Publication

Je suis heureux de présenter le Rapport sur les résultats ministériels 2021–2022 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes. À titre d’organisme impartial ayant le mandat de fournir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres partout au Canada, le Secrétariat joue depuis près d’un demi-siècle un rôle de premier plan dans les affaires intergouvernementales au pays.

En 2021-2022, la pandémie de COVID-19 a continué de transformer nos opérations et la manière dont se tiennent les réunions intergouvernementales. Le Secrétariat a fait preuve de créativité, d’innovation et de souplesse pour s’adapter à la nouvelle réalité des conférences virtuelles et du télétravail dans un environnement en évolution. L’une des principales priorités de l’organisme au cours de l’exercice a donc été de maintenir et de cultiver des partenariats étroits avec ses clients. Pour ce faire, on a tenu des consultations fructueuses avec les sous-ministres des Affaires intergouvernementales et des représentants des commissaires des fonctions publiques de partout au Canada.

Le Secrétariat a misé sur sa capacité à s’adapter et à se réoutiller dans le contexte de la pandémie pour élargir son expertise en adoptant de nouveaux formats de réunion et en rehaussant son offre technologique, tout en définissant de nouvelles normes pour l’avenir des rencontres hybrides.

C’est ainsi que le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été en mesure d’appuyer 147 conférences intergouvernementales de haut niveau en 2021-2022, tout en obtenant un taux de satisfaction de 89,7 % au sondage annuel réalisé auprès des organisateurs de conférences.

André M. McArdle

Secrétaire, Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Aperçu des résultats

Principaux résultats de 2021-2022

La plateforme de vidéoconférence (sécurisée, conviviale et comportant un module intégré d’interprétation) est demeurée la plateforme de choix pendant la deuxième année de la pandémie, et on continuera de l’utiliser à l’avenir pour permettre à des délégués de participer à distance à des réunions en personne ou hybrides.

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a continué d’élargir l’éventail de ses services virtuels. Il offre entre autres l’inscription des délégués et l’accès aux documents en ligne, de l’aide pour les présentations en partage d’écran, un rôle de modérateur renforcé pour les gestionnaires de conférences du Secrétariat, ainsi que des séances virtuelles en petits groupes et d’autres formes de réunions parallèles qui facilitent entre autres les discussions, la préparation des communiqués et les conférences de presse virtuelles.

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a continué de mettre l’accent sur l’innovation et la prestation de services de conférences souples, économiques et de qualité aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, principalement dans un environnement virtuel. Il a réalisé des avancées considérables pour développer et mettre en œuvre de nouveaux processus et de nouvelles technologies, notamment afin de régler les difficultés de nature technique et autre que posent les conférences virtuelles avec services d’interprétation. Ces mesures de modernisation lui ont permis de maintenir les services de grande qualité auxquels ses clients s’attendent dans un environnement de conférence en rapide évolution.

Nombre réel d’équivalents temps plein

Le SCIC fournit toujours à ses nouveaux employés l’équipement dont ils ont besoin pour être entièrement mobiles, en plus d’améliorer les processus en vue de permettre à son personnel d’être en tous points fonctionnel à l’extérieur des bureaux et d’appuyer à distance toutes les conférences virtuelles. De plus, grâce aux nouveaux outils, politiques et procédures mis en place, les membres de notre équipe sont désormais pleinement productifs peu importe où ils se trouvent au Canada, qu’ils travaillent dans nos bureaux, sur les lieux des conférences ou depuis leur résidence.

Dépenses réelles

4 893 775 $

Le SCIC a appuyé un total de 147 conférences intergouvernementales de haut niveau, soit 3 conférences en personne, 9 téléconférences et 135 vidéoconférences virtuelles. Ces dernières constituent un format relativement nouveau pour le Secrétariat, qui n’avait jusqu’en mars 2020 soutenu que des réunions virtuelles à partir de salles de conférence dotées en permanence d’équipement de vidéoconférence. En dépit de ce changement important, les clients ont continué de se dire très satisfaits des services du Secrétariat. Le taux de satisfaction des délégués a en effet atteint 94 %. Pour ce qui est des planificateurs de conférences, le taux de satisfaction global a été de 89,7 % en 2022, soit 2,1 % de moins qu’en 2021, ce qui s’explique principalement par la poursuite de la transition et les améliorations apportées à la plateforme virtuelle et aux services connexes.

Pour en savoir plus sur les plans, les priorités et les résultats atteints du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter la section « Résultats : ce que nous avons accompli » du présent rapport.

Résultats : ce que nous avons accompli

Responsabilité essentielle

Services de conférences intergouvernementales

Description

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes assure la continuité des services de planification et d’archivage et offre du soutien administratif impartial en ce qui a trait aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.

