96
Ministres
Afin de vous offrir le meilleur service qui soit et l'information la plus à jour possible, le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes vous invite à lui faire part de vos commentaires et suggestions.
Voici nos coordonnées :
Renseignements généraux
Téléphone : 613-995-2341
Télécopieur : 613-996-6091
Courriel : info@scics.ca
Site web : www.scics.ca
Adresse postale
C.P. 488, succursale A
Ottawa (Ontario)
K1N 8V5
Adresse pour les livraisons
222, rue Queen, 12e étage
Ottawa (Ontario)
K1P 5V9
Message
Au début de 2020, nous étions bien loin de nous douter que la pandémie de COVID-19 aurait des répercussions si considérables sur les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et les activités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, et en particulier sur les nombreuses réunions intergouvernementales de haut niveau auxquelles l’organisme fournit régulièrement des services administratifs pendant l’année.
Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et les entités autochtones ont dû plus que jamais collaborer de manière efficace et continue afin de réagir aux conséquences urgentes de la pandémie pour l’ensemble de la société canadienne, que ce soit au plan économique, social ou de la santé. C’est pourquoi l’une des grandes priorités du Secrétariat a été de veiller à ce que ses services demeurent pertinents et qu’ils continuent de répondre aux besoins en rapide évolution des intervenants. On a entre autres adopté de nouveaux formats de réunion et des technologies de soutien novatrices pour la prestation des services de conférence, notamment sous forme virtuelle. Dans ce contexte imprévu, la capacité du Secrétariat de se réorganiser et de se réoutiller rapidement à la suite d’un changement si fondamental de son environnement opérationnel a une nouvelle fois mis en lumière la faculté d’adaptation de l’organisme de même que la détermination et le dévouement de ses employés à l’égard de sa vision, « Travailler ensemble pour la réussite », et ce, sans égard aux circonstances. C’est ainsi qu’en 2020-2021, le Secrétariat a offert ses services dans le cadre de 219 réunions intergouvernementales de haut niveau, soit près du double de ce que nous appuyons habituellement en une année.
Je suis persuadé que l’exercice de modernisation que le Secrétariat a réalisé au cours des années précédentes l’a très bien préparé aux nombreuses modifications qui ont dû être apportées et aux décisions qui ont dû être prises rapidement pour s’adapter à ce nouvel environnement de conférences virtuelles. Grâce à sa préparation et à sa capacité de maintenir des services d’excellente qualité, l’organisme a enregistré un taux de satisfaction de 91,8 % lors du plus récent sondage annuel réalisé auprès des organisateurs de conférences.
Près de 50 ans après la création du Secrétariat, je suis extrêmement fier de dire que l’organisme demeure le fournisseur de services administratifs de choix des ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux pour ce qui est de planifier et de tenir des conférences fédérales-provinciales- territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres partout au Canada. Nous n’aurions pas pu y arriver sans la compréhension de nos clients, de nos partenaires et de nos employés et leur détermination à explorer de nouvelles solutions, à s’adapter et, au bout du compte, à réussir dans la nouvelle réalité découlant de la COVID-19.
André M. McArdleSecrétaire
Faits saillants
Survol des activités de conférence intergouvernementale en 2020-2021.
104
Sous-ministres
18
Hauts fonctionnaires
1
Autres
184
Fédérales-provinciales-territoriales
35
Provinciales-territoriales
0
En personne
124
Téléconférences
95
Vidéoconférences
219 Conférences
Par mois
Figure 1 : Évolution des téléconférences et des vidéoconférences au fil des mois en 2020-2021. (Aucune conférence en personne n’a été appuyée.)
