Publication

Depuis sa création, en mai 1973, le Secrétariat a pour mandat de fournir le soutien administratif et logistique nécessaire à la planification et à la conduite de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres partout au Canada. Ces réunions multilatérales demeurent une composante clé du fédéralisme canadien, et elles sont un outil précieux pour favoriser les communications ouvertes, la coordination, la consultation et la collaboration entre les gouvernements fédéral, provinciaux, territoriaux et autochtones.

En 2020-2021, l’une des grandes priorités du Secrétariat a été de veiller à ce que ses services restent pertinents et qu’ils continuent de répondre aux besoins en rapide évolution des intervenants. On a entre autres adopté de nouveaux formats de réunion et des technologies de soutien novatrices pour la prestation des services de conférence, notamment sous forme virtuelle. Un facteur inattendu est toutefois entré en jeu quelques semaines avant le début de l’exercice : la pandémie, qui a eu des répercussions importantes et sans précédent sur la capacité des gouvernements de planifier des réunions intergouvernementales, de les tenir et d’y participer. Dans ce contexte imprévu, la capacité du Secrétariat de s’adapter et de se réoutiller rapidement à la suite d’un changement si fondamental de son environnement opérationnel a une nouvelle fois mis en lumière sa faculté d’adaptation de même que la détermination et le dévouement de ses employés à l’égard de sa vision, « Travailler ensemble pour la réussite », et ce, sans égard aux circonstances. C’est ainsi qu’en 2020-2021, malgré la pandémie et tous les défis qui en ont découlé, le Secrétariat a offert ses services dans le cadre de 219 réunions intergouvernementales de haut niveau, soit près du double de ce que nous appuyons habituellement en une année.

Avec du recul, il ne fait aucun doute que l’exercice de modernisation que le Secrétariat a réalisé au cours des années précédentes a très bien préparé l’organisation aux nombreuses modifications qui ont dû être apportées et aux décisions qui ont dû être prises rapidement pour opérer ce changement de cap. Grâce à sa préparation et à sa capacité de maintenir des services d’excellente qualité, le Secrétariat a enregistré un taux de satisfaction de 91,8 % lors du plus récent sondage annuel réalisé auprès des organisateurs de conférences. Nous n’aurions pas pu y arriver sans la compréhension de nos clients et de nos partenaires et leur détermination à explorer de nouvelles solutions, à s’adapter et, finalement, à réussir dans la nouvelle réalité découlant de la COVID-19.

André M. McArdle

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Coup d’œil sur les résultats

Principaux résultats de 2020-2021

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‎Une plateforme de vidéoconférence (sécurisée, conviviale et comportant un module intégré d’interprétation) a été mise en place et elle a aussitôt joué un grand rôle dans l’adoption et le succès rapides de la vidéoconférence comme format de réunion privilégié par nos clients pendant la pandémie. On continuera sans aucun doute à faire appel à la vidéoconférence pour non seulement tenir des rencontres entièrement virtuelles à l’avenir, mais aussi permettre à des délégués de participer à distance aux réunions en personne lorsque celles-ci reprendront.


‎Le SCIC a élargi l’éventail de ses services afin d’appuyer les vidéoconférences. Il offre entre autres l’inscription des délégués et l’accès aux documents en ligne, de l’aide pour les présentations en partage d’écran ainsi que des séances en petits groupes et d’autres formes de réunions parallèles qui facilitent la tenue de discussions, la préparation de communiqués et l’organisation de conférences de presse virtuelles. Le rôle de modérateur des gestionnaires de conférences du Secrétariat a également été renforcé.

Le SCIC a continué de mettre l’accent sur l’innovation et la prestation de services de conférence souples, économiques et de qualité aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux tout en adaptant ses activités et ses services à un mode de fonctionnement entièrement virtuel après février 2020, dans le contexte de la pandémie de COVID-19. Il a réalisé des avancées considérables pour développer et mettre en œuvre de nouveaux processus et de nouvelles technologies, notamment afin de régler les difficultés de nature technique et autre que posent les vidéoconférences et les téléconférences avec services d’interprétation. Ces améliorations lui ont permis de s’adapter rapidement et sans heurt aux répercussions qu’ont eues le virage complet vers les téléconférences au cours des trois premiers mois de la pandémie, puis l’introduction et l’adoption rapide des webconférences à compter de la fin de mai 2020.

Nombre réel d’équivalents temps plein

Le SCIC a fourni à tous ses employés l’équipement dont ils avaient besoin pour être entièrement mobiles, en plus d’instaurer de nouveaux processus qui leur ont permis d’être en tous points fonctionnels à l’extérieur des bureaux et d’appuyer à distance toutes les conférences virtuelles. Grâce aux nouveaux outils, politiques et procédures mis en place, les membres de notre équipe sont désormais pleinement productifs peu importe où ils se trouvent au Canada, qu’ils travaillent dans nos bureaux, sur les lieux des conférences ou depuis leur résidence.

Dépenses réelles

4 665 243 $

Le SCIC a fourni ses services dans le cadre de 219 conférences intergouvernementales de haut niveau, ce qui représente près du double de ce qu’il avait appuyé l’année précédente. Ainsi, en 2020-2021, 124 téléconférences et 95 vidéoconférences ont été tenues dans un environnement totalement virtuel. Ces vidéoconférences ont constitué une expérience complètement nouvelle pour le Secrétariat, qui n’avait jusque-là soutenu que des vidéoconférences plus « traditionnelles » où des délégués de partout au Canada se réunissaient pour participer à des réunions virtuelles dans des salles de conférence dotées en permanence d’équipement à cette fin. Ce type d’installation ne permettant pas de respecter les exigences d’éloignement physique, des technologies de bureau ont plutôt été adoptées. En dépit de ce changement important, les clients ont continué de se dire très satisfaits des services du Secrétariat. Le taux de satisfaction des délégués a en effet atteint 88 %, malgré le virage complet vers les réunions virtuelles et tous les ajustements connexes. Pour ce qui est des planificateurs de conférences, l’objectif de 90 % a été dépassé avec un taux de satisfaction de 91,8 %, soit le plus élevé depuis qu’on a commencé à mesurer séparément le taux de satisfaction des organisateurs de réunions virtuelles, il y a cinq ans.

