Rapport d’étape 2023

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Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

ISSN 2817-9668

Table des matières

1. Renseignements généraux

La version intégrale du Plan sur l’accessibilité du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) peut être consultée en cliquant ici : https://scics.ca/fr/accessibilite/. Une version facile à lire, plus courte et plus simple que le plan détaillé, est aussi offerte à la même adresse. Les deux versions du Plan sur l’accessibilité et le présent Rapport d’étape ont été rédigés en langage simple et accessible afin qu’ils soient les plus clairs, les plus concis et les mieux adaptés possibles pour le public visé.

1.1 Pour nous contacter et nous transmettre vos commentaires

Le SCIC aime savoir ce que pensent ses employés, ses clients, les participants aux conférences et les membres du public. Nous sommes heureux de recevoir des commentaires concernant le Plan sur l’accessibilité et l’accessibilité au Secrétariat. Vous pouvez nous envoyer vos commentaires de façon anonyme. Nous examinerons toutes les observations reçues et nous prendrons des mesures pour éliminer les obstacles identifiés.

Vous pouvez transmettre vos commentaires concernant l’accessibilité au SCIC, la mise en œuvre du Plan sur l’accessibilité par l’organisme ou les obstacles que vous avez dû surmonter dans le cadre de vos interactions avec le SCIC à :

Benoit Massé, directeur, Services intégrés

Courriel : info@scics.ca

Téléphone : 613-995-2341

Par la poste : C.P. 488, succursale A, Ottawa (Ontario), K1N 8V5

Vous pouvez vous rendre sur notre site Web pour télécharger le Plan sur l’accessibilité du SCIC, le présent Rapport d’étape et une description des étapes à suivre pour nous transmettre vos commentaires dans une forme électronique compatible avec les technologies d’assistance : https://scics.ca/fr/accessibilite/. Ces documents peuvent aussi vous être envoyés dans d’autres formats, dans les délais suivants :

  • En format imprimé : 15 jours
  • En gros caractères (taille de police plus grande) : 15 jours
  • En braille (un système de points soulevés que les personnes aveugles ou ayant une faible vision peuvent lire avec leurs doigts) : 45 jours
  • En version audio (l’enregistrement d’une personne qui lit le texte à haute voix) : 45 jours

2. Domaines visés à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité

Il faut tenir compte de l’accessibilité dans tout ce que nous faisons. Pour être vraiment accessible, on doit accorder la priorité à l’accessibilité dès le début des projets, et souvent. Certaines personnes et certaines équipes du SCIC joueront un rôle plus important que d’autres. Mais nous avons tous des responsabilités afin de rendre le SCIC plus accessible. Il faut que ce soit une mission pour toute l’organisation.

2.1 L’emploi

Le SCIC est un petit organisme de 40 employés seulement. Cela veut dire que nos employés sont responsables de plusieurs tâches. Ils doivent bien faire leur travail et, pour cela, ils ont besoin d’un environnement de travail accessible. Nous voulons que nos employés sachent qu’ils peuvent obtenir de l’aide s’ils rencontrent des obstacles au travail.

  • En 2023, le SCIC a réalisé des recherches dans le but de mettre à jour sa politique sur l’adaptation. D’ici à ce que cela soit fait, on a adopté une solution à court terme, c’est-à-dire qu’on a diffusé la marche à suivre pour demander des mesures d’adaptation dans toute l’organisation.
  • En 2023, le SCIC a pleinement mis en œuvre l’exigence de la Commission de la fonction publique voulant qu’on examine toutes les étapes des mesures de dotation afin de repérer les obstacles potentiels.

2.2 L’environnement bâti

Depuis la pandémie, certains employés du SCIC travaillent à la maison et d’autres, à notre bureau principal à Ottawa. À l’avenir, il se peut que plus de gens retournent travailler à temps plein au bureau. Nous voulons que nos bureaux soient sécuritaires et accessibles. On a demandé aux employés ce qu’ils pensaient de l’accessibilité à notre bureau. On a aussi travaillé avec un spécialiste de l’accessibilité, qui nous a aidés à trouver les obstacles dans l’environnement bâti.