Total :
- Avr. 2020 : 23
- Août 2020 : 11
- Déc. 2020 : 20
- Mai 2020 : 28
- Sept. 2020 : 11
- Janv. 2021 : 18
- Juin 2020 : 23
- Oct. 2020 : 15
- Févr. 202 : 20
- Juill. 20201 : 17
- Nov. 2020 : 19
- Mars 2021 : 14
| Mensuel | Total | En personne | VC | TC |
|---|---|---|---|---|
| Avril | 23 | 0 | 0 | 23 |
| Mai | 28 | 0 | 4 | 24 |
| Juin | 23 | 0 | 6 | 17 |
| Juillet | 17 | 0 | 4 | 13 |
| Août | 11 | 0 | 8 | 3 |
| Septembre | 11 | 0 | 8 | 3 |
| Octobre | 15 | 0 | 7 | 8 |
| Novembre | 19 | 0 | 11 | 8 |
| Décembre | 20 | 0 | 15 | 5 |
| Janvier | 18 | 0 | 13 | 5 |
| Février | 20 | 0 | 11 | 9 |
| Mars | 14 | 0 | 8 | 6 |
| Total | 219 | 0 | 95 | 124 |
219 Conférences
À propos
Mandat
Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences fédérales-provinciales- territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.
Notre principal objectif est de soulager les gouvernements et les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales d’ordre intergouvernemental.
Le SCIC met ses services à la disposition des ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux appelés à organiser et à présider pareilles rencontres.
De nature véritablement intergouvernementale, l’organisme est financé par les gouvernements fédéral et provinciaux, et son personnel est composé de fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux.
Mission
Notre raison d’être, aider les gouvernements en leur offrant des services de conférence impartiaux et professionnels grâce à des solutions novatrices.
Vision
Travailler ensemble pour la réussite.
Valeurs
Excellence
Nous nous efforçons de répondre aux exigences de notre mandat grâce au travail d’équipe.
Respect
Nous offrons un milieu de travail enrichissant et collégial favorisant la confiance, la civilité, la dignité et l’équité.
Intégrité
Nous nous conduisons de manière éthique, honnête et transparente, et nous faisons preuve de probité financière.
STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Bureau du secrétaire
Le bureau de direction du SCIC.
Il a pour fonction de fournir du soutien aux activités quotidiennes du secrétaire en sa qualité d’administrateur général de l’organisme.
Services de gestion et de technologie de l’information
Responsables des services de gestion de l’information, de technologie de l’information et de bibliothèque fournis à l’organisme. Ils assurent également la tenue d’archives permanentes de documents, d’éléments audiovisuels et de photos choisies de diverses conférences appuyées par le SCIC.
Services
aux conférences
Chargés d’exécuter le mandat principal de l’organisme en fournissant du soutien et des conseils à la présidence ou à la coprésidence des événements en ce qui touche la planification, l’organisation et la logistique des conférences intergouvernementales de haut niveau.
Le personnel des Services aux conférences est constitué d’un mélange d’employés fédéraux, provinciaux et territoriaux. Des contrats sont conclus avec d’autres personnes, comme des interprètes, des traducteurs, des techniciens et des gardiens de sécurité, qui se joignent au besoin aux équipes du SCIC.
Services
intégrés
Responsables des services en matière de finances, de ressources humaines, d’achats et de sécurité du SCIC. Ils offrent notamment de l’orientation et des directives fonctionnelles aux gestionnaires et au personnel dans le cadre de la prestation des services de conférence.
L’équipe de direction du SCIC est expérimentée et déterminée à offrir des solutions de conférence novatrices. Ensemble, ses membres visent à assurer l’excellence du service à la clientèle et à faire en sorte que les intervenants tirent le maximum des ressources offertes.
André M. McArdle, secrétaire; Véronique Beaumier-Robert, sous-secrétaire; Rodrigue Hurtubise, directeur, Services aux conférences; Mario Giasson, directeur, Services d’information; Charles Young, directeur, Services intégrés.
EN VEDETTE : Le SCIC accueille une nouvelle sous-secrétaire
En mars 2021, Véronique Beaumier-Robert est devenue la nouvelle sous-secrétaire et dirigeante principale des finances du SCIC. Comptant plus de 15 années d’expérience dans des postes de gestionnaire intermédiaire et de cadre supérieur au sein de la fonction publique, dont trois ans comme directrice des Services intégrés au Secrétariat, elle est bien au fait des enjeux et des défis de l’heure et elle est une joueuse clé et un atout précieux pour notre organisation.