Pour en savoir plus sur les plans, les priorités et les résultats accomplis du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter la section « Résultats : ce que nous avons accompli » du présent rapport.

Résultats : ce que nous avons accompli

Responsabilité essentielle

Description : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes assure la continuité des services de planification et d’archivage et offre du soutien administratif impartial en ce qui a trait aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales entre premiers ministres, ministres et sous-ministres, et ce, partout au Canada.

Résultats :

La responsabilité essentielle de l’organisme relève du programme des Services aux conférences, qui offre par conséquent des services efficaces, professionnels et novateurs dans le cadre des réunions intergouvernementales de haut niveau. Ces réunions contribuent à l’objectif stratégique clé du gouvernement d’améliorer les partenariats avec les gouvernements provinciaux et territoriaux et les partenaires, collectivités et gouvernements autochtones. Au fil de la pandémie, il est devenu encore plus essentiel pour les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux ainsi que pour les collectivités autochtones de collaborer afin de s’attaquer aux conséquences économiques, sociales et de santé urgentes de la COVID-19. C’est dans ce contexte que le SCIC a appuyé presque deux fois plus de conférences intergouvernementales qu’en 2019-2020. En raison de ce volume d’activité et de ce rythme sans précédent, et comme toutes les rencontres ont eu lieu sous forme virtuelle, les compétences et les services du SCIC sont devenus plus essentiels que jamais pour les délégués aux conférences et les autres intervenants, dont les organisateurs de réunions et les secrétariats permanents qui ont facilité les relations intergouvernementales dans les 39 secteurs d’activité appuyés en 2020-2021. Même si le nombre de secteurs clients a été sensiblement le même qu’aux deux exercices précédents, beaucoup d’entre eux ont eu à se réunir très souvent, ce qui a largement contribué au grand nombre de rencontres auxquelles le SCIC a offert ses services au total.

Pendant toute l’année, l’organisme a montré sa capacité de répondre, souvent à court préavis, à la demande très élevée pour ses services de soutien aux réunions virtuelles, tout en veillant à ce que son offre reste pertinente, prospective et d’excellente qualité. Le SCIC a plus que jamais tenu son engagement d’ouvrir la voie de manière proactive, d’offrir des conseils et de l’orientation à ses clients et de les encourager à adopter des approches novatrices afin d’assurer la tenue de réunions intergouvernementales de haut niveau entièrement virtuelles et de maintenir des relations de collaboration florissantes et ouvertes entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en cette période des plus cruciales. Par exemple, le personnel du SCIC a consacré beaucoup de temps et d’efforts à guider les présidents de réunions, les participants et les présentateurs dans l’utilisation de la nouvelle plateforme de vidéoconférence avant et pendant les rencontres. Dans le cadre de notre travail de promotion de la vidéoconférence, nous avons informé et rassuré les organisateurs de réunions quant à des aspects comme la sécurité, les exigences techniques, l’étiquette et d’autres pratiques exemplaires. Nous avons passé en revue les procédures et les outils de prestation de services afin de les adapter au besoin au rythme beaucoup plus rapide de la planification et de la tenue de réunions virtuelles, pour lesquelles on a entre autres beaucoup moins de temps pour mettre en place tout le soutien nécessaire, par exemple les services audiovisuels et d’interprétation.

Si l’organisme a pu assumer ce rôle de leadership élargi en 2020-2021, en plein cœur de la pandémie de COVID-19, c’est grâce à l’adoption constante de pratiques exemplaires ainsi que des technologies et des méthodes conformes à la norme Or qui avaient été cernées lors de l’exercice de modernisation réalisé par le SCIC en 2018.

Les activités et les actions de 2020-2021 ont été entreprises ou élargies afin d’appuyer les cinq initiatives clés suivantes, qui ont été conçues pour donner suite à la responsabilité essentielle du SCIC, en une période de profonds changements et d’une manière qu’il aurait été impossible à prévoir dans les mois précédant la pandémie de COVID-19 :

Initiative clé 1 : Communiquer de façon proactive avec les intervenants intergouvernementaux et les autres clients

Activités prévues

Faire en sorte que les gouvernements reconnaissent le SCIC comme le principal fournisseur de services de conférence aux fins des réunions intergouvernementales de haut niveau. Pour ce faire, l’organisme élargira ses méthodes et ses réseaux en vue de demeurer à la fine pointe de l’évolution des technologies et des processus en matière de gestion d’événements. Il devra aussi améliorer les documents d’orientation et d’information existants destinés à ses clients, en créer de nouveaux et tenir des forums afin de devenir un carrefour permettant d’accéder à des solutions opportunes et novatrices en gestion d’événements, au bénéfice de ses clients.

Développer et explorer les possibilités avec de nouveaux partenaires.

Promouvoir efficacement le SCIC et ses services pour que tant les clients existants que les nouveaux soient au courant de l’offre, puisque celle-ci évolue au fil du temps.

Résultats obtenus

En 2020-2021, le SCIC a appuyé 219 conférences, soit presque deux fois plus qu’en 2019-2020. Le nombre de secteurs clients est resté à peu près le même qu’aux deux exercices précédents; toutefois, beaucoup d’entre eux ont tenu des séries de réunions régulières pendant l’année, ce qui explique en grande partie le nombre record de conférences qui ont été appuyées. Le SCIC a même compté quelques nouveaux clients, notamment les ministres des Finances et des groupes qui se sont réunis pour discuter des femmes et des filles autochtones disparues et assassinées, de la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones et de l’initiative Canada Sans Faille de la Défense nationale.

L’abandon soudain et complet des événements en personne au profit des réunions virtuelles a offert une autre excellente occasion de resserrer les liens avec les organisateurs de conférences dans les 14 gouvernements clients en 2020-2021, ceux-ci comptant beaucoup sur l’expérience et les compétences du SCIC pour leur fournir conseils et orientation quant aux aspects techniques des conférences virtuelles et aux services de soutien connexes.