  • Au début de 2023, le SCIC a examiné en détail les obstacles et les recommandations qui sont ressortis de son évaluation de l’environnement bâti. Nous avons déterminé les obstacles prioritaires dont on devra s’occuper au cours des trois prochaines années.
  • Au milieu de 2023, le SCIC a commencé à travailler avec le propriétaire de l’immeuble pour éliminer les obstacles prioritaires. Le propriétaire a pris les mesures suivantes :

    • la fontaine a été remplacée par un poste de remplissage de bouteilles d’eau mural accessible;
    • les plaques de poussée des portes de l’entrée principale ont été remplacées par un modèle sans contact plus accessible;
    • la salle de toilette accessible a maintenant un nouveau bouton de verrouillage et un nouvel indicateur d’occupation, ce qui facilite son utilisation.
  • À la fin de 2023, le SCIC a travaillé avec le propriétaire de l’immeuble pour :

    • étudier diverses options et commencer à implanter des systèmes de notification d’urgence accessibles aux personnes handicapées;
    • entamer le processus de rénovation d’un espace de travail qui est uniquement accessible par un escalier pour l’instant, afin d’en faire un espace de collaboration pleinement accessible;
    • signer une convention particulière de services avec Services publics et Approvisionnement Canada afin d’installer des rampes pour les voies de circulation longues.
  • Le Secrétariat a mis en place un mécanisme de rétroaction qui permet aux employés de transmettre des commentaires sur l’aspect pratique et l’accessibilité des espaces de travail. Un sondage est maintenant réalisé tous les six mois pour recueillir de l’information à ce sujet et encourager l’utilisation du Passeport pour l’accessibilité du gouvernement du Canada.
  • En 2023, le Comité de santé et sécurité au travail du SCIC a fait des recherches et amorcé la création d’un processus qui permettra aux employés handicapés de demander des ajustements ou des mesures d’adaptation à leur espace de travail.

2.3 Les technologies de l’information et des communications

La technologie Web joue un grand rôle dans le travail que nous réalisons au SCIC. Notre bureau est situé à Ottawa, mais nous collaborons avec des personnes de partout au Canada. Les outils Web nous aident à communiquer avec nos clients dans tout le pays.

Depuis la pandémie, beaucoup des conférences que nous appuyons se déroulent de façon virtuelle. La technologie Web nous permet d’assurer la sécurité de tous. Il est important que la technologie que nous utilisons soit accessible pour les employés du SCIC, les personnes qui utilisent nos services et les participants à nos conférences.

  • Le SCIC s’inspire des conclusions de l’évaluation de l’accessibilité du Web qu’il a réalisée en 2022 pour éliminer les obstacles connus dans son site intranet et ses outils Web :

    • on est en train de transférer l’outil Web de gestion des conférences (qu’on appelle le « Conference Management System ») vers une nouvelle plateforme, afin de pouvoir plus facilement le mettre à jour et le rendre plus accessible pour les utilisateurs généraux et les spécialistes;
    • on a embauché un fournisseur pour installer le site intranet du SCIC sur une plateforme où il sera plus accessible.

2.4 Les communications, autres que les technologies de l’information et des communications

Une grande partie du travail du SCIC est lié aux communications. Nous communiquons avec les clients pour planifier les conférences. Et en nous occupant des conférences, nous aidons les gouvernements à communiquer les uns avec les autres. Nous aidons aussi les gouvernements à communiquer de l’information au public et aux médias du Canada.

  • En 2023, le SCIC a lancé un processus pour embaucher un analyste principal des communications. Une fois en poste, ce spécialiste mettra à jour notre politique sur les communications afin d’y ajouter des normes sur l’accessibilité.

2.5 L’acquisition de biens, de services et d’installations

Lorsqu’on tient compte de l’accessibilité au début d’un processus, on peut réduire les obstacles. Si on applique des normes d’accessibilité au moment de l’acquisition, on s’assure que les installations, les biens et les services sont prêts à être utilisés par tous ceux qui en ont besoin.

