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TABLE DES MATIÈRES

• MESSAGE DU SECRÉTAIRE
• APERÇU DE L’ORGANISATION
• NOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
• POSITIONNEMENT STRATÉGIQUE
• PRIORITÉS STRATÉGIQUES POUR 2015-2020

MESSAGE DU SECRÉTAIRE

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) s’engage fermement à évoluer au rythme des besoins de ses clients. Dans un environnement qui change constamment, notre point de mire demeure et doit demeurer l’excellence dans la prestation de services de qualité, de manière économique, aux conférences intergouvernementales de haut niveau.

Pour les cinq prochaines années, nos quatre priorités demeurent les suivantes : améliorer et étendre les partenariats stratégiques, transformer notre modèle de prestation de services, examiner et adapter les pratiques de gestion afin d’accroître les économies; et continuer de se doter d’un effectif capable, confiant et très performant.

Le plan stratégique qui suit donne donc un aperçu du Secrétariat et de son mandat, analyse le contexte actuel et établit les priorités et objectifs de l’organisme.

André M. McArdle,
Secrétaire

APERÇU DE L’ORGANISATION

Qui nous sommes

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme hybride et impartial dont le mandat est d’offrir des services administratifs de soutien et de planification aux conférences intergouvernementales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres et ce, partout au Canada.

Bien qu’il ait été désigné ministère fédéral quelques mois après sa création, en vertu d’un accord conclu en mai 1973 dans le cadre de la Conférence des premiers ministres, l’impartialité et le caractère intergouvernemental du SCIC sont garantis par le fait qu’il est financé tant par le gouvernement fédéral que par les provinces et que son personnel provient des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux (FPT).

Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Le SCIC rend aussi des comptes au Parlement par l’entremise du président du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Nos valeurs

NOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le gouvernement fédéral

2015 est une année importante, car la priorité de l’administration actuelle, le retour à l’équilibre budgétaire, s’est matérialisée. Ainsi, les réductions en place depuis au moins les cinq dernières années ont été presque entièrement absorbées par les ministères et organismes. Les mesures de limitation des dépenses comme le gel des budgets de fonctionnement et la Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements sont toujours en vigueur. C’est pourquoi nous continuons de desservir bon nombre de conférences dans la Région de la capitale nationale et à Toronto.

Généralement, la période la plus occupée de l’année pour les conférences est en juin-juillet et en septembre-octobre. L’élection fédérale prévue pour l’automne fait en sorte que plusieurs conférences de l’automne ont été devancées à l’été et que le SCIC s’est retrouvé avec un carnet complet pour cette période, se voyant même dans l’obligation de refuser quelques demandes de services. Même si le nombre de conférences prévues pour l’automne est beaucoup plus bas que d’habitude, nous prévoyons que les réunions intergouvernementales reprendront dans tous les secteurs au cours de l’hiver.

En 2013, le gouvernement fédéral a lancé un processus de modernisation et de renouvellement appelé Objectif 2020 et visant à transformer le gouvernement pour l’adapter aux besoins du XXIe siècle. Les besoins de nos clients avaient commencé à changer avant même le lancement de cette initiative pangouvernementale et, faisant preuve de prévoyance, le SCIC avait déjà de son côté commencé à évaluer et à mettre en œuvre des solutions efficaces et novatrices qui ont contribué à contenir les coûts. Nous recevons actuellement de plus en plus de demandes de services de vidéoconférence pour les rencontres en personne, et de plus en plus de demandes de conférences virtuelles par téléconférence ou par vidéoconférence.

Le volet administratif de l’ensemble de la fonction publique fédérale subit en ce moment une transformation qui se poursuivra encore pour quelques années. Les systèmes des RH et des finances, notamment, font l’objet d’une consolidation qui permettra de réaliser plus d’économies. Le SCIC a été l’une des premières organisations à adopter le nouveau système des RH et il y intégrera bientôt l’élément rémunération.