La situation de la COVID-19 et l’impossibilité de travailler à partir des bureaux du SCIC, et notamment de son studio, ont forcé l’organisme à relancer ses partenariats avec des studios audiovisuels privés et à recourir à leurs services. Pendant le premier trimestre de l’exercice, le SCIC a aussi testé de façon exhaustive de nouvelles technologies de téléconférence et de vidéoconférence en vue de pouvoir offrir des services d’excellente qualité, surtout pour l’interprétation à distance à l’appui des réunions virtuelles. Par ailleurs, il n’y a pas eu de Forum d’échange de connaissances en 2020-2021 en raison de la pandémie, du degré d’activité sans précédent qui en a découlé et d’un manque de personnel aux Services aux conférences. L’événement a finalement été tenu avec succès en juin 2021, réunissant le plus grand nombre de participants des dernières années. Le Rapport sur les résultats ministériels de 2021-2022 présentera le compte rendu complet du Forum.

La pandémie a engendré une demande importante et inattendue pour les vidéoconférences et les téléconférences avec services d’interprétation, ce qui a amené le SCIC à élargir son réseau de fournisseurs de services audiovisuels et d’interprétation du secteur privé. À long terme, ces partenariats permettront au Secrétariat de continuer à offrir des services d’interprétation soutenus, efficaces et efficients à ses clients afin d’appuyer les réunions entièrement virtuelles, qui devraient demeurer populaires, en plus de permettre à un nombre encore plus grand de délégués de participer à distance aux réunions en personne une fois que celles-ci reprendront.

Initiative clé 2 : Encourager l’utilisation de nouveaux formats et de nouvelles technologies pour la prestation des services aux conférences

Activités prévues

Faciliter les réunions virtuelles ou la participation à distance des délégués, des présentateurs et d’autres intervenants aux réunions en personne grâce à des capacités accrues de téléconférence, de vidéoconférence et de webconférence ainsi qu’à l’élaboration de guides et de pratiques exemplaires destinés aux organisateurs et aux participants. Ces mesures contribueront à concrétiser la volonté du gouvernement de se montrer transparent, honnête et responsable envers les Canadiens ainsi que d’observer la plus grande prudence et une extrême diligence dans la gestion des fonds publics.

Faire progresser l’objectif du gouvernement de produire les résultats concrets que les Canadiens attendent tout en continuant à améliorer l’inclusion, la mobilisation, l’ouverture, l’efficacité et la transparence.

Résultats obtenus

Même si les téléconférences sont demeurées populaires pendant les quatre premiers mois de l’exercice, les clients du SCIC en sont graduellement venus à privilégier les vidéoconférences pour leurs discussions virtuelles. Ainsi, pendant la première moitié de l’exercice, 59 % des secteurs auxquels nous avons offert nos services ont fait appel à la vidéoconférence (soit 13 secteurs sur 22); cette proportion a toutefois augmenté considérablement au cours des six mois suivants, s’établissant à 80 % (soit 32 secteurs sur 39) pour l’exercice au complet (voir le résultat ministériel R2 dans le tableau « Résultats atteints » ci-dessous). Cette adoption à grande échelle de la vidéoconférence par les clients du SCIC s’explique non seulement par l’ajout de l’image (qui rend l’expérience beaucoup plus interactive pour les participants), mais aussi par la grande qualité du son pour les délégués et les interprètes. Les tests se sont poursuivis et ont permis d’améliorer encore davantage la qualité sonore des réunions virtuelles.

La popularité croissante des services de vidéoconférence de même que l’amélioration de nos services de soutien à distance nous ont permis de continuer à offrir des services d’une qualité inégalée à nos clients fédéraux, provinciaux et territoriaux où qu’ils se trouvent au pays. De plus, grâce à la mise en œuvre réussie des services d’interprétation à distance pour appuyer les réunions virtuelles, tous les participants bénéficient d’un environnement bilingue.

Des guides et des outils de planification à l’intention des organisateurs de conférences en personne ont été préparés, mais nous les avons mis de côté en attendant la reprise de ces événements. Par ailleurs, des pratiques exemplaires s’adressant aux organisateurs de vidéoconférences et de téléconférences intergouvernementales ainsi qu’aux présidents et aux participants ont été élaborées et mises en place immédiatement, en parallèle avec l’adoption des formats de réunion virtuelle en début d’exercice.

Initiative clé 3 : Examiner et peaufiner les stratégies de formation pour la prestation des services aux conférences

Activités prévues

Veiller à ce que le personnel, les processus internes et les technologies soient adaptés au contexte actuel et répondent aux exigences futures ainsi qu’aux besoins en évolution des clients tout en renforçant le souci du service à la clientèle du SCIC.

Résultats obtenus

Des occasions de formation et de perfectionnement ont été offertes aux employés des Services aux conférences tout au long de 2020-2021, alors qu’ils apprenaient à fonctionner en télétravail et à appuyer des réunions entièrement à distance de la manière la plus efficace et harmonieuse possible.

De plus, afin d’améliorer le modèle en place, de nouvelles équipes de projet ont été chargées d’analyser le recours aux conférences virtuelles, les modèles et les technologies utilisés de même que les besoins et la rétroaction des clients. Comme ces derniers doivent disposer d’une souplesse accrue pour tenir des conférences, on a notamment investi dans de nouveaux actifs en vue de maintenir et d’élargir l’accès aux réunions pour les participants tout en assurant la satisfaction de la clientèle dans un environnement axé sur les formats virtuels et hybrides.

Initiative clé 4 : Implanter les sondages auprès des clients actualisés en 2019-2020 en continuant de viser un taux de satisfaction d’au moins 90 %

Activités prévues

Pleinement mettre en œuvre les sondages qui sont réalisés auprès des planificateurs de conférences et des délégués en vue d’obtenir un meilleur taux de réponse et de recueillir une rétroaction efficace concernant les réunions virtuelles et en personne.