Résultats

La responsabilité essentielle de l’organisme relève de la division des Services de conférences, qui offre par conséquent des services efficaces, professionnels et novateurs dans le cadre des réunions intergouvernementales de haut niveau. Ces réunions contribuent à l’objectif stratégique clé du gouvernement consistant à améliorer les partenariats avec les gouvernements provinciaux et territoriaux et les partenaires, collectivités et gouvernements autochtones. Au fil de la pandémie, il est devenu encore plus crucial pour les gouvernements et les collectivités autochtones de collaborer afin de s’attaquer aux conséquences économiques, sociales et de santé urgentes de la COVID-19. Dans ce contexte, les compétences et les services du SCIC sont devenus plus essentiels que jamais pour les délégués aux conférences et les autres intervenants, dont les organisateurs de réunions et les secrétariats permanents qui ont appuyé les priorités et facilité les relations intergouvernementales en 2021–2022.

Pendant toute l’année, l’organisme a montré sa capacité de répondre, souvent à court préavis, à la demande très élevée pour ses services en veillant à ce que ceux-ci restent pertinents, prospectifs et d’excellente qualité. Le SCIC a tenu son engagement d’ouvrir la voie de manière proactive, d’offrir conseils et orientation à ses clients et de les encourager à conserver des approches novatrices afin d’assurer la tenue de réunions intergouvernementales de haut niveau entièrement virtuelles, contribuant ainsi à maintenir des relations de collaboration florissantes et ouvertes entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en cette période décisive. Par exemple, le personnel du SCIC a consacré beaucoup de temps et d’efforts à guider les présidents de réunions, les participants et les présentateurs dans l’utilisation de la plateforme relativement nouvelle de vidéoconférence avant et pendant les rencontres. Dans le cadre de notre travail de promotion de la vidéoconférence, nous avons informé et rassuré les organisateurs de réunions quant à des aspects comme la sécurité, les exigences techniques, l’étiquette et d’autres pratiques exemplaires. Nous avons passé en revue les procédures et les outils de prestation de services afin de les adapter au besoin au rythme rapide de la planification et de la tenue de réunions virtuelles. On s’est notamment attaché à coordonner plus efficacement les services spécialisés fournis par des entrepreneures en matière d’audiovisuel, d’interprétation et autres.

Des activités et des actions ont été entreprises en 2021-2022 afin d’appuyer les cinq initiatives clés suivantes, qui ont été conçues pour donner suite à la responsabilité essentielle du SCIC :

Initiative clé 1 : Poursuivre les communications ciblées pour faire connaître nos services et entretenir des relations continues avec les divers ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux afin de déterminer leurs besoins

Activités prévues

Promouvoir, développer et explorer les possibilités auprès des partenaires actuels et nouveaux à titre de principal fournisseur de services de conférences pour les réunions intergouvernementales de haut niveau.

Obtenir la reconnaissance des partenaires gouvernementaux du SCIC.

Améliorer les documents d’orientation et d’information destinés aux clients et tenir des forums de sensibilisation afin de fournir des solutions opportunes et novatrices en gestion d’événements, au bénéfice des clients.

Résultats obtenus

En 2021-2022, le SCIC a appuyé 147 conférences, lesquelles ont été tenues par un nombre de secteurs clients très semblable à celui des trois exercices précédents. De nombreux secteurs ont toutefois organisé davantage de réunions récurrentes pendant l’année.

L’abandon complet des événements en personne au profit des réunions virtuelles a offert une autre excellente occasion de resserrer les liens avec les organisateurs de conférences dans les 14 gouvernements clients en 2021-2022, ceux-ci comptant beaucoup sur l’expérience et les compétences du SCIC pour leur fournir conseils et orientation quant aux aspects techniques des conférences virtuelles et aux services de soutien connexes.

Pendant le premier trimestre de l’exercice, le SCIC a testé de façon exhaustive de nouvelles technologies de conférence virtuelle afin de pouvoir maintenir des services d’excellente qualité, surtout pour l’interprétation à distance. Un Forum d’échange de connaissances a eu lieu en 2021-2022, réunissant le plus grand nombre de participants des dernières années (pour plus de détails, voir l’initiative clé 5).

L’importante demande pour les conférences virtuelles avec services d’interprétation a amené le SCIC à élargir son réseau de fournisseurs de services audiovisuels et d’interprétation du secteur privé. Ces partenariats faciliteront la prestation de services d’interprétation efficaces et efficients, en plus d’appuyer l’utilisation des deux langues officielles dans le cadre de ces réunions.

Initiative clé 2 : S’assurer d’avoir la capacité de tenir des conférences sur des plateformes multiples afin de faciliter la téléconférence et la vidéoconférence dans le cadre de réunions entièrement virtuelles et de permettre à des délégués de participer à distance à des rencontres en personne

Activités prévues

Développer les capacités en matière de conférences virtuelles en explorant de nouvelles technologies et des services à distance (c.-à-d. l’interprétation à distance).

Préparer des guides et des pratiques exemplaires à l’intention des organisateurs et des participants.

