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Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

SECRÉTARIAT DES CONFÉRENCES INTERGOUVERNEMENTALES CANADIENNES

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2021 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (ci- après le SCIC). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s’appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l’intégrité et de l’objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du SCIC. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport sur les résultats ministériels du SCIC concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du SCIC sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l’efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l’efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Le SCIC fait l’objet d’audits périodiques des contrôles de base par le Bureau du contrôleur général et utilisera les résultats de ces audits pour adhérer à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor.

Un audit des contrôles de base a été effectué en 2011-2012 par le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG). Le rapport d’audit et le plan d’action de la direction qui y donne suite sont affichés sur le site Web du ministère, à l’adresse suivante : https://scics.ca/fr/publication/verification-des-controles-de-base-du-secretariat-des-conferences-intergouvernementales- canadiennes/.

Les états financiers du SCIC n’ont pas fait l’objet d’un audit.

André M. McArdle Secrétaire Ottawa, Canada Le 30 août 2021

Véronique Beaumier-Robert CPA, CMA Sous-secrétaire et dirigeante principale des finances Ottawa, Canada Le 30 août 2021

État de la situation financière (non audité)

au 31 mars

SECRÉTARIAT DES CONFÉRENCES INTERGOUVERNEMENTALES CANADIENNES

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

André M. McArdle Secrétaire Ottawa, Canada Le 30 août 2021

Véronique Beaumier-Robert CPA, CMA Sous-secrétaire et dirigeante principale des finances Ottawa, Canada Le 30 août 2021

État des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

Exercice terminé le 31 mars

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État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)

Exercice terminé le 31 mars

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État des flux de trésorerie (non audité)

Exercice terminé le 31 mars

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Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

1.Mandat et objectifs

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (le SCIC) a été désigné comme organisme au sein du gouvernement du Canada en novembre 1973, par décret. Le SCIC est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux. Il est nommé dans la Partie II de la Loi sur la gestion des finances publiques et doit rendre des comptes au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Services aux conférences intergouvernementales

Offrent des services spécialisés de planification et d’archivage ainsi que du soutien administratif impartial en ce qui a trait aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.

Services internes

On entend par Services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les Services internes renvoient aux activités et aux ressources de 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution de programmes dans l’organisation, sans égard au modèle de prestation des Services internes du ministère. Les 10 catégories de service sont : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel et services de gestion des acquisitions.

Afin de s’acquitter efficacement de son mandat, le SCIC vise à atteindre son résultat stratégique que les services aux conférences intergouvernementales de haut niveau sont exécutés avec professionnalisme et avec succès.

2.Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers sont préparés conformément aux conventions comptables du SCIC énoncées ci-après, lesquelles s’appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l’utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

a)Autorisations parlementaires

Le SCIC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d’autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au SCIC ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l’état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l’état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 4 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans les sections « Charges » et

« Revenus » de l’État des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans l’État des résultats prospectifs intégrés au Plan ministériel 2020-2021. Les montants des résultats prévus ne sont pas inclus dans la section

« Financement du gouvernement et transferts » de l’État des résultats et de la situation financière nette ministérielle ni dans l’État de la variation de la dette nette ministérielle parce que ces montants n’ont pas été inclus dans le Plan ministériel 2020-2021.

b)Encaisse nette fournie par le gouvernement

Le SCIC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l’encaisse reçue par le SCIC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le SCIC sont prélevés sur le Trésor. L’encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

c)Montant à recevoir du Trésor

Le montant à recevoir du Trésor découle d’un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du SCIC et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l’encaisse que le SCIC a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d’autorisations pour s’acquitter de ses passifs.

d)Revenus

 Les revenus sont constatés dans l’exercice où s’est produit l’évènement qui a donné lieu aux revenus.

 Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs de l’organisme.

Bien que l’on s’attende à ce que le secrétaire maintien le contrôle comptable, il n’a pas l’autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l’entité.

e)Charges

 Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d’emploi.