Analyser les résultats de ces évaluations de programme et les utiliser comme principale source d’information pour déterminer les améliorations à apporter aux services et pour mesurer notre réussite dans l’atteinte de l’objectif général consistant à offrir des services d’excellente qualité et à répondre aux besoins.

Résultats obtenus

Les sondages visant à mesurer la satisfaction des clients qui avaient été améliorés ou élargis en 2019-2020 ont été pleinement mis en œuvre.

Les deux types de sondage (un réalisé annuellement auprès d’un échantillon d’organisateurs de conférences et l’autre destiné aux délégués après chaque événement) servent à évaluer la satisfaction des clients, qui demeure très élevée :

opour ce qui est des délégués, le taux de satisfaction a atteint 88 % en 2020-2021, ce qui est remarquable vu le passage à un environnement entièrement virtuel (y compris le nouveau format et la nouvelle plateforme de vidéoconférence) à un moment où le SCIC a complètement transformé ses opérations et ses services dans le contexte de la pandémie;

ole taux de satisfaction des organisateurs des conférences virtuelles appuyées en 2020 était de 91,8 %, soit le plus élevé depuis qu’on a commencé à mesurer séparément le taux de satisfaction des organisateurs de réunions virtuelles, il y a cinq ans.

Par rapport à 2020, les organisateurs ont accordé une cote égale ou supérieure à 9 des 11 questions posées dans le sondage.

Initiative clé 5 : Continuer à s’inspirer du travail des comités internes et des commentaires des employés pour prendre des décisions relatives au programme et pour innover continuellement

Activités prévues

Tirer pleinement parti de l’expérience, des compétences, des connaissances et des idées novatrices du personnel.

Résultats obtenus

Bien qu’il soit parfois plus difficile d’innover et de promouvoir la protection de l’environnement en travaillant à distance, nos deux comités dirigés par des employés se sont montrés très efficaces et ont fait preuve d’une grande souplesse.

Le Comité de l’innovation a été en mesure de mettre en question, d’analyser ainsi que de moderniser ou de complètement réinventer certaines pratiques existantes, comme en témoignent les exemples suivants :

oun casier sécurisé a été installé dans le hall d’entrée de nos bureaux afin de permettre l’échange de matériel sans que les employés aient à interagir physiquement;

onous avons modernisé nos outils afin de rendre la collaboration à distance plus efficace;

oon a trouvé des façons novatrices de favoriser la cohésion de l’équipe malgré le télétravail;

ola plupart de nos documents historiques sous forme imprimée ont été numérisés afin qu’on puisse les consulter à distance au besoin.

L’Éco-mité, dont l’objectif est de promouvoir les pratiques exemplaires écologiques, a aussi proposé des idées novatrices au Secrétariat :

odes activités ont été organisées afin de sensibiliser les employés à l’usage du plastique dans leur vie quotidienne et aux solutions de rechange pour en réduire l’utilisation;

oun bulletin mensuel est publié afin de faire connaître divers sujets liés à l’environnement;

oon a dressé une liste d’idées écologiques novatrices qui pourront être implantées une fois que nous serons de retour dans les bureaux.

Résultats atteints

Résultats ministériels	Indicateurs de rendement	Cible	Date d’atteinte de la cible	Résultats réels ‎2018-2019	Résultats réels ‎2019-2020	Résultats réels ‎2020-2021
R1 : Faciliter la tenue de discussions fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales productives en planifiant et en soutenant des conférences de manière centralisée et professionnelle	Taux de satisfaction des organisateurs de conférences[1]	> 90 %	31 mars 2021	92,6 %	96,8 %	91,8 %
	Taux de satisfaction des participants aux conférences[2]	> 90 %	31 mars 2021	93 %	95 %	88 %
	Pourcentage d’écart dans le nombre de conférences appuyées par le SCIC d’une année à l’autre[3]	s.o.	31 mars 2021	-9 %	-5 %	84 %
R2 : Innovation continue en matière de processus et de prestation de services afin de répondre aux besoins en évolution des clients	Nombre d’innovations en matière de technologie et de prestation de services mises en œuvre parmi celles cernées[4]	s.o.	31 mars 2021	4	7	6
	Taux d’utilisation par les clients des principales innovations en matière de technologie et de prestation de services[5]	> 75 %	31 mars 2021	83 %	83 %	80%

[1] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions d’entrevue (seulement pour les réunions virtuelles en 2020-2021 en raison de la pandémie de COVID-19, par opposition à tous les types de réunions aux exercices précédents).

[2] Proportion de répondants qui donnent une note de 4 ou de 5 sur 5 à une série de questions de sondage.

[3] Nombre de conférences appuyées pour une année donnée comparativement à l’année précédente.

[4] Nombre de solutions novatrices mises en œuvre.

[5] Pourcentage des solutions novatrices adoptées par les clients. Une explication des « Résultats réels 2020-2021 » est donnée à la section « Résultats obtenus » de l’Initiative clé 2, ci-dessus.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Budget principal des dépenses ‎2020-2021	Dépenses prévues ‎2020-2021	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2020-2021	Dépenses réelles ‎(autorisations utilisées) ‎2020-2021	Écart ‎(dépenses réelles moins dépenses prévues) ‎2020-2021
4 520 258	4 301 526	4 817 238	3 369 649	(931 877)

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2020-2021	Nombre d’équivalents temps plein réels ‎2020-2021	Écart ‎(nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) ‎2020-2021
25	20	(5)

Les renseignements sur les ressources financières, les ressources humaines et le rendement liés au Répertoire des programmes du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes sont accessibles dans l’InfoBase du GC.

Services internes

Description

On entend par services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les Services internes désignent les activités et les ressources des 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes au sein de l’organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes du ministère. Les 10 catégories de services sont :

services de gestion des acquisitions;

services de communication;

services de gestion des finances;

services de gestion des ressources humaines;

services de gestion de l’information;

services des technologies de l’information;

services juridiques;

services de gestion du matériel;

services de gestion et de surveillance;

services de gestion des biens.