Résultats obtenus

Même si les téléconférences sont demeurées populaires pendant les quatre premiers mois de l’exercice précédent, les clients du SCIC en sont graduellement venus à privilégier les vidéoconférences pour leurs discussions virtuelles. La tendance s’est maintenue en 2021-2022, surtout grâce à l’ajout de l’image (qui rend l’expérience beaucoup plus interactive pour les participants), mais aussi à un son de bien meilleure qualité pour les délégués et les interprètes. Les tests se sont poursuivis et ont permis d’améliorer encore davantage la qualité sonore des réunions virtuelles.

La popularité des services de vidéoconférence de même que l’amélioration de nos services de soutien à distance nous ont permis de continuer à offrir une prestation d’une qualité inégalée à nos clients fédéraux, provinciaux et territoriaux où qu’ils se trouvent au pays. De plus, grâce à la mise en œuvre réussie des services d’interprétation à distance, tous les participants bénéficient d’un environnement bilingue.

Des guides et des outils de planification à l’intention des organisateurs de conférences en personne ont été préparés et distribués aux clients. On a également élaboré et mis en place des pratiques exemplaires s’adressant aux organisateurs de conférences virtuelles intergouvernementales ainsi qu’aux participants.

Initiative clé 3 : Examiner et peaufiner les stratégies de formation pour la prestation des services de conférences et de services à la clientèle de grande qualité, afin d’être en mesure de nous adapter au contexte actuel et aux besoins en évolution des clients

Activités prévues

Veiller à ce que le personnel, les processus internes et les technologies du SCIC soient adaptés au contexte actuel et répondent aux exigences futures ainsi qu’aux besoins en évolution des clients tout en renforçant le souci du service à la clientèle au sein de l’organisme.

Résultats obtenus

Des occasions de formation et de perfectionnement ont été offertes aux employés des Services de conférences tout au long de 2021-2022, alors qu’ils apprenaient à fonctionner en télétravail et à appuyer des réunions entièrement à distance de la manière la plus efficace et harmonieuse possible.

De plus, afin d’améliorer le modèle en place, de nouvelles équipes de projet ont été chargées d’analyser le recours aux conférences virtuelles, les modèles et les technologies utilisés de même que les besoins et la rétroaction des clients. Comme ces derniers doivent disposer d’une souplesse accrue pour tenir des conférences, on a notamment investi dans de nouveaux actifs en vue de maintenir et d’élargir l’accès aux réunions pour les participants tout en assurant la satisfaction de la clientèle dans un environnement axé sur les formats virtuels et hybrides.

Initiative clé 4 : Mettre en œuvre les nouveaux outils élaborés en 2020 afin de réaliser des évaluations internes et externes après les conférences

Activités prévues

Pleinement mettre en œuvre les sondages qui sont réalisés auprès des planificateurs de conférences et des délégués en vue d’obtenir un meilleur taux de réponse et de recueillir une rétroaction efficace concernant les réunions virtuelles et en personne.

Analyser les résultats de ces évaluations de programme et les utiliser comme principale source d’information pour déterminer les améliorations à apporter aux services et pour mesurer notre réussite dans l’atteinte de l’objectif général consistant à offrir des services d’excellente qualité et à répondre aux besoins.

Résultats obtenus

Deux types de sondage (un réalisé annuellement auprès d’un échantillon d’organisateurs de conférences et l’autre destiné aux délégués après chaque événement) servent à évaluer la satisfaction des clients, qui demeure très élevée :

opour ce qui est des délégués, le taux de satisfaction a atteint 94 % en 2021-2022, ce qui est remarquable vu l’environnement presque entièrement virtuel (y compris le nouveau format et la nouvelle plateforme de vidéoconférence) et à un moment où le SCIC a complètement transformé ses opérations et ses services dans le contexte de la pandémie;

ole taux de satisfaction des organisateurs des conférences virtuelles appuyées en 2021-2022 était de 89,7 %.

Initiative clé 5 : Tenir un Forum d’échange de connaissances avec des organisateurs de réunions fédéraux, provinciaux et territoriaux

Activités prévues

Organiser un Forum d’échange de connaissances avec des organisateurs de réunions fédéraux, provinciaux et territoriaux.

Résultats obtenus

Un Forum d’échange de connaissances avec des organisateurs de réunions fédéraux, provinciaux et territoriaux a eu lieu le 25 janvier 2022. Les discussions ont porté sur cinq grands sujets :

1.Perfectionner et améliorer le logiciel de gestion des conférences. Le Secrétariat travaille à la création d’un portail pour les organisateurs de conférences, qui donnerait un accès en temps réel aux rapports d’inscription et à divers autres outils de planification. Il a déjà recueilli des commentaires, mais il est possible que les clients soient de nouveau sollicités pour valider certaines fonctions.