Mme Beaumier-Robert possède un baccalauréat en administration des affaires (comptabilité) de l’Université du Québec en Outaouais ainsi qu’une certification CPA et CMA.
Si vous avez déjà assisté à une réunion intergouvernementale, vous avez peut-être eu le plaisir de rencontrer nos employés. Sur les lieux des conférences, ce sont eux qui vous accueillent au bureau d’inscription, qui offrent un appui technique dans la salle de réunion et qui fournissent un large éventail d’autres services de soutien administratif depuis le bureau satellite installé sur place. Toutefois, au cours de la dernière année, ils ont travaillé à partir de leur domicile, continuant de soulager nos clients des diverses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la conduite de conférences multilatérales dans un format entièrement virtuel et permettant la tenue de réunions efficaces dans la nouvelle réalité découlant de la pandémie de COVID-19. Les conférences virtuelles nous ont forcés à revoir en profondeur nos activités, notre approche et bon nombre des services que nous offrons.
Le personnel du SCIC
Le SCIC est une organisation axée sur les clients qui ne compte que 32 équivalents temps plein, et presque tous ses employés ont la formation requise pour appuyer des conférences, notamment pendant les périodes de pointe. Notre vision, « Travailler ensemble pour la réussite », décrit parfaitement notre éthique professionnelle : nous accomplissons un travail d’équipe soutenu pour vous aider à tenir des événements réussis. Nos employés sont motivés, dévoués et fiers de leur travail. Ils forment une équipe dynamique et créative qui met à profit les technologies les meilleures et les plus récentes en vue d’améliorer les services fournis à l’interne et ceux destinés aux clients.
Nous sommes extrêmement fiers de nos employés et nous estimons essentiel d’investir dans leur bien-être et leur formation, tant au niveau personnel qu’à celui de l’organisation. Différentes activités d’apprentissage continu permettent à chacun de se tenir au fait des dernières tendances, et des possibilités d’avancement sont offertes au sein de l’organisme.
Beaucoup de travail est accompli en coulisses pour faire en sorte que les réunions intergouvernementales de haut niveau soient bien organisées et efficaces. Nous n’aurions pas pu obtenir les résultats que nous avons eus cette année sans la contribution de nos employés attentifs et compétents.
REPRÉSENTATIONDES PROVINCES ET DES TERRITOIRES
Un certain nombre de postes de la division des Services aux conférences sont réservés à des fonctionnaires provinciaux et territoriaux détachés par leur gouvernement respectif. Le SCIC offre à ces employés une occasion de perfectionnement unique dans le domaine des affaires intergouvernementales. L’affectation de la plupart d’entre eux dure trois ans. La présence de nos collègues des provinces et des territoires aide le SCIC à s’acquitter de son mandat en tant qu’organisme intergouvernemental neutre et enrichit sa connaissance des gouvernements provinciaux et territoriaux. À la fin de leur détachement, les fonctionnaires réintègrent leurs gouvernements forts de l’expérience qu’ils ont acquise dans des secteurs clés de l’activité intergouvernementale de haut niveau.
LAURÉATS DES PRIX DE 2020
Le Prix d’excellence du secrétaire vise à reconnaître une fois l’an les contributions exceptionnelles faites par des employés du SCIC afin d’assurer l’efficacité des opérations de l’organisme. Parmi les critères, on note l’excellence du travail accompli dans le cadre de projets spéciaux ou d’initiatives importantes, le comportement exemplaire et, en fin de compte, les résultats positifs qui sont obtenus. En 2020, les lauréats de ce prix ont été Thomas Walsh et André Viau.