Résultats des faits saillants de la planification

Le programme des Services internes aide l’organisme à exécuter son mandat grâce à une gestion saine et prudente des biens, des ressources humaines et financières et des services de technologie de l’information.

Pendant la pandémie, le Secrétariat a choisi de mettre l’accent sur le bien-être et il a veillé à ce que son personnel ait suffisamment de temps pour fournir les services essentiels sans souffrir d’épuisement. Les employés ont été invités, par l’entremise de groupes de travail horizontaux, à faire valoir leurs points de vue et à proposer des solutions créatives pour faciliter la prestation de services de soutien aux conférences entièrement virtuels tout au long de la pandémie. Ils se sont surtout consacrés aux grandes priorités découlant de la COVID-19 : ils se sont notamment adaptés à leurs nouvelles conditions de travail, ils ont cherché des options technologiques novatrices et ils ont réfléchi aux principaux biens à acquérir pour être en mesure d’offrir des solutions de conférence virtuelle de pointe aux clients du SCIC. Cette approche s’est avérée très fructueuse, alors que les membres du personnel ont pu réaliser plusieurs expériences d’apprentissage en temps réel dans le cadre de leurs fonctions, et aussi mettre à l’essai et adopter de nouvelles méthodes pour répondre aux besoins des clients en ce qui touche les conférences virtuelles.

Le SCIC a encouragé l’apprentissage afin d’offrir un milieu de travail sain, de promouvoir la santé mentale et d’assurer une culture d’amélioration et d’innovation continues. Ainsi, des conférenciers ont été invités à parler de ces sujets et on a produit des bulletins d’information afin de proposer des ressources aux employés. Diverses séances de groupe ont été organisées pendant la pandémie en vue de réunir le personnel virtuellement et de favoriser la santé mentale de façon régulière, ainsi que pour aborder des sujets émergents qui ont une incidence tant sur la fonction publique fédérale que sur la population canadienne. Le SCIC a participé à de nombreux groupes de travail et comités qui s’intéressent à la diversité et à l’inclusion en milieu de travail et dans les pratiques de ressources humaines proprement dites. Par suite de ces activités, l’administrateur général du Secrétariat s’est engagé, en partenariat avec d’autres membres du Conseil des ressources humaines, à prendre position contre le racisme systémique dans la fonction publique. Des mesures concrètes ont ensuite été prises en ce qui concerne le recrutement, l’engagement envers l’apprentissage personnel et la conscience de soi ainsi que le soutien aux programmes de développement du leadership à l’intention des employés autochtones, noirs et d’autres groupes racisés. La direction du SCIC se tient aussi informée des options de recrutement qui tiennent compte des groupes d’équité en matière d’emploi et de leur représentation au sein de l’organisation.

Les plans d’apprentissage des employés ont été mis à jour et on y a ajouté une formation sur la sécurité en milieu de travail. Conformément au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pris en vertu du Code canadien du travail, l’organisme a entrepris d’élaborer la Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail du SCIC.

Le Secrétariat a poursuivi ses efforts en vue de régler les problèmes découlant du système de paye et de soutenir les employés touchés. Au cours de l’année, il a travaillé en étroite collaboration avec son fournisseur de services de rémunération pour assurer une normalisation accrue et régler les paiements salariaux en trop à l’avenir. Il a également produit des efforts à l’interne afin de repérer et de corriger rapidement les problèmes de paye des employés, et ce, en élaborant et en mettant en place de nouveaux processus et mesures de vérification.

Ressources financières budgétaires (en dollars)

Budget principal des dépenses ‎2020-2021	Dépenses prévues ‎2020-2021	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2020-2021	Dépenses réelles ‎(autorisations utilisées) ‎2020-2021	Écart ‎(dépenses réelles moins dépenses prévues) ‎2020-2021
1 435 763	1 370 427	1 505 045	1 295 594	(74 833)

Ressources humaines (équivalents temps plein)

Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2020-2021	Nombre d’équivalents temps plein réels ‎2020-2021	Écart ‎(nombre d’équivalents temps plein réels moins nombre d’équivalents temps plein prévus) ‎2020-2021
7	7	0

‎

Analyse des tendances en matière de dépenses et de ressources humaines

Dépenses réelles

Graphique des tendances relatives aux dépenses du Ministère

Le graphique qui suit présente les dépenses prévues (votées et obligatoires) au fil du temps.

Sommaire du rendement budgétaire pour les responsabilités essentielles et les services internes (en dollars)

Responsabilités essentielles et Services internes	Budget principal des dépenses ‎2020-2021	Dépenses prévues ‎2020-2021	Dépenses prévues ‎2021-2022	Dépenses prévues ‎2022-2023	Autorisations totales pouvant être utilisées ‎2020-2021	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2018–2019	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2019–2020	Dépenses réelles (autorisations utilisées) 2020–2021
Services aux conférences intergouverne-mentales	4 520 258	4 301 526	3 991 758	3 991 758	4 817 238	3 990 884	4 125 601	3 369 649
Services internes	1 435 763	1 370 427	1 270 888	1 270 888	1 505 045	1 279 690	1 300 008	1 295 594
Total	5 956 021	5 671 953	5 262 646	5 262 646	6 322 283	5 270 574	5 425 609	4 665 243

Il est important de noter que le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il est plutôt appelé à répondre aux décisions prises par les gouvernements de se rencontrer pour aborder des dossiers nationaux clés ou des problèmes précis. L’endroit et la date où se tiennent les rencontres, leur format, leur nombre pendant un exercice donné et leur durée sont tous des facteurs sur lesquels le Secrétariat n’a aucune maîtrise. Par contre, ils ont une incidence directe sur ses dépenses annuelles. Le SCIC fait preuve de prudence et de probité dans l’utilisation de ses fonds afin d’exécuter son mandat, et il prévoit les variations au chapitre du nombre de conférences, de leur format et du degré de soutien offert afin d’assurer la poursuite des activités dans le respect de son budget. Comme le montre le présent rapport, les incidences de la pandémie se sont fait sentir tout au long de l’exercice 2020-2021 alors que les réunions en personne, qui sont normalement plus coûteuses, ont été suspendues. Même si ce passage temporaire aux réunions virtuelles a engendré des dépenses globales moindres que ce qui avait été prévu, une part des économies générées (par exemple par la diminution des heures supplémentaires et des dépenses de voyage) a servi à payer de nouvelles dépenses, notamment pour la mise en œuvre d’outils et de technologies de vidéoconférence novateurs ainsi que pour l’embauche d’interprètes et de studios de services audiovisuels privés en vue de répondre à la nouvelle demande.