2.Améliorer les documents d’orientation destinés aux clients et en élaborer de nouveaux. Le SCIC a lancé divers outils qui doivent aider les clients à planifier et à préparer leurs conférences : Planification de conférences : étapes à suivre pour un événement réussi; Liste de vérification : lieu de la réunion; Aménager votre salle de réunion; et Guide des pratiques protocolaires pour les réunions intergouvernementales de ministres et de sous-ministres. Ces outils sont transmis au début du processus de planification aux organisateurs de conférences, qui pourront bientôt les consulter sur le portail.
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3.Rehausser la capacité en matière de téléconférence et de vidéoconférence. Le temps nécessaire pour planifier des vidéoconférences a été considérablement réduit. Des pratiques exemplaires en matière de vidéoconférence et de téléconférence ont été définies et elles sont communiquées aux organisateurs et à tous les participants avant chaque réunion. La formation et la communication demeureront très importantes vu les changements de ministres et de sous-ministres et l’entrée en fonction de nouveaux organisateurs de conférences, qui ne sont pas tous aussi à l’aise avec la technologie. Le SCIC continuera d’offrir du soutien et de la formation aux clients et aux participants pour assurer le succès des conférences virtuelles.
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4.Renforcer la culture du service à la clientèle. La stratégie de recrutement du SCIC, qui met désormais l’accent sur le service à la clientèle, a donné d’excellents résultats dans tous les cas jusqu’à maintenant. Des formations et des mises à jour sur l’excellence du service sont offertes chaque année à l’ensemble du personnel.

5.Élargir l’approche d’amélioration continue. Afin d’obtenir une rétroaction significative à laquelle il peut donner suite, le SCIC a normalisé les analyses rétrospectives avec les clients et augmenté la portée des sondages qu’il réalise après les conférences.

Expérimentation

Le SCIC n’a pas réalisé d’activités d’expérimentation, mais il a continué de promouvoir et de faciliter l’innovation. L’expérimentation est liée à l’innovation (l’essai de nouvelles approches), mais en est différente, car elle comporte une comparaison rigoureuse des résultats. À titre de très petit organisme, le Secrétariat ne dispose pas des ressources humaines et financières qui seraient requises pour réaliser une expérimentation valide à grande échelle.

Principaux risques

Gestion des ressources humaines

En 2021-2022, il y avait un risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel (retraites et autres départs, rotation des détachements provinciaux et territoriaux, dotation en période de pointe). Le SCIC est parvenu à atténuer ce risque en dotant les postes de manière proactive, optant entre autres pour un chevauchement dans certains postes clés afin d’assurer le transfert du savoir organisationnel. L’organisme accorde une grande importance à la planification de la relève, un exercice qui demeure essentiel à son succès à long terme vu sa petite taille et ses capacités internes limitées.

Dans le contexte de la pandémie, les employés courraient aussi le risque d’être exposés au virus de la COVID-19 lors du retour dans les bureaux et de la reprise des conférences en personne. Le SCIC s’est efforcé de réduire ce risque en élaborant et en appliquant une politique détaillée sur le retour dans les bureaux, qui contenait des renseignements sur le port du masque médical, l’éloignement social et les modalités de travail souples.

Résultats atteints

Le tableau suivant montre, pour les Services de conférences intergouvernementales, les résultats obtenus, les indicateurs de rendement, les cibles et les dates cibles pour 2021-2022, ainsi que les résultats réels des trois derniers exercices pour lesquels ces résultats sont disponibles.

Résultats ministériels	Indicateurs de rendement	Cible	Date d’atteinte de la cible	Résultats réels ‎2019-2020	Résultats réels ‎2020-2021	Résultats réels ‎2021-2022
R1 : Faciliter la tenue de discussions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales productives en planifiant et en soutenant des conférences de manière centralisée et professionnelle	Taux de satisfaction des organisateurs de conférences^[1]	> 90 %	31 mars 2022	96,8 %	91,8 %	89,7 %^[2]
	Taux de satisfaction des participants aux conférences^[3]	> 90 %	31 mars 2022	95 %	88 %	94 %
R2 : Innovation continue en matière de processus et de prestation de services afin de répondre aux besoins en évolution des clients	Taux d’utilisation par les clients des principales innovations en matière de technologie et de prestation de services^[4]	> 75 %	31 mars 2022	83 %	80 %	92 %

^[1] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions d’entrevue (pour 135 vidéoconfé-rences, 9 téléconférences et 3 réunions en personne).

^[2]Bien que ce résultat se situe légèrement en deçà de la cible, il s’agit d’une réussite remarquable dans le contexte de transfor-mation qui a prévalu pendant l’exercice. L’écart mineur observé traduit vraisemblablement les défis que nos clients ont dû sur-monter pour s’adapter au nouveau format et à la nouvelle plateforme de vidéoconférence.

^[3] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions de sondage.

^[4]Pourcentage des solutions novatrices mises en œuvre par les clients.