 Les services fournis gratuitement par d’autres ministères pour les locaux, les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur valeur comptable.

f)Avantages sociaux futurs

 Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d’avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du SCIC au régime sont passées en charges dans l’exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l’obligation totale du SCIC découlant du régime. La responsabilité du SCIC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

 Indemnités de départ : L’accumulation des indemnités de départ pour les départs volontaires a cessé pour les groupes d’employés admissibles. Les employés ont eu la possibilité de recevoir la valeur totale ou partielle des avantages obtenus à ce jour ou de récupérer la valeur totale ou restante des prestations au moment du départ de la fonction publique. L’obligation restante est calculée à l’aide de l’information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle pour les indemnités de départ pour l’ensemble du gouvernement.

g)Débiteurs

Les débiteurs sont initialement comptabilisés au coût. Lorsque nécessaire, une provision pour moins-value est comptabilisée afin de réduire la valeur comptable des débiteurs et des prêts à des montants qui correspondent approximativement à leur valeur de recouvrement nette.

h)Immobilisations corporelles

Les coûts d’acquisition de terrains, de bâtiments, de matériel et d’autres immobilisations sont capitalisés comme immobilisations corporelles et, à l’exception des terrains, sont amortis aux charges au cours de la durée de vie utile estimative des biens, tel que décrit à la note 8. Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d’au moins 10 000$ sont comptabilisées à leur coût d’achat. Les immobilisations corporelles ne comprennent pas les biens immeubles situés dans les réserves, telles que définies par la Loi sur les Indiens; des œuvres d’art, des collections de musées et les terres publiques auxquelles il est impossible d’attribuer un coût d’acquisition; et des actifs incorporels.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l’immobilisation, comme suit :

Catégorie d’immobilisations	Période d’amortissement
Matériel informatique	3 ans
Matériel informatique	3 ans
Autre matériel (mobilier compris)	5 ans

i)Opérations entre apparentés

Les opérations entre apparentés, autres que les opérations interentités, sont comptabilisées à la valeur d’échange.

Les opérations interentités sont des opérations entre les entités sous contrôle commun. Les opérations interentités, autres que les opérations de restructuration, sont comptabilisées sur une base brute et sont évaluées à la valeur comptable, sauf pour ce qui suit :

i.Les services à recouvrements de coût sont comptabilisés à titre de revenus et de dépenses sur une base brute et mesurés à la valeur d’échange.

ii.Certains services reçus gratuitement sont comptabilisés aux fins des états financiers ministériels à la valeur comptable.

i) Incertitude relative à la mesure

La préparation des états financiers exige de la direction qu’elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants comptabilisés et divulgués au titre des actifs, des passifs, des revenus et des dépenses présentés dans les états financiers et les notes complémentaires au 31 mars. Les estimations reposent sur des faits et des circonstances, l’historique de la conjoncture économique générale et rendent compte de la meilleure estimation du gouvernement concernant le montant connexe à la date des états financiers. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif au titre d’avantages sociaux futurs, les indemnités de vacances et de congés compensatoires et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l’exercice où ils sont connus.

3.Autorisations parlementaires

Le SCIC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d’autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l’état des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l’état de la situation financière d’un exercice peuvent être financés au moyen d’autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d’un exercice précédent ou pendant l’exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du SCIC pour l’exercice diffèrent selon qu’ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d’exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisés

Moins :

4.Créditeurs et charges à payer

5.Avantages sociaux futurs

a)Prestations de retraite

Les employés du SCIC participent au Régime de retraite de la fonction publique (le Régime), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s’accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services ouvrant droit à pension multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les bénéfices sont intégrés aux bénéfices du Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec et sont indexés à l’inflation.

Tant les employés que le SCIC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En raison de l’amendement de la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en œuvre des dispositions liées au Plan d’action économique 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes. Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les cotisants qui ont rejoint le régime depuis le 1er janvier 2013. Le taux de cotisation de chaque groupe est différent.

Le montant des dépenses de 2020-2021 s’élève à 259 093 $ (236 808 $ en 2019-2020). Pour les membres du groupe 1, les dépenses correspondent à environ 1,01 fois (1,01 fois en 2019-2020) les cotisations des employés et pour le groupe 2, à environ 1 fois (1 fois en 2019-2020) les cotisations des employés.

