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Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction telle qu’exigée par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites dans la Directive sur les normes comptables du Conseil du Trésor. Ce rapport doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2023-2024.

Le mandat du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) consiste à soutenir les gouvernements fédéraux, provinciaux et territoriaux dans la planification et le déroulement des conférences intergouvernementales de haut niveau partout au Canada. Le SCIC a pour principal objectif de soulager les ministères clients des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de conférences multilatérales, et de permettre ainsi aux participants de se concentrer sur les questions intergouvernementales fondamentales. Il assure ainsi des services administratifs continus, efficaces et impartiaux au cours des réunions.

Le présent rapport trimestriel n’a pas fait l’objet d’une vérification ou d’un examen externe.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations ci-joint comprend les autorisations de dépenser du ministère accordées par le Parlement et celles utilisées par le ministère conformément au Budget principal des dépenses de 2023-2024. Ce rapport trimestriel a été préparé à l’aide d’un cadre de présentation de l’information financière à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière en ce qui a trait à l’utilisation des pouvoirs de dépenser.

Le gouvernement ne peut pas effectuer de dépenses sans l’autorisation du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Dans le cadre du processus de rapport sur le rendement ministériel, le SCIC prépare ses états financiers annuels selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale, conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, lesquelles sont fondées sur les principes comptables généralement reconnus dans la fonction publique canadienne. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

Les dépenses opérationnelles du 1^er octobre jusqu’au 31 décembre 2023 ont considérablement augmenté (hausse de 413 000 $) au cours de ce troisième trimestre par rapport à la même période en 2022-2023. Ces augmentations sont principalement attribuables à la dotation de nouveaux postes et aux coûts d’acquisition élevés de machines et de matériel pour appuyer les services de conférences. À ce jour, le SCIC a appuyé 33 conférences en personne et 38 vidéoconférences, comparativement à 31 conférences en personne et à 35 vidéoconférences au cours de la même période en 2022-2023.

     2.1 État des autorisations

Les autorisations dont dispose le SCIC pour 2023-2024 en date du troisième trimestre dépassent d’environ 1,7 million de dollars celles du dernier exercice (soit des hausses de 1,6 million de dollars en autorisations votées et de 183 000 $ en autorisations législatives), étant donné que le SCIC a obtenu des fonds supplémentaires aux termes du Budget de 2023. Ce financement sur trois ans est entré en vigueur en 2023-2024.

     2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les dépenses de fonctionnement cumulatives en date du 31 décembre 2023 sont de 5,1 millions de dollars, soit environ 670 000 $ de plus que celles de la même période en 2022-2023. L’augmentation observée est en grande partie attribuable aux facteurs suivants :

• Personnel : une augmentation de 514 000 $ en raison de la dotation de nouveaux postes.
• Services professionnels et spéciaux : une augmentation de 82 000$ qui est majoritairement liée à l’augmentation des services de ressources humaines avec Services publics et Approvisionnement Canada, à la hausse des coûts de traductions et d’interprétation ainsi qu’à l’augmentation des coûts de formation des employés du SCIC.
• Acquisition de machines et de matériel : une augmentation de 68 000$ pour pouvoir fournir l’équipement nécessaire aux nouveaux employés et améliorer la technologie dont dispose le SCIC afin d’appuyer plus efficacement les services de conférences.

3. Risques et incertitudes

Le SCIC ne décide pas de la tenue des rencontres intergouvernementales. Il est plutôt appelé à réagir aux décisions prises par les gouvernements de se réunir relativement à des enjeux nationaux ou sectorielles clés. Le choix du lieu, de la fréquence au cours d’un exercice donné, de la date et de la durée sont tous des facteurs échappant au contrôle du Secrétariat. Le SCIC continue de concevoir et d’utiliser des outils de prévision pour estimer les coûts et planifier pour les conférences à mesure que les demandes sont reçues.

En tant que très petit organisme, le SCIC risque de perdre du personnel clé et de connaître des périodes où des postes clés ne sont pas occupés. Le SCIC cherche toujours à accroître la représentation des provinces et des territoires au sein du personnel des Services de conférences, afin de conserver une grande neutralité et d’appliquer des perspectives diversifiées à son modèle de prestation des services.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Il n’y a pas eu de changement important quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes pendant ce trimestre. Cependant, avec le financement supplémentaire reçu dans le cadre du Budget de 2023, lors de la troisième période, le SCIC à continuer à servir ses clients tout en évaluant sa viabilité à long terme, en examinant le modèle de l’organisation actuel, en mettant de l’avant de nouveaux processus de mise en œuvre de prestation de services et en établissant les ressources nécessaires pour l’avenir. En plus des principaux éléments présentés ci-dessus, le SCIC continue d’accroître son effectif en personnel pour pouvoir répondre aux besoins de nouveaux projets et pour pouvoir continuer de servir davantage de conférences.

ÉTAT DES AUTORISATIONS (non vérifié)

*N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)