Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1.Introduction

Le présent rapport financier a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Le rapport devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2021-2022 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations qui l’accompagne présente les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et celles utilisées par le ministère, conformément au Budget principal des dépenses et aux Budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) de 2021-2022. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel d’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

‎

2.Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2021-2022 sont supérieures d’environ 1,48 million de dollars à celles du dernier exercice (soit de 1,47 million de dollars en autorisations votées et de 10 000 $ en autorisations législatives) étant donné la réduction des crédits du Budget principal des dépenses reçus au premier trimestre de 2020–2021. Il faut se souvenir qu’en raison de la pandémie de COVID–19, le Règlement de la Chambre des communes a été modifié afin de prolonger la période d’étude jusqu’à l’automne.

2.2État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 30 septembre 2021 sont supérieures de quelque 465 000 $ par rapport à la même période en 2020-2021. Environ la moitié de cette hausse est attribuable à un projet visant à numériser les fichiers du SCIC. Des postes vacants en 2020–2021 ayant été pourvus, les charges salariales ont aussi augmenté de 81 000 $ comparativement à la même période de l’exercice précédent.

3.Risques et incertitudes

Le mandat du SCIC consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Au deuxième trimestre de 2021-2022, 26 conférences et réunions ont été tenues, comparativement à 39 au même trimestre de l’exercice précédent. Même si le nombre de conférences a diminué, il demeure plus élevé qu’avant la pandémie, et on s’attend à ce qu’il le reste à l’avenir. La pandémie de COVID-19 a entraîné une augmentation considérable du nombre de réunions virtuelles et de la demande pour des solutions novatrices et efficaces, ce qui pourrait représenter une difficulté pour le SCIC vu le caractère limité de ses ressources. Nous avons mis en place des approches, des processus et des technologies souples qui peuvent être adaptés aux besoins en rapide évolution de nos clients. Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur nombre au cours d’un exercice donné et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés sont ou seront bientôt admissibles à la retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des plans sont en place pour assurer un transfert des connaissances aussi harmonieux que possible. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services aux conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4.Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours du trimestre précédent, trouvé, mis à l’essai et instauré diverses solutions novatrices. Ainsi, de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont mis en œuvre en vue d’améliorer la prestation des services, ce qui engendre des commentaires positifs de la part des clients ainsi que des gains d’efficacité touchant les opérations. Les principaux domaines visés sont la webconférence et la téléconférence avec interprétation simultanée à distance, l’inscription en ligne et l’accès aux documents en ligne. Au deuxième trimestre, le SCIC a appuyé sa première conférence en personne depuis le début de la pandémie de COVID–19. En effet, étant donné la pandémie, le SCIC avait fourni ses services uniquement dans le cadre de vidéoconférences et de téléconférences au premier trimestre de 2021-2022. À la lumière des recommandations des agences de santé publique, la division des Services aux conférences se penche sur les meilleurs formats à adopter à l’avenir pour la tenue de conférences, en se concentrant sur les formules hybrides.

Approbation des cadres supérieurs

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

‎