La revitalisation du recrutement est un autre secteur auquel le greffier du Conseil privé veut donner la priorité. La Commission de la fonction publique s’est engagée à rationaliser le système de dotation afin de mieux répondre aux besoins des organisations. Cela aura des répercussions très positives sur le SCIC, car, puisqu’il s’agit d’un petit organisme, un poste vacant peut avoir une grande incidence sur ses activités.

La sécurité est un sujet dominant dans le contexte actuel. Qu’il s’agisse de la sécurité physique ou de celle des TI, tous doivent constamment rester sur leurs gardes. La sécurité fait partie intégrante des cadres de politique du SCIC, de sa culture, de ses activités quotidiennes et de la façon de faire des employés. La haute direction veillera à l’optimisation et à l’efficacité des mécanismes et des ressources, de même qu’à la conformité aux politiques gouvernementales.

Les gouvernements provinciaux et territoriaux

Les gouvernements provinciaux et territoriaux (PT) se réunissent régulièrement, dans tous les secteurs. En 2013-2014, le SCIC a desservi 13 conférences de plus que l’année précédente, et l’exercice 2014-2015 s’est terminé avec l’ajout de 12 autres conférences. Malgré cette hausse du nombre de conférences, les provinces et les territoires demeurent toujours confrontés à des restrictions budgétaires qui ont une incidence sur le SCIC. Par exemple, le SCIC a desservi sa première conférence virtuelle (par vidéoconférence) et 19 téléconférences pendant l’exercice 2014-21015, comparativement à seulement 3 téléconférences en 2013-2014. À l’instar du gouvernement fédéral, les gouvernements PT se modernisent, cherchent des économies à réaliser, réduisent leurs déplacements et expérimentent l’utilisation de nouvelles technologies. Le SCIC est heureux de pouvoir continuer à offrir une vaste gamme de solutions répondant à leurs besoins.

En raison de l’élection fédérale prévue en octobre 2015, quelques élections provinciales et territoriales qui devaient avoir lieu cette même année ont été reportées à 2016. L’Île-du-Prince-Édouard et l’Alberta ont tenu un scrutin général en mai 2015, alors que Terre-Neuve-et-Labrador tiendra selon toute vraisemblance le sien le sien le 30 novembre prochain, et que trois autres administrations feront de même en 2016, suivies d’une en 2017 et de cinq autres en 2018. Lorsque de nouveaux gouvernements s’installent au pouvoir et que d’autres sont réélus, il est important pour le SCIC de se faire connaître en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Le travail de communication devra être constant pour maintenir, et même accroître, le nombre de conférences que nous desservons.

Contexte intergouvernemental

Le SCIC continue de coorganiser le Forum d’échange annuel sur la logistique des réunions FPT. Le but de cette rencontre informelle est de donner à ses contacts du gouvernement fédéral l’occasion de faire du réseautage et d’échanger de l’information avec les nouveaux arrivants dans les ministères, alors que chacun doit s’adapter aux réalités nouvelles de l’organisation de réunions FPT de haut niveau. La portée du Forum a été élargie afin de permettre la mise sur pied de groupes de travail composés de clients du SCIC qui seront chargés de mener à bien des projets d’élaboration de nouvelles initiatives et de services futurs.

Du côté des provinces, le SCIC est entré en contact avec des fonctionnaires de l’Île-du-Prince Édouard en janvier 2014 afin d’aider la province à coordonner le travail occasionné par le grand nombre de conférences FPT dont elle est l’hôte en 2014 en raison des célébrations du 150e anniversaire de la Conférence de Charlottetown. Des visites exploratoires ont été faites ensemble à divers endroits et on a trouvé des possibilités de collaboration en vue de réaliser des économies d’un secteur à l’autre. Cette collaboration a été un grand succès et le SCIC se fera un plaisir de collaborer avec d’autres administrations à l’égard de projets semblables.