L’un des lauréats du Prix d’excellence du secrétaire, André Viau, analyste de soutien opérationnel et de l’infrastructure
L’un des lauréats du Prix d’excellence du secrétaire, Thomas Walsh, agent des acquisitions et des services techniques aux fins des conférences
Le Prix des employés est quant à lui attribué annuellement par un vote des employés afin de reconnaître une personne qui incarne le thème annoncé. Le thème de cette année était « Dévouement ». Tout au long de l’année, Rodrigue Hurtubise a fait preuve d’un engagement inégalé envers l’organisation. Il a assuré la poursuite de nos activités malgré la pandémie mondiale, ne ménageant aucun effort pour adapter notre modèle d’affaires en vue de satisfaire nos clients. C’est pour cette raison que le personnel lui a décerné le prix des employés de 2020.
Le gagnant du Prix des employés, Rodrigue Hurtubise, directeur, Services aux conférences
Services
Ce que nous faisons :
Le Secrétariat offre des services de soutien logistique et administratif pour les conférences intergouvernementales de haut niveau. Nous assurons continuité et neutralité dans la prestation des services aux conférences tout en offrant des solutions novatrices et rentables.
En plus de proposer la gamme complète des services du SCIC (dont on trouve la liste détaillée sur notre site Web), dans le cadre des réunions intergouvernementales en personne, nos équipes ont travaillé sans relâche au cours des dernières années, et encore davantage depuis le début de la pandémie, pour devenir des spécialistes des conférences virtuelles et être en mesure de soutenir nos clients relativement à cet autre format. Cela nous a permis d’offrir les services suivants à l’appui des vidéoconférences alors qu’elles gagnaient en popularité en 2020-2021 :
inscription et liste des délégués en ligne
préparation et distribution d’une note logistique aux participants
soutien et encadrement techniques à l’intention des organisateurs et des délégués
traduction et distribution de documents
accès en ligne aux documents à partir du portail sécurisé du SCIC
accueil et approbation des participants et des présentateurs
interprétation simultanée à distance
réservation de studio et soutien multimédia
enregistrement des discussions
archivage des documents officiels
NOTRE CLIENTÈLE :
- premiers ministres
- ministres
- sous-ministres
Notre organisme appuie la plupart des conférences intergouvernementales de haut niveau. On peut consulter la liste complète de nos secteurs clients dans la section Secteurs appuyés du présent rapport.
Comment demander nos services
Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion intergouvernementale de premiers ministres, de ministres ou de sous-ministres.
Dans le cas des réunions en personne, le gouvernement hôte prend les arrangements nécessaires concernant les salles de conférence et l’accueil et il en assume les frais, tandis que le SCIC paie les coûts de la plupart des autres services de conférence. Pour ce qui est des réunions virtuelles, c’est le SCIC qui assume la plupart des coûts.
Afin d’assurer la réussite de votre conférence, nous vous encourageons à communiquer avec nous dès que vous en amorcez la planification. Nous recommandons un préavis d’au moins quatre à six semaines pour les conférences en personne et hybrides et de deux à trois semaines pour les vidéoconférences.
Nous sommes impatients de collaborer avec vous à l’occasion de votre prochaine rencontre!
- Remplir et soumettre le formulaire de demande en ligne; ou
- communiquer avec le directeur des Services aux conférences au 613-222-6411 ou au 613-995-4328 ou encore à l’adresse info@scics.ca.
Si vous avez des questions au sujet des archives de conférence du SCIC, veuillez écrire à info@scics.ca. Nous serons heureux de vous aider.
Le virage virtuel
Au fil de la crise de la COVID-19, il est devenu encore plus essentiel pour les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux de collaborer afin de répondre aux conséquences sociales, économiques et sanitaires urgentes de la pandémie. Ainsi, le SCIC a appuyé presque deux fois plus de réunions intergouvernementales qu’en 2019-2020. En raison de ce volume et de ce rythme d’activité sans précédent, et comme toutes les rencontres ont été tenues sous forme virtuelle, les compétences et les services du SCIC sont devenus plus nécessaires que jamais pour les délégués aux conférences et les organisateurs de réunions, dont les secrétariats permanents qui ont facilité les relations intergouvernementales dans les 39 secteurs d’activité appuyés en 2020-2021. Même si le nombre de secteurs clients a été sensiblement le même qu’aux deux exercices précédents, beaucoup d’entre eux ont eu à se réunir très souvent, ce qui a largement contribué au grand nombre de rencontres auxquelles le SCIC a offert ses services au total.
