FAQ

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est une organisation neutre qui fournit le soutien administratif, logistique et technique nécessaire pour la planification et la tenue de réunions fédérales-provinciales-territoriales ou provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres ou de sous-ministres partout au Canada. Le meilleur moyen d’assurer le succès de votre rencontre est de travailler avec le SCIC. Nous offrons une vaste gamme de services que nous pouvons adapter à vos besoins, par exemple : soutien pour la sélection du lieu de la réunion; inscription à la conférence; gestion et archivage sécurisés des documents; soutien multimédia; traduction et interprétation simultanée. Fort de plus de 40 ans d’expérience dans la planification et le soutien de conférences intergouvernementales, le SCIC peut vous aider à cerner les éléments qui répondront aux besoins de votre événement et vous offrir l’aide voulue avant, pendant et même après votre réunion. Nous avons hâte de vous aider à organiser votre prochain événement, qu’il s’agisse d’une réunion en personne, d’une téléconférence ou d’une vidéoconférence.

Les services du SCIC sont à la disposition de tout ministère fédéral, provincial ou territorial qui organise une réunion correspondant aux critères susmentionnés. Le gouvernement hôte assume les frais des salles de conférence et des activités entourant la conférence; et de son côté, le SCIC assume les coûts de la plupart des autres services liés à la conférence. Le SCIC est financé à la fois par le gouvernement fédéral (au moyen de crédits parlementaires) et par les provinces (au moyen de contributions).

Une fois la ville hôte choisie, l’une de vos premières tâches consistera probablement à trouver le lieu de la réunion (habituellement un hôtel ou un centre de congrès, parfois une installation gouvernementale). Nous pouvons vous aider à confirmer que le lieu et les salles sont adéquats du point de vue de la dimension, de l’aménagement, de la disponibilité et d’autres exigences typiques des réunions appuyées par le SCIC.

Un certain nombre de salles est nécessaire pour chaque réunion. Le tableau qui suit est une guide concernant les dimensions, l’endroit et la location des salles pour les réunions et ministres et de sous-ministres. Les exigences supplémentaires applicables aux autres réunions (premiers ministres) doivent faire l’objet de discussions avec le SCIC. Veuillez noter que toutes les salles de conférence doivent être sécurisées et accessibles 24 heures sur 24.

De sorte que votre contact initial avec nous soit le plus productif possible, veuillez :

• consulter la liste des services offerts par le SCIC et noter toutes vos questions;
• recueillir le plus d’information possible au sujet de votre réunion, en vous inspirant de l’aide-mémoire pour la planification du SCIC.

Une fois que vous avez déterminé que votre réunion est conforme au mandat du SCIC, que vous avez lu sur nos services et que vous avez recueilli des renseignements de base, vous pouvez communiquer avec nous pour discuter du soutien dont vous avez besoin. Si la date de votre événement n’est pas encore confirmée et que vous voulez vous informer de la disponibilité du SCIC, préparez-vous à fournir deux ou trois dates précises ou encore une courte période de temps (une semaine) qui vous conviennent en fonction de la disponibilité des participants, dont le président ou les coprésidents de la réunion.

Le SCIC offre son soutien selon le principe du premier arrivé, premier servi. Pour que nous puissions confirmer notre soutien et affecter des ressources à votre réunion, vous devrez nous fournir les renseignements suivants :

• date confirmée;
• endroit confirmé (ville et lieu);
• votre contrat avec le lieu de la réunion (au moins une ébauche), qui nous permettra de vérifier si les installations répondent aux exigences concernant les dimensions, l’aménagement, la disponibilité, etc.

Veuillez noter qu’il nous est malheureusement impossible de réserver une date et des ressources pour votre réunion de façon provisoire ou temporaire en attendant la confirmation des éléments susmentionnés.

Une fois que le directeur a confirmé que le SCIC offrira des services dans le cadre de votre événement, un gestionnaire des Services aux conférences reçoit le mandat de planifier, d’organiser, de gérer et de superviser la coordination et la prestation de tous les services de soutien du SCIC. À partir de ce moment, le gestionnaire est votre personne-ressource. C’est lui qui gérera et qui supervisera l’équipe assemblée en fonction des besoins particuliers de votre réunion (personnel administratif, logistique, technique et langagier).