Les renseignements sur les ressources financières, les ressources humaines et le rendement liés au Répertoire des programmes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes figurent dans l’InfoBase du GC.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Le tableau suivant montre, pour les Services de conférences intergouvernementales, les dépenses budgétaires de 2021–2022, ainsi que les dépenses réelles pour cet exercice.

Budget principal des dépenses ‎2021-2022	Dépenses prévues ‎2021-2022	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2021-2022	Dépenses réelles ‎(autorisations utilisées) ‎2021-2022	Écart ‎(dépenses réelles moins dépenses prévues) ‎2021-2022
4 666 373	3 991 758	4 845 476	3 252 061	(739 697)

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Le tableau suivant indique, en équivalents temps plein, les ressources humaines dont le ministère a eu besoin pour s’acquitter de cette responsabilité essentielle en 2021-2022.

Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2021-2022	Nombre d’équivalents temps plein réels ‎2021-2022	Écart ‎(nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) ‎2021-2022
25	20	(5)

Services internes

Description

On entend par services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les services internes désignent les activités et les ressources des 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes au sein de l’organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes de l’organisation. Les 10 catégories de services sont les suivantes :

services de gestion des acquisitions;

services de communication;

services de gestion des finances;

services de gestion des ressources humaines;

services de gestion de l’information;

services des technologies de l’information;

services juridiques;

services de gestion du matériel;

services de gestion et de surveillance;

services de gestion des biens immobiliers.

Résultats

Le programme des services internes aide l’organisme à exécuter son mandat grâce à une gestion saine et prudente des biens, des ressources humaines et financières et des services de technologie de l’information.

En 2021-2022, les services internes ont continué d’administrer les ressources publiques avec la plus grande prudence et le plus grand soin, en plus de surveiller le cadre de contrôle interne et d’en rendre compte. Les processus connexes ont été améliorés à la suite d’une auto-évaluation interne et à mesure qu’on a repéré des lacunes en cours d’exercice.

Dans le cadre de son engagement à respecter la Stratégie d’adoption de l’informatique en nuage du gouvernement du Canada de 2018, le Secrétariat a analysé ses services et ses besoins, simplifié autant que possible ses opérations et exploré la possibilité de passer à un environnement infonuagique, tout cela dans le but d’éliminer le centre de données installé dans ses bureaux. La portion exploratoire de l’analyse est terminée et certains éléments, notamment la transition du serveur Exchange au nuage, ont été menés à bien.

Pendant l’exercice, le SCIC a collaboré avec Services publics et Approvisionnement Canada afin de réaliser le projet de recouvrement des trop-payés au sein de l’organisation, ce qui a permis d’instaurer un processus amélioré et normalisé complet pour le traitement des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires.

Le Secrétariat a en outre continué à mettre de l’avant les occasions d’apprentissage, et ce, pour soutenir un milieu de travail sain, promouvoir la santé mentale et encourager une culture de l’amélioration et de l’innovation continues. Pour ce faire, il a communiqué activement des bulletins d’information qui proposent des ressources aux employés et encouragé la participation aux occasions d’apprentissage et aux activités de la fonction publique. Des séances de groupe virtuelles ont aussi été tenues chaque mois afin de rassembler le personnel pour discuter de santé mentale, de diversité et d’inclusion. Le SCIC a également mis la touche finale à sa Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail, qui a été pleinement mise en œuvre, et tous les employés ont suivi la formation obligatoire.

En prévision de la reprise des conférences en personne, l’organisation a fait appel à des stratégies de recrutement novatrices pour pourvoir les postes vacants au quatrième trimestre de l’exercice.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Le tableau suivant présente, pour les services internes, les dépenses budgétaires en 2021-2022, ainsi que les dépenses pour cet exercice.

Budget principal des dépenses ‎2021-2022	Dépenses prévues ‎2021-2022	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2021-2022	Dépenses réelles ‎(autorisations utilisées) ‎2021-2022	Écart ‎(dépenses réelles moins dépenses prévues) ‎2021-2022
1 364 105	1 270 888	1 413 341	1 641 714	370 826

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Le tableau suivant présente, en équivalents temps plein, les ressources humaines dont le ministère a eu besoin pour fournir ses services internes en 2021-2022.

Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2021-2022	Nombre d’équivalents temps plein réels ‎2021-2022	Écart ‎(nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) ‎2021-2022
7	8	1

Les services internes du SCIC ont utilisé un équivalent temps plein (ETP) de plus que ce qui était planifié à l’origine, étant donné que des postes clés offrant un soutien essentiel à l’organisation ont été pourvus de façon proactive avant le départ prévu de leur titulaire.

Dépenses et ressources humaines

Dépenses

Dépenses de 2019-2020 à 2024-2025

Le graphique suivant présente les dépenses prévues (votées et législatives) au fil du temps.

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Pour plus de détails, consulter la section « Sommaire du rendement budgétaire pour la responsabilité essentielle et les services internes » du présent rapport.