Pendant toute l’année, l’organisme a montré sa capacité de répondre, souvent à court préavis, à la demande très élevée pour ses services de soutien aux réunions virtuelles tout en veillant à ce que son offre reste pertinente, prospective et d’excellente qualité. Le SCIC a plus que jamais tenu son engagement d’ouvrir la voie de manière proactive, d’offrir des conseils et de l’orientation à ses clients et de les encourager à adopter des approches novatrices afin d’assurer la tenue de réunions intergouvernementales de haut niveau. Il a joué un rôle encore plus important à cet égard dans un contexte entièrement virtuel, contribuant à maintenir des relations de collaboration florissantes et ouvertes entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en cette période des plus cruciales. Par exemple, le personnel du SCIC a consacré beaucoup de temps et d’efforts à tester diverses technologies de vidéoconférence afin de trouver les meilleures solutions pour nos clients et, plus tard, à guider les présidents de réunions, les participants et les présentateurs dans l’utilisation des nouvelles plateformes avant et pendant les rencontres. Dans le cadre de notre travail de promotion de la vidéoconférence, nous avons informé et rassuré les organisateurs de réunions sur des aspects comme la sécurité, les exigences techniques, l’étiquette et d’autres pratiques exemplaires. Les procédures et les outils de prestation de services ont été adaptés au besoin afin de soutenir le rythme considérablement plus rapide de la planification et de la tenue des réunions virtuelles, et entre autres de composer avec les délais beaucoup plus courts dont on dispose pour mettre en place tout le soutien nécessaire, par exemple les services audiovisuels et d’interprétation.
Si l’organisme a pu assumer ce rôle de leadership élargi en 2020-2021, en plein cœur de la pandémie de COVID-19, c’est grâce à l’adoption constante de pratiques exemplaires ainsi que de technologies et de méthodes conformes à la norme Or qui a été définie lors de l’exercice de modernisation réalisé par le SCIC en 2018.
Ce que nous avons mis en place
Amélioration de l’expérience des délégués aux vidéoconférence
Nous avons constitué de nouvelles équipes de projet chargées d’analyser le recours aux conférences virtuelles, les modèles et les technologies utilisés de même que les besoins et la rétroaction des clients en vue d’améliorer la formule en place. Les clients ayant besoin de davantage de souplesse pour la tenue de conférences, on a notamment investi dans de nouveaux actifs qui nous permettront de maintenir et de faciliter l’accès aux réunions pour les participants tout en assurant la satisfaction de la clientèle dans un environnement axé sur les formats virtuels et (éventuellement) hybrides.
Outils d’orientation des clients
Des pratiques exemplaires destinées aux organisateurs, aux présidents et aux participants des vidéoconférences et des téléconférences intergouvernementales ont été élaborées et mises en œuvre sans tarder, en parallèle avec l’adoption des formats de réunion virtuelle au début de l’exercice. Du soutien et de l’encadrement techniques ont aussi été offerts aux nouveaux utilisateurs du format et des plateformes de vidéoconférence.
Numérisation de nos archives fédérales, provinciales et territoriales
La plupart de nos documents historiques sous forme papier ont été numérisés cette année, dans le but éventuel de rendre notre collection unique d’archives fédérales, provinciales et territoriales plus accessible et de réduire certains des coûts associés à sa préservation et à son entreposage. Plus de 60 000 documents ont été numérisés en 2021-2022.
Rendement
APERÇU
Deux sondages sont utilisés afin d’évaluer la satisfaction des clients, soit un sondage annuel réalisé auprès d’un échantillon d’organisateurs de conférences et un autre visant à cerner la perspective des délégués. Les deux permettent de recueillir des observations précieuses et très opportunes sur tous les aspects du soutien administratif et technique qu’offre le SCIC. Le Secrétariat s’appuie ensuite sur ces renseignements pour prendre des décisions en vue d’adapter ses services et ses approches aux besoins et aux priorités en évolution de sa clientèle.
