Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

1.Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Le rapport doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses 2020-2021 (et, lorsqu’applicable, les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports trimestriels antérieurs de l’exercice en cours).

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du SCIC accordées par le Parlement et utilisées par l’organisme, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (si applicable) de 2020-2021. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

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2.Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

2.1 État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2020-2021 sont inférieures d’environ 168 000 $ (131 000 $ en crédits votés et 37 000 $ en autorisations législatives) à celles du dernier exercice. Cette baisse des fonds votés s’explique principalement par le montant sur un an qui avait été accordé au SCIC dans le Budget principal des dépenses de 2019 2020 afin qu’il respecte les obligations rétroactives découlant de la négociation des conventions collectives. On a aussi enregistré une diminution de 37 000 $ des autorisations législatives relativement au Régime d’avantages sociaux des employés. Le SCIC a obtenu la totalité des crédits pour le Budget principal des dépenses de 2020-2021 en décembre 2020.

2.2État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 31 décembre 2020 sont inférieures d’environ un million de dollars à celles de la même période en 2019 2020. Cette baisse est attribuable en bonne partie au changement du mode de prestation des services du SCIC dans le contexte de la pandémie de COVID 19. En effet, la transition complète vers les conférences virtuelles a engendré une diminution de 545 000 $ des dépenses de transport (généralement pour les voyages des employés), de 206 000 $ de celles relatives aux services professionnels et spéciaux et de 73 000 $ de celles associées aux locations. De plus, les dépenses liées au personnel ont baissé de 180 000 $ en raison d’une diminution de l’effectif ainsi que des coûts découlant des heures supplémentaires. Les dépenses liées à l’acquisition de machines et de matériel sont quant à elles moindres vu les achats ponctuels réalisés en 2019 2020. Les dépenses réalisées pendant le trimestre sont légèrement plus élevées que celles faites à la même période à l’exercice précédent, surtout parce que le SCIC n’a pas reçu les factures des autres ministères au même moment qu’à l’habitude.

3.Risques et incertitudes

Notre mandat consiste à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Le nombre de conférences et de réunions que le SCIC a appuyées au troisième trimestre de 2020-2021 a plus que doublé par rapport à la même période en 2019-2020 (53 comparativement à 22 à l’exercice précédent). Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales; il répond plutôt aux demandes de gouvernements qui souhaitent tenir des rencontres pour discuter de questions nationales ou particulières d’importance. Les décisions concernant le lieu des réunions, leur nombre pendant un exercice donné, le moment où elles se tiennent et leur durée ne relèvent pas du SCIC.

De plus, au SCIC comme dans beaucoup d’autres ministères et organismes, un grand nombre d’employés sont ou seront bientôt admissibles à la retraite, ce qui présente un défi démographique majeur. Des plans sont en place pour assurer un transfert des connaissances aussi harmonieux que possible. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services aux conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4.Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme

Pour répondre aux besoins en constante évolution des clients, la division des Services aux conférences a, comme au cours du trimestre précédent, trouvé, mis à l’essai et instauré diverses solutions novatrices. Ainsi, de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont mis en œuvre en vue d’améliorer la prestation des services, ce qui suscite des commentaires positifs de la part des clients ainsi que des gains d’efficacité touchant les opérations. Les principaux domaines touchés sont la webconférence et la téléconférence avec interprétation simultanée à distance, l’inscription en ligne et l’accès aux documents en ligne. Vu la pandémie de COVID-19, le SCIC a appuyé uniquement des vidéoconférences et des téléconférences à compter de la mi-mars 2020.

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Approbation des cadres supérieurs