Ressources humaines réelles

Sommaire des ressources humaines pour les responsabilités essentielles et les Services internes

Responsabilités essentielles et Services internes	Équivalents temps plein réels 2018–2019	Équivalents temps plein réels 2019–2020	Nombre d’équivalents temps plein prévus ‎2020-2021	Équivalents temps plein réels ‎2020-2021	Nombre d’équivalents temps plein prévus 2021–2022	Nombre d’équivalents temps plein prévus 2022–2023
Services aux conférences intergouverne-mentales	20	22	25	20	25	25
Services internes	6	8	7	7	7	7
Total	26	30	32	27	32	32

Des employés ont quitté le SCIC et d’autres ont pris des congés en 2020-2021, ce qui a laissé de nombreux postes vacants. Afin de réduire le nombre de processus de dotation pendant la pandémie, des mesures temporaires ont été instaurées pour certains postes, alors que d’autres ont été laissés vacants de façon provisoire. Cette suspension momentanée de la dotation a permis au Secrétariat de cerner ses nouvelles priorités de dotation et de les évaluer en fonction du modèle considérablement modifié devant permettre la prestation de services virtuels aux clients. Des processus de dotation ont ensuite été lancés pour la deuxième moitié de l’exercice.

Le SCIC a investi temps et efforts pour retenir les nouveaux arrivants, que ce soit en offrant du mentorat, en augmentant le nombre d’affectations intérimaires dans des postes clés ou en proposant aux employés des rotations qui leur permettent de se familiariser avec des fonctions différentes de celles qui leur sont normalement attribuées. Pour favoriser l’avancement professionnel, le SCIC a également créé davantage d’occasions de dotation souples et de courte durée qui permettent aux employés déjà en place de progresser dans leur carrière au sein même de l’organisme.

Dépenses par crédit voté

Pour obtenir des renseignements sur les dépenses votées et les dépenses législatives du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes, consulter les Comptes publics du Canada de 2020-2021.

Dépenses et activités du gouvernement du Canada

Des renseignements sur l’harmonisation des dépenses du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes avec les activités et dépenses du gouvernement du Canada sont accessibles dans l’InfoBase du GC.

États financiers et faits saillants des états financiers

États financiers

Les états financiers (non audités) du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour l’exercice se terminant le 31 mars 2021 se trouvent sur le site Web du Ministère.

Faits saillants des états financiers

État condensé des opérations (non audité) pour l’exercice se terminant le 31 mars 2021 (en dollars)

Renseignements financiers	Résultats prévus ‎2020-2021	Résultats réels ‎2020-2021	Résultats réels ‎2019-2020	Écart (résultats réels de 2020-2021 moins ‎résultats prévus de 2020-2021)	Écart (résultats réels de 2020-2021 moins ‎résultats réels de 2019-2020)
Total des charges	6 212 635	5 360 056	6 119 422	(852 579)	(759 366)
Total des revenus	0	0	0	0	0
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts	6 212 635	5 360 056	6 119 422	(852 579)	(759 366)

Un état des résultats prospectif détaillé et des notes complémentaires, notamment un rapprochement des coûts de fonctionnement nets et des autorisations demandées, se trouvent sur le site Web du SCIC.

L’écart entre les résultats prévus et les résultats réels s’explique par la réduction marquée des dépenses non salariales pendant la pandémie de COVID-19, laquelle a été causée par l’évolution du modèle de prestation des services. De plus, le SCIC compte toujours plusieurs postes vacants, ce qui fait que les dépenses salariales ont été moins élevées que prévu.

Les charges totales se sont établies à environ 5,4 millions de dollars, soit quelque 759 000 $ de moins qu’à l’exercice précédent. Les conséquences de la pandémie se sont fait sentir tout au long de 2020-2021, alors que les réunions en personne (généralement plus coûteuses) ont été suspendues. On a ainsi enregistré une diminution de 561 000 $ des coûts de transport et de communication ainsi qu’une baisse combinée de 309 000 $ des frais liés aux locations, à l’équipement et aux services professionnels et spéciaux. En revanche, les dépenses salariales ont augmenté de 200 000 $, principalement à la suite des hausses de rémunération accordées aux termes des conventions collectives. Le Secrétariat a aussi dû gérer les coûts de nombreux congés de maternité et parentaux.

État condensé de la situation financière (non audité) au 31 mars 2021 (en dollars)

Renseignements financiers	2020-2021	2019-2020	Écart ‎(2020-2021 moins ‎2019-2020)
Total des passifs nets	686 327	601 883	84 444
Total des actifs financiers nets	428 007	963 667	(535 660)
Dette nette du Ministère	258 320	(361 784)	620 104
Total des actifs non financiers	7 341	50 666	(43 325)
Situation financière nette du Ministère	(250 979)	412 450	(663 429)

Le total des passifs était d’environ 686 000 $, en hausse de quelque 84 000 $ (14 %) par rapport à l’exercice précédent. Il se composait en majeure partie des comptes créditeurs et des charges à payer, pour 58% du total. Cette augmentation découle principalement de l’accroissement des indemnités de vacances et de congés compensatoires à payer, en hausse de 99 000 $.

