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AGENT OU AGENTE DES ACQUISITIONS ET DES SERVICES TECHNIQUES DE CONFÉRENCES

Titre du poste :                 AGENT OU AGENTE DES ACQUISITIONS ET DES SERVICES TECHNIQUES DE CONFÉRENCES

Résumé des fonctions :

Fournir des services d’acquisition, des services techniques, des services de soutien logistique aux conférences et des services administratifs afin d’appuyer la planification et la tenue de conférences de premiers ministres de même que de conférences fédérales­-provinciales-­territoriales et provinciales-­territoriales de ministres et de sous-­ministres. Sous la direction du gestionnaire, Services aux conférences :

• Organiser et diriger l’acquisition et la réception des services et du matériel techniques pour les conférences. Estimer les coûts des activités d’acquisition et effectuer le suivi des dépenses.
• Planifier, coordonner, réaliser et superviser la préparation technique des installations de conférence, y compris la mise en place du matériel de vidéoconférence, des bureaux, des salles de conférences et des salles des médias. À titre d’unique spécialiste technique sur place, gérer, cerner et résoudre les problèmes relatifs aux services techniques fournis sur les lieux par le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC).
• Planifier, coordonner et inscrire à l’horaire le transport du matériel et des fournitures du SCIC entre leur point de départ et les lieux des conférences partout au Canada.
• Gérer, conserver et mettre à jour l’inventaire du contenu des caisses d’expédition avant et après les conférences. Effectuer les mises à jour logicielles du matériel de technologie de l’information, organiser les fournitures et en reconstituer les stocks, déterminer ce qui doit être réparé, et s’assurer que les caisses répondent toujours aux besoins et aux normes de prestation de services aux conférences.
• Créer et entretenir un réseau de personnes-ressources dans les hôtels et chez les fournisseurs partout au pays.
• Élaborer de nouvelles méthodes de travail, les mettre en œuvre et les évaluer en fonction de l’évolution des tendances de l’industrie afin d’améliorer les services aux conférences fournis par le SCIC.
• Faire partie d’équipes de projet et de groupes de travail.

Une lettre qui décrit votre expérience, vos compétences et votre intérêt pour ce poste, accompagnée du curriculum vitae et d’une lettre de votre employeur attestant que vous travaillez de façon permanente et à temps plein pour votre gouvernement provincial ou territorial, doit être transmise au plus tard le 10 janvier 2020 à :

Rodrigue Hurtubise
Directeur, Services aux conférences
Courriel : HR-RH@scics.ca
Téléphone : 613-995-4328

EXIGENCES – AGENT OU AGENTE DES ACQUISITIONS ET DES SERVICES TECHNIQUES DE CONFÉRENCES

ÉTUDES :
Diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience de travail.

EXIGENCES LINGUISTIQUES :
Anglais essentiel OU bilingue (français et anglais).

EXPÉRIENCE :
Expérience de la prestation de soutien logistique et technique* dans le cadre de conférences ou de réunions.
Expérience des acquisitions.
Expérience de la prestation de services à la clientèle.

(*On entend par soutien technique l’installation du matériel de conférence et l’expérience nécessaire pour cerner, gérer et résoudre les problèmes relatifs à ce matériel ainsi qu’au réseau sans fil et aux lignes d’abonné numériques.)

CONNAISSANCES :
Connaissance du mandat et des activités du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.
Connaissance des politiques et des lignes directrices en matière d’approvisionnement du gouvernement pour ce qui est des contrats de service.

CAPACITÉS :
Capacité d’installer du matériel technique divers, entre autres des ordinateurs portables, des imprimantes, des écrans d’ordinateur, des projecteurs ACL et des routeurs, de le connecter, de le mettre à l’essai et de régler les problèmes pouvant survenir.
Capacité de s’adapter à des environnements changeants et de constamment innover.
Capacité de cerner les problèmes et de recommander des solutions.
Capacité de travailler sous pression.
Capacité de communiquer efficacementde vive voix.
Capacité de communiquer efficacement par écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES :
Jugement
Esprit d’initiative
Entregent
Minutie
Sens du service à la clientèle

CONDITIONS :
Habilitation de sécurité de niveau secret.
Consentir à déménager dans la région de la capitale nationale.
Consentir à voyager fréquemment et de façon régulière pour se rendre sur les lieux de conférences partout au Canada, notamment durant les fins de semaine, et être en mesure de le faire.
Consentir à travailler selon un horaire irrégulier et à faire souvent des heures supplémentaires dans des bureaux temporaires sur les lieux de conférences, et être en mesure de le faire.