Selon les deux sondages réalisés en 2020-2021, le taux de satisfaction des clients est très élevé :
- pour ce qui est des délégués, le taux de satisfaction a atteint 88 %, une réalisation remarquable dans un environnement entièrement virtuel et à un moment où le SCIC a complètement transformé ses opérations et ses services de façon imprévue en raison de la pandémie. Ce taux est légèrement inférieur à la cible de 90 %, ce qui traduit sans doute les difficultés qu’ont dû surmonter nos clients pour s’adapter au format et à la plateforme de vidéoconférence, et ce, même si le SCIC a fourni des pratiques exemplaires, des conseils et de l’encadrement aux présidents de réunions, aux autres participants et aux présentateurs pendant toute l’année;
- le taux de satisfaction des organisateurs des conférences virtuelles appuyées était de 91,8 %, soit le plus élevé en cinq ans pour ce format.
Les organisateurs continuent de privilégier le SCIC pour les aider à planifier et à tenir leurs réunions. Parmi les éléments qui ont obtenu les notes les plus élevées, on note la capacité du Secrétariat à écouter et à comprendre les besoins associés aux conférences, l’information et les conseils exhaustifs et opportuns que fournissent nos équipes à l’étape de la planification ainsi que les services de surveillance et de soutien offerts pendant les réunions. Le niveau de satisfaction a également augmenté en ce qui concerne la manière dont le SCIC est parvenu à définir de façon claire et complète des solutions d’interprétation et à les mettre en œuvre.
Au total, 96 % des répondants ont indiqué que le Secrétariat avait répondu entièrement à leurs besoins de conférence et que les services offerts avaient permis la tenue d’une réunion efficace et le respect des attentes opérationnelles.
En 2020-2021, le SCIC a offert ses services dans le cadre de 219 conférences intergouvernementales de haut niveau, ce qui représente près du double de ce qu’il avait appuyé à l’exercice précédent et le plus grand nombre de conférences appuyées en une année dans son histoire. Ainsi, 124 téléconférences et 95 vidéoconférences ont été tenues dans un environnement totalement virtuel. Ces vidéoconférences ont constitué une expérience complètement nouvelle pour le Secrétariat, qui n’avait jusque-là soutenu que des vidéoconférences « traditionnelles » où des délégués de divers endroits au Canada se réunissaient pour participer à des réunions à partir de salles de conférence dotées en permanence d’équipement à cette fin. Ce type d’installation ne permettant pas de respecter les exigences d’éloignement physique, des technologies de bureau ont plutôt été adoptées. En dépit de ce changement important, les clients ont globalement continué de se dire très satisfaits des services du Secrétariat.
Résultats attendus
Conférences planifiées et soutenues de façon professionnelle, ce qui comprend aussi faire preuve d’efficacité devant les imprévus.
Indicateurs de rendementNiveaux de satisfaction des clients (organisateurs de conférences) relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC à l’appui des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales.
Cible
90
%
Résultats
91
.8%
Résultats attendus
Le SCIC cerne les besoins des clients et des participants aux conférences et il y répond en conséquence.
Indicateurs de rendementNiveaux de satisfaction des clients (participants aux conférences) relativement à toute la gamme des services que fournit le SCIC à l’appui des conférences provinciales-territoriales et fédérales-provinciales-territoriales.
Cible
90
%
Résultats
88
%1
1Même si ce résultat est légèrement inférieur à la cible, il est considéré comme une réussite remarquable étant donné le contexte de transformation qui a prévalu pendant l’exercice. Les lacunes mineures reflètent vraisemblablement les défis que nos clients ont dû surmonter alors qu’ils devaient s’adapter au nouveau format et à la nouvelle plateforme de vidéoconférence.