Sommaire du rendement budgétaire pour la responsabilité essentielle et les services internes (en dollars)

Le tableau « Sommaire du rendement budgétaire pour la responsabilité essentielle et les services internes » présente les ressources financières budgétaires affectées à la responsabilité essentielle et aux services internes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Responsabilité essentielle et services internes	Budget principal des dépenses ‎2021-2022	Dépenses prévues ‎2021–2022	Dépenses prévues ‎2022-2023	Dépenses prévues ‎2023-2024	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2021-2022	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2019–2020	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2020–2021	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2021-2022
Services de conférences intergouverne-mentales	4 666 373	3 991 758	4 263 097	4 263 097	4 845 476	4 125 601	3 369 649	3 252 061
Services internes	1 364 105	1 270 888	1 358 580	1 358 580	1 413 341	1 300 008	1 295 594	1 641 714
Total	6 030 478	5 262 646	5 621 677	5 621 677	6 258 817	5 425 609	4 665 243	4 893 775

Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur format, leur nombre pendant un exercice donné et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Par contre, ils ont une incidence directe sur ses dépenses annuelles. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds afin d’exécuter son mandat, et il prévoit les variations au chapitre du nombre de conférences, de leur format et du degré de soutien offert afin d’assurer la poursuite des activités dans le respect de son budget. Comme le montre le présent rapport, les incidences de la pandémie ont continué à se faire sentir en 2021-2022, alors que l’organisme a appuyé seulement trois réunions en personne. Ces dernières sont normalement plus coûteuses en raison des déplacements, des heures supplémentaires et des services audiovisuels qui y sont associés. Il faut aussi prendre en compte la proportion des téléconférences et des vidéoconférences. Le Secrétariat a appuyé 124 téléconférences et 95 vidéoconférences en 2020-2021, comparativement à 9 et 135 en 2021-2022. Comme les téléconférences exigent beaucoup moins de ressources que les vidéoconférences, le fait d’appuyer un plus grand nombre de vidéoconférences vient augmenter substantiellement le coût global des rencontres.

Ressources humaines

Le tableau « Sommaire des ressources humaines pour la responsabilité essentielle et les services internes » présente les équivalents temps plein (ETP) affectés à la responsabilité essentielle et aux services internes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Sommaire des ressources humaines pour la responsabilité essentielle et les services internes

Responsabilité essentielle et services internes	Équivalents temps plein réels 2019-2020	Équivalents temps plein réels 2020-2021	Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2021-2022	Équivalents temps plein réels ‎2021-2022	Nombre d’équivalents temps plein prévus 2022–2023	Nombre d’équivalents temps plein prévus 2023–2024
Services de conférences intergouvernementales	22	19	25	20	25	25
Services internes	8	8	7	8	7	7
Total	30	27	32	28	32	32

Les besoins en personnel ont été moindres durant la pandémie, vu la diminution du nombre de conférences en personne et des déplacements. Pour réduire encore davantage le nombre de processus de dotation pendant cette période, le SCIC a pris des mesures temporaires pour certains postes, alors que d’autres ont été laissés vacants. Des processus de dotation ont été lancés à la fin de l’exercice en prévision de la reprise des rencontres en personne en 2022-2023.

Dépenses par crédit voté

Pour obtenir des renseignements sur les dépenses votées et les dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consultez les Comptes publics du Canada 2021.

Dépenses et activités du gouvernement du Canada

Des renseignements sur l’harmonisation des dépenses du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes avec les dépenses et les activités du gouvernement du Canada figurent dans l’InfoBase du GC.

États financiers et faits saillants des états financiers

États financiers

Les états financiers (non audités) du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour l’exercice se terminant le 31 mars 2022 sont publiés sur le site Web du SCIC.

Faits saillants des états financiers

État condensé des résultats (non audité) pour l’exercice se terminant le 31 mars 2022 (en dollars)

Renseignements financiers	Résultats prévus ‎2021-2022	Résultats réels ‎2021-2022	Résultats réels ‎2020-2021	Écart (résultats réels de 2021-2022 moins ‎résultats prévus de 2021-2022)	Écart (résultats réels de 2021-2022 moins ‎résultats réels de 2020-2021)
Total des charges	5 887 926	5 518 371	5 360 056	(369 555)	158 315
Total des recettes	0	0	0	0	0
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts	5 887 926	5 518 371	5 360 056	(369 555)	158 315

L’écart entre les résultats prévus et les résultats réels s’explique par la réduction marquée des dépenses non salariales durant la pandémie de COVID-19, par suite de l’évolution du modèle de prestation des services. Le SCIC n’a tenu que trois rencontres en personne durant l’exercice, un nombre inférieur aux prévisions. De plus, il comptait toujours des postes vacants, ce qui a réduit ses dépenses salariales.