Le total des actifs financiers nets était d’environ 428 000 $ au 31 mars 2021, en baisse de quelque 536 000 $ (56 %) par rapport à l’exercice précédent. Cette diminution est principalement attribuable à la réduction des comptes débiteurs d’autres ministères, en raison d’un décalage dans le traitement des factures. Elle comprend aussi une baisse de 359 000 $ associée aux créances à payer par des parties externes; en effet, la pandémie a retardé la réception des contributions provinciales, ce qui a donné lieu à une hausse anormale des débiteurs en 2019-2020.

Le total des actifs non financiers était d’environ 7 000 $ au 31 mars 2021, soit quelque 43 000 $ (86 %) de moins qu’à l’exercice précédent. Cette baisse découle principalement de l’amortissement des immobilisations corporelles. Les actifs non financiers se composent des immobilisations corporelles et des charges payées d’avance.

Renseignements ministériels

Profil organisationnel

Ministre de tutelle : L’honorable Dominic LeBlanc

Administrateur général : André M. McArdle

Portefeuille ministériel : Ministre des Affaires intergouvernementales, de l’Infrastructure et des Collectivités

Instrument habilitant : Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973, et il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre de la même année.

Année d’incorporation ou de création : 1973

Raison d’être, mandat et rôle : Qui nous sommes et ce que nous faisons

La section « Raison d’être, mandat et rôle : Qui nous sommes et ce que nous faisons » est accessible sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes.

Pour plus de renseignements sur les engagements organisationnels formulés dans la lettre de mandat du Ministère, consulter la lettre de mandat du ministre.

Contexte opérationnel

En février 2020, nous étions bien loin de nous douter que la COVID-19 aurait des répercussions si considérables à long terme sur le SCIC et les 39 secteurs qu’il appuie, et aussi sur notre approche globale des réunions intergouvernementales de haut niveau.

Au début de la pandémie, tandis que les employés du SCIC apprivoisaient le télétravail à temps plein, nous avons entrepris de réviser complètement notre modèle de prestation de services. Durant les trois mois suivant l’arrêt des rencontres en personne, les réunions intergouvernementales se sont principalement déroulées par téléconférence. Mais à compter de la mi-mai, la demande de services de vidéoconférence a commencé à croître, les gouvernements y voyant un moyen plus convivial et de meilleure qualité de tenir des discussions.

Cependant, dans l’univers de la COVID-19 et de l’éloignement physique, des délégués de différents endroits au Canada ne pouvaient plus se réunir comme dans le passé dans des salles équipées de matériel de vidéoconférence afin de prendre part à des réunions virtuelles. Le SCIC a donc dû rapidement se tourner vers des technologies de vidéoconférence de bureau que les participants pouvaient aisément utiliser depuis leur domicile. Cela a ouvert la voie à un passage graduel, mais décisif de la téléconférence à la vidéoconférence, alors que nos clients ont été de plus en plus nombreux à constater les avantages de ce format plus interactif. La technologie de la vidéoconférence est née bien avant 2020, mais c’était la première fois qu’elle était utilisée à si grande échelle pour les réunions intergouvernementales de haut niveau.

Au cours de la prochaine année, grâce à l’expérience très positive qu’ont vécue les secteurs clients depuis mai 2020 en matière de vidéoconférence et aux nombreux avantages de ce format (en particulier la baisse des coûts et de l’empreinte carbone), on s’attend à ce qu’un grand nombre de réunions intergouvernementales de haut niveau se tiennent encore sous forme virtuelle. De même, davantage de délégués devraient participer à distance aux conférences en personne lorsqu’elles reprendront. Dans ce contexte, nous sommes déterminés à perfectionner nos compétences techniques et notre équipement de vidéoconférence afin d’être en mesure de répondre à la demande de conférences virtuelles, en personne et hybrides pendant les années à venir.

Cadre de présentation de rapports

Le Cadre ministériel des résultats et le Répertoire des programmes officiels du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes pour 2020-2021 sont illustrés ci-dessous.

Renseignements connexes sur le Répertoire des programmes

Tableaux de renseignements supplémentaires

Les tableaux de renseignements supplémentaires ci-dessous sont accessibles sur le site Web du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes :

Rapports sur les achats écologiques

Analyse comparative entre les sexes plus

Réponse aux comités parlementaires et aux audits externes

Dépenses fiscales fédérales

Il est possible de recourir au régime fiscal pour atteindre des objectifs de la politique publique en appliquant des mesures spéciales, comme de faibles taux d’impôt, des exemptions, des déductions, des reports et des crédits. Le ministère des Finances Canada publie chaque année des estimations et des projections du coût de ces mesures dans le Rapport sur les dépenses fiscales fédérales. Ce rapport donne aussi des renseignements généraux détaillés sur les dépenses fiscales, dont des descriptions, des objectifs, des données historiques et des renvois aux programmes de dépenses fédérales connexes, ainsi qu’aux évaluations et à l’ACS Plus reliées aux dépenses fiscales.

Coordonnées de l’organisation

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Adresse postale
‎C.P. 488, succursale A
‎Ottawa (Ontario) K1N 8V5

Bureau
‎222, rue Queen, 12^e étage
‎Ottawa (Ontario) K1P 5V9

Renseignements généraux : 613-995-2341
‎Télécopieur : 613-996-6091
‎Courriel : Info@scics.ca

Annexe : définitions

crédit (appropriation)

Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

dépenses budgétaires (budgetary expenditures)

Dépenses de fonctionnement et en capital; paiements de transfert à d’autres ordres de gouvernement, à des organisations ou à des particuliers; et paiements à des sociétés d’État.

responsabilité essentielle (core responsibility)

Fonction ou rôle permanent exercé par un ministère. Les intentions du ministère concernant une responsabilité essentielle se traduisent par un ou plusieurs résultats ministériels auxquels le ministère cherche à contribuer ou sur lesquels il veut avoir une influence.

plan ministériel (Departmental Plan)

Exposé des plans et du rendement attendu d’un ministère qui reçoit des crédits parlementaires. Les plans ministériels couvrent une période de trois ans et sont habituellement présentés au Parlement au printemps.

priorité ministérielle (departmental priority)