Nous nous sommes fixé des objectifs pour nous aider à faire de l’accessibilité une priorité lors des acquisitions.

  • En 2023, dans les cas où c’était nécessaire, le SCIC a ajouté des considérations en matière d’accessibilité aux énoncés des travaux qu’il a préparés pour ses fournisseurs.

2.6 La conception et la prestation de programmes et de services

Une grande partie du travail du SCIC dépend de nos clients. Lorsqu’on planifie des conférences, ce sont les utilisateurs de nos services qui prennent les décisions finales. Mais nous devons aider nos clients à prendre les décisions. Nous voulons que leurs conférences se passent bien. Pour être réussie, une conférence doit tenir compte de l’accessibilité. Si nous voulons que notre organisation soit plus accessible, nous devons encourager nos clients à adopter eux aussi des pratiques accessibles. Lorsqu’ils s’adressent à nous pour obtenir de l’aide, on doit leur demander de quoi ils ont besoin pour assurer l’accessibilité. Et on doit les encourager à trouver des moyens de rendre leur conférence plus accessible.

  • En 2023, le Secrétariat a révisé le sondage qu’il réalise après les conférences. On invite maintenant les participants à nous parler de leur expérience de l’accessibilité et à faire des commentaires sur l’accessibilité des sites de conférences. Le sondage sera mis en œuvre en 2024 et ses résultats seront connus au début de 2025.
  • En 2023, le SCIC a dressé la liste des sites de conférences où des obstacles à l’accessibilité ont été identifiés. Cette liste nous permettra d’aider nos clients à choisir l’endroit où ils organiseront leur conférence.

2.7 Le transport

Le SCIC n’offre pas de services de transport aux employés ou aux clients. Il n’a donc pas pris de mesures à ce sujet.

3. Consultations

Le Secrétariat a réalisé un sondage afin de consulter les intervenants internes sur les efforts qui sont faits pour améliorer l’accessibilité et éliminer les obstacles qui existent au SCIC. Cette consultation interne a été menée auprès de tous les intervenants, et pas seulement auprès des personnes handicapées. De cette façon, le Secrétariat a pu recueillir des observations objectives et honnêtes de personnes qui s’identifient comme étant handicapées et aussi de personnes qui ont à cœur l’accessibilité pour tous. L’exercice nous a permis de mieux comprendre l’accessibilité et les obstacles dans le contexte de notre organisation. Le SCIC a aussi créé un nouveau sondage destiné aux intervenants externes, qui sera effectué en 2024.

4. Rétroaction

Les personnes qui ont répondu au sondage ont surtout souligné que le Plan sur l’accessibilité du SCIC est efficace pour éliminer les obstacles à l’accessibilité qui ont été identifiés. Un répondant a dit qu’il y avait des obstacles dans les processus et les procédures utilisés pour embaucher des employés au SCIC. Nous avons tenu compte de ces commentaires et, en 2024, on examinera les offres d’emploi et la description des postes pour s’assurer qu’elles sont inclusives et accessibles.

5. Glossaire

Les définitions suivantes s’appliquent au plan :

Accessibilité : la conception de produits, de dispositifs, de services, d’environnements, de technologies, de politiques et de règles que tous pourront utiliser, y compris les personnes ayant divers handicaps.

Conférence : un événement où différents groupes de personnes se rencontrent pour discuter d’affaires communes, virtuellement ou en personne.

Environnement bâti : les espaces physiques où le travail est fait et où les services sont offerts.

Handicap : n’importe quelle déficience ou différence sur le plan physique, mental, intellectuel, cognitif, de l’apprentissage ou de la communication. Les handicaps peuvent être permanents ou temporaires ou changer au fil du temps.

Intergouvernemental : entre les différents niveaux et les différents types de gouvernement.

Obstacle : n’importe quel élément qui peut empêcher les personnes handicapées de participer de façon pleine et égale. Les obstacles peuvent être liés à l’architecture, à la technologie, aux comportements, à l’information ou aux communications. Ils peuvent aussi être le résultat d’une politique ou d’une procédure.

Secrétariat : un bureau du gouvernement.