Nos employés

Au cours des prochaines années, onze des fonctionnaires fédéraux du Secrétariat seront admissibles à la retraite. Ces départs, la rotation des détachements PT et le départ de membres clés du personnel, pourraient avoir une incidence sur la capacité du SCIC de maintenir un effectif adéquat doté des compétences nécessaires. L’élaboration de plans de relève et de transition concrets, prévoyant également la conservation de la mémoire institutionnelle, sera une priorité stratégique cruciale. De plus, le SCIC profitera de l’occasion pour améliorer et moderniser son fonds archivistique, demander à son personnel expérimenté d’agir à titre de mentor auprès des nouveaux employés, et offrir à ceux qui partent d’autres modalités de travail afin d’étaler les dates de départ et d’atténuer les répercussions du roulement de personnel.

Le maintien en poste de jeunes et ambitieux membres du personnel représente un défi particulier pour un tout petit organisme comme le SCIC en raison des possibilités d’avancement limitées qu’il offre. C’est pourquoi des efforts soutenus seront déployés afin de garder les employés en poste pendant une période de temps raisonnable, grâce à la mise en place d’un environnement favorisant le perfectionnement professionnel et la satisfaction au travail.

Le SCIC est fier d’offrir des modalités de travail souples à ses employés; bon nombre d’entre eux profitent des semaines de travail comprimées, des arrangements de télétravail et de congés avec étalement du revenu. Les réactions sont jusqu’à maintenant positives, car ces modalités permettent aux employés d’établir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

POSITIONNEMENT STRATÉGIQUE

Priorités de ressources humaines

Les priorités des ressources humaines du SCIC pour 2015-2020 sont les suivantes :

1. Disposer d’un effectif de base permanent qui permettra au SCIC de respecter sa vision et ses priorités stratégiques, et d’exécuter son mandat.
2. Conserver au moins six postes provinciaux/territoriaux, car ils font partie intégrante de notre organisation.
3. Pour répondre à la demande cyclique de services aux conférences, compléter les besoins en ressources humaines en recourant aux nominations à court terme.
4. Revoir et mettre à jour le plan de relève des postes clés.

Offre de services aux conférences

Au fil des ans, le mandat du SCIC a été interprété de manière à assurer la constance dans tous les secteurs que nous desservons, à garantir la qualité de nos services, à contrôler les coûts et à assurer le fonctionnement à long terme du Secrétariat en tant que partenaire clé aux réunions intergouvernementales. Cette interprétation signifie que le Secrétariat doit, entre autre chose, offrir un ensemble minimal de services en fonction de certaines normes stipulant, par exemple, que les réunions se font en personne et qu’elles doivent avoir un quorum de ministres ou de sous-ministres présents, que la traduction se limite aux documents officiels de la conférence et que les salles nécessaires soient disponibles 24 heures d’avance aux fins de l’installation du matériel.

En regard de l’évolution de la nature des réunions intergouvernementales, de l’apparition de technologies plus adaptées aux réunions, de l’initiative lancée par le greffier du Conseil privé en vue de rechercher des moyens plus efficaces et économiques d’organiser des réunions, et des pressions financières exercées sur tous les ordres de gouvernement, le SCIC a décidé de revoir l’interprétation de son mandat.

Les offres de services seront élargies, ce qui ouvrira la porte à une série de modèles et de types de services qui permettront de soutenir la transformation de la collaboration intergouvernementale.

Gestion de l’organisation Les pressions budgétaires et les mesures de limitation des coûts seront toujours présentes dans la gestion du SCIC. Le Secrétariat conservera son rôle de leadership auprès des autres petits organismes afin d’atteindre son objectif de réduction de ses coûts d’administration. Au cours des deux derniers exercices, notre organisme a réalisé de très grands progrès à l’égard de la gestion et du contrôle des ressources. Notre vigilance ne doit pas se relâcher, car nous avons la responsabilité de toujours nous améliorer et réaliser des économies. En gardant à l’esprit le caractère neutre et intergouvernemental de l’organisme, la haute direction du SCIC s’acquittera de ses obligations à titre d’organisme du gouvernement fédéral : en ayant davantage recours à des pratiques et processus communs dans ses activités; en harmonisant ses priorités avec celles du gouvernement; en étudiant les possibilités de recourir aux services partagés; et en continuant de rechercher d’autres économies à réaliser.

