Publication

Rapport financier trimestriel pour la période se terminant le 31 décembre 2013

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1. Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans les principes comptables 1.3 du Conseil du Trésor. Il devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2013-2014 (et, lorsqu’applicable les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours), de même qu’avec le Plan d’action économique 2012 du Canada (Budget 2012).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en planifiant, en organisant et en desservant des conférences intergouvernementales de haut niveau à travers le Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les grands secteurs d’activité intergouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la tenue de conférences multilatérales, et à permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions fondamentales. Il assure des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les budgets supplémentaires des dépenses de 2013-2014. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars,  après le dépôt du Budget principal des dépenses de 2012-2013, le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013. Toutefois, des affectations bloquées ont été établies par le Conseil du Trésor en vue d’empêcher que les fonds réservés pour des mesures d’économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. En 2013-2014, les répercussions du Budget 2012 ont été intégrées aux autorisations ministérielles présentées dans le Budget principal des dépenses de 2013-2014 déposé au Parlement.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Comme l’indique l’état des autorisations, le SCIC dispose pour 2013-2014 d’autorisations totales inférieures à celles de l’exercice précédent par un montant d’environ 0,6 million de dollars parce queles « crédits totaux » de 2012-2013 ne tenaient pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.

2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Comparativement à l’exercice précédent, les dépenses ministérielles totales déclarées au troisième trimestre sont demeurées sensiblement les mêmes comme l’indique l’état des dépenses budgétaires par article courant joint au présent rapport.

Dans l’ensemble 67 p.100 de nos autorisations pour l’année ont été dépensées. Ce pourcentage est un peu plus élevé que lors de l’exercice précédent alors que 60 p. 100 des autorisations totales avaient été dépensées pour l’année, la différence étant principalement attribuable à la réduction de 0,6 million de dollars des crédits pour 2013-2014.

3. Risques et incertitudes

Notre mandat ne comporte qu’un seul secteur d’activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Or  le nombre de ces conférences fluctue d’un exercice à un autre. Les pressions budgétaires que subit le gouvernement ont entraîné une diminution du nombre de rencontres intergouvernementales multilatérales de haut niveau tenues ces dernières années,  ce dont se ressentent nos services  et ce à quoi s’ajoutent le gel et la réduction des budgets consacrés aux déplacements, à l’hébergement et aux conférences partout au gouvernement.

De plus  au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes,  un grand nombre d’employés prennent ou prendront bientôt leur retraite,  ce qui présente un défi démographique majeur. Des efforts soutenus devront être déployés pour créer au SCIC un environnement propice au perfectionnement et à la satisfaction professionnels afin de conserver pendant une période de temps raisonnable les employés plus jeunes.

4. Changements importants quant au fonctionnement  au personnel et aux programmes

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a transformé son modèle de prestation de services afin d’englober la vidéoconférence et d’autres nouvelles technologies. Le remaniement des fonctions et des tâches a nécessité un examen et une mise à jour des descriptions de travail qui a entraîné la reclassification à la hausse de cinq postes d’Adjoint aux conférences (acquisitions et services techniques) du niveau AS-02 au niveau AS-03.

5. Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d’économie annoncées dans le Budget  2012 et qui ont été mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec le gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

En 2013-14, deuxième année de mise en œuvre, le SCIC réalisera des économies de quelque 0,6 millions de dollars, ainsi que des économies permanentes de 0,7 millions d’ici 2014 2015, grâce à des mesures d’économie et des réductions de programme,  de manière à affecter les ressources de l’organisation en concordance avec son mandat de base, en réduisant les activités lorsque les besoins diminuent, en transformant ses processus internes et en misant sur les regroupements et la rationalisation. Ainsi, le SCIC pourra se concentrer davantage sur la promotion de l’excellence en matière de gestion, ainsi que sur la responsabilisation dans l’ensemble de l’administration publique.

Le SCIC a révisé son Plan stratégique triennal en fonction des décisions budgétaires et continue les discussions sur les transformations qui s’imposent au SCIC. Le SCIC s’efforce de transformer son modèle ministériel de prestation de services et de récents événements ont souligné l’importance de poursuivre ses efforts et même de les accélérer. De plus, la transformation du SCIC a nécessité la reclassification de certains postes et exercé des pressions sur notre capacité d’offrir tous nos services et de répondre favorablement à toutes les demandes, particulièrement pendant les périodes occupées.

Approbation des cadres supérieurs

Copie papier approuvée par :

État des autorisations (non vérifié)

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

** Les « crédits totaux disponibles » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.

Dépenses budgétaires ministérielles par article courant (non vérifiées)

* Les « Dépenses prévues » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.

** Le poste « Personnel » comprend maintenant les sommes des contributions des gouvernements aux régimes d’avantages sociaux des employés.