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Contexte opérationnel 2022-2023

Même si le format de la vidéoconférence demeure populaire en 2022-2023, la levée des dernières restrictions de voyages liées à la pandémie de COVID-19 a permis un retour aux conférences en personne, dont la plupart se tiennent essentiellement en format hybride. Ce format exige des ressources humaines et techniques supplémentaires, ce qui entraîne des coûts supplémentaires. Cette situation a été aggravée par une importante inflation des prix : le coût moyen des événements en personne est passé d’environ 27 000 $ en 2019-2020 à environ 42 700 $ en 2022-2023, soit une hausse d’environ 58 % des coûts en deux ans seulement. Cette hausse considérable des coûts a eu de sérieuses répercussions sur la capacité du Secrétariat à appuyer financièrement les nombreuses demandes de conférences qu’il a reçues. Pendant toute l’année, et ce, en dépit des difficultés financières décrites plus haut, l’organisation a montré sa capacité de répondre, souvent à court préavis, à la demande très élevée pour ses services en veillant à ce que ceux-ci restent pertinents, prospectifs et d’excellente qualité. Le SCIC est parvenu à appuyer 44 vidéoconférences et 37 conférences en personnes, pour un total de 81 événements.

Tout au long de l’exercice 2022-2023, le Secrétariat a évalué et appliqué une série d’innovations qui ont permis de créer des gains d’efficacité et d’améliorer la prestation de services associés aux services de conférences. L’innovation la plus importante a été le lancement des services d’interprétation à distance. L’importante demande pour les services d’interprétation a amené le SCIC à élargir son réseau de fournisseurs de services audiovisuels et d’interprétation du secteur privé. L’organisme a mis à l’essai plusieurs plateformes de vidéoconférence et technologies audiovisuelles afin que les clients reçoivent un service de qualité supérieure, et a constitué un réseau d’entreprises d’interprétation pourvu de l’équipement nécessaire pour appuyer des réunions à distance. La mise en œuvre de l’interprétation à distance a permis de réaliser d’importantes économies et le SCIC propose désormais des services d’interprétation à distance pour les conférences en personne et les conférences virtuelles dans la mesure du possible.

En 2022-2023, le SCIC a continué à atténuer le risque que l’organisation ne soit pas en mesure de conserver un effectif adéquat ayant les compétences nécessaires en raison d’un important roulement de personnel (retraites et autres départs, rotation des détachements provinciaux et territoriaux, dotation en période de pointe). Le SCIC est parvenu à atténuer ce risque grâce à la mise en œuvre de stratégies de dotation en vue de pourvoir les principaux postes, par exemple en offrant des possibilités de perfectionnement, en créant des bassins de candidats, en profitant du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant, et en utilisant des mécanismes d’emploi à court terme pour recruter rapidement en période de pointe. L’organisme a continué à mettre l’accent sur la rotation des employés, puisqu’un effectif polyvalent et souple revêt une grande importance pour une organisation de petite taille.