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Contexte opérationnel 2024-2025

Le nombre de conférences qu’appuie le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a beaucoup varié ces dernières années, dans le contexte de la pandémie de COVID-19. Aucune conférence en personne n’a été appuyée en 2020-2021, mais on assiste actuellement à un retour aux niveaux d’avant la pandémie, alors que le SCIC a offert son soutien à 57 réunions en personne en 2022-2023 et à 59 jusqu’ici en 2023-2024 (en date du 17 janvier 2024). Il est toutefois important de souligner que la forme des conférences en personne a beaucoup évolué depuis la pandémie, puisque la quasi-totalité de ces événements se déroulent désormais dans un environnement hybride (c’est-à-dire avec un volet virtuel). Cela vient compliquer les aspects logistiques et techniques ainsi que l’attribution des ressources. Fait intéressant, le nombre de téléconférences a chuté à zéro depuis 2022-2023, une tendance qui se maintiendra vraisemblablement dans les années à venir. Bien que le SCIC ait offert ses services à un nombre record de vidéoconférences pendant la pandémie (soit 95 en 2020-2021 et 135 en 2021-2022), une baisse a été observée au cours des dernières années, alors que les événements hybrides sont devenus le format de conférences de prédilection de nos clients. En 2022-2023 et 2023-2024, la proportion de vidéoconférences par rapport aux réunions hybrides est demeurée stable, avec respectivement 44 % et 56 % du total, ce qui illustre bien que le format hybride constitue désormais la solution de choix pour les conférences intergouvernementales.

À mesure que les gouvernements et les hauts fonctionnaires changent au Canada, il est important que le SCIC entretienne et renouvelle ses relations avec les gouvernements clients en vue de promouvoir activement son organisation, ses services et sa neutralité. Nous déployons des efforts de communication soutenus afin de maintenir le nombre de conférences intergouvernementales que nous appuyons tout en nous adaptant aux nouveaux formats, et notamment à l’approche hybride.

Le recrutement et le maintien en poste d’un effectif diversifié, talentueux et motivé posent un défi unique pour un très petit organisme comme le SCIC, compte tenu des perspectives limitées de mobilité ascendante. Le Secrétariat continue d’avoir recours de façon régulière au Programme fédéral d’expérience de travail étudiant et aux programmes coopératifs pour susciter de l’intérêt envers les carrières dans la fonction publique. Dans le but de préserver et d’améliorer le maintien en poste, des efforts soutenus seront déployés pour créer un milieu sain et propice à l’équilibre entre le travail et la vie personnelle, au perfectionnement professionnel et à la satisfaction au travail. On s’attachera aussi à offrir un espace sûr et respectueux dans lequel les employés se sentent à l’aise de soulever les questions qui les préoccupent de même qu’un environnement professionnel à la fois inclusif, accessible et exempt d’obstacles et de discrimination.

Il y a un risque que des employés quittent le SCIC parce qu’ils prennent leur retraite ou qu’ils souhaitent profiter de possibilités d’avancement. Une telle situation donnerait lieu à une perte de connaissances organisationnelles et à une pénurie de personnel, ce qui pourrait empêcher l’organisation de répondre à la demande pour les activités de conférences et de maintenir un effectif doté des connaissances et des compétences adéquates. La mise en œuvre d’un plan de relève pour les postes clés ainsi que l’offre d’occasions de perfectionnement et de mentorat aux employés qui ont le désir et les capacités nécessaires pour progresser au sein du Secrétariat demeureront une priorité stratégique essentielle.

Le SCIC a su demeurer à l’avant-garde de la prestation de services de soutien aux conférences en adaptant son modèle de prestation de services et en instaurant des innovations (techniques et administratives) pour satisfaire à la demande croissante liée aux conférences hybrides et aux vidéoconférences. En poursuivant les rencontres virtuelles, les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux pourront continuer de réduire les déplacements et les coûts associés à la participation aux conférences intergouvernementales. Dans le contexte du recours accru au format virtuel, les clients ont désormais des attentes plus élevées pour ce qui est des délais ainsi que des technologies et des services de soutien offerts pour les vidéoconférences. Pour être en mesure de se doter des compétences spécialisées dont il a besoin en matière de conférences virtuelles et hybrides, le SCIC devra impérativement évaluer sa structure organisationnelle de même que les connaissances et les compétences de son personnel en tenant compte de ce nouvel environnement. L’organisme, qui cherche à accroître sa spécialisation à l’interne, est fier de continuer à offrir un large éventail de solutions de conférences qui répondent aux besoins de ses clients.