Plan ou projet qu’un ministère a choisi de cibler et dont il rendra compte au cours de la période de planification. Il s’agit de ce qui importe le plus ou qui doit être fait en premier pour appuyer la réalisation des résultats ministériels souhaités.

résultat ministériel (departmental result)

Une conséquence ou un résultat qu’un ministère cherche à atteindre. Un résultat ministériel échappe généralement au contrôle direct des ministères, mais il devrait être influencé par les résultats des programmes.

indicateur de résultat ministériel (departmental result indicator)

Une mesure quantitative du progrès réalisé par rapport à un résultat ministériel.

cadre ministériel des résultats (departmental results framework)

Un cadre qui relie les responsabilités essentielles du ministère à ses résultats ministériels et à ses indicateurs de résultats ministériels.

rapport sur les résultats ministériels (Departmental Results Report)

Rapport d’un ministère qui présente les réalisations réelles par rapport aux plans, aux priorités et aux résultats attendus énoncés dans le plan ministériel correspondant.

expérimentation (experimentation)

La tenue d’activités visant à étudier, à mettre à l’essai et à comparer les effets et les répercussions de politiques et d’interventions afin d’étayer la prise de décisions fondée sur des éléments probants, et à améliorer les résultats pour les Canadiens en apprenant ce qui fonctionne, pour qui et dans quelles circonstances. L’expérimentation est liée à l’innovation (l’essai de nouvelles approches), mais en est différente, car elle comporte une comparaison rigoureuse des résultats. À titre d’exemple, le fait d’utiliser un nouveau site Web pour communiquer avec les Canadiens peut être un cas d’innovation; le fait de conduire des essais systématiques du nouveau site Web par rapport aux outils existants de sensibilisation ou un ancien site Web pour voir celui qui permet une mobilisation plus efficace est une expérimentation.

équivalent temps plein (full-time equivalent)

Mesure utilisée pour représenter une année-personne complète d’un employé dans le budget ministériel. Pour un poste donné, le nombre d’équivalents temps plein représente le rapport entre le nombre d’heures travaillées par une personne, divisé par le nombre d’heures normales prévues dans sa convention collective.

analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus) (gender-based analysis plus [GBA Plus])

Processus analytique utilisé pour évaluer l’effet des politiques, des programmes et des services sur divers groupes de femmes, d’hommes et de personnes allosexuelles en fonction de multiples facteurs, notamment la race, l’ethnie, la religion, l’âge et l’incapacité physique ou mentale.

priorités pangouvernementales (government-wide priorities)

Aux fins du Rapport sur les résultats ministériels 2020-2021, les thèmes de haut niveau qui présentent le programme du gouvernement issu du discours du Trône de 2019 (c’est-à-dire lutter contre les changements climatiques, renforcer la classe moyenne, parcourir le chemin de la réconciliation, assurer la santé et la sécurité des Canadiens et placer le Canada en position favorable pour assurer sa réussite dans un monde incertain.

initiative horizontale (horizontal initiative)

Initiative dans le cadre de laquelle deux organisations fédérales ou plus reçoivent du financement dans le but d’atteindre un résultat commun, souvent associé à une priorité du gouvernement.

dépenses non budgétaires (non-budgetary expenditures)

Recettes et décaissements nets au titre de prêts, de placements et d’avances, qui modifient la composition des actifs financiers du gouvernement du Canada.

rendement (performance)

Utilisation qu’une organisation a faite de ses ressources en vue d’obtenir ses résultats, mesure dans laquelle ces résultats se comparent à ceux que l’organisation souhaitait obtenir, et mesure dans laquelle les leçons apprises ont été cernées.

indicateur de rendement (performance indicator)

Moyen qualitatif ou quantitatif de mesurer un extrant ou un résultat en vue de déterminer le rendement d’une organisation, d’un programme, d’une politique ou d’une initiative par rapport aux résultats attendus.

production de rapports sur le rendement (performance reporting)

Processus de communication d’information sur le rendement fondée sur des éléments probants. La production de rapports sur le rendement appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence.

plan (plan)

Exposé des choix stratégiques qui montre comment une organisation entend réaliser ses priorités et obtenir les résultats connexes. De façon générale, un plan explique la logique qui sous-tend les stratégies retenues et tend à mettre l’accent sur des mesures qui se traduisent par des résultats attendus.

dépenses prévues (planned spending)

En ce qui a trait aux plans ministériels et aux rapports sur les résultats ministériels, les dépenses prévues s’entendent des montants présentés dans le budget principal des dépenses.

Un ministère est censé être au courant des autorisations qu’il a demandées et obtenues. La détermination des dépenses prévues relève du ministère, et ce dernier doit être en mesure de justifier les dépenses et les augmentations présentées dans son plan ministériel et son rapport sur les résultats ministériels.

programme (program)

Services et activités, pris séparément ou en groupe, ou une combinaison des deux, qui sont gérés ensemble au sein du ministère et qui portent sur un ensemble déterminé d’extrants, de résultats ou de niveaux de services.

répertoire des programmes (program Inventory)

Compilation de l’ensemble des programmes du ministère et description de la manière dont les ressources sont organisées pour contribuer aux responsabilités essentielles et aux résultats du ministère.

résultat (result)

Conséquence externe attribuable en partie aux activités d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative. Les résultats ne relèvent pas d’une organisation, d’une politique, d’un programme ou d’une initiative unique, mais ils s’inscrivent dans la sphère d’influence de l’organisation.

dépenses législatives (statutory expenditures)

Dépenses approuvées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi autre qu’une loi de crédits. La loi précise les fins auxquelles peuvent servir les dépenses et les conditions dans lesquelles elles peuvent être effectuées.

cible (target)

Niveau mesurable du rendement ou du succès qu’une organisation, un programme ou une initiative prévoit atteindre dans un délai précis. Une cible peut être quantitative ou qualitative.

dépenses votées (voted expenditures)

Dépenses approuvées annuellement par le Parlement par une loi de crédits. Le libellé de chaque crédit énonce les conditions selon lesquelles les dépenses peuvent être effectuées.

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