La responsabilité du SCIC relative au Régime se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers consolidés du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

b)Indemnités de départ

Précédemment, les indemnités de départ accordées aux employées étaient basées sur l’admissibilité de l’employé, les années de services et le salaire au moment de la cessation d’emploi. Par contre, depuis 2011, l’accumulation d’indemnités de départ pour les départs volontaires a cessé pour la majorité des employés. Les employés assujettis à ces changements ont eu la possibilité de recevoir la totalité ou une partie de la valeur des avantages accumulés jusqu’à présent ou d’encaisser la valeur totale ou restante des avantages au moment où ils quitteront la fonction publique. En date du 31 mars 2020, la majorité des règlements pour encaisser la valeur des indemnités étaient complétés et l’obligation restante sera déboursée au moment du départ de la fonction publique. Ces indemnités ne sont pas capitalisées et conséquemment, les remboursements de l’obligation en cours seront prélevés sur les autorisations futures.

6.Débiteurs et avances

7.Immobilisations corporelles

Coût

8.Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du SCIC peuvent donner lieu à des contrats et à des obligations en vertu desquels le SCIC sera tenu d’effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l’acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

9.Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le SCIC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d’État du gouvernement du Canada. Les apparentés incluent, entre autres, les personnes faisant partie des principaux dirigeants ou un membre de la famille proche de ces personnes et entités contrôlé en tout ou en partie par un membre des principaux dirigeant ou un membre de la proche famille de ces personnes. Le SCIC considère les principaux dirigeants comme étant le secrétaire et le sous-secrétaire.

Le SCIC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales.

a)Services communs fournis gratuitement par d’autres ministères

Au cours de l’exercice, le SCIC a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux et aux cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l’état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l’efficience et l’efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu’un seul ministère fournit gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d’émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Services publics et Approvisionnement Canada, n’est pas inclus dans l’état des résultats et de la situation financière nette du SCIC.

b)Autres transactions entre apparentés

Le SCIC a engagé des charges de 1 392 921 $ en 2020-2021 (1 361 767 $ en 2019-2020) dans le cours normal de ses activités avec d’autres ministères, organismes et sociétés d’État du gouvernement. De plus, le SCIC a conclu des ententes de services partagés avec d’autres ministères pour la prestation de services relatifs aux finances, aux ressources humaines, à l’administration et aux technologies de l’information. Les charges s’élèvent à 356 352 $ en 2020-2021 (271 648 $ en 2019-2020) et sont comprises dans le montant total des transactions entre apparentés.

Les charges inscrites à la section b) n’incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section a).

10.Information sectorielle

La présentation de l’information sectorielle est fondée sur les responsabilités essentielles du SCIC. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables que celles décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principales responsabilités essentielles, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en dollars)	Services aux conférences intergouvernementales	Services internes	2021	2020
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux des employés	2 450 729	858 329	3 309 058	3 109 481
Services professionnels et spécialisés	711 395	303 652	1 015 047	1 074 569
Locations	381 570	76 301	457 871	591 692
Installations	272 770	81 477	354 247	343 223
Transports et communications	17 019	77 820	94 839	655 987
Amortissement des immobilisations corporelles	37 074	7 927	45 001	134 592
Charges liées au matériel	13 915	25 978	39 893	155 587
Information	9 487	25 867	35 354	30 374
Services publics, fournitures et approvisionnements	6 244	1 347	7 591	17 894
Réparation et entretien	–	1 155	1 155	1 263
Perte sur l’aliénation d’immobilisations corporelles	–	–	–	4 760
Total – Charges de fonctionnement	900 203	1 459 853	5 360 056	6 119 422
Revenus
Accord de partage des frais ‒Transferts reçus des gouvernements provinciaux	968 800	–	968 800	1 003 170
Revenus gagnés pour le compte du gouvernements	(968 800)	–	(968 800)	(1 003 170)
Total ‒ Revenus–		–	–	–
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement	3 900 203	1 459 853	5 360 056	6 119 422