Les charges totales se sont établies à environ 5,5 millions de dollars, soit quelque 158 000 $ de plus qu’à l’exercice précédent. L’organisme a continué à ressentir les effets de la pandémie tout au long de 2021-2022 et presque toutes les réunions ont été tenues en mode virtuel, ce qui est sensiblement moins coûteux. On a profité de la situation pour réaliser un projet de numérisation, auquel est attribuable la plus grande part de la hausse de 327 000 $ enregistrée au chapitre des services professionnels et spéciaux. Par ailleurs, les frais de location ont diminué de 166 000 $ tandis que les coûts des télécommunications ont augmenté de 71 000 $.

État condensé de la situation financière (non audité) au 31 mars 2022 (en dollars)

Renseignements financiers	2021-2022	2020-2021	Écart ‎(2021-2022 moins ‎2020-2021)
Total du passif net	631 856	686 327	(54 471)
Total des actifs financiers nets	384 018	428 007	(43 989)
Dette nette du ministère	247 838	258 320	(10 482)
Total des actifs non financiers	4 470	7 341	(2 871)
Situation financière nette du ministère	(243 368)	(250 979)	7 611

Le total du passif était d’environ 632 000 $, en baisse de quelque 54 000 $ (8 %) par rapport à l’exercice précédent. Les comptes créditeurs et les charges à payer représentaient 43 % de ce montant, et les indemnités de vacances et de congés compensatoires comptaient aussi pour 43 %. Cette réduction globale s’explique principalement par la diminution des comptes créditeurs et des charges à payer, laquelle a été compensée en partie par une hausse des indemnités de vacances et de congés compensatoires, qui ont augmenté de 60 000 $.

Le total des actifs financiers nets était d’environ 384 000 $ au 31 mars 2022, en baisse de 44 000 $ (10 %) par rapport à l’exercice précédent. Cette diminution est principalement attribuable à la réduction des comptes débiteurs d’autres ministères dus au Trésor, en raison d’un décalage dans le traitement des factures. Un retard dans la réception de la contribution d’une province a partiellement compensé l’écart.

Le total des actifs non financiers était d’environ 4 000 $ au 31 mars 2022, soit quelque 3 000 $ (39 %) de moins qu’à l’exercice précédent. Cette baisse découle principalement de la diminution des charges payées d’avance.

Les renseignements sur les résultats prévus pour 2021-2022 sont fournis dans l’État des résultats prospectif et les notes 2021-2022 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Renseignements ministériels

Ministre de tutelle : L’honorable Dominic LeBlanc

Administrateur général : André M. McArdle

Portefeuille ministériel : Ministre des Affaires intergouvernementales, de l’Infrastructure et des Collectivités

Instrument habilitant : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

Raison d’être, mandat et rôle : qui nous sommes et ce que nous faisons

La section « Raison d’être, mandat et rôle : composition et responsabilités » peut être consultée sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Pour plus de renseignements sur les engagements organisationnels formulés dans la lettre de mandat du ministère, consultez la lettre de mandat du ministre.

Contexte opérationnel

Des renseignements sur le contexte opérationnel peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Cadre de présentation de rapports

Le Cadre ministériel des résultats et le Répertoire des programmes officiels du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes de 2021-2022 sont présentés ci-dessous.

Table

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Renseignements connexes sur le Répertoire des programmes

Tableaux de renseignements supplémentaires

Les tableaux de renseignements supplémentaires ci-dessous sont affichés sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes :

Stratégie ministérielle de développement durable/Rapports sur les achats écologiques

Analyse comparative entre les sexes Plus

Dépenses fiscales fédérales

Il est possible de recourir au système fiscal pour atteindre des objectifs de politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’imposition, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie chaque année des estimations et des projections du coût de ces mesures dans le Rapport sur les dépenses fiscales fédérales. Ce rapport donne aussi des renseignements détaillés sur les dépenses fiscales, dont des descriptions, des objectifs, des données historiques et des renvois aux programmes de dépenses fédérales connexes, ainsi qu’aux évaluations et aux résultats de l’ACS Plus liés aux dépenses fiscales.

Coordonnées de l’organisation

Adresse postale :

C.P. 488, succursale A

Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Numéro de téléphone : 613-995-2341

Numéro de télécopieur : 613-996-6091

Adresse de courriel : Info@scics.ca

Site Web : https://www.scics.ca/

Annexe : Définitions

analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus) (gender-based analysis plus [GBA Plus])

Outil analytique utilisé pour élaborer des politiques, des programmes et d’autres initiatives adaptés et inclusifs et mieux comprendre comment des facteurs comme le sexe, la race, l’origine nationale et ethnique, l’origine ou l’identité autochtone, l’âge, l’orientation sexuelle, les conditions socio-économiques, la géographie, la culture et le handicap influent sur les expériences et les résultats et peuvent avoir une incidence sur l’accès aux programmes gouvernementaux et l’expérience vécue dans le cadre de ceux-ci.

