement au printemps.

priorité ministérielle (departmental priority)

Plan ou projet qu’un ministère a choisi de cibler et dont il rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation des résultats ministériels souhaités.

résultat ministériel (departmental result)

Une conséquence ou un résultat qu’un ministère cherche à atteindre. Un résultat ministériel échappe généralement au contrôle direct des ministères, mais il devrait être influencé par les résultats des programmes.

indicateur de résultat ministériel (departmental result indicator)

Une mesure quantitative du progrès réalisé par rapport à un résultat ministériel.

cadre ministériel des résultats (departmental results framework)

Un cadre qui relie les responsabilités essentielles du ministère à ses résultats ministériels et à ses indicateurs de résultats ministériels.

‎rapport sur les résultats ministériels (Departmental Results Report)

Rapport d’un ministère qui présente les réalisations réelles par rapport aux plans, aux priorités et aux résultats attendus énoncés dans le plan ministériel correspondant.

expérimentation (experimentation)

La tenue d’activités visant à étudier, à mettre à l’essai et à comparer les effets et les répercussions de politiques et d’interventions afin d’étayer la prise de décisions fondée sur des éléments probants, et à améliorer les résultats pour les Canadiens en apprenant ce qui fonctionne, pour qui et dans quelles circonstances. L’expérimentation est liée à l’innovation (l’essai de nouvelles approches), mais en est différente, car elle comporte une comparaison rigoureuse des résultats. À titre d’exemple, le fait d’utiliser un nouveau site Web pour communiquer avec les Canadiens peut être un cas d’innovation; le fait de conduire des essais systématiques du nouveau site Web par rapport aux outils existants de sensibilisation ou un ancien site Web pour voir celui qui permet une mobilisation plus efficace est une expérimentation.

équivalent temps plein (full-time equivalent)

Mesure utilisée pour représenter une année-personne complète d’un employé dans le budget ministériel. Pour un poste donné, le nombre d’équivalents temps plein représente le rapport entre le nombre d’heures travaillées par une personne, divisé par le nombre d’heures normales prévues dans sa convention collective.

analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) (gender-based analysis plus [GBA+])

Processus analytique utilisé pour évaluer l’effet des politiques, des programmes et des services sur divers groupes de femmes, d’hommes et de personnes allosexuelles en fonction de multiples facteurs, notamment la race, l’ethnie, la religion, l’âge et l’incapacité physique ou mentale.

priorités pangouvernementales (government-wide priorities)

Aux fins du Rapport sur les résultats ministériels 2019-2020, les thèmes de haut niveau qui présentent le programme du gouvernement issu du discours du Trône de 2019 (c’est-à-dire lutter contre les changements climatiques, renforcer la classe moyenne, parcourir le chemin de la réconciliation, assurer la santé et la sécurité des Canadiens et placer le Canada en position favorable pour assurer sa réussite dans un monde incertain.

initiative horizontale (horizontal initiative)

Initiative dans le cadre de laquelle deux organisations fédérales ou plus reçoivent du financement dans le but d’atteindre un résultat commun, souvent associé à une priorité du gouvernement.

‎dépenses non budgétaires (non-budgetary expenditures)

Recettes et décaissements nets au titre de prêts, de placements et d’avances, qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

rendement (performance)

Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent à ceux que l’organisation souhaitait obtenir, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.

indicateur de rendement (performance indicator)

Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.

production de rapports sur le rendement (performance reporting)

Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

plan (plan)

Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous-tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

dépenses prévues (planned spending)

En ce qui a trait aux plans ministériels et aux rapports sur les résultats ministériels, les dépenses prévues s’entendent des montants présentés dans le budget principal des dépenses.

Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son plan ministériel et son rapport sur les résultats ministériels.

programme (program)

Services et activités, pris séparément ou en groupe, ou une combinaison des deux, qui sont gérés ensemble au sein du ministère et qui portent sur un ensemble déterminé d’extrants, de résultats ou de niveaux de services.

‎répertoire des programmes (program Inventory)

Compilation de l’ensemble des programmes du ministère et description de la manière dont les ressources sont organisées pour contribuer aux responsabilités essentielles et aux résultats du ministère.

résultat (result)

Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

dépenses législatives (statutory expenditures)

Dépenses approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi autre qu’une loi de crédits. La loi précise les fins auxquelles peuvent servir les dépenses et les conditions dans lesquelles elles peuvent être effectuées.

cible (target)

Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

dépenses votées (voted expenditures)

Dépenses approuvées annuellement par le Parlement par une loi de crédits. Le libellé de chaque crédit énonce les conditions selon lesquelles les dépenses peuvent être effectuées.

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Notes en fin d’ouvrage

[i] InfoBase du GC, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#start

[ii] Comptes publics du Canada, http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/recgen/cpc-pac/index-fra.html

[iii] InfoBase du GC, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#start

[iv] InfoBase du GC, https://www.tbs-sct.gc.ca/ems-sgd/edb-bdd/index-fra.html#start

[v]. Rapport sur les dépenses fiscales fédérales, https://www.canada.ca/fr/ministere-finances/services/publications/depenses-fiscales.html