Publication

Opinion du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes sur le rapport de vérification :

L’organisation a examiné les conclusions et recommandations du rapport et est d’avis qu’en regard de la portée de cette vérification, ces dernières sont le reflet exact de l’état des contrôles exercés en matière de gestion financière, de passation des marchés, de voyages et d’accueil, et de ressources humaines pour l’exercice financier 2010-2011. Pendant cet exercice, le SCIC a adopté un nouveau système de gestion financière (il est passé de Freebalance à GX) et a mis en œuvre certains nouveaux processus qui devraient lui permettre d’améliorer ses pratiques et la surveillance de la gestion. De plus, il a élaboré et mis sur pied un nouveau Cadre de politique. La direction est convaincue que ces mesures et ce plan d’action renforceront les saines pratiques de gestion financière du SCIC.

Recommandations

Priorité

Réponse et mesures prévues

Responsabilités
(titre du poste du (de la) responsable des mesures)

Calendrier
(dates prévues de mise en œuvre)

• Le SCIC doit s’assurer que les cartes de spécimens de signature sont mises à jour annuellement et qu’elles correspondent aux pouvoir accordés dans l’Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière.

BASSE

Réponse : La direction est d’accord avec la recommandation.

Mesures prévues :
Revoir et améliorer l’Instrument de délégation en y ajoutant davantage de détails et en y joignant un manuel sur la délégation des pouvoirs de signature en matière financière que les personnes à qui ils sont délégués pourront consulter afin d’obtenir plus de renseignements sur les limites de leurs pouvoirs.

Élaborer et mettre en œuvre de nouvelles cartes de signature avec date d’échéance qui feront état des pouvoirs délégués et qui seront revues chaque année.

DFA

Septembre 2011

Septembre 2011

• Le SCIC doit veiller à ce que la disponibilité des sommes d’argent soit attestée avant d’engager des dépenses.

MOYENNE

Réponse : La direction est d’accord avec la recommandation.

Mesures prévues :
Élaborer une nouvelle politique sur la gestion des budgets, ainsi qu’un guide à l’intention des gestionnaires. Des séances de formation devront être mises au point pour les gestionnaires et leurs adjoints afin que les responsabilités de chacun soient bien comprises.

Revoir les procédures d’engagement des dépenses et dresser une liste de vérification pour les gestionnaires.

Mettre en œuvre un système de suivi et de rapport d’erreurs afin que le taux d’erreur ne dépasse pas 5 %.

DFA

Automne 2011 pour l’élaboration de la politique, et formation en janvier-février 2012

Décembre 2011

Décembre 2011

• Le SCIC doit veiller à ce que la vérification et le paiement et le règlement des comptes soient exécutés en temps et lieu.

MOYENNE

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :
Élaborer une nouvelle politique sur la gestion des budgets, ainsi qu’un guide à l’intention des gestionnaires. Des séances de formation devront être mises au point pour les gestionnaires et leurs adjoints afin que les responsabilités de chacun soient bien comprises.

Améliorer le suivi à l’aide de nouveaux rapports mensuels sur les intérêts courus sur les comptes créditeurs impayés.

Mettre en œuvre un système de suivi et de rapport d’erreurs afin que le taux d’erreur ne dépasse pas 5 %.

DFA

Automne 2011 pour l’élaboration de la politique, et formation en janvier-février 2012

Septembre 2011

Décembre 2011

• Le SCIC doit veiller à ce que les processus de passation des marchés soient uniformes dans toute l’organisation et à ce que la documentation des décisions prises en la matière soit conservée dans les dossiers, notamment :

• la justification des marchés non concurrentiels et les analyses du rapport qualité-prix;
• l’établissement d’une méthode d’évaluation et de critères de soumission avant la réception des propositions;
• l’approbation des marchés avant la réception des biens et services;
• la divulgation proactive des marchés de plus de 10 000 $.

MOYENNE

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :
Dresser une liste de vérification pour assurer que les pièces justificatives sont bien versées dans les dossiers des marchés de services.

Rédiger un guide d’achat de biens et services au SCIC et organiser des séances de formation. L’élaboration du guide exige également un examen des processus actuels afin d’assurer que des stratégies adéquates de demandes de soumissions soient mises en place.

Examiner les processus de divulgation proactive en vue de la rédaction des rapports. Faire état des marchés de plus de 10 000 $ au Comité d’examen des marchés.

DFA

Établie en juillet 2011

Rédaction en cours en vue de la formation prévue en octobre 2011

Septembre 2011

• Le SCIC doit veiller à ce que les évaluations de sécurité et les vérifications de fiabilité soient faites et documentées pour tous les nouveaux employés, avant qu’ils ne débutent.

BASSE

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :
Élaborer une politique sur les arrivées et les départs d’employés, laquelle sera accompagnée d’une liste de vérification à l’intention des gestionnaires qui signifieront clairement aux employés qu’ils doivent obtenir leur évaluation de sécurité et leur vérification de fiabilité avant de commencer à travailler.

DF

Octobre 2011

• Le SCIC doit s’assurer que les procédures de départ sont terminées et documentées pour tous les employés qui quittent.

BASSE

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :
Élaborer une politique sur les arrivées et les départs d’employés qui comprendra un formulaire de départ et qui sera versé au dossier de l’employé(e).

DF

Octobre 2011