Cadre ministériel des résultats (departmental results framework)

Cadre qui établit un lien entre les responsabilités essentielles et les résultats ministériels et les indicateurs de résultat ministériel d’un ministère.

cible (target)

Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit d’atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

crédit (appropriation)

Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

dépenses budgétaires (budgetary expenditures)

Dépenses de fonctionnement et en capital; paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; paiements à des sociétés d’État.

dépenses législatives (statutory expenditures)

Dépenses approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi autre qu’une loi de crédits. La loi précise les fins auxquelles peuvent servir les dépenses et les conditions dans lesquelles elles peuvent être effectuées.

dépenses non budgétaires (non-budgetary expenditures)

Recettes et décaissements nets au titre de prêts, d’investissements et d’avances qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

dépenses prévues (planned spending)

En ce qui a trait au Plan ministériel et au Rapport sur les résultats ministériels, montants présentés dans le Budget principal des dépenses.

Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son Plan ministériel et son Rapport sur les résultats ministériels.

dépenses votées (voted expenditures)

Dépenses approuvées annuellement par le Parlement au moyen d’une loi de crédits. Le libellé de chaque crédit énonce les conditions selon lesquelles les dépenses peuvent être effectuées.

équivalent temps plein (full-time equivalent)

Mesure utilisée pour représenter une année-personne complète d’un employé dans le budget ministériel. Pour un poste donné, le nombre d’équivalents temps plein représente le rapport entre le nombre d’heures travaillées par une personne, divisé par le nombre d’heures normales prévues dans sa convention collective.

expérimentation (experimentation)

Réalisation d’activités visant à étudier, à mettre à l’essai et à comparer les effets et les répercussions de politiques et d’interventions afin d’orienter la prise de décisions fondée sur des éléments probants et d’améliorer les résultats pour les Canadiens, et à prendre connaissance de ce qui fonctionne, pour qui et dans quelles circonstances. L’expérimentation est liée à l’innovation (l’essai de nouvelles approches), mais en est différente, car elle comporte une comparaison rigoureuse des résultats. À titre d’exemple, le fait d’utiliser un nouveau site Web pour communiquer avec les Canadiens peut être un cas d’innovation; le fait de conduire des essais systématiques du nouveau site Web par rapport aux outils existants de sensibilisation ou un ancien site Web pour voir celui qui permet une mobilisation plus efficace est une expérimentation.

indicateur de rendement (performance indicator)

Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.

indicateur de résultat ministériel (departmental result indicator)

Mesure quantitative des progrès réalisés par rapport à un résultat ministériel.

initiative horizontale (horizontal initiative)

Initiative dans le cadre de laquelle deux organisations fédérales ou plus reçoivent du financement dans le but d’atteindre un résultat commun, souvent associé à une priorité du gouvernement.

plan (plan)

Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous-tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

Plan ministériel (Departmental Plan)

Exposé des plans et du rendement attendu d’un ministère qui reçoit des crédits parlementaires. Les plans ministériels couvrent une période de trois ans et sont habituellement présentés au Parlement au printemps.

priorité ministérielle (departmental priority)

Plan ou projet sur lequel un ministère a choisi de concentrer ses efforts et dont il rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être réalisé en premier pour obtenir les résultats ministériels attendus.

priorités pangouvernementales (government-wide priorities)

Aux fins du Rapport sur les résultats ministériels 2021-2022, thèmes de haut niveau qui présentent le programme du gouvernement issu du discours du Trône de 2020 (c’est-à-dire protéger les Canadiens de la COVID-19; aider les Canadiens durant la pandémie; rebâtir en mieux : une stratégie pour améliorer la résilience de la classe moyenne; le pays pour lequel nous menons ce combat).

production de rapports sur le rendement (performance reporting)

Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

programme (program)

Services et activités, pris séparément ou en groupe, ou une combinaison des deux, qui sont gérés ensemble au sein du ministère et qui portent sur un ensemble déterminé d’extrants, de résultats ou de niveaux de service.

Rapport sur les résultats ministériels (Departmental Results Report)

Rapport qui présente les réalisations réelles d’un ministère par rapport aux plans, aux priorités et aux résultats attendus énoncés dans le Plan ministériel correspondant.

rendement (performance)

Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent à ceux que l’organisation souhaitait obtenir, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.

répertoire des programmes (program Inventory)

Compilation de l’ensemble des programmes du ministère et description de la manière dont les ressources sont organisées pour contribuer aux responsabilités essentielles et aux résultats du ministère.

responsabilité essentielle (core responsibility)

Fonction ou rôle permanent exercé par un ministère. Les intentions du ministère concernant une responsabilité essentielle se traduisent par un ou plusieurs résultats ministériels auxquels le ministère cherche à contribuer ou sur lesquels il veut avoir une influence.

résultat (result)

Conséquence attribuable en partie à une organisation, une politique, un programme ou une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

résultat ministériel (departmental result)

Conséquence ou résultat qu’un ministère cherche à atteindre. Un résultat ministériel échappe généralement au contrôle direct des ministères, mais il devrait être influencé par les résultats des programmes.