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Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Ce rapport doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2023-2024.

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations ci-joint comprend les autorisations de dépenser du ministère accordé par le Parlement et celles utilisées par le ministère conformément au Budget principal des dépenses de 2023-2024. Ce rapport trimestriel a été préparé à l’aide d’un cadre de présentation de l’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière en ce qui a trait à l’utilisation des pouvoirs de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats du trimestre et de l’année fiscale à ce jour

Les dépenses opérationnelles depuis le début de l’année jusqu’au 30 juin 2023 ont légèrement augmenté (augmentation de 82 000 $) par rapport à la même période en 2022-2023, principalement en raison de la dotation de nouveaux postes et du coût élevé des conférences en personne dans des lieux éloignés au cours de ce premier trimestre. Cette situation a été compensée par une baisse importante de la demande de vidéoconférences au cours de la même période. À ce jour, le SCIC a servi 11 conférences en personne et 13 vidéoconférences, comparativement à 12 conférences en personne et 23 vidéoconférences au cours de la même période en 2022-2023.

2.1 État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2023-2024 sont supérieures d’environ 34 500 $ à celles du dernier exercice (soit de 24 800 $ en autorisations votées et de 9 700 $ en autorisations législatives) en raison du financement pluriannuel visant les obligations liées aux négociations collectives.  

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Depuis le début de l’année jusqu’au 30 juin 2023, les dépenses de fonctionnement s’élèvent à 1,2 million de dollars, soit environ 82 000 $ de plus que pour la même période en 2022-2023.  Cette augmentation est en grande partie attribuable aux facteurs suivants:

• Transport et communications: une augmentation de 93 000 $ pour les frais de déplacement et d’expédition d’équipement à des endroits éloignés pour les conférences en personne desservies.
• Personnel: une augmentation de 47 000 $ en raison de la dotation de nouveaux postes.
• Services professionnels et spéciaux: une diminution de 40 000 $ est principalement liée au projet de migration de la messagerie électronique vers le « Cloud » qui a été achevé au cours de l’exercice précédent.

3. Risques et incertitudes

Le SCIC ne décide pas de la tenue des rencontres intergouvernementales. Il est plutôt appelé à réagir aux décisions prises par les gouvernements de se réunir relativement à des enjeux nationaux ou sectoriels clés. Le choix du lieu, de la fréquence au cours d’un exercice donné, de la date et de la durée sont tous des facteurs échappant au contrôle du Secrétariat. Le SCIC continue de concevoir et d’utiliser des outils de prévision pour estimer les coûts et planifier pour les conférences à mesure que les demandes sont reçues.

En tant que petite agence, le SCIC risque de perdre du personnel clé et de connaître des périodes où des rôles clés ne sont pas occupés. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services de conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4. Changements significatifs quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Ruth Onyancha est devenue la nouvelle secrétaire du SCIC le 3 avril 2023, en remplacement d’André M. McArdle.  Le SCIC a reçu un financement supplémentaire dans le cadre du budget 2023.  Ce financement sur trois ans permettra à l’agence de continuer à servir ses clients tout en évaluant sa viabilité à long terme, en examinant le modèle d’entreprise actuel, les offres de services actuelles et les ressources nécessaires. L’augmentation du financement comprend 8 nouveaux ETP dans la structure organisationnelle, ce qui représente un changement important dans la dotation en personnel puisque seulement 32 ETP étaient prévus en 2023-2024.

ÉTAT DES AUTORISATIONS (non vérifié)

*N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)