PRIORITÉS STRATÉGIQUES POUR 2015-2020

Dans la foulée de la plus récente session de planification stratégique menée par la haute direction, il a été décidé de poursuivre l’application des quatre priorités stratégiques suivantes pour les 5 prochaines années

1. Améliorer et développer des partenariats stratégiques
2. Transformer notre modèle de prestation des services
3. Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience
4. Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Priorité 1 Améliorer et développer des partenariats stratégiques

Depuis sa création, le SCIC peut compter sur une clientèle bien établie constituée des différents gouvernements. Dans un souci de confirmer son mandat, le SCIC prévoit améliorer ses partenariats en intensifiant le dialogue, en évaluant son offre de services et en analysant les rétroactions des clients. Il prévoit également établir de nouveaux partenariats stratégiques et développer ceux qui existent déjà grâce à la mise en œuvre de nouvelles initiatives de marketing.

Priorité 2 Transformer notre modèle de prestation des services

Afin de devenir plus efficaces et de trouver des solutions de rechange qui contribueront au maintien de la qualité des services en cette période de restrictions financières, l’organisation continuera d’investir dans les nouvelles technologies non seulement pour sa gestion quotidienne, mais aussi pour la prestation de ses services.

Priorité 3 Examiner et adapter les pratiques de gestion en vue d’accroître l’efficience

Même si, légalement, le SCIC est un organisme fédéral, il est financé par deux niveaux de gouvernement, soit par le gouvernement fédéral et par les gouvernements provinciaux. Le contexte actuel de contraintes et de restrictions budgétaires fait en sorte que le SCIC devra continuer à porter une attention particulière à ses pratiques de gestion. Il s’agira entre autres d’identifier des mesures offrant un meilleur rapport coût – efficacité dans les opérations de tous les jours, notamment dans l’organisation de conférences et dans l’affectation de nos ressources à l’interne. Il s’agit aussi de mesurer les coûts estimés des changements que le SCIC souhaite apporter, notamment en ce qui a trait au virage technologique.

Mettre de l’avant des pratiques de gestion saines nécessite la collaboration et la mobilisation de l’ensemble des employés,  afin de maintenir, voire de renforcer leur engagement face à l’organisation.

Nos objectifs sont les suivants : Rationaliser les processus internes en les intégrant de bout en bout et en améliorant l’efficience; Maintenir les frais généraux à un niveau acceptable; Revoir et améliorer les processus du SCIC conformément aux exigences des politiques gouvernementales; Mettre en œuvre les initiatives pangouvernementales de transformation et d’économie, et y contribuer; Maintenir d’économie dans le cadre des initiatives de services partagés, et en identifier d’autres; et Gérer de manière efficace l’information des documents des services intégrés (c.-à-d. les préserver, les numériser, les déclassifier, les éliminer).

Priorité 4 Continuer d’établir un effectif capable, confiant et très performant

Le plus grand atout du SCIC demeure son personnel. Cette priorité a principalement pour but d’habiliter et de motiver les employés, de doter le Secrétariat d’une capacité interne et d’offrir des modalités de travail souples.

Cela comprend des milieux de travail modernes favorisant le travail d’équipe et la productivité dans un contexte positif qui permettront d’atteindre et de surpasser les attentes de rendement, sans nuire à la vie personnelle ou à la santé des employés.

Le SCIC continuera d’investir dans le bien-être de ses employés, de même que dans leur formation, tant au niveau individuel qu’à celui de